5. Nội dung nghiên cứu
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty TNHH T & L:
2.1.3.1. Hình thức tổ chức quản lý:
- Công ty TNHH T & L tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Giám đốc, đƣợc sự giúp đỡ của các phòng ban trong việc nghiên cứu, bàn bạc để tìm ra những giải pháp tối ƣu cho những vấn đề phức tạp và những vấn đề lớn của Công ty, quyền quyết định thuộc về Giám đốc.
- Trong quá trình hoạt động của các phòng ban luôn có mối quan hệ qua lại hỗ trợ lẫn nhau.
- Cơ cấu tổ chức của Công ty khá đơn giản, đƣợc thể hiện cụ thể qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.01: Sơ đồ tổ chức quản lý. 2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của phòng ban:
Ban giám đốc: Là bộ phận quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan trực tiếp đến mục đích, quyền lợi của Công ty.
Ban Giám đốc
Phòng Kế hoạch kinh doanh Phòng Tài chính-Kế toán
33
Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc:
+ Thay mặt Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế, tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh theo đúng kế hoạch.
+ Đƣa ra các phƣơng án, bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty. + Đảm trách việc xây dựng các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của Công ty.
+ Quyết định các phƣơng án đầu tƣ, phát triển thị trƣờng thông qua các hợp đồng mua bán. Quyết định mức lƣơng, tiền thƣởng và những lợi ích liên quan khác của các cán bộ nhân viên trong Công ty.
+ Chủ động sử dụng linh hoạt, có hiệu quả các nguồn vốn của Công ty theo nguyên tắc bảo toàn vốn và không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Tổ chức cán bộ lao động, tiền lƣơng, tài chính kế toán, kế hoạch. + Ký thanh toán các chứng từ.
+ Ký séc.
Phòng tài chính kế toán:
+ Chịu trách nhiệm tham mƣu cho Ban Giám đốc về công tác kế toán và thống kê hạch toán kế toán, phản ánh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tƣ, vốn bằng tiền, quá trình và kết quả kinh doanh. Đồng thời đề xuất các biện pháp quản lý tài chính đảm bảo sử dụng vốn hợp lý, hiệu quả.
+ Lƣu trữ, cung cấp các thông tin về tinh hinh tài chính, giải quyết các vấn đề liên quan công tác tài chính.
+ Lập các báo cáo tài chính theo đúng quy định và định kỳ. + Tiến hành công tác kế toán theo đúng quy định của Nhà nƣớc.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
+ Tham mƣu cho Ban Giám đốc về việc xây dựng, thực hiện kế hoạch kinh doanh; nghiên cứu thị trƣờng, cập nhật các thông tin về giá cả, nhu cầu vè thị hiếu mới; tham mƣu về việc ký kết các hợp đồng.
34
+ Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh từ đó đề ra các phƣơng hƣớng, cách thức quảng bá các mặt hàng kinh doanh của Công ty một cách phù hợp nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của Công ty trên thị trƣờng.
2.1.4. Các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. trong thời gian qua.
2.1.4.1. Các nhân tố bên ngoài: a) Chính sách kinh tế Nhà nƣớc: a) Chính sách kinh tế Nhà nƣớc:
Đây là yếu tố chi phối hầu nhƣ toàn bộ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, vì nó tạo ra hành lang pháp lý buộc các Công ty phải tuân theo. Mỗi một thay đổi của yếu tố này sẽ ảnh hƣởng đến kết quả kinh doanh của toàn bộ các thành phần kinh tế. Với chính sách của Đảng và Nhà nƣớc hiện nay, thực hiện đa phƣơng hóa, đa dạng hóa nền kinh tế thị trƣờng, tăng cƣờng thu hút hợp tác đầu tƣ với các doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong nƣớc có thể cạnh tranh công bằng, mở rộng hợp tác quan hệ với các doanh nghiệp khác, có thêm nhiều thị trƣờng mới, thu hút vốn đầu tƣ dễ dàng hơn. Hệ thống Luật kinh tế của nƣớc ta đã dần hoàn thiện hơn, đầy đủ hơn, gần với các quy định quốc tế hơn nhƣ: Luật đầu tƣ nƣớc ngoài, Luật thƣơng mại, Luật khuyến khích đầu tƣ trong nƣớc… Đặc biệt là chính sách thuế của Nhà nƣớc đã có nhiều biến chuyển khi gia nhập WTO đã thổi một luồng sinh khí mới cho các doanh nghiệp, trong thời gian tới sẽ hứa hẹn một sức cầu rất lớn.
