2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Căn cứ vào quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý tài chính, theo khối lợng công việc, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Tất cả các công việc kế toán đều tập trung ở phòng Tài chính kế toán, ở phân xởng và các tổ sản xuất chỉ làm nhiệm vụ thống kê, ghi chép ban đầu nh việc tính giờ công, ngày công và theo dõi nguyên vật liệu đa vào
sản xuất. Với hình thức tổ chức và cơ cấu bộ máy kế toán nh trên, phòng Tài chính kế toán đã thực hiện đầy đủ việc quản lý vật t, tiền vốn, chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách Tài chính của Nhà nớc, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, lập đầy đủ các báo cáo theo yêu cầu của EVN phục vụ kịp thời công tác quản lý của Công ty và của EVN.
Phòng Tài chính kế toán gồm 18 ngời, khối lợng công việc đợc phân công phù hợp với trình độ và chuyên môn của mỗi ngời.
1. Trởng phòng (1 ngời): Phụ trách điều hành chung.
2. Phó phòng (1 ngời): Chỉ đạo và hớng dẫn các vấn đề về nghiệp vụ, tổng hợp và lập các báo cáo tài chính.
3. Kế toán tiền mặt (1 ngời): Theo dõi thanh toán các khoản bằng tiền mặt, 4. Kế toán tiền gửi ngân hàng (2 ngời) theo dõi tài khoản tại 2 ngân hàng: Lập các chứng từ thanh toán trả cho khách hàng, Quản lý chứng từ tiền gửi và rút tiền hàng tháng.
5. Kế toán NVL, công cụ, dụng cụ (4 ngời): Lập thẻ kho định kỳ, hàng tháng đối chiếu với thẻ kho vật t, phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác tình hình thu nhập, xuất kho, tồn kho về mặt giá trị và số lợng của NVL, công cụ, dụng cụ của toàn Công ty.
6. Kế toán tiền lơng (1 ngời): Tính đúng số tiền lơng phải trả CNV trong tháng, lập bảng phân bổ tiền lơng để phân bổ chi phí nhân công vào Zsp.
7. Kế toán BHXH, BHYT và KPCĐ (1ngời): Tính đúng, tính đủ số BHXH, BHYT, KPCĐ. Tính phần BHXH,BHYT mà CBCNV phải nộp và phân bổ vào Zsp.
8. Kế toán tài sản cố định (1 ngời): Theo dõi sự tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao hàng tháng, lập và lu giữ chứng từ có liên quan đến TSCĐ.
9. Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ (3 ngời): Phản ánh đầy đủ chính xác chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hàng tháng để tính vào giá thành sản xuất điện. Theo dõi và ghi chép đầy đủ chi phí phát sinh của các công trình sửa chữa lớn, lập quyết toán các công trình SCL.
10. Kế toán công nợ + Thuế + SX phụ (2 ngời): Thực hiện thanh toán nhập vật t, nhiên liệu, thiết bị hàng ngày, theo dõi chi tiết các khoản công nợ với khách hàng, cá nhân trong Công ty, theo dõi thanh quyết toán hoạt động SXKD của Phân xởng SX phụ, theo dõi quản lý các khoản thuế... Định kỳ lập biên bản đối chiếu và xác định công nợ với từng đối tợng khách hàng.
11. Thủ quỹ (1 ngời): Lập sổ quỹ, lu giữ chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt hàng ngày, bảo quản quỹ tiền mặt của Công ty, đảm bảo an toàn và chính xác việc nhận và phát ra từ quỹ tiền mặt.
Sơ đồ 2.3:
Tổ chức bộ máy Kế toán Công ty cổ phần Nhiệt điện Phả Lại Trởng phòng Phó phòng Kế toán tiền mặt Kế toán tiền gửi NH Kế toán nhiên liệu, CC,DC Kế toán tiền l- ơng Kế toán BHXH, KPCĐ, BHYT Kế toán công nợ Kế toán sửa chữa lớn Thủ quỹ Thống kê phân xởng
kế toán tại công ty.
2.3.1. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty:
Niên độ kế toán (bắt đầu từ 01/ 01 và kết thúc vào 31/12).
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phơng pháp chuyển đổi các loại đồng tiền khác: Ghi chép bằng đồng Việt Nam (VNĐ) theo nguyên tắc giá gốc.
