Công ty hiện đang sử dụng 03 phần mềm phục vụ công tác hạch toán và quản lý tài chính theo một chơng trình thống nhất toàn EVN đó là phần mềm Quản lý vật t (thực hiện từ năm 2001), phần mềm Quản lý tài sản cố định (thực hiện từ năm 2000) và phần mềm Kế toán sản xuất kinh doanh (thực hiện từ năm 1995). Có thể khái quát trình tự hoạt động và phơng pháp quản lý của 3 phần mềm này nh sau:
Phần mềm quản lý Tài sản cố định: Chơng trình thực hiện Quản lý
các danh mục tài sản cố định theo từng loại tài sản, nguồn vốn, từng đơn vị sử dụng, mục đích sử dụng (Dữ liệu nguồn TSCĐ của công ty đợc cập nhật lần đầu theo quyết định phê duyệt quyết toán Công ty của Bộ tài chính, Nhập số l- ợng, tên TSCĐ, mã số TSCĐ, nguồn vốn, thời gian sử dụng, nguyên giá, mức KH...) và cập nhật tăng hoặc giảm TSCĐ nếu có, hàng tháng chơng trình sẽ tự động trích khấu hao theo từng loại tài sản vào Z điện theo mục đích sử dụng của từng loại TS đó (Phơng pháp trích khấu hao đợc áp dụng theo QĐ 206 ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính và hớng dẫn của ngành).
Phần mềm Quản lý vật t : Chơng trình quản lý vật t của Công ty do
Trung tâm công nghệ thông tin của EVN xây dựng hoàn thiện và đợc EVN cho phép thực hiện trong toàn ngành điện từ năm 2001.
Toàn bộ các loại danh mục vật t của Công ty đợc mã hoá theo một bộ mã số quy định trong toàn ngành điện. Hàng tháng căn cứ vào hoá đơn đi mua hàng, các phiếu đề nghị lĩnh vật t phục vụ sản xuất của các đơn vị trong Công ty; thống kê của phòng KHVT thực hiện lập và in phiếu nhập vật t, phiếu xuất vật t phát sinh và đồng thời chuyển các phiếu nhập, xuất vật t cho Phòng Tài chính - Kế toán (các bản in của các PN, PX đã đợc ký đầy đủ) các bộ phận kế toán liên quan căn cứ theo PN, PX tiến hành định khoản các PN, PX trên máy tính (dữ liệu của chơng trình đã đợc nối mạng) hạch toán theo các nghiệp vụ phát sinh.
theo phơng pháp bình quân gia quyền tại thời điểm khi thống kê vật t lập phiếu xuất kho trên máy tính.
Đến cuối tháng chơng trình sẽ chuyển toàn bộ các PN, PX đã đợc định khoản sang chơng trình kế toán để chơng trình kế toán thực hiện lập và tổng hợp lên các báo cáo tài chính của Doanh nghiệp.
Phần mềm Kế toánFMIS: Đây là công cụ chủ yếu để thực hiện việc
quản lý hạch toán kế toán và lập các báo cáo tài chính của Công ty hàng tháng, quý theo quy định của Nhà nớc, ngành...
Chơng trình thực hiện việc lập và in các Phiếu chi, Phiếu thu tiền mặt, Uỷ nhiệm chi ngân hàng và các loại chứng từ khác... liên quan đến tình hình thu chi tài chính hàng ngày của Công ty.
Sau khi nhận dữ liệu của các chứng từ (Phiếu Nhập, Xuất kho) của ch- ơng trình Quản lý vật t chuyển sang và các bút toán hạch toán trích khấu hao của chơng trình Tài sản cố định chuyển sang, cùng với dữ liệu phát sinh trong kỳ của phần mềm kế toán, Chơng trình kế toán sẽ tiến hành tổng hợp in ra toàn bộ các loại sổ sách theo quy định của chế độ kế toán và của ngành; lập các báo cáo tài chính của Công ty.
Một số giao diện minh họa cho quy trình hạch toán của phần mềm:
Giao diện 2.2: Giao diện in sổ sách tài khoản
Giao diện 2.4: Giao diện sổ cái
Việc áp dụng Hạch toán kế toán trên máy vi tính là điều kiện thuận lợi cho Kế toán thực hiện các phần hành của mình đợc kịp thời, chính xác phục vụ nhạy bén yêu cầu quản lý của Công ty và EVN. Đồng thời, giảm nhẹ đợc việc ghi chép sổ sách, tính toán và xử lý số liệu, lu giữ số liệu, thiết lập và in ấn các báo cáo Kế toán một cách nhanh chóng và khoa học.
