Ký Chung
đối với hình thức sổ sách theo Nhật ký chung trên máy thì chúng ta chỉ sử dụng sổ Nhật ký chung mà thôi, không sử dụng các sổ nhật ký ựặc biệt.
Vậy thì, tất cả các nghiệp vụ phát sinh chúng ta chỉ ựịnh khoản vào một sổ Nhật ký chung mà thôi. Và cuối kỳ thì chúng ta nhờ công thức của phần mềm Excel ựể thực hiện các công việc cuối kỳ như: tắnh tổng giá vốn, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu, khấu trừ thuế giá trị gia tăng, kết chuyển chi phắ, doanh thu và tắnh lãi (lỗ).
*/ Trình tự lập công thức cho Sổ Nhật ký chung như sau:
Sheet 12,chúng ta ựổi tên thành: NHATKYC, và thiết kế Sổ Nhật ký chung, như sau:
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 76
Bước 1: Ta ựặt các mảng thông tin với ựịa chỉ tương ứng như sau:
CANDOI: CANDOI!A8:I182 SOTIEN_BCX_HH: BCX_HH!$N$11:$N$18 TKNO_NK: NHATKYC!F8:F50 TKCO_NK: NHATKYC!G8:G50 SOTIEN_NK: NHATKYC!H8:H50 TKNO_TKC: NHATKYC!F8:F60 TKCO_TKC: NHATKYC!G8:G60 SOTIEN_TKC: NHATKYC!H8:H60 CP: NHATKYC!H62:H66 DT: NHATKYC!H67:H69
Bước 2: Lập các công thức sau:
Công thức (1)?: dùng ựể kiểm tra tài khoản nợ mà chúng ta ựịnh khoản vào ựịa chỉ F8 ựã ựược ựăng ký ở Bảng Cân đối Tài Khoản chưa, nếu chưa thì mày thông báo lỗi là #NA.
(1)=IF(F8<>0,VLOOKUP(F8,CANDOI,9,0),0)
Công thức (2)?: dùng ựể kiểm tra tài khoản có mà chúng ta ựịnh khoản vào ựịa chỉ G8 ựã ựược ựăng ký ở Bảng Cân đối Tài Khoản chưa, nếu chưa thì mày thông báo lỗi là #NA.
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 77
(2)=IF(G8<>0,VLOOKUP(G8,CANDOI,9,0),0)
Công thức (3)?: dùng ựể in ra tên khách hàng khi chúng ta nhập mã khách hàng vào ựịa chỉ L8, nếu như mã khách hàng này chưa ựược ựặt mã thì mày thông báo chưa nhập Mã Khách Hàng.
(3)=IF(L8=0,0,IF(ISNA(VLOOKUP(L8,MAKHM,4,0)),IF(ISNA(VLOOKUP(L 8,MAKHB,4,0))," Chưa nhập Mã Khách Hàng" ,VLOOKUP(L8,MAKHB,4,0)),VLOOKUP(L8,MAKHM,4,0)))
Công thức (4)?: dùng ựể in ra ựịa chỉ của khách hàng khi chúng ta nhập mã khách hàng vào ựịa chỉ L8, nếu như mã khách hàng này chưa ựược ựặt mã thì mày thông báo chưa nhập Mã Khách Hàng.
