chế Từ Sơn
4.5.2.1. Xác ựịnh chắnh xác nhu cầu vốn lưu ựộng của nhà máy
- Nhà máy cần phải phân tắch chắnh xác các chỉ tiêu tài chắnh của kỳ trước, những biến ựộng chủ yếu trong vốn lưu ựộng, mức chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện về nhu cầu vốn lưu ựộng ở các kỳ trước.
- Dựa trên nhu cầu vốn lưu ựộng ựã xác ựịnh, huy ựộng kế hoạch huy ựộng vốn: xác ựịnh khả năng tài chắnh hiện tại của nhà máy, số vốn còn thiếu, so sánh chi phắ huy ựộng vốn từ các nguồn tài trợ ựể tài trợ ựể lựa chọn kênh huy ựộng vốn phù hợp, kịp thời, tránh tình trạng thừa vốn, gây lãng phắ hoặc thiếu vốn làm gián ựoạn hoạt ựộng kinh doanh của nhà máy, ựồng thời hạn chế rủi ro có thể xảy rạ
- Khi lập kế hoạch vốn lưu ựộng phải căn cứ vào kế hoạch vốn kinh doanh ựảm bảo cho phù hợp với tình hình thực tế thông qua việc phân tắch, tắnh toán các chỉ tiêu kinh tế, tài chắnh của kỳ trước cùng với những dự ựoán về tình hình hoạt ựộng kinh doanh, khả năng tăng trưởng trong năm tới và những dự kiến về sự biến ựộng của thị trường.
4.5.2.2. Chủ ựộng khai thác và sử dụng nguồn vốn kinh doanh một cách hợp lý và linh hoạt
Trong ựiều kiện doanh nghiệp hoạt ựộng ựược chủ yếu bằng các nguồn vốn huy ựộng từ bên ngoài thì ựể giảm thiểu chi phắ sư dụng vốn, nhà máy nên linh hoạt tìm các nguồn tài trợ với lãi suất phù hợp. Một số nguồn nhà máy có thể xem xét huy ựộng như:
- Vay ngân hàng: Trong những năm gần ựây, ựứng trước nhu cầu ựòi hỏi về vốn thì ựây là một nguồn cung cấp vốn quan trọng. Nguồn vốn tắn dụng ngân hàng thực chất là vốn bổ sung chứ không phải nguồn vốn thường xuyên tham gia và hình thành nên vốn lưu ựộng của nhà máỵ Mặt khác, nhà máy cũng nên huy ựộng nguồn vốn trung và dài hạn vì việc sử dụng vốn vay
cả ngắn, trung và dài hạn phù hợp sẽ góp phần làm giảm khó khăn tạm thời về vốn, giảm một phần chi phắ và tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, ựể huy ựộng ựược các nguồn vốn từ ngân hàng thì nhà máy cũng cần phải xây dựng các phương án kinh doanh, các dự án ựầu tư khả thi trình lên ngân hàng, ựồng thời phải luôn luôn làm ăn có lãi, thanh toánh các khoản nợ gốc và lãi ựúng hạn, xây dựng lòng tin ở các ngân hàng.
- Nguồn vốn liên doanh, liên kết: đây là hình thức hợp tác mà qua ựó các doanh nghiệp không những tăng ựược vốn cho hoạt ựộng kinh doanh mà còn học tập ựược kinh nghiệm quản lý, tiếp thu ựược tiến bộ khoa học kỹ thuật va chuyển giao công nghệ.
- Vốn chiếm dụng: Thực chất ựây là các khoản phải trả người bán, người mua trả tiền trước, các khoản phải trả khác. đây không thể ựược coi là nguồn vốn huy ựộng chắnh nhưng khi sư dụng khoản vốn này nhà máy không phải trả chi phắ sử dụng, nhưng không vì thế mà nhà máy lạm dụng nó vì ựây là nguồn vốn mà doanh nghiệp chỉ có thể chiếm dụng tạm thờị
để có thể huy ựộng ựầy ựủ, kịp thời và chủ ựộng vốn trong kinh doanh, nhà máy cần phải thực hiện các biện pháp sau:
- Xây dựng chiến lược huy ựộng vốn phù hợp với thực trạng thị trường và môi trường kinh doanh của từng thời kỳ.
- Tạo niềm tin cho các nơi cung ứng vốn bằng cách nâng cao uy tắn của nhà máy: ổn ựịnh và hợp lý hóa các chỉ tiêu tài chắnh, thanh toán các khoản nợ ựúng hạn...
