để các doanh nghiệp có những thông tin kịp thời trong các quyết ựịnh của mình thì gần như 100% doanh nghiệp ựã áp dụng máy tắnh vào công tác kế toán, ựiều này góp phần từng bước cơ giới hóa, tự ựộng hóa bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Kết quả ựiều tra tình hình sử dụng máy tắnh trong công tác kế toán của các doanh nghiệp ựiều tra ựược thể hiện ở bảng 4.3.
Bảng 4.3:Tình hình sử dụng máy tắnh vào kế toán
Tình hình sử dụng máy tắnh Số lượng (công ty) Tỷ lệ (%)
1.Có 100 100
2.Không 0 0
(nguồn: kết quả khảo sát của tác giả luận văn) để thực thi giải pháp tin học hóa công tác kế toán, ựa phần các doanh nghiệp ựiều tra ựã lựa chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán. Tổng hợp kết quả ựiều tra (Bảng 4.4) cho thấy số DNNVV ứng dụng Excel vào kế toán chiếm tới hơn 86% và 14% doanh nghiệp còn lại là chọn giải pháp mua phần mềm ựóng gói trên thị trường.
Bảng 4.4:Tình hình tin học hóa công tác kế toán trong các doanh nghiệp ựiều tra
Giải pháp ựể tự ựộng hóa kế toán Số lượng (công ty) Tỷ lệ (%)
1.Ứng dụng phần mềm Excel 86 86
2.Mua phần mềm ựóng gói 14 14
3.Thuê công ty viết phần mềm 0 0
(nguồn: kết quả khảo sát của tác giả luận văn)
Nhìn chung số lượng kế toán viên trong các DNNVV là thấp. Theo kết quả ựiều tra (Bảng 4.5) cho thấy các doanh nghiệp càng có số lượng nhân viên kế toán ắt (1-2 nhân viên) thì tỷ lệ sử dụng Excel vào kế toán càng cao (75%).
Bảng 4.5:Tỷ lệ công ty sử dụng Excel vào kế toán và số lượng nhân viên kế toán
Số lượng nhân viên kế toán Số lượng (công ty) Tỷ lệ (%)
1.Từ 1-2 nhân viên 75 75
2.Từ 3-5 nhân viên 11 11
3. Lớn hơn 5 nhân viên 0 0
4.Trước khi sử dụng Excel cần hơn 5 nhân viên
81 81
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 36
Bảng 4.6:Báo cáo lý do chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán
Lý do chọn ứng dụng
Excel vào kế toán Số lượng (công ty) Tỷ lệ (%)
1.Hiệu quả của chi phắ ựầu tư
86 công ty trả lời là cao 0 công ty trả lời là thấp
86 0 2.Tắnh kịp thời của
việc cung cấp số liệu
80 công ty trả lời là nhanh 6 công ty trả lời là chậm
80 6 3. độ chắnh xác 75 công ty trả lời là cao
11 công ty trả lời là thấp
75 11 4.Tắnh linh hoạt dễ
thiết kế lại khi có nhu cầu thay ựổi
80 công ty trả lời là rất linh hoạt 6 công ty trả lời là linh hoạt 0 công ty trả lời là khó thay ựổi
80 6 0 5. Mức ựộ phức tạp khi sử dụng 76 công ty trả lời là rất dễ 6 công ty trả lời là dễ 4 công ty trả lời là khó 76 6 4 6. Công ty có cần
ựào tạo nhân viên kế toán không
86 công ty trả lời là không 0 công ty trả lời là có
86 0 7. Mức ựộ bảo mật
của thông tin kế toán
84 công ty trả lời là bình thường 2 công ty trả lời là cao
0 công ty trả lời là rất cao
84 2 0 8. Mức ựộ kiểm soát
nội bộ như thế nào
84 công ty trả lời là bình thường 2 công ty trả lời là cao
0 công ty trả lời là rất cao
84 2 0