Quy mô sản xuất khá lớn, dây chuyền sản xuất liên hoàn, đòi hỏi Công ty phải áp dụng hình thức Kế toán phù hợp nhằm phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cũng nh đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý của EVN. Vì vậy Công ty cổ phần Nhiệt điện Phả Lại áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung – Trình tự nh sau:
Sơ đồ 2.4:
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Chú thích:
Ghi hằng ngày Ghi đối chiếu Đối chiếu so sánh
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày từ chứng từ gốc đợc cập nhật vào máy sau đó chơng trình sẽ tự động Định khoản và cập nhật lên Sổ chi tiết các TK, sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh, sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Nếu có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng lúc thì kế toán cập nhật thông qua các sổ nhật ký chuyên dùng, cuối tháng ch- ơng trình sẽ tự động vào sổ cái. Kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu
Chứng từ kế toán
Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái để lập các báo cáo Kế toán Công ty đang sử dụng một số sổ nhật ký chuyên dùng sau:
+ Sổ nhật ký thu chi tiền mặt
+ Sổ nhật ký thu chi tiền gửi ngân hàng
+ Sổ nhật ký đặc biệt nguyên vật liệu,nhiên liệu +Sổ nhật ký đặc biệt công cụ dụng cụ
2.3.2. Vận dụng khoa học công nghệ trong công tác kế toán tại công ty
Công ty hiện đang sử dụng 03 phần mềm phục vụ công tác hạch toán và quản lý tài chính theo một chơng trình thống nhất toàn EVN đó là phần mềm Quản lý vật t (thực hiện từ năm 2001), phần mềm Quản lý tài sản cố định (thực hiện từ năm 2000) và phần mềm Kế toán sản xuất kinh doanh (thực hiện từ năm 1995). Có thể khái quát trình tự hoạt động và phơng pháp quản lý của 3 phần mềm này nh sau:
Phần mềm quản lý Tài sản cố định: Chơng trình thực hiện Quản lý
các danh mục tài sản cố định theo từng loại tài sản, nguồn vốn, từng đơn vị sử dụng, mục đích sử dụng (Dữ liệu nguồn TSCĐ của công ty đợc cập nhật lần đầu theo quyết định phê duyệt quyết toán Công ty của Bộ tài chính, Nhập số l- ợng, tên TSCĐ, mã số TSCĐ, nguồn vốn, thời gian sử dụng, nguyên giá, mức KH...) và cập nhật tăng hoặc giảm TSCĐ nếu có, hàng tháng chơng trình sẽ tự động trích khấu hao theo từng loại tài sản vào Z điện theo mục đích sử dụng của từng loại TS đó (Phơng pháp trích khấu hao đợc áp dụng theo QĐ 206 ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính và hớng dẫn của ngành).
Phần mềm Quản lý vật t : Chơng trình quản lý vật t của Công ty do
Trung tâm công nghệ thông tin của EVN xây dựng hoàn thiện và đợc EVN cho phép thực hiện trong toàn ngành điện từ năm 2001.
Toàn bộ các loại danh mục vật t của Công ty đợc mã hoá theo một bộ mã số quy định trong toàn ngành điện. Hàng tháng căn cứ vào hoá đơn đi mua hàng, các phiếu đề nghị lĩnh vật t phục vụ sản xuất của các đơn vị trong Công ty; thống kê của phòng KHVT thực hiện lập và in phiếu nhập vật t, phiếu xuất vật t phát sinh và đồng thời chuyển các phiếu nhập, xuất vật t cho Phòng Tài chính - Kế toán (các bản in của các PN, PX đã đợc ký đầy đủ) các bộ phận kế toán liên quan căn cứ theo PN, PX tiến hành định khoản các PN, PX trên máy tính (dữ liệu của chơng trình đã đợc nối mạng) hạch toán theo các nghiệp vụ phát sinh.
theo phơng pháp bình quân gia quyền tại thời điểm khi thống kê vật t lập phiếu xuất kho trên máy tính.
Đến cuối tháng chơng trình sẽ chuyển toàn bộ các PN, PX đã đợc định khoản sang chơng trình kế toán để chơng trình kế toán thực hiện lập và tổng hợp lên các báo cáo tài chính của Doanh nghiệp.
Phần mềm Kế toánFMIS: Đây là công cụ chủ yếu để thực hiện việc
quản lý hạch toán kế toán và lập các báo cáo tài chính của Công ty hàng tháng, quý theo quy định của Nhà nớc, ngành...