(4)=IF(L8=0,0,IF(ISNA(VLOOKUP(L8,MAKHM,6,0)),IF(ISNA(VLOOKUP(L
8,MAKHB,6,0))," Chưa nhập Mã Khách
Hàng",VLOOKUP(L8,MAKHB,6,0)),VLOOKUP(L8,MAKHM,6,0)))
Công thức (5)?: dùng ựể tắnh số tiền kết chuyển chiết khấu thương mai sang tài khoản 511
(5)=SUM(IF(TKNO_NK=G56,1,0)*SOTIEN_NK)- SUM(IF(TKCO_NK=G56,1,0)*SOTIEN_NK)
Công thức (6)?; (7)?: dùng ựể tắnh số tiền kết chuyển hàng bán bị trả lại; giảm giá hàng bán sang tài khoản 511
Copy công thức (5)? kéo xuống Công thức (6)?; (7)? Công thức (8)?; dùng ựể tắnh tổng giá vốn bán ra trong kỳ
(8)=SUM(SOTIEN_BCX_HH)
Công thức (9)?; dùng ựể số tiền thuế giá trị gia tăng khấu trừ trong kỳ
(9)=MIN(VLOOKUP(G60,CANDOI,3,0)+SUM(IF(TKNO_NK=G60,1,0)*SOTI EN_NK),SUM(IF(TKCO_NK=F60,1,0)*SOTIEN_NK))
Công thức (10)?: dùng ựể tắnh số tiền kết chuyển chi phắ giá vốn sang tài khoản 911 ựể xác ựịnh kết quả kinh doanh
(10)=SUM(IF(TKNO_TKC=G62,1,0)*SOTIEN_TKC)- SUM(IF(TKCO_TKC=G62,1,0)*SOTIEN_TKC)
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 78
Công thức (11)?; (12)?;: (13)?;: (14)?;: dùng ựể tắnh số tiền kết chuyển chi phắ hoạt ựộng tài chắnh, chi phắ quản lý doanh nghiệp, chi phắ khác, chi phắ thuế thu nhập doanh nghiệp sang tài khoản 911 ựể xác ựịnh kết quả kinh doanh
Copy công thức (10)? kéo xuống Công thức (11)?; (12)?; (13)?; (14)? Công thức (15)?: dùng ựể tắnh số tiền kết chuyển doanh thu sang tài khoản 911 ựể xác ựịnh kết quả kinh doanh
(15)=SUM(IF(TKCO_TKC=F67,1,0)*SOTIEN_TKC)- SUM(IF(TKNO_TKC=F67,1,0)*SOTIEN_TKC)
Công thức (16)?; (17)?;: dùng ựể tắnh số tiền kết chuyển doanh thu hoạt ựộng tài chắnh, thu nhập khác sang tài khoản 911 ựể xác ựịnh kết quả kinh doanh
Copy công thức (15)? kéo xuống Công thức (16)?; (17)?
Công thức (18)?: dùng ựể xác ựịnh tài khoản nợ của bút toán kết chuyển lãi (lỗ)
(18)=IF(SUM(DT)-SUM(CP)>0,"911","4212")
Công thức (19)?: dùng ựể xác ựịnh tài khoản có của bút toán kết chuyển lãi (lỗ)
(19)=IF(SUM(DT)-SUM(CP)>0,"4212","911")
Công thức (19)?: dùng ựể tắnh số tiền lãi (lỗ) của bút toán kết chuyển lãi (lỗ)
(20)=IF(SUM(DT)-SUM(CP)>0,SUM(DT)-SUM(CP),-(SUM(DT)-SUM(CP))) Sheet 13,chúng ta ựổi tên thành: PHIEU_THU, và thiết kế Phiếu thu, như sau:
Bảng 4.26: Phiếu thu
Bước 1: Ta ựặt các mảng thông tin với ựịa chỉ tương ứng như sau:
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 79
Bước 2: Lập các công thức sau:
Công thức (1)?: dùng ựể in ra số phiếu thu dạng ỘPT+SỐỢ khi chúng ta nhập số vào ựịa chỉ G1
(1)="PT"&G1
Công thức (2)?: dùng ựể in ra ngày tháng năm tương ứng với số phiếu thu là giá trị của ựịa chỉ H2
(2)="Ngày "&DAY(VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,2,0))&" tháng "&MONTH(VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,2,0))& " năm "&YEAR(VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,2,0))
Công thức (3)?: dùng ựể in ra tên người nộp tiền tương ứng với số phiếu thu là giá trị của ựịa chỉ H2
(3)=IF(H2=0,0,VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,9,0))
Công thức (4)?: dùng ựể in ra ựịa chỉ của người nộp tiền tương ứng với số phiếu thu là giá trị của ựịa chỉ H2
(4)=IF(H2=0,0,VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,15,0))
Công thức (5)?: dùng ựể in ra mã khách hàng tương ứng với số phiếu thu là giá trị của ựịa chỉ H2