Tình hình chính trị của nƣớc ta tƣơng đối ổn định đã tạo cho các doanh nghiệp môi trƣờng cạnh tranh lành mạnh, phát huy hết khả năng của mình, tạo thế đứng trong nền kinh tế thế giới đƣợc nhiều quốc gia biết đến.
b) Nhà cung cấp:
Nguồn cung hàng hóa cho Công ty chủ yếu la do mua bán trao đổi trong nƣớc, vậy nên Công ty cần đặt mối quan hệ làm ăn tốt đẹp và lâu dài với các nhà cung cấp, đặc biệt là các nhà cung cấp có uy tín trên thị trƣờng.
Ngay từ khi đi vào hoạt động Công ty đã thiết lập một nguồn hàng vô cùng phong phú nhƣ: Công ty CP TM hàng hóa dịch vụ Xuân Hòa (TP.HCM); CN Công
35
ty TNHH TM & DV Toàn Phúc (TP.HCM); Nguyễn Trƣờng Khoa (Nha Trang); Công ty TNHH Minh Nguyệt (Nha Trang); Công ty CP chế biến lâm sản Trầm Hƣơng (Khánh Hòa); Công ty TNHH Huấn Hƣng (Nha Trang),… Từ giữa năm 2008, Công ty đã đặt thêm mối quan hệ mua hàng với Công ty Cổ phần nội thất Hòa Phát (TP.HCM). Đây là Công ty có nguồn hàng rất ổn định, chất lƣợng đảm bảo, có uy tín và thƣơng hiệu đƣợc rất nhiều ngƣời biết đến, tin dùng trên thị trƣờng trong nƣớc. Do vậy, đây chính là một điều kiện hết sức thuận lợi trong việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Để tạo nguồn hàng phong phú và ổn định hơn nữa cho hoạt dộng kinh doanh của Công ty, Công ty luôn tìm kiếm đối tác mới để có thể lựa chọn cho mình phƣơng án kinh doanh tối ƣu nhất, tránh lệ thuộc vào nhà cung cấp và hạn chế rủi ro trong việc ép giá.
c) Vị trí địa lý:
Là Công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng nội thất, văn phòng cao cấp trên địa bàn tỉnh Thành phố Nha Trang nên Công ty ít nhiều chịu ảnh hƣởng bởi yếu tố này.
Nhƣ chúng ta đã biết Nha Trang là một trong những điểm du lịch nổi tiếng không chỉ trong nƣớc mà còn trên toàn Thế giới. Vì vậy, nơi đây có rất nhiều công ty, nhà hàng, khách sạn, điểm du lịch… đã, đang và sẽ đƣợc xây dựng nên sức cầu đối với mặt hàng nội thất và thiết bị văn phòng là rất lớn.
d) Khách hàng và thị trƣờng tiêu thụ:
Là Công ty kinh doanh các mặt hàng nội thất, văn phòng cao cấp trên địa bàn Thành phố có ngành du lịch rất phát triển, bên cạnh đó Công ty lại có nguồn hàng uy tín và chất lƣợng nên Công ty có rất nhiều thuận lợi trong qúa trình tìm kiếm và phát triển thị trƣờng. Khách hàng chủ yếu hiện tại của Công ty là các cơ quan đoàn thể, doanh nghiệp, công ty… đã và sẽ đặt quan hệ làm ăn với Công ty. Bên cạnh đó, xã hội ngày càng phát triển nhu cầu của con ngƣời ngày càng cao nên các mặt hàng này sẽ là xu hƣớng tiêu dùng của đại đa số ngƣời dân. Đây cũng chính là một lợi thế rất lớn đối với Công ty. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của
36
khách hàng, hiện nay Công ty ngày càng tăng cƣờng thêm nhiều mặt hàng mới với nhiều chủng loại khác nhau để đáp ứng tất cả nhu cầu của khách hàng.
e) Đối thủ cạch tranh:
Hiện nay, các Doanh nghiệp tƣ nhân, các Công ty trách nhiệm hữu hạn, các Công ty Cổ phần… tham gia vào lĩnh vực kinh doanh thiết bị nội thất, văn phòng ngày càng nhiều, do đó đòi hỏi Công ty phải củng cố uy tín, nâng cao chất lƣợng sản phẩm hàng hóa của mình để củng cố vị trí của Công ty trên thị trƣờng. Đồng thời Công ty cũng cần hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của mình cũng nhƣ các đối thủ cạnh tranh từ đó đƣa ra các biện pháp nhằm khai thác triệt để điểm mạnh và hạn chế, khắc phục các điểm yếu.
