Như chúng ta ựã biết, Bảng cân ựối kế toán là một báo cáo tài chắnh phản ánh một cách tổng quát toàn bộ về tình hình tài sản và nguồn tiền (nguồn vốn) ựể hình thành nên tài sản của một doanh nghiệp ở một thời ựiểm nhất ựịnh. Mà mỗi khoản mục (ựối tượng) tài sản, nguồn vốn ựều có tài khoản kế toán ựể theo dõi giá trị ựầu kỳ, tăng trong kỳ, giảm trong kỳ, cũng như giá trị còn lại lúc cuối kỳ. Hay nói cách khác, là mỗi khoản mục trên Bảng cân ựối kế toán ựều có một hoặc một số tài khoản kế toán ựể theo dõi. Thế là, cuối kỳ các tài khoản kế toán này sẽ xác ựịnh giá trị còn lại ở cuối kỳ là bao nhiêu, và chúng ta sẽ lập công thức excel ựể lấy giá trị còn lại ở cuối kỳ này ựể chuyển qua cột số tiền cuối kỳ trên Bảng cân ựối kế toán mà nó (tài khoản kế toán) theo dõi tương ứng.
Sheet 22,chúng ta ựổi tên thành: CDKT, và thiết kế Bảng cân ựối kế toán, như sau:
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 98
Bảng 4.33: Bảng cân ựối kế toán
- Cột A: trình bày các khoản mục trên Bảng cân ựối kế toán, chúng ta chú ý các khoản mục nào lấy thông tin từ nhiều tài khoản kế toán thì chúng ta cần phải chèn thêm các hàng tương ứng ựể trình bày mỗi tài khoản kế toán sẽ ựược trình bày một hàng.
- Cột D (MÃ SỐ PHỤ): dùng ựể trình bày mã số tương ứng với các hàng ựược chèn thêm ở cột A
- Cột E (MATK): dùng ựể trình bày các số hiệu tài khoản kế toán tương ứng với các khoản mục ở cột A.
Vắ dụ: - Ở khoản mục ỘI.Tiền và các khoản tương ựượng tiềnỢ ựược theo dõi bởi hai tài khoản kế toán là : TK 111, TK 112. Cho nên chúng ta phải chèn thêm hai hàng nữa ựể trình bày TK 111 và TK 112. Và Cột B ( Mã số), chúng ta không trình bày Mã số cho các hàng mới chèn thêm này, mà chúng ta sẽ trình bày Mã số ở cột D (Mã số phụ) tương ứng với các hàng mới chèn vào là: 111 và 112. Và cột E (MATK), chúng ta trình bày số hiệu tài khoản tương ứng với hai hàng chèn thêm là: 111, 112.
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 99
Ở khoản mục Ộ1.Vay ngắn hạnỢ ựược theo dõi bởi hai tài khoản kế toán là : TK 311, TK 315. Cho nên chúng ta phải chèn thêm hai hàng nữa ựể trình bày TK 311 và TK 315. Và Cột B ( Mã số), chúng ta không trình bày Mã số cho các hàng mới chèn thêm này, mà chúng ta sẽ trình bày Mã số ở cột D (Mã số phụ) tương ứng với các hàng mới chèn vào là: 3111 và 3112. Và cột E (MATK), chúng ta trình bày số hiệu tài khoản tương ứng với hai hàng chèn thêm là: 311, 315.
*/Chú ý: cột Số ựầu kỳ trên CDKT thì tháng ựầu tiên thì chúng ta nhập trực tiếp vào, và những tháng tiếp theo chúng ta sẽ liên kết với số cuối kỳ của tháng trước (xem phần 4.2.3.6 ). Vì vậy cho nên chúng ta chỉ lập công thức cho cột số kỳ này mà thôi
Bước 1: Ta ựặt các mảng thông tin với ựịa chỉ tương ứng như sau:
MATK_CD: CANDOI!A9:A182 CKN_CD: CANDOI!G9:G182 CKC_CD: CANDOI!H9:H182 MASO_CDKT: CDKT!D8:D111 SOTIEN_1_CDKT: CDKT!F8:F111 SOTIEN_2_CDKT: CDKT!G8:G111
Bước 2: Lập công thức ựại diện cho phần Tài sản của Bảng cân ựối kế toán như sau:
Công thức (1)?: dùng ựể tắnh tổng số dư nợ cuối kỳ trừ số dư có cuối kỳ trên bảng cân ựối tài khoản của tài khoản là giá trị ở ựịa chỉ E11