(5)=IF(H2=0,0,VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,13,0))
Công thức (6)?: dùng ựể in ra tên khách hàng tương ứng với số phiếu thu là giá trị của ựịa chỉ H2
(6)=IF(H2=0,0,VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,14,0))
Công thức (7)?: dùng ựể in ra lý do thu tương ứng với số phiếu thu là giá trị của ựịa chỉ H2
(7)=IF(H2=0,0,VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,3,0))
Công thức (8)?: dùng ựể in ra số tiền thu tương ứng với số phiếu thu là giá trị của ựịa chỉ H2
(8)=SUM(IF(SCT_SKC=H2,1,0)*SOTIEN_SKC)
Công thức (9)?: dùng ựể ựọc số tiền thu tương ứng với số phiếu thu là giá trị của ựịa chỉ H2
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 80
Công thức (10)?: dùng ựể in ra số chứng từ kèm theo tương ứng với số phiếu thu là giá trị của ựịa chỉ H2
(10)=IF(H2=0,0,VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,16,0))
Công thức (11)?: dùng ựể in ra ngày tháng năm tương ứng với số phiếu thu là giá trị của ựịa chỉ H2
(11)=D3
*/Chú ý khi cần in phiếu thu thì chúng ta tiến hành các bước như sau:
Bước 1: Nhập số phiếu thu cần in vào ựịa chỉ G1 của PHIEU_THU Bước 2: In phiếu thu này
Sheet 14,chúng ta ựổi tên thành: PHIEU_CHI, và thiết kế Phiếu chi, như sau:
Bảng 4.25: Phiếu chi
Bước 1: Ta ựặt các mảng thông tin với ựịa chỉ tương ứng như sau:
SCT_NHATKYC: NHATKYC!$C$8:$R$77
Bước 2: Lập các công thức sau:
Công thức (1)?: dùng ựể in ra số phiếu chi dạng ỘPC+SỐỢ khi chúng ta nhập số vào ựịa chỉ G1
(1)="PC"&G1
Công thức (2)?: dùng ựể in ra ngày tháng năm tương ứng với số phiếu chi là giá trị của ựịa chỉ H2
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 81
(2)="Ngày "&DAY(VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,2,0))&" tháng "&MONTH(VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,2,0))& " năm "&YEAR(VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,2,0))
Công thức (3)?: dùng ựể in ra tên người nhận tiền tương ứng với số phiếu chi là giá trị của ựịa chỉ H2
(3)=IF(H2=0,0,VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,12,0))
Công thức (4)?: dùng ựể in ra ựịa chỉ người chi tiền tương ứng với số phiếu chi là giá trị của ựịa chỉ H2
(4)=IF(H2=0,0,VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,15,0))
Công thức (5)?: dùng ựể in ra mã khách hàng tương ứng với số phiếu chi là giá trị của ựịa chỉ H2
(5)=IF(H2=0,0,VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,13,0))
Công thức (6)?: dùng ựể in ra tên khách hàng tương ứng với số phiếu chi là giá trị của ựịa chỉ H2
(6)=IF(H2=0,0,VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,14,0))
Công thức (7)?: dùng ựể in ra lý do chi tương ứng với số phiếu chi là giá trị của ựịa chỉ H2
(7)=IF(H2=0,0,VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,3,0))
Công thức (8)?: dùng ựể in ra tổng số tiền chi tương ứng với số phiếu chi là giá trị của ựịa chỉ H2
(8)=SUM(IF(SCT_SKC=H2,1,0)*SOTIEN_SKC)
Công thức (9)?: ựọc số ở ựịa chỉ B12 thành chữ
(9)=IF(B12<>0,VND(B12),0)
Công thức (10)?: dùng ựể in ra số chứng từ kèm theo tương ứng với số phiếu chi là giá trị của ựịa chỉ H2
(10)=IF(H2=0,0,VLOOKUP(H2,SCT_NHATKYC,16,0))
Công thức (11)?: dùng ựể in ra ngày tháng năm tương ứng với số phiếu chi là giá trị của ựịa chỉ H2
(11)=D3
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 82