- Chứng từ: chứng từ kết chuyển như: + Phiếu kế toán
2.1.5.Nh ững thuận lợi, khĩ khăn và hướng phát triển của cơng ty:
2.1.5.1.Thuận lợi: trong tình hình đất nước gia nhập WTO, kinh tế thị trường thời mở của ngày càng năng động, hoạt động vận tải ngày càng trở nên quan trọng, lượng cầu về nhu cầu vận chuyển hàng hĩa tăng. Cơng ty ngày càng cĩ chỗ đứng vững chắc trên thị trường, vì vậy số lượng khách hàng ngày càng tăng lên.
2.1.5.2.Khĩ khăn: cĩ hai nguyên nhân chủ yếu:
Giá xăng dầu liên tục tăng cao, trong khi cước vận chuyển khơng tăng, điều đĩ là một trở ngại lớn.
Chậm trễ việc gom hàng gửi lên ga gồm các lí do sau:
- Tại kho chủ gửi giấy tờ xuất kho phức tạp, hoặc do lượng xe lưu thơng ra vào tại kho chủ gửi cản trở quá trình lấy hàng.
- Tình trạng giao thơng trong thành phố phức tạp làm cản trở quá trình vận chuyển hàng hĩa.
GVHD: Th.S TRẦN THỊ HẢI VÂN Trang 37 SVTH: PHẠM THỊ PHƯƠNG TRANG - Ga khơng kịp thời cung cấp toa để chất xếp hàng hĩa. Cĩ những toa xe chủ
hàng khác khơng dở hàng kịp thời, dẫn đến tình trạng phải ngồi đợi cĩ toa xe đến mấy giờ đồng hồ mới cĩ thể chất xếp hàng lên toa. Cũng do tình trạng này cịn gây cản trở cơng tác quay đầu phương tiện để lấy tiếp hàng hĩa lên ga, làm đọng hàng, chậm trễ việc giao hàng.
- Định hướng phát triển của cơng ty là xây dựng Thương hiệu Hà Thanh Long thành Thương hiệu cĩ Uy tín, là biểu tượng cho chất lượng dịch vụ trong ngành giao nhận vận tải trong nước và cả quốc tế.
2.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn:
Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung, vì: ở các bộ phận khác khơng tổ chức bộ máy kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiển tra cơng tác kế tốn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch tốn nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đĩ, lập báo cáo nghiệp vụ, và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phịng kế tốn doanh nghiệp để xử lý và tiến hành cơng tác kế tốn.
Ưu điểm: là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện tính tốn hiện đại, bộ máy kế tốn ít nhân viên nhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhược điểm: đơn vị trực thuộc khơng nắm được kinh doanh của bản thân.
2.2.1.Sơđồ tổ chức nhân sự phịng kế tốn
Sơđồ tổ chức nhân sự phịng kế tốn:
Kế tốn
thanh tốn thu - chi Kế tốn doanh thu - thuế
Kế tốn tổng hợp Kế tốn trưởng
GVHD: Th.S TRẦN THỊ HẢI VÂN Trang 38 SVTH: PHẠM THỊ PHƯƠNG TRANG - Kế tốn trưởng: Cĩ 10 năm kinh nghiệm, quản lý chung đồng thời theo dõi
lương, tính tốn lương, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, sau đĩ lập bảng tổng hợp tiền lương.
- Kế tốn trưởng: Đĩng vai trị như một Phĩ giám đốc, tổ chức lãnh đạo cơng tác kế tốn thống kê tài chính tại cơng ty.
Kế tốn trưởng là một trợ thủ đắc lực cho giám đốc tài chính, đồng thời cũng là kiểm sốt viên cho nhà nước tại cơng ty về việc thi hành các chế độ chính sách tài chính.
Là người giúp giám đốc tài chính chỉ đạo tồn bộ cơng tác về kế tốn, thống kê thơng tin kinh tế trong cơng ty theo chếđộ kế tốn mới.
Chịu trách nhiệm cao nhất trong cơng tác tổ chức kế tốn tài chính, quyết định hình thức kế tốn, phương thức hạch tốn và phương pháp mở sổ kế tốn của cơng ty.
Tính tốn đúng, đủ các khoản ngân sách, thanh tốn đúng hạn các khoản tiền vay, cơng nợ.
Đề nghị các bộ phận khác cung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho cơng tác kế tốn.
Các báo cáo tài chính cuối năm đều phải cĩ chữ ký của kế tốn trưởng.
- Các kế tốn viên: hầu hết các kế tốn viên cĩ thâm niên cơng tác từ 2-3 năm trở lên
Theo dõi quá trình thanh tốn và thực hiện hợp đồng của khách hàng qua các ngân hàng từđĩ lập phiếu thu tiền .
Thu tiền cung cấp dịch vụ, lập bảng kê và chuyển cho bộ phận theo dõi cơng nợ.
Lập phiếu thu, chi tất cả các chi phí phát sinh, lập chứng từ thanh tốn các khoản chi phí này và theo dõi tạm ứng nội bộ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
GVHD: Th.S TRẦN THỊ HẢI VÂN Trang 39 SVTH: PHẠM THỊ PHƯƠNG TRANG Thực hiện báo cáo tháng, quý, năm, lập tờ khai đăng ký thuế, báo cáo tiền nộp chuyển về ngân hàng, báo cáo tổng hợp chi phí quảng cáo, khuyến mãi, chi phí hành chánh và các chi phí phát sinh
Tiếp nhận phản ánh của khách hàng và báo cáo ngay cho bộ phận cĩ trách nhiệm giải quyết.
- Từ chứng từ gốc, các kế tốn doanh thu, thuế sẽ ghi vào chứng từ ghi sổ. Sau đĩ kế tốn sẽ dùng máy tính để hạch tốn và các chứng từđĩ sẽđược tập hợp trên sổ cái tài khoản, từ các chứng từ gốc sẽ ghi vào sổ chi tiết, cuối tháng kế tốn sẽ vào bảng kê chi tiết số phát sinh. Kế tốn tổng hợp sẽ kiểm tra các chứng từ gốc, sau đĩ làm báo cáo kế tốn hoạt động kinh doanh trong tháng.
Chức năng các kế tốn viên:
- Thơng qua việc thu thập, đánh giá, xử lý và tổng kết số liệu, kế tốn sẽ cung cấp thơng tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty nhằm đánh giá hiệu quả kinh tế của cơng ty cũng như dựđốn được sự phát triển của cơng ty trong tương lai. Từđĩ tham mưu và giúp giám đốc thực hiện các kế hoạch tài chính tương lai và ra quyết định kinh tế giúp cho hoạt động kinh doanh cĩ hiệu quả.
- Thơng tin do kế tốn cung cấp giúp cho việc kiểm tra, giám sát và đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh trong các thời kỳ và cĩ biện pháp bảo tồn vốn của đơn vị, từđĩ ra các quyết định quản lý thích hợp
- Kế tốn tổng hợp: Cĩ 8 năm kinh nghiệm, tập hợp tất cả các chứng từ, lập chứng từ ghi sổ.
- Kế tốn thanh tốn: Cĩ 4 năm làm việc theo dõi thu chi tại cơng ty, tập hợp tất cả các chứng từ thu chi, ghi vào sổ nhật kí thu chi, lập chứng từ ghi sổ.
- Kế tốn doanh thu- thuế: Cĩ 4 năm làm việc theo dõi doanh thu của cơng ty, thuế, báo cáo thuế.