1.4.1.1. Quản lý đấu thầu tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
Cụ thể là:Cục Quản lý đấu thầu- Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Quyết định số 438/QĐ- BKH của Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ngày 07 thỏng 04 năm 2009 về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý đấu thầu.
a) Chức năng, nhiệm vụ:
- Tổ chức nghiờn cứu, soạn thảo cỏc văn bản quy phạm phỏp luật về đấu thầu để trỡnh cỏc cơ quan chức năng ban hành theo thẩm quyền.
- Tổ chức phổ biến, giới thiệu cỏc quy định của phỏp luật về đấu thầu. - Hƣớng dẫn thực hiện cỏc quy định của phỏp luật về đấu thầu, hƣớng dẫn xử lý tỡnh huống trong đấu thầu.
26
- Tổ chức thẩm định kế hoạch đấu thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu cỏc gúi thầu thuộc dự ỏn do Thủ tƣớng Chớnh phủ quyết định đầu tƣ và thẩm định cỏc nội dung khỏc theo yờu cầu của Thủ tƣớng Chớnh phủ.
- Thƣờng trực giỳp việc Hội đồng tƣ vấn giải quyết kiến nghị theo quy định của phỏp luật về đấu thầu.
- Tổ chức kiểm tra cụng tỏc đấu thầu theo quy định của phỏp luật về đấu thầu; tham gia cỏc hoạt động thanh tra về đấu thầu theo yờu cầu của Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.
- Theo dừi, đỏnh giỏ, tổng kết và bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện hoạt động đấu thầu trong phạm vi cả nƣớc.
- Làm đầu mối giỳp Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ trong hợp tỏc quốc tế về đấu thầu.
- Xõy dựng và quản lý hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
- Tổ chức và quản lý cỏc hoạt động đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ về đấu thầu; cung cấp dịch vụ hỗ trợ nghiệp vụ về đấu thầu, kiểm toỏn về trỡnh tự, thủ tục trong đấu thầu theo yờu cầu của tổ chức, cỏ nhõn.
- Xõy dựng, quản lý và phỏt hành Bỏo Đấu thầu, trang thụng tin điện tử về đấu thầu.
- Quản lý tổ chức, biờn chế, tài sản đƣợc giao theo quy định của phỏp luật và phõn cấp của Bộ.
- Thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc do Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ giao. b) Về quản lý cụng tỏc đấu thầu: Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ phõn chia cỏc phũng, ban rừ ràng, mỗi bộ phận đảm nhận một chức năng cụ thể, nhƣng tất cả đều tập trung phục vụ cho cụng tỏc quản lý đấu thầu. Cụ thể:
- Phũng Chớnh sỏch đấu thầu. - Phũng Đấu thầu.
27
- Phũng Hợp tỏc quốc tế - Văn phũng.
- Văn phũng Hợp tỏc cụng – tƣ PPP - Trung tõm Hỗ trợ đấu thầu.
- Bỏo Đấu thầu.
c) Về giải quyết khiếu nại trong đấu thầu:
Đơn kiến nghị của nhà thầu phải đƣợc gửi đến trƣớc khi cú thụng bỏo kết quả đấu thầu. Thời hạn giải quyết đƣợc tớnh từ khi đơn vị cú trỏch nhiệm giải quyết nhận đƣợc đơn kiến nghị hợp lệ của nhà thầu: Bƣớc 1: Bờn mời thầu giải quyết tối đa là 5 ngày làm việc; Bƣớc 2: Chủ đầu tƣ giải quyết tối đa là 7 ngày làm việc; Bƣớc 3: Ngƣời cú thẩm quyền giải quyết tối đa là 10 ngày làm việc.
Việc ban hành Mẫu đơn kiến nghị cũng mạng lợi ớch đỏng kể nhƣ: tiết kiệm đƣợc thời gian đối với nhà thầu kiến nghị (do đó cú mẫu sẵn nờn khụng cần mất thời gian để soạn thảo); thuận lợi cho cơ quan giải quyết kiến nghị đấu thầu phỏt hiện ngay nội dung kiến nghị của nhà thầu để đi sõu giải quyết nhanh chúng và cú đƣợc mẫu đơn kiến nghị thống nhất trờn cả nƣớc.
d) Về đào tạo cỏn bộ làm cụng tỏc đấu thầu:
Thƣờng xuyờn tổ chức cỏc lớp học ngắn hạn về nghiệp vụ đấu thầu, nghiệp vụ đấu thầu chuyờn sõu. Trong quỏ trỡnh học, giảng viờn tổ chức cỏc cuộc đối thoại, hỏi, đỏp về cỏc vấn đề khú khăn, vƣớng mắc trong quỏ trỡnh thực hiện đấu thầu. Thụng qua cỏc lớp học, cỏn bộ làm cụng tỏc đấu thầu nõng cao đƣợc trỡnh độ, khả năng tham mƣu, đề xuất về thẩm định và quản lý đấu thầu.
e) Đảm bảo cụng khai:
Mọi thụng tin đăng tải về đấu thầu đƣợc tuõn thủ một cỏch nghiờm ngặt. Cỏc thụng tin đăng tải trờn bỏo đấu thầu gồm: Kế hoạch đấu thầu; Thụng bỏo
28
mời sơ tuyển; thụng bỏo mời nộp hồ sơ quan tõm; thụng bỏo mời thầu; danh sỏch ngắn; kết quả lựa chọn nhà thầu; thụng bỏo mời chào hàng cạnh tranh.
