5. Nội dung nghiên cứu
2.2. Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH T & L:
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:
Kế toán là công cụ quản lý có vai trò hết sức quan trọng không chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mà còn đối với các cơ quan chức năng của Nhà nƣớc cũng
39
nhƣ các đối tƣợng khác có quyền lợi liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đối với quyền lợi của doanh nghiệp.
+ Đối với doanh nghiệp: Thông tin của kế toán là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc chấp hành luật pháp là cơ sở để Nhà nƣớc ra quyết định.
+ Đối với Nhà nƣớc: Thông tin của kế toán là căn cứ để tổng hợp, tính thuế, kiểm tra và chỉ đạo theo yêu cầu quản lý chung.
+ Đối với các đối tƣợng khác (Nhà đầu tƣ, Ngân hàng…): Thông tin kế toán là các căn cứ để đầu tƣ, mua bán, thanh toán cũng nhƣ các vấn đề liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm giữa doanh nghiệp và các bên có liên quan.
2.2.1.1. Tổ chức nhân sự và sơ đồ bộ máy kế toán:a) Tổ chức nhân sự tại phòng kế toán: a) Tổ chức nhân sự tại phòng kế toán:
Phòng kế toán gồm 4 ngƣời đảm nhiệm từng phần hành khác nhau, ngoài ra phòng còn chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp cho các bộ phận và phòng ban liên quan trọng việc thu thập, lập và luân chuyển các chứng từ để phục vụ tốt cho công tác kế toán.
b) Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.02. Tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán viên 1 Thủ kho Kế toán viên 2 Thủ quỹ Kế toán trƣởng
40
2.2.1.2 Chức năng nhiệm vụ:
Kế toán trƣởng: là ngƣời chuyên tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán của Công ty, chỉ đạo vận dụng đúng đắn các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty; phân công và giám sát công việc của các kế toán viên, thủ quỹ; hƣớng dẫn việc lập và luân chuyển các chứng từ theo đúng quy định; yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý tài chính của Công ty; bên cạnh đó Kế toán trƣởng còn giúp Ban Giám đốc điều hành quản lý các hoạt động kinh doanh, tham mƣu cho Giám đốc về các nghiệp vụ tài chính và chịu trách nhiệm trƣớc Ban Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty; tổ chức bảo quản, lƣu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu, số liệu kế toán thuộc bí mật Công ty; thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ nhân viên kế toán trong Công ty.
Kế toán viên 1 (Do Kế toán trƣởng kiêm nghiệm): kế toán tổng hợp, kế toán thuế, kế toán kho kiêm kế toán TSCĐ.
+ Công việc của Kế toán tổng hợp: là ngƣời chịu trách nhiệm tổng hợp lại tất cả công việc của kế toán các phần hành, kiểm tra định khoản, hoàn tất sổ sách và lên báo cáo; đồng thời kế toán tổng hợp cũng là ngƣời đảm nhiệm công việc tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
+ Công việc của Kế toán thuế: tập hợp Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và Hóa đơn bán hàng thông thƣờng để kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra, trên cơ sở đó kê khai nộp thuế cho Nhà nƣớc.
+ Công việc của kế toán TSCĐ: theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ trong kỳ; cuối tháng lập bảng tính và phân bổ khấu hao.
+ Công việc của Kế toán kho: chịu trách nhiệm ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, nhập xuất hàng hóa; lập phiếu xuất kho, phiếu nhập kho khi có nghiệp vụ kinh tế liên quan phát sinh; ghi chép phản ánh vào sổ chi tiết vật tƣ hàng hóa; thƣờng xuyên đối chiếu số liệu với thủ kho.
Kế toán viên 2: Kế toán thanh toán, kế toán tiền lƣơng, kiêm kế toán bán hàng.
41
+ Công việc của Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm lập phiếu thu, phiếu chi khi có nghiệp vụ liên quan phát sinh; quản lý và theo dõi các khoản thanh toán và tình hình công nợ; theo dõi và quản lý lƣợng séc và tiền gửi ngân hàng, ghi chép sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết công nợ.
+ Công việc của Kế toán tiền lƣơng: cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công, lập bảng thanh toán lƣơng và các khoản phụ cấp phải trả cho ngƣời lao động.
+ Công việc của kế toán bán hàng: chịu trách nhiệm viết Hóa đơn GTGT khi có nghiệp vụ kinh tế liên quan phát sinh và xác định doanh thu bán hàng của Công ty.
Thủ quỹ: là ngƣời chịu trách nhiệm thu tiền, chi tiền sau khi tiếp nhận các phiếu thu, phiếu thu hợp lý, hợp lệ với đầy đủ chữ ký của những ngƣời có liên quan. Thủ quỹ theo dõi và ghi sổ quỹ đồng thời có trách nhiệm tính đƣợc số lƣợng tiền mặt có tại Công ty vào thời điểm cuối ngày và có nhiệm vụ đảm bảo an toàn lƣợng tiền mặt có tại quỹ.