2.1.4.2. Các nhân tố bên trong: a) Cơ cấu tổ chức: a) Cơ cấu tổ chức:
Bộ máy tổ chức của Công ty đƣợc tổ chức theo hƣớng trực tuyến chức năng cho nên việc truyền đạt, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa cấp trên và cấp dƣới diễn ra khá dễ dàng và nhanh chóng. Thêm vào đó việc phân công, phân nhiệm giữa các bộ phận, các phòng ban trong Công ty đã góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ nhân viên các bộ phận, phòng ban trong công tác quản lý và thực thi nhiệm vụ đƣợc giao. Đây chính là một trong những điểm mạnh của Công ty, trong thời gian qua, đây chính là một trong những yếu tố góp phần tạo lập cho Công ty một môi trƣờng kinh doanh ổn định và hiệu quả.
b) Lực lƣợng lao động:
Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào thì cơ cấu lao động hợp lý sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp cho quá trình kinh doanh diễn ra nhịp nhàng và liên tục. Một cơ cấu lao động đƣợc coi là tố ƣu khi đủ về số lƣợng và đảm bảo về chất lƣợng. Đồng thời phải phân định rõ chức năng, quyền hạn và trách nhiệm giữa các cá nhân và bộ phận với nhau, đảm bảo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy năng lực của bản thân sẽ tạo ra môi trƣờng lành mạnh, năng suất lao động đƣợc đảm bảo và nâng cao.
37
Với quy mô và đăc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty khá đơn giản và gọn nhẹ, đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ và kinh nghiệm, nhiệt tình trong công việc, đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của Công ty. Dƣới sự chỉ đạo của lãnh đạo các phòng ban, đơn vị trong thời gian qua các nhân viên của Công ty đã hoàn thành tốt kế hoạch kinh doanh đƣợc giao. Đảm bảo về đời sống tinh thần và vật chất cho nhân viên là một trong những mục tiêu lớn của Công ty.
2.1.5. Đánh giá khái quát hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH T & L: TNHH T & L:
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là chỉ tiêu phản ánh rõ nhất hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp lời hay lỗ. Từ đó ta có thể biết đƣợc thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp, đƣa ra các biện pháp, chính sách để khắc phục thực trạng hạn chế của mình, đồng thời tăng hiệu quả kinh doanh, tăng doanh thu, lợi nhuận.
Trong thời gian qua tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH T & L có nhiều biến động và đƣợc đánh giá qua một số chỉ tiêu đƣợc phản ánh cụ thể ở bảng sau:
Bảng 2.01: Bảng khái quát kết quả hoạt động kinh doanh.
Chỉ tiêu Đơn
vị tính
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
Tốc độ tăng bình quân (%)
1. Doanh thu Đồng 4.031.940.102 4.110.063.420 4.483.601.471 5,45 2. Lợi nhuận trƣớc thuế Đồng 60.174.271 63.296.048 78.502.114 14,22 3. Lợi nhuận sau thuế Đồng 43.325.475 45.573.155 64.764.244 22,26 4. Tổng vốn kinh doanh bình quân Đồng 744.226.206 1.450.864.879 2.787.015.370 93,52 5. Tổng vốn chủ sở hữu bình quân Đồng 695.761.789 741.334.944 791.055.188 6,63 6. Tổng số lao động Ngƣời 9 10 12 15,47 7. Thu nhập bình quân Đồng 1. 875.000 1.973.611 2.434.028 13,94 8. Tổng nộp ngân sách Đồng 48.464.417 10.295.431 13.139.689 -
38
Nhận xét:
Qua bảng 2.01 ta thấy:
+ Doanh thu qua 3 năm của Công ty đều tăng với tốc độ tăng bình quân là 5,45%. Nguyên nhân của sự tăng doanh thu này là do:
- Năm 2006 Công ty mới đi vào hoạt động chƣa lâu, nhƣng Công ty cũng đã đạt đƣợc kết quả khá tốt tuy nhiên do chƣa có vị thế trên thị trƣờng, khách hàng truyền thống chƣa nhiều và hàng hóa còn hạn chế nên khả năng tiêu thụ hàng hóa không nhiều. - Những năm sau, uy tín Công ty đã đƣợc khẳng định, chủng loại hàng hóa đa dạng đồng thời nhu cầu tiêu dùng của ngƣời tiêu dùng tăng cao do xã hội ngày càng phát triển. + Lợi nhuận trƣớc thuế và lợi nhuận sau thuế đều tăng với tốc độ tăng tƣơng ứng là 14,22% và 22,26%. Lợi nhuận tăng chủ yếu là do doanh thu tăng, các khoản giảm trừ doanh thu không có và đặc biệt là đến năm 2009 thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp chỉ còn 25% thay vì 28% đối với những năm trƣớc đây.