(nguồn: kết quả khảo sát của tác giả luận văn) Thực trạng thứ nhất là, lý do mà các doanh nghiệp này chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán tại ựơn vị là giảm ựược nhân viên kế toán, cụ thể là theo số liệu khảo sát có tới 75% công ty ựã giảm từ hơn 5 nhân viên xuống còn 1 ựến 2 nhân viên sau khi áp dụng phần mềm Excel vào kế toán. Mà chúng ta ựã biết tiết kiệm ựược nhân viên là tiết kiệm ựược rất nhiều chi phắ có liên quan như: chi phắ tiền lương, chi phắ dụng cụ văn phòng, chi phắ không gian văn phòng,Ầvà giúp cho việc xử lý lưu trữ chứng từ, dữ liệu ựược nhanh hơn không cần qua trung gian về mặt nhân sự. Song song với lý do trên thì có hơn 75% công ty chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán là do: hiệu quả cao về chi phắ ựầu tư, tắnh kịp thời của việc cung cấp số liệu nhanh, ựộ chắnh xác cao, tắnh rất linh hoạt dễ thiết kế lại khi có nhu cầu thay ựổi, mức ựộ phức tạp khi sử dụng thì rất dễ, công ty không cần phải ựào tạo nhân viên kế toán.
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 37
Mặt dù, mức ựộ bảo mật của thông tin và mức ựộ kiểm soát nội bộ là bình thường. Nhưng hai yếu tố này ựối với DNNVV hiện này là chưa cần thiết. Vì trong tình hình khó khăn như hiện này thì tiết kiệm ựược chi phắ cho doanh nghiệp ựể tồn tại và phát triển là rất quan trọng. Hơn nữa, do phạm vi và quy mô của DNNVV không lớn lắm cho nên hai yếu tố này có thể quản lý trực tiếp ựể hạn chế các tác hại của nó gây ra, vắ dụ như: quy ựịnh trong phòng kế toán không sử dụng internet, không sử dụng thiết bị lưu trữ khi chưa ựược phép của trưởng phòng,Ầ.
Bảng 4.7:Báo cáo phạm vi tự ựộng khi ứng dụng Excel vào kế toán
Phạm vi tự ựộng khi ứng dụng
Excel vào kế toán Số lượng (công ty) Tỷ lệ (%)
1.Quản lý tiền 86 86
2. Quản lý kho 75 75
3. Quản lý công nợ 71 71
4.Quản lý sổ sách kế toán và Báo cáo tài chắnh
86 86
5. Giữa các phần trên có tự ựộng lấy số liệu lẫn nhau không
20 công ty trả lời là có 66 công ty trả lời là không
20 66 6. Quản lý khác 10 công ty trả lời là quản lý
thêm tiền lương 76 công ty trả lời là không
10 76 7. Cần góp ý kỹ thuật thêm phần nào
a. Kỹ thuật quản lý tiền 86 86
b. Kỹ thuật quản lý kho 75 75
c.Kỹ thuật quản lýcông nợ 71 71
d. Kỹ thuật quản lý sổ sách và báo cáo tài chắnh
86 86
e. Kỹ thuật tư ựộng lấy số liệu giữa các phần trên
86 86
(nguồn: kết quả khảo sát của tác giả luận văn) Thực trạng thứ hai là, theo kết quả ựiều tra cho ta thấy có tới hơn 71% công ty ựánh giá về phạm vi tự ựộng khi ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán ở các khâu sau quản lý tiền, quản lý kho, quản lý công nợ, quản lý sổ sách và Báo cáo tài chắnh. Tuy nhiên, giữa các phần trên thì chưa có tự ựộng lấy số liệu lẫn nhau ựược. đây là một thực trạng khi ứng dụng Excel vào kế toán tại các DNNVV tại thành phố Hồ Chắ Minh.