(1)=SUM(IF(LEFT(MATK_CD,LEN(E11))=LEFT(E11,LEN(E11)),1,0)*(CKN _CD-CKC_CD))
Bước 3: Copy công thức ựại diện (1) dán hết tài sản (F10:F62)
Công thức (1)?: copy kéo cho các ựịa chỉ sau: hết tài sản (F10:F62)
Bước 4: Lập công thức cá biệt (công nợ) cho phần Tài sản của Bảng cân ựối kế toán
Công thức (2)?: dùng ựể tắnh tổng số dư nợ cuối kỳ trên bảng cân ựối tài khoản của tài khoản là giá trị ở ựịa chỉ E17
(2)=SUM(IF(LEFT(MATK_CD,LEN(E17))=LEFT(E17,LEN(E17)),1,0)*CKN_ CD)
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 100
Công thức (2)?: copy dán cho các ựịa chỉ sau: (F17); (F18); (F20); (F21); (F22); (F35); (F37); (F57); (F58)
Bước 5: Lập công thức ựại diện cho phần Nguồn vốn của Bảng cân ựối kế toán như sau:
Công thức (3)?: dùng ựể tắnh tổng số dư có cuối kỳ trừ số dư nợ cuối kỳ trên bảng cân ựối tài khoản của tài khoản là giá trị ở ựịa chỉ E70
(3)=SUM(IF(LEFT(MATK_CD,LEN(E70))=LEFT(E70,LEN(E70)),1,0)*(CKC_C D-CKN_CD))
Bước 6: Copy công thức ựại diện (3) dán hết nguồn vốn (F68:F109)
Công thức (3)?: copy kéo cho các ựịa chỉ sau: hết tài sản (F68:F109)
Bước 7: Lập công thức cá biệt (công nợ) cho phần Nguồn vốn của Bảng cân ựối kế toán
Công thức (4)?: dùng ựể tắnh tổng số dư có cuối kỳ trên bảng cân ựối tài khoản của tài khoản là giá trị ở ựịa chỉ E72
(4)=SUM(IF(LEFT(MATK_CD,LEN(E72))=LEFT(E72,LEN(E72)),1,0)*CKC_ CD)
Sau ựó copy công thức (4) dán cho các khoản mục cá biệt còn lại như:
Công thức (4)?: copy dán cho các ựịa chỉ sau: (F72); (F74); (F75); (F76); (F77); (F80); (F81); (F82); (F83); (F84); (F85); (F86); (F95); (F96); (F97)
Bước 8: Lập công thức cho cột xử lý số tiền lần 2, nhằm tắnh số tiền cho phần 1,2,3,Ầ
(5)=SUM(IF(LEN(D11)=3,1,0)*IF(LEFT(MASO_CDKT,3)=LEFT(D11,3),1,0)* SOTIEN_1_CDKT)
Sau ựó copy công thức (5) dán hết cột G
Công thức (5)?: copy dán hết cột G (G8:G110)
Bước 9: Lập công thức cho cột xử lý số tiền lần 3, nhằm tắnh số tiền cho phần I,II,III,Ầ
(6)=IF(RIGHT(D8,2)="00",SUM(IF(LEFT(MASO_CDKT,1)=LEFT(D8,1),1,0) *SOTIEN_2_CDKT),SUM(IF(RIGHT(D8,2)="00",0,1)*IF(RIGHT(D8,1)="0", 1,0)*IF(LEFT(MASO_CDKT,2)=LEFT(D8,2),1,0)*SOTIEN_2_CDKT))
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 101
Công thức (6)?: copy dán hết cột H (H8:H110)
Bước 10: Lập công thức cho cột số kỳ này, nhằm tắnh số tiền cho phần I,II,III,Ầvà phần 1,2,3,Ầ
Công thức (7)?: dùng ựể cộng theo hàng giữa hai phần I,II,III,Ầvà phần 1,2,3,Ầ
(7)=G8+H8
Sau ựó copy công thức (7) dán hết cột I
Công thức (7)?: copy dán hết cột I (I8:I110)
Bước 11: Lập công thức ựể tắnh tổng Tài sản và Tổng Nguồn vốn
Công thức (8)?: dùng ựể tắnh tổng Tài sản (8)=I8+I40 Công thức (9)?: dùng ựể tắnh tổng Nguồn vốn (9)=I66+I99 Bước 12: Ẩn các cột D; E;F;G;H 1/ Chọn cột D;E;F;G;H
2/ Bấn phải chuột vào vùng chọn xuất hiện hộp thoại
Hình 4.7: Hình ẩn các cột ựang chọn
3/ Sau ựó, ta chọn mục: Hide
Bước 13: Ẩn các hàng chèn thêm (ựể ựảm bão Bảng cân ựối kế toán ựúng mẫu của Bộ Tài Chắnh)
1/ Chọn hàng 7
2/ vào Data Filter Autofilter xuất hiện các biểu tượng lọc ẩn trên hàng 7
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 102
- Vào biểu tượng lọc ẩn ở cột B Custom Xuất hiện hộp thoại (như Hình 2)
- Sau ựó ta chọn nút OK