Chơng trình thực hiện việc lập và in các Phiếu chi, Phiếu thu tiền mặt, Uỷ nhiệm chi ngân hàng và các loại chứng từ khác... liên quan đến tình hình thu chi tài chính hàng ngày của Công ty.
Sau khi nhận dữ liệu của các chứng từ (Phiếu Nhập, Xuất kho) của ch- ơng trình Quản lý vật t chuyển sang và các bút toán hạch toán trích khấu hao của chơng trình Tài sản cố định chuyển sang, cùng với dữ liệu phát sinh trong kỳ của phần mềm kế toán, Chơng trình kế toán sẽ tiến hành tổng hợp in ra toàn bộ các loại sổ sách theo quy định của chế độ kế toán và của ngành; lập các báo cáo tài chính của Công ty.
Một số giao diện minh họa cho quy trình hạch toán của phần mềm:
Giao diện 2.2: Giao diện in sổ sách tài khoản
Giao diện 2.4: Giao diện sổ cái
Việc áp dụng Hạch toán kế toán trên máy vi tính là điều kiện thuận lợi cho Kế toán thực hiện các phần hành của mình đợc kịp thời, chính xác phục vụ nhạy bén yêu cầu quản lý của Công ty và EVN. Đồng thời, giảm nhẹ đợc việc ghi chép sổ sách, tính toán và xử lý số liệu, lu giữ số liệu, thiết lập và in ấn các báo cáo Kế toán một cách nhanh chóng và khoa học.
2.4. Thực trạng về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thànhđiện tại công ty Nhiệt điện Phả lại điện tại công ty Nhiệt điện Phả lại
Quá trình sản xuất và tiêu thụ điện tại công ty Nhiệt điện Phả lại có những nét đặc trng riêng khác hẳn với quá trình sản xuất, tiêu thụ và hạch toán chi phí, tính giá thành của quá trình sản xuất kinh doanh khác.
Mặt khác, sản xuất điện cũng có những đặc thù riêng so với các sản phẩm hàng hóa khác: Sản xuất ra tiêu thụ ngay, không có thứ phẩm, không có sản phẩm làm dở và không có sản phẩm tồn kho. Mặc dù quá trình sản xuất và tiêu thụ đợc diễn ra đồng thời, song quá trình hạch toán chi phí và tính giá thành điện lại đợc chia ra thành 3 giai đoạn rõ rệt:
Giai đoạn 1: Sản xuất điện phát lới (các công ty Nhiệt điện). ở giai đoạn
này tập hợp chi phí và tính giá thành 1KWh điện phát lới.
Giai đoạn 2: Truyền tải điện (các cơ sở truyền tải). ở giai đoạn này tập
hợp chi phí và tính giá thành của 1KWh điện truyền tải.
Giai đoạn 3: Phân phối điện (tiêu thụ ) ở các sở điện lực. Trong giai đoạn
Qua trên ta thấy chỉ có ở Tổng công ty điện lực Việt nam mới tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất ở cả 3 giai đoạn và tính giá thành thực hiện 1 KWh điện thơng phẩm. Còn tại các công ty phát, sở truyền tải, sở điện lực thì hạch toán công đoạn (hạch toán phụ thuộc).
Quá trình sản xuất điện ở công ty nhiệt điện Phả lại thuộc giai đoạn 1 (tức là tập hợp chi phí và tính giá thành 1KWh điện phát lới). Chính vì những đặc điểm riêng của quy trình công nghệ sản xuất điện và đặc điểm riêng về quản lý hạch toán chi phí và tính giá thành điện mà Tổng công ty điện lực Việt nam quy định cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc là: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp hạch toán thẳng vào TK 154 mà không tập hợp và TK 621, TK 622. Còn chi phí sản xuất chung vẫn hạch toán vào TK 627 nh bình thờng.
Lại
Tại công ty nhiệt điện Phả Lại chi phí sản xuất là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất đợc biểu hiện bằng tiền.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý chi phí sản xuất, ở công ty đã phân loại chi phí sản xuất theo mục đích, công dụng của chi phí nh sau:
- Chi phí nhiên liệu: ở công ty nhiệt điện Phả Lại chi phí nhiên liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành điện. Nhiên liệu dùng trong sản xuất điện bao gồm:
+ Than: Than cám 4B Than cám 5 + Dầu FO
- Chi phí vật liệu phụ: Bao gồm hóa chất dùng trong sản xuất (công nghệ xử lý nớc), bi máy nghiền.