+ Tổng vốn kinh doanh và tổng vốn chủ sở hữu tăng tƣơng ứng là 93,52% và 6,63%. Nguyên nhân chính là do việc gia tăng của lợi nhuận, bên cạnh đó còn kể đến các khoản vay ngắn hạn và khoản Công ty chiếm dụng của nhà cung cấp.
+ Số lƣợng lao động của Công ty tƣơng đối ổn định, tốc độ tăng bình quân tƣơng ứng là 15,47%. Do quy mô và hoạt động của Công ty tƣơng đối nhỏ nên lƣợng lao động tăng không đáng kể.
+ Thu nhập bình quân và các khoản nộp Ngân sách đều tăng. Nguyên nhân có sự thay đổi này là do doanh thu tăng.
Qua bảng phân tích trên ta thấy các chỉ tiêu của Công ty qua 3 năm 2007, 2008 và 2009 đều tăng. Điều này cho thấy trong thời gian qua Công ty đang hoạt động rất có hiệu quả, từ việc gia tăng doanh thu, lợi nhuận, nguồn vốn kinh doanh, đời sống vật chất của nhân viên cho đến việc thực hiện các khoản đóng góp cho Ngân sách nhà nƣớc.
2.2. Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH T & L: 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:
Kế toán là công cụ quản lý có vai trò hết sức quan trọng không chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mà còn đối với các cơ quan chức năng của Nhà nƣớc cũng
39
nhƣ các đối tƣợng khác có quyền lợi liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đối với quyền lợi của doanh nghiệp.
+ Đối với doanh nghiệp: Thông tin của kế toán là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc chấp hành luật pháp là cơ sở để Nhà nƣớc ra quyết định.
+ Đối với Nhà nƣớc: Thông tin của kế toán là căn cứ để tổng hợp, tính thuế, kiểm tra và chỉ đạo theo yêu cầu quản lý chung.
+ Đối với các đối tƣợng khác (Nhà đầu tƣ, Ngân hàng…): Thông tin kế toán là các căn cứ để đầu tƣ, mua bán, thanh toán cũng nhƣ các vấn đề liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm giữa doanh nghiệp và các bên có liên quan.
2.2.1.1. Tổ chức nhân sự và sơ đồ bộ máy kế toán:a) Tổ chức nhân sự tại phòng kế toán: a) Tổ chức nhân sự tại phòng kế toán:
Phòng kế toán gồm 4 ngƣời đảm nhiệm từng phần hành khác nhau, ngoài ra phòng còn chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp cho các bộ phận và phòng ban liên quan trọng việc thu thập, lập và luân chuyển các chứng từ để phục vụ tốt cho công tác kế toán.
b) Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.02. Tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán viên 1 Thủ kho Kế toán viên 2 Thủ quỹ Kế toán trƣởng
40
2.2.1.2 Chức năng nhiệm vụ:
Kế toán trƣởng: là ngƣời chuyên tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán của Công ty, chỉ đạo vận dụng đúng đắn các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty; phân công và giám sát công việc của các kế toán viên, thủ quỹ; hƣớng dẫn việc lập và luân chuyển các chứng từ theo đúng quy định; yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý tài chính của Công ty; bên cạnh đó Kế toán trƣởng còn giúp Ban Giám đốc điều hành quản lý các hoạt động kinh doanh,