Thủ kho: đây là ngƣời không trực tiếp thuộc về phòng kế toán nhƣng làm việc dƣới sự hƣớng dẫn trực tiếp của phòng kế toán (kế toán trƣởng). Thủ kho có nhiệm vụ quản lý kho hàng chặt chẽ, tránh hiện tƣợng mất cắp, cháy nổ xảy ra; nhập kho, xuất kho hàng hóa vật tƣ khi có nhu cầu; ghi sổ kho khi có nghiệp vụ kinh tế liên quan phát sinh; tập hợp chứng từ ban đầu liên quan đến việc nhập xuất hàng hóa, vật tƣ để chuyển về phòng kế toán kiểm tra, theo dõi và giúp cho các kế toán viên thuận tiện trong việc tập hợp chứng từ, vào sổ sách…
2.2.2. Tổ chức công tác kế toán:
2.2.2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán áp dụng tại Công ty:
Công tác kế toán tại Công ty đƣợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung:
Sơ đồ 2.03: Mô hình kế toán tập trung.
Chứng từ kế toán ở kho Chứng từ kế toán ở bộ phận bán hàng Phòng kế toán Chứng từ kế toán ở bộ phận, phòng ban
42
Theo hình thức kế toán đang áp dụng này, tất cả các công việc xử lý thông tin kế toán trong toàn Công ty nhƣ: phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết và tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính… đều đƣợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán. Các bộ phận liên quan chỉ tổ chức khâu ghi chép ban đầu cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của ngƣời phụ trách đơn vị.
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của Công ty, là một Công ty có quy mô nhỏ, phạm vi hoạt động tƣơng đối tập trung trên địa bàn thành phố Nha Trang, bên cạnh đó hình thức áp dụng này có ƣu điểm là đảm bảo sự tập trung, chỉ đạo kinh doanh kịp thời, hiệu quả, chuyên môn hóa cán bộ, giảm nhẹ biên chế… cho nên mô hình kế toán này rất thích hợp với Công ty.
2.2.2.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty:
Xuất phát từ thực tế của Công ty – là Công ty có quy mô nhỏ nên Công ty quyết định lựa chọn hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: hình thức này tƣơng đối đơn giản và có ý nghĩa cung cấp thông tin tổng hợp.
43
Chú thích:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ: 2.04: Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ, thẻ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, kế toán khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế toán
Báo cáo tài chính Bảng cân đối
phát sinh Sổ cái Chứng từ ghi sổ
44
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ chi tiết) đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính.
2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty:
Công ty TNHH T & L đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính, trong đó lƣợc bỏ bớt những tài khoản Công ty không sử dụng đến.
Bảng 2.02:
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ĐƢỢC SỬ DỤNG TRONG CÔNG TY TNHH T & L
STT Số hiệu tài khoản
Tên tài khoản Ghi chú
Cấp 1 Cấp 2
1 2 3 4 5
LOẠI TÀI KHOẢN 1 TÀI SẢN NGẮN HẠN
01 111 Tiền mặt
02 112 Tiền gửi Ngân hàng Theo từng Ngân hàng
03 121 Đầu tƣ tài chính ngắn hạn
04 131 Phải thu của khách hàng Theo từng khách hàng
05 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
1331 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1332 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của TSCĐ
06 138 Phải thu khác
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác
07 141 Tạm ứng Theo từng đối tƣợng
08 142 Chi phí trả trƣớc ngắn hạn
09 152 Nguyên liệu, vật liệu Theo yêu cầu quản lý
10 153 Công cụ dụng cụ Theo yêu cầu quản lý
11 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Theo yêu cầu quản lý
12 155 Thành phẩm Theo yêu cầu quản lý
13 156 Hàng hóa Theo yêu cầu quản lý
14 157 Hàng gửi đi bán Theo yêu cầu quản lý
15 159 Các khoản dự phòng
1591 Dự phòng giảm giá đầu tƣ tài chính 1592 Dự phòng phải thu khó đòi
1593 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
45
TÀI SẢN DÀI HẠN
16 211 Tài sản cố định
2111 Tài sản cố định hữu hình 2112 Tài sản cố định thuê tài chính 2113 Tài sản cố định vô hình
17 214 Hao mòn tài sản cố định
18 217 Bất động sản đầu tƣ
19 221 Đầu tƣ tài chính dài hạn
2212 Vốn góp liên doanh
2213 Đầu tƣ vào công ty liên kết 2218 Đầu tƣ tài chính dài hạn khác
20 229 Dự phòng giảm giá đầu tƣ tài chính dài hạn
21 241 Xây dựng cơ bản dở dang
22 242 Chi phí trả trƣớc dài hạn
23 244 Ký quỹ, ký cƣợc dài hạn
LOẠI TÀI KHOẢN 3 NỢ PHẢI TRẢ
24 311 Vay ngắn hạn
25 315 Nợ dài hạn đến hạn trả
26 331 Phải trả cho ngƣời bán Theo từng đối tƣợng
27 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc
3331 Thuế GTGT phải nộp
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác
3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
28 334 Phải trả ngƣời lao động
29 335 Chi phí phải trả
30 338 Phải trả, phải nộp khác
3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn
3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác 31 341 Vay, nợ dài hạn 3411 Vay dài hạn 3412 Nợ dài hạn 32 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 33 352 Dự phòng phải trả
LOẠI TÀI KHOẢN 4 VÔN CHỦ SỞ HỮU
46
34 411 Nguồn vốn kinh doanh
4111 Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu
4112 Thặng dƣ vốn cổ phần (Cty cổ phần)
4118 Vốn khác
35 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái
36 418 Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu
37 419 Cổ phiếu quỹ (Cty cổ phần)
38 421 Lợi nhuận chƣa phân phối
4211 Lợi nhuận chƣa phân phối năm trƣớc 4212 Lợi nhuận chƣa phân phối năm nay
39 431 Quỹ khen thƣởng phúc lợi
4311 Quỹ khen thƣởng 4312 Quỹ phúc lợi
LOẠI TK 5 DOANH THU
40 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Theo yêu cầu quản lý
5111 Doanh thu bán hàng hóa
5112 Doanh thu bán các thành phẩm 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 5118 Doanh thu khác
41 515 Doanh thu hoạt động tài chính
42 521 Các khoản giảm trừ doanh thu
5211 Chiết khấu thƣơng mại 5212 Hàng bán bị trả lại 5213 Giảm giá hàng bán
LOẠI TK 6
CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH
43 611 Mua hàng PP Kiểm kê định kỳ
44 631 Giá thành sản xuất PP Kiểm kê định kỳ
45 632 Giá vốn hàng bán
46 635 Chi phí tài chính
47 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
6421 Chi phí bán hàng
6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp
LOẠI TK 7 THU NHẬP KHÁC
48 711 Thu nhập khác Theo từng hoạt động
LOẠI TK 8 CHI PHÍ KHÁC
49 811 Chi phí khác Theo từng hoạt động
50 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
47
XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
51 911 Xác định kết quả kinh doanh
TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG
52 001 Tài sản thuê ngoài
53 002 Vật tƣ, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công Theo yêu cầu quản lý
54 003 Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cƣợc
55 004 Nợ khó đòi đã xử lý
Nhận xét:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản tƣơng đối đơn giản, phù hợp với hoạt động của Công ty, đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của Công ty và phù hợp với quy định chuẩn mực kế toán.
2.2.4. Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán áp dụng tại Công ty: 2.2.4.1. Tổ chức hệ thống chứng từ đang áp dụng tại Công ty: 2.2.4.1. Tổ chức hệ thống chứng từ đang áp dụng tại Công ty:
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc phản ánh trên các chứng từ kế toán. Do vậy việc lựa chọn chứng từ kế toán phù hợp để ghi chép đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản là công việc rất quan trọng.
Bảng 2.03:
DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÔNG TY ĐANG SỬ DỤNG ST
T Mã CT Tên chứng từ tiền Số Ngƣời lập/ Nơi lập Nơi bảo quản
Lao động tiền lƣơng
1 Bảng chấm công Phòng kế toán Phòng kế toán
2 Bảng thanh toán tiền lƣơng Phòng kế toán Phòng kế toán
3 Bảng kê trích nộp các khoản trích theo
lƣơng
Phòng kế toán Phòng kế toán
Hàng tồn kho
1 01-VT Phiếu nhập kho 2 Phòng kế toán Phòng kế toán
2 02-VT Phiếu xuất kho 2 Phòng kế toán Phòng kế toán
3 03-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ HĐ kiểm nghiệm Phòng kế toán
4 06-VT Bảng kê mua hàng Bộ phận mua hàng Phòng kế toán
Tiền tệ
1 01-TT Phiếu thu 2 Phòng kế toán Phòng kế toán
2 02-TT Phiếu chi 2 Phòng kế toán Phòng kế toán
3 03-TT Giấy đề nghị tạm ứng Nhân viên tạm ứng Phòng kế toán
48
5 08a-TT Bảng kiểm kê quỹ Ban kiểm kê Phòng kế toán
6 09-TT Bảng kê chi tiền Thủ quỹ Phòng kế toán
Tài sản cố định
1 01-TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ Hội đồng bàn giao Phòng kế toán
2 02-TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Hội đồng thanh lý
TSCĐ Phòng kế toán
3 06-TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Phòng kế toán Phòng kế toán
Bán hàng
1 Hợp đồng mua bán Phòng kinh doanh Phòng kế toán
Chứng từ ban hành theo các văn bản khác
1 Hóa đơn GTGT 3 Phòng kế toán Phòng kế toán
2 Hóa đơn bán hàng thông thƣờng 2 Phòng kế toán Phòng kế toán
3 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phòng kế toán Phòng kế toán
…… ……… … ……… ……….
Nhận xét:
Hệ thống danh mục chứng từ kế toán của Công ty sử dụng hợp lý, đơn giản, phù hợp với hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Công tác tổ chức