Bảng 4.8:Báo cáo về sự khác biệt trong việc ứng dụng phần mềm Excel với phương pháp kế toán thủ công
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 38
Có sự khác biệt trong việc ứng dụng Excel
với phương pháp kế toán thủ công Số lượng (công ty) Tỷ lệ (%)
1.Có 5 5
2.Không 81 81
(nguồn: kết quả khảo sát của tác giả luận văn) Thực trạng thứ ba là, qua kết quả ựiều tra thì có 81% công ty ựánh giá là không có sự khác biệt trong việc ứng dụng Excel vào kế toán với phương pháp kế toán thủ công, còn lại là 5% công ty ựánh giá là có sự khác biệt. Qua ựó cho ta thấy ựược việc vận dụng phương pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác quản lý hệ thống thông tin của kế toán với phương pháp kê toán thủ công thì không khác nhau nhiều lắm, vắ dụ như: ựối với phương pháp thủ công thì lập chứng từ rồi mới ựịnh khoản còn khi ứng dụng Excel thì ngược lại, cũng như ựối với kế toán thủ công thì số liệu từ sổ nhật ký chung chạy qua sổ cái rồi mới về bảng cân ựối tài khoản còn khi ứng dụng Excel thì số liệu từ sổ nhật ký chung chạy trực tiếp qua bảng cân ựối tài khoản luôn không qua sổ cái và lúc này sổ cái chỉ còn là chức năng giải thắch số liệu trên bảng cân ựối tài khoản mà thôi.
Bảng 4.9: Báo cáo về các yếu tố ảnh hưởng ựến việc ứng dụng Excel vào kế toán thành công
Các yếu tố ảnh hưởng ựến việc ứng dụng Excel vào kế toán thành công
Số lượng
(công ty) Tỷ lệ (%)
1.Sự linh hoạt 86 86
2. Sự thuận lợi 77 77
3. Dễ sử dụng 80 80
4. Không tốn thời gian ựào tạo nhân viên kế toán 86 86
5.Tiết kiệm chi phắ mua phần mềm 86 86
6. Lý do khác 0 0
(nguồn: kết quả khảo sát của tác giả luận văn) Thực trạng thứ tư là, hầu hết các công ty ựều cho rằng các yếu tố dẫn ựến việc ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán thành công là sự linh hoạt, sự thuận lợi, tắnh dễ sử dụng, không tốn thời gian ựào tạo nhân viên kế toán và tiết kiệm ựược chi phắ ựầu tư mua phần mềm. Mặt dù, thực trạng cho ta thấy phạm vi tự ựộng lấy số liệu giữa các khâu như: quản lý tiền, quản lý kho,Ầchưa ựược hoàn thiện lắm.
Tóm lại, hầu hết các doanh nghiệp ựã thấy ựược tầm quan trọng của thông tin kế toán trong việc ra các quyết ựịnh kinh doanh và ựể có ựược những thông tin kịp thời này thì qua kết quả khảo sát của 100 doanh nghiệp trên ựịa bàn thành phố Hồ Chắ Minh
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 39
có 100% doanh nghiệp ựã áp dụng máy tắnh vào công tác kế toán của mình. đồng thời, ựể thực thi ựược giải pháp tin học hóa, tự ựộng hóa bộ máy kế toán thì có tới 86% doanh nghiệp chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel và 14 % doanh nghiệp còn lại là chọn giải pháp mua phần mềm ựóng gói trên thị trường.
Sở dĩ phần lớn các doanh nghiệp chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán là do theo giải pháp này ựã giảm ựược nhân viên kế toán, hiệu quả cao về chi phắ ựầu tư, tắnh kịp thời của việc cung cấp số liệu nhanh, ựộ chắnh xác cao, tắnh rất linh hoạt dễ thiết kế lại khi có nhu cầu thay ựổi, mức ựộ phức tạp khi sử dụng thì rất dễ, công ty không cần phải ựào tạo nhân viên kế toán. Và ựây cũng là các yếu tố dẫn ựến việc ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán thành công.