- Chứng minh ựược mục ựắch sủ dụng vốn bằng cách ựưa ra kết quả kinh doanh và hiệu quả vòng quay vốn trong năm qua và triển vọng năm tớị đối với công tác sử dụng vốn: Khi thực hiện nhà máy phải căn cứ vào kế hoạch huy ựộng và sử dụng vốn kinh doanh ựã lập làm cơ sở ựể ựiều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế tại nhà máỵ
cung ứng kịp thời ựảm bảo cho hoạt ựộng kinh doanh diễn ra liên tục, tránh tình trạng phải ngừng sản xuất do thiếu vốn kinh doanh.
- Nếu thừa vốn, nhà máy phải có biện pháp xử lý kịp thời nhằm ựảm bảo phát huy thế mạnh, khả năng sinh lời của vốn.
để có kế hoạch huy ựộng và sử dụng vốn sát với thực tế, nhất thiết phải dựa vào thực trạng sử dụng vốn trong kỳ và ựánh giá ựiều kiện cũng như xu hướng thay ựổi cung cầu trên thị trường.
4.5.2.3. Thu hồi công nợ
Qua bảng phân tắch cơ cấu tài sản ngắn hạn của nhà máy ta thấy tỷ trọng khoản nợ phải thu trong tổng tài sản ngắn hạn của nhà máy là rất lớn, ựiều này cho thấy vốn của nhà máy bị chiếm dụng nhiềụ Nếu vốn bị chiếm dụng nhiều sẽ làm cho vốn lưu ựộng của nhà máy tăng cao, vốn lưu ựộng tăng dẫn ựến vòng quay vốn lưu ựộng giảm, việc sử dụng vốn lưu ựộng không có hiệu quả. đồng thời, khi vốn bị ứ ựọng nhiều nhà máy sẽ không có ựủ vốn ựể phục vụ cho hoạt ựộng sản xuất kinh doanh từ ựó phải ựi vay và làm tăng chi phắ tài chắnh của nhà máỵ Vì vậy, nhà máy cần có biện pháp thu hồi công nợ.
Trên thực tế còn cho thấy có rất nhiều ựơn hàng, hợp ựồng mặc dù khi ký kết ựã ghi rõ thời gian, hình thức thanh toánẦ nhưng tình trạng khách hàng chậm trễ, nợ ựọng dây dưa còn xảy ra khá nhiềụ Các khoản nợ này sẽ kéo theo những rủi ro nhất ựịnh và có khả năng biến thành nợ xấu nhà máy không thu hồi ựược, hoặc có những hợp ựồng mà khách hàng không thanh toán và nhà máy không tắch cực thu hồi cũng dẫn ựến rủi ro tài chắnh. Vì vậy, việc thu hồi công nợ nhanh chóng sẽ làm cho hoạt ựộng sản xuất diễn ra lành mạnh, giảm ựược các rủi ro về tài chắnh.
để thu hồi công nợ nhanh chóng nhà máy cần thực hiện một số công việc cụ thể sau:
- Phân loại các khoản nợ phải thu của nhà máy ựể biết ựược khoản nợ nào ựến hạn, khoản nào quá hạn, khoản nợ nào có khả năng không thể thu hồi ựể có biện pháp tắch cực thu hồi nợ.
+ Nợ phải thu trong nhà máy chỉ có nợ ngắn hạn yêu cầu cần phải thu hồi ngaỵ
+ Theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán của các khoản nợ, ựối với các khoản nợ trễ hạn, kiểm tra các ựiều khoản, quy ựịnh trong hợp ựồng ựối với khách hàng, xem xét mức ựộ lỏng lẻo của các ựiều khoản ựể rút kinh nghiệp và có những ựiều chỉnh phù hợp.
+ đối với những khoản nợ mà nhà máy ựã tắch cực thu hồi nhưng khách hàng vẫn không thanh toán tuỳ trường hợp cụ thể có thể ựưa ra phát luật, tuy nhiên thu hồi nợ bằng con ựường pháp luật là biện pháp cuối cùng và bắt buộc, ắt có giá trị thực tế và chỉ nên áp dụng khi nhà máy có khả năng gặp rủi ro không thu hồi nợ ựược. Trước khi ựưa ra pháp luật, nhà máy cần cân nhắc, xem xét kỹ một số vấn ựề: giá trị khoản nợ quá hạn là bao nhiêu, thời gian quá hạn là bao lâu, tình hình khách hàng như thế nào, nhà máy có thể gia hạn nợ cho họ ựược nữa hay không.