- Chi phí tiền lơng công nhân sản xuất: Bao gồm tiền lơng, tiền thởng, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phụ cấp khác.
- Chi phí sản xuất chung: Những chi phí thuộc chi phí sản xuất chung bao gồm:
+ Chi phí nhân viên phân xởng: Là các khoản tiền lơng, tiền thởng, phụ
cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phụ cấp phải trả khác của các nhân viên gián tiếp ở các phân xởng nh: Quản đốc, phó quản đốc, thống kê...
+ Chi phí vật liệu phân xởng: Nh văn phòng phẩm, giấy tự ghi (dùng
cho thiết bị tự động kiểm nhiệt), xăng dầu dùng cho xe chở vật liệu trong công ty...
+ Chi phí công cụ, dụng cụ sản xuất: Là những công cụ, dụng cụ dùng
cho việc vận hành và sửa chữa thờng xuyên nh các thiết bị đo lờng, đồng hồ điện, thiết bị kiểm nhiệt, dụng cụ lấy mẫu than dầu...
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: Là chi phí khấu hao các TSCĐ dùng trong
sản xuất điện.
+ Chi phí sửa chữa TSCĐ: Là các chi phí cho sửa chữa lớn và sửa chữa
thờng xuyên TSCĐ.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là chi phí điện, điện thoại, bu phí và các
dịch vụ khác.
+ Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm chi phí về kỹ thuật, an toàn, vệ sinh công nghiệp và chi phí hao hụt nhiên liệu trong định mức.
Việc phân loại chi phí sản xuất điện nh trên đợc phản ánh trên bảng tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành điện(Biểu số 2.21).
Để đảm bảo việc hạch toán chi tiết thống nhất trong toàn Tổng Công Ty Điện lực Việt Nam, đợc sự cho phép của Bộ Tài chính Tổng Công Ty đã đa ra một số mã Tài Khoản chi tiết để hớng dẫn cụ thể hóa thêm việc hạch toán một số Tài khoản kế toán nh sau:
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu TK 1521: Nhiên liệu
TK 15211: Than TK 15212: Dầu DO TK 15213: Dầu FO
TK 15218: Nhiên liệu khác TK 1522: Nguyên liệu, vật liệu
TK 15221: Nguyên liệu, vật liệu chính TK 15222: Vật liệu phụ TK 1523: Phụ tùng TK 1524: Vật liệu và thiết bị XDCB TK 1525: Phế liệu TK 1528: Vật liệu khác TK 1541: Chí phí SXKD dở dang TK 154112: Nhiệt điện chạy than TK 1541121: Nhiên liệu
TK 15411211: Than TK 15411213: Dầu FO TK 1541122: Vật liệu phụ
TK 15411224: Hoá chất dùng trong sản xuất TK 15411226: Bi nghiền
TK 1541123: Lơng công nhân TK 15411231: Tiền lơng
TK 15411232: BHXH,BHYT,BHTN,KPCĐ ...
2.6. Đối tợng kế toán tập hợp chi phí sản xuất
Đặc điểm riêng của quá trình sản xuất điện đó là dây chuyền sản xuất liên tục, chỉ sản xuất ra 1loại sản phẩm, không có sản phẩm tồn kho, không có sản phẩm hỏng và sản phẩm làm dở. Tổ chức sản xuất theo kiểu kết hợp cùng sản xuất cho nên không thể xác định đợc chi phí sản xuất của từng phân xởng,
toán tập hợp chi phí sản xuất là toàn công ty.
2.7. Phơng pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuất:
2.7.1. Phơng pháp kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nhà máy nhiệt điện Phả Lại sử dụng nguyên vật liệu chính là than và dầu FO, trong đó nhiên liệu than đóng vai trò chính trong quá trình sản xuất điện, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành .
Thủ tục xuất kho nhiên liệu cho sản xuất:
Đặc thù của Công ty là vận hành liên tục không ngừng nghỉ, mọi hoạt động Nhập và xuất nhiên liệu cho sản xuất điện đều tiến hành đồng bộ trên dây chuyền khép kín liên tục 24/24h/ngày. Chỉ tính toán đo đạc đợc lợng Nhập kho nhiên liệu thực tế; việc xuất nhiên liệu cho sản xuất điện không tiến hành đo đạc thực tế đợc.