Tuy nhiên, theo kết quả ựiều tra cho ta thấy số liệu giữa các khâu: quản lý tiền, quản lý kho, quản lý sổ sách và Báo cáo tài chắnh,Ầchưa tư ựộng lấy số liệu lẫn nhau. đây là một thực trạng mà chúng ta cần phải giải quyết khi ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho các DNNVV tại thành phố Hồ Chắ Minh. 4.1.3 đặc ựiểm chung khi tổ chức công tác kế toán trên Excel
đặc ựiểm vận dụng hình thức ghi sổ kế toán, trong 5 hình thức ghi sổ kế toán thì hình thức Nhật Ký Chung là phù hợp nhất với kế toán Excel. Vì lý do, kết cấu mẫu sổ và trình tự xử lý trong hình thức này phù hợp với logic xử lý dữ liệu của phần mềm Excel.
đặc ựiểm vận dụng chế ựộ chứng từ, khi làm kế toán bằng thủ công thì chứng từ sẽ có trước còn việc ghi chép ( ựịnh khoản) sẽ có sau. Nhưng nếu doanh nghiệp có ứng dụng máy tắnh vào công tác kế toán thì các chứng từ kế toán có thể lập bằng máy tắnh và trường hợp này chứng từ sẽ phải lập sau khi nhập (ựịnh khoản) vào máy.
đặc ựiểm vận dụng chế ựộ tài khoản, vai trò của tài khoản ựặc biệt quan trọng vì nó là cơ sở ựể tổ chức thu thập dữ liệu cho mục ựắch cung cấp thông tin. Tùy thuộc vào nhu cầu cung cấp thông tin mà tài khoản phải cụ thể hóa một cách chi tiết phù hợp.
đặc ựiểm vận dụng phương pháp ghi sổ kép, ựể thuận lợi trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy ( cụ thể là phần mềm Excel) thì chúng ta chỉ thực hiện các bút toán ựơn giản mà thôi, vậy thì khi có các bút toán phức tạp thì chúng ta phải chuyển thành nhiều bút toán ựơn giản ựể ựịnh khoản vào máy.
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 40
DNNVV
4.2.1 Giới thiệu mô hình ứng dụng phần mềm Excel vào công tác tổ chức kế toán Các báo cáo Nguồn số liệu Nhập Lập Công thức + Hóa ựơn, + Chứng từ khác, + Ầ.
Sơ ựồ 4.1: Mô hình ứng dụng phần mềm excel vào kế toán
*/Cách nhập các nghiệp vụ vào nguồn số liệu cho sơ ựồ 1 như sau:
- Khi nhận Hóa ựơn ựầu vào: thì chúng ta nhập vào BCN_HH trước, sau ựó nhập vào NHATKYC sau.
- Khi xuất (nhận) Hóa ựơn ựầu ra: thì chúng ta nhập vào BCX_HH trước, sau ựó nhập vào NHATKYC sau.
- Các nghiệp vụ còn lại: thì chúng ta chỉ nhập vào NHATKYC thôi.
Với cách nhập như trên thì chúng ta chỉ cần một nhân viên kế toán là ựủ ựể nhập chứng từ rồi.
*/Giải thắch sơ ựồ 4.1 như sau:
Khi công ty có chứng từ phát sinh thì chúng ta sẽ nhập vào nguồn số liệu theo cách nhập ở trên và số liệu từ ựây sẽ ựược tự ựộng chuyển qua các báo cáo bao gồm:
(1)Báo cáo tổng hợp hàng hóa tồn kho (NXT_HH) (2)Bảng cân ựối tài khoản (CANDOI)
(3)Bảng cân ựối kế toán (CDKT)
(4)Báo cáo kết quả kinh doanh (KQKD) (5)Sổ cái (SOCAI)
(6)Sổ quỹ tiền mặt (SOQUY_TM)
(7)Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng (SOQUY_NH)
Chứng từ kế toán 1.BCN_HH 2.BCX_HH 3.NHATKYC 1.NXT_HH 2.CANDOI 3.CDKT 4.KQKD 5.SOCAI 6.SOQUY_TM 7.SOQUY_NH 8.SCT_TT_MB 9.SCT_BANHANG 10.SCT_VT_HH ẦẦẦẦẦ
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 41
(8)Sổ chi tiết thanh toán mua bán (SCT_TT_MB) (9)Sổ chi tiết bán hàng (SCT_BANHANG) (10)Sổ chi tiết vật tư hàng hóa (SCT_VT_HH) nhờ công thức excel ựã ựược lập trước.