- Phân loại các khoản nợ phải thu theo khách hàng: Nhà máy cần lập các sổ chi tiết ựể theo dõi từng khoản phải thu của từng nhóm khách hàng (Khách hàng mua với số lượng nhiều, khách hàng nhỏ lẻ, khách hàng truyền thống, khách hàng mới). Theo dõi số ựã thanh toán, số còn nợ, thời hạn thanh toán, khoản nào ựến hạn, khoản nào quá hạn ựể có cách ựối xử với từng nhóm khách hàng khác nhaụ
+ đối với các khách hàng tiêu thụ một lượng sản phẩm lớn của nhà máy như ựại lý, các nhà bán buôn. Trước ựây, nhà máy thường chuyển hàng ựến gửi bán như vậy thì vốn bị ựọng lại ở các khách hàng này là khá lớn. Nhà máy cần ựưa ra hợp ựồng kinh tế với thời ựiểm và thời hạn thanh toán từng lần gửi hàng cụ thể.
+ đối với các khách hàng nhỏ lẻ thường mua với số lượng ắt, nhà máy nên hạn chế bán chịụ
+ đối với các khách hàng truyền thống thường xuyên tiêu thụ các sản phẩm của Nhà máy như ngành ựiện, giao thông, cầu cống, ựường sắt, vận tảiẦcũng cần có những cam kết cụ thể bằng hợp ựồng; tắch cực thu hồi nợ ựối với những khách hàng truyền thống mà thời hạn nợ kéo dài; có thể căn cứ vào tắnh chất sản xuất theo thời vụ của từng khách hàng ựể xem xét họ có khả năng trả nợ hay không hoặc tiêu thụ sản phẩm của họ, sử dụng các dịch vụ của họ ựể trừ nợ.
+ đối với các khách hàng mới, cần thực hiện cam kết giữa khách hàng với nhà máy bằng hợp ựồng, quy ựịnh rõ thời ựiểm, thời hạn thanh toán, rút ngắn thời gian trả chậm.
- Quy ựịnh mức chiết khấu thanh toán cho tất cả các khách hàng nếu thanh toán trước thời hạn.
Bảng 4.21: Mức chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Thời gian trả chậm (ngày) Chiết khấu thanh toán (%)
0 3,0
2 Ờ 30 2,0
31 Ờ 60 1,5
61 Ờ 90 1,0
> 90 0
- Ngoài ra thì nhà máy có thể xây dựng chắnh sách bán chịụ Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì bán chịu ựược coi là một chắnh sách kinh doanh phù hợp với lợi ắch của khách hàng và nhà máỵ Bán chịu nghĩa là nhà máy chấp nhận bị chiếm dụng vốn, tuy nhiên với tình hình của nhà máy hiện nay cần phải ựiều chỉnh, thắt chặt hơn ựiều kiện bán chịu, xây dựng một chắnh sách chung, cụ thể về bán chịu như giá bán chịu, thời gian thanh toán, hình
thức thanh toánẦ Và trước khi quyết ựịnh bán chịu thì nhà máy cần chú ý, quan tâm ựến uy tắn của khách hàng, phân tắch khả năng thanh toán của họ.
4.5.2.4. Quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu chi phắ lưu kho
Việc hàng tồn kho trong năm còn nhiều, tỷ trọng tương ựối cao trong tổng vốn lưu ựộng cho thấy lượng hàng hóa cũng như thành phẩm còn nhiềụ
- Lập kế hoạch cho hoạt ựộng kinh doanh trên cơ sở tình hình năm báo cáo, chi tiết số lượng theo từng tháng, quý. Kiểm tra chất lượng số hàng hóa khi nhập về. Nếu hàng kém phẩm chất thì phải ựề nghị người bán ựền bù tránh thiệt hại cho nhà máỵ
- Bảo quản tốt hàng tồn khọ Hàng tháng, kế toán hàng hóa cần ựối chiếu sổ sách, phát hiện số hàng tồn ựọng ựể xử lý, tìm biện pháp ựể giải phóng số hàng hóa tồn ựọng ựể nhanh chóng thu hồi vốn.
- Thường xuyên theo dõi sự biến ựộng của thị trường hàng hóạ Từ ựó dự ựoán và quyết ựịnh ựiều chỉnh kịp thời việc nhập hàng và lượng hàng hóa trong kho trước sự biến ựộng của thị trường. đây là biện pháp rất quan trọng ựể bảo toàn vốn của nhà máỵ
4.5.2.5. Tổ chức tốt việc tiêu thụ nhằm ựẩy nhanh tốc ựộ luân chuyển vốn lưu ựộng
- Xây dựng và mở rộng hệ thống dịch vụ ở những thị trường ựang có nhu cầụ Thông qua hệ thống tổ chức công tác nghiên cứu, tìm hiểu thị hiếu của khách hàng. đây chắnh là cầu nối giữa nhà máy với khách hàng. Qua ựó, nhà máy có thể thu nhập thêm những thông tin cần thiết và ựưa ra các giải pháp thắch hợp nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng, củng cố niềm tin của khách hàng với nhà máỵ
- Thực hiện phương châm khách hàng là thượng ựế, áp dụng chắnh sách ưu tiên về giá cả, ựiều kiện thanh toán và phương tiện vận chuyển với những ựơn vị mua hàng nhiều, thường xuyên hay có khoảng cách vận chuyển xạ
- Tăng cường quan hệ hợp tác, mở rộng thị trường tiêu thụ, ựẩy mạnh công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường, nắm bắt thị hiếu của khách hàng ựồng thời thiết lập hệ thống cửa hàng, ựại lý phân phối tiêu thụ trên diện rộng.