In phiếu nhập In phiếu xuất In phiếu thu In phiếu chi Chứng từ kế toán BCN_HH BCX_HH NHATKYC BCN_HH_IN BCX_HH_IN Tập tin Excel Bảng kê mua vào
Tập tin Excel Bảng kê bán ra Phần mềm mã vạch HTKK 3.0 NXT_HH SCT_VT_HH SCT_BANHANG SOCAI SOQUY_TM SOQUY_NH SCT_TT_MB KQKD
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 42
Sơ ựồ 4.2: Sơ ựồ truyền số liệu giữa các Sổ sách và Báo cáo kế toán
Vận dụng Excel vào kế toán tại doanh nghiệp thương mại
Tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ TMT, kinh doanh về mặt hàng kim khắ ựiện máy, có một kho tại Công ty, phương pháp tắnh thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, và phương pháp xác ựịnh giá trị hàng tồn kho tho phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp tắnh giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối ký.
A/ đầu tháng 01/2011 có số dư của các tài khoản như sau: (đVT: ựồng) - TK 1111: 500.000.000 - TK 1121: 300.000.000 - TK 211: 50.000.000 - TK2141: 30.000.000 - TK 142: 20.000.000 - TK 4111: 800.000.000 - Tk 4212: 40.000.000
B/ Trong tháng 01/2011 có các nghiệp vụ như sau: (đVT: ựồng)
1/ Ngày 01/01/11, Công ty rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt là 10.000.000 (PT01).
2/ Ngày 06/01/11, Công ty mua một lô hàng hóa của Công ty Cơ điện Lạnh REE (theo hóa ựơn sau: KH: 2011N, SHđ: 123, Ngày: 06/01/11, Vat 10%), hàng hóa ựã nhập kho theo phiếu nhập (PN01) và thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu chi (PC01).
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 43
Stt Tên hàng hóa đvt Số lượng đơn giá chưa thuế Thành tiền
01 Máy lạnh loại 1 Cái 10 3.000.000 30.000.000
02 Máy lạnh loại 2 Cái 10 2.500.000 25.000.000
Tổng cộng 55.000.000
3/ Ngày 15/01/11, Công ty bán hàng hóa cho Công ty B (theo hóa ựơn sau: KH: 2011N, SHđ: 456, ngày : 15/01/11, VAT: 10%) hàng hóa ựã xuất kho theo phiếu xuất (PX01), chưa thu tiền (cho thiếu 45 ngày).
Stt Tên hàng hóa đvt Số lượng đơn giá chưa thuế Thành tiền
01 Máy lạnh loại 1 Cái 8 5.500.000 44.000.000
02 Máy lạnh loại 2 Cái 8 5.000.000 40.000.000
Tổng cộng 84.000.000
4/ Ngày 28/01/11, Công ty chi: 1.100.000 theo phiếu chi (PC02) ựể trả tiền cho Công Ty điện Lực thành phố Hồ Chắ Minh theo hóa ựơn sau: KH: 2011N, SHđ: 567, ngày : 28/01/11, VAT 10%.
5/ Ngày 28/01/11, Công ty chi: 5.500.000 theo phiếu chi (PC03) ựể trả tiền cho Công ty Quảng cáo ABC theo hóa ựơn sau: KH: 2011N, SHđ: 678, ngày :