Hiện nay, hàng hóa của nhà máy ựược thực hiện tiêu thụ chỉ qua các ựơn hàng. để mở rộng mạng lưới tiêu thụ, thúc ựẩy tiêu thụ ngày càng phát triển, nhà máy phải từng bước xây dựng hệ thống nhiều cửa hàng phân phối của riêng mình ựể cùng với các ựại lý hiện nay ựẩy nhanh tốc ựộ bán hàng. Làm ựược như vậy chắc chắn khả năng tiêu thụ của nhà máy sẽ tăng lên và tỷ suất lợi nhuận thu ựược sẽ cao hơn, từ ựó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu ựộng của mình.
Tuy nhiên, việc mở rộng các ựại lý cần chú ý ựến vấn ựề thanh toán của các ựại lý nàỵ Thông thường ở các ựại lý thường xảy ra tình trạng chậm thanh toán, cố tình dây dưa công nợ ựể chiếm dụng vốn của nhà máy, vì vậy nhà máy cần ựặt ra kỷ luật thanh toán chặt chẽ, tốt nhất là phải có tài sản thế chấp, yêu cầu các ựại lý thiết lập hệ thống sổ sách, chứng từ ựầy ựủ. định kỳ nhà máy sẽ tiến hành kiểm tra, nhằm phát hiện kịp thời các sai phạm. Nếu làm tốt sẽ ựược hưởng bằng cách tăng tỷ lệ hoa hồng, cho hưởng chiết khấu, ngược lại sẽ bị phạt.
- Nhà máy nên tổ chức hẳn một phòng marketing phục vụ cho việc nghiên cứu thị trường. đây là nhu cầu cấp bách của nhà máy ựể xây dựng ựược chắnh sách giá cả, chắnh sách quảng bá chào hàng của doanh nghiệp trên thị trường. đây là cơ sở cho nhà máy ựưa ra mức giá cạnh tranh, tăng số lượng sản phẩm tiêu thụ và thu ựược lợi nhuận cao hơn cũng như tăng khả năng cạnh tranh của nhà máy trong cơ chế kinh tế thị trường khốc liệt hiện naỵ
4.5.2.6. Có biện pháp phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra
Khi ựã kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, nhà máy luôn luôn phải nhận thức ựược rằng mình phải sẵn sang ựỗi phó với mọi sự thay ựổi, biến ựộng phức tạp có thể xảy ra bất kỳ lúc nàọ Những rủi ro bất thường
trong kinh doanh như: nền kinh tế lạm phát, giá cả thị trường tăng lên,Ầ mà nhiều khi nhà quản lý không lường hết ựược. Vì vậy, ựể hạn chế phần nào những tổn thất có thể xảy ra, nhà máy cần phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa ựể khi vốn kinh doanh nói chung và vốn lưu ựộng nói riêng bị hao hụt, nhà máy có thể có ngay nguồn bù ựắp, ựảm bảo cho quá trình hoạt ựộng kinh doanh diễn ra liên tục. Cụ thể, các biện pháp mà nhà máy có thể áp dụng là:
- Mua bảo hiểm hàng hóa ựối với những hàng hóa ựang ựi ựường cũng như hàng hóa nằm trong khọ
- Trắch lập quỹ dự phòng tài chắnh, quỹ nợ phải thu khó ựòi, quỹ dự phòng giảm giá hàng bán tồn khọ
Việc nhà máy tham gia bảo hiểm tạo ra một chỗ dựa vững chắc, một tấm lá chắn tin cậy về kinh tế, giúp nhà máy có ựiều kiện về tài chắnh ựể chống ựỡ có hiệu quả mọi rủi ro, tổn thất bất ngờ xảy ra mà vẫn không ảnh hưởng nhiều ựến vốn lưu ựộng.
- Cuối kỳ, nhà máy cần kiểm tra, rà soát, ựánh giá lại vật tư hàng hóa, vốn bằng tiền, ựối chiếu sổ sách kế toán ựể xử lý chênh lệch.
PHẦN V: KẾT LUẬN