Đỏnh giỏ: Cục quản lý đấu thầu của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ thực sự là một đơn vị quản lý đấu thầu chuyờn nghiệp. Trong đú cú đầy đủ cỏc phũng, ban chức năng để thực hiện một quy trỡnh khộp kớn trong cụng tỏc quản lý đấu thầu.
Kinh nghiệm về bộ mỏy quản lý đấu thầu tại Cục quản lý đầu thầu, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ cho thấy cần phải thành lập một bộ phận chuyờn trỏch về quản lý đấu thầu và cỏc bộ phận đú chỉ thực hiện cỏc nội dung liờn quan đến đấu thầu và quản lý đấu thầu, vận hành theo một quy trỡnh khộp kớn, tạo thuận lợi cho đơn vị mua sắm trong trỡnh, phờ duyệt thẩm định đấu thầu.
Cục quản lý đấu thầu của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đƣợc xem là một đơn vị kiểu mẫu, đi đầu trong việc chuẩn húa cụng tỏc đấu thầu. Tuy vậy, cụng tỏc quản lý đấu thầu tại đõy vẫn chủ yếu thiờn về quy trỡnh mà chƣa chỳ trọng tới những nột đột phỏ và sỏng tạo về phƣơng phỏp và cỏch làm mới.
1.4.1.2. Quản lý đấu thầu tại Bộ Quốc Phũng
Cụ thể là: Cục Kế hoạch và Đầu tƣ-Bộ Quốc Phũng
a) Chức năng, nhiệm vụ của Phũng Quản lý đấu thầu:
- Cải cỏch hành chớnh: Xõy dựng, soạn thảo cỏc văn bản quy phạm phỏp luật về đấu thầu để trỡnh cấp cú thẩm quyền phờ duyệt.
- Huấn luyện nghiệp vụ Ngành về: Cụng tỏc kế hoạch & Đầu tƣ, quản lý dự ỏn, giỏm sỏt đỏnh giỏ đầu tƣ, dự trữ quốc gia...hƣớng dẫn xử lý tỡnh huống trong đấu thầu.
- Chủ trỡ thẩm định kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu cỏc gúi thầu thuộc kinh phớ chi an ninh thƣờng xuyờn và dự ỏn.
- Tổ chức thanh tra, kiểm tra cụng tỏc đấu thầu theo quy định của phỏp luật và theo yờu cầu của Bộ trƣởng.
29
Cụng tỏc quản lý đấu thầu tại Cục Kế hoạch và Đầu tƣ-Bộ Quốc Phũng đƣợc thực hiện theo Thụng tƣ số: 75/2010/TT-BQP ngày 12 thỏng 6 năm 2010 hƣớng dẫn chi tiết một số nội dung về quản lý đấu thầu và Thụng tƣ số: 140/2011/TT-BQP Quy định giảm trừ chi phớ đối với cỏc gúi thầu ỏp dụng hỡnh thức chỉ định thầu hoặc tự thực hiện trong Bộ Quốc Phũng.
Nội dung Thụng tƣ đó lồng ghộp đƣợc 02 vấn đề lớn. Một là hƣớng dẫn Nghị định 85/2009/NĐ-CP, hai là thể chế cỏc quy trỡnh mua sắm tại Bộ Quốc Phũng.
* Cỏc nội dung tại Thụng tư được thiết lập Quy trỡnh gồm:
-Lập, thẩm định, phờ duyệt kế hoạch đấu thầu.
-Lập, thẩm định, phờ duyệt hồ sơ mời thầu, hồ sơ yờu cầu. -Thẩm định, phờ duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
* Đối với quy định về chế độ bỏo cỏo cụng tỏc đấu thầu được thực hiện như sau:
- Báo cáo quý, 6 tháng và cả năm cho cơ quan, đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ Quốc phòng quản lý trực tiếp dự án, gói thầu (đối với gói thầu không lập dự án đầu t-).
- Báo cáo về kết quả và tình hình thực hiện công tác đấu thầu trong hồ sơ giám sát, đánh giá đầu t- khi triển khai dự án cho ng-ời có thẩm quyền quyết định đầu t- và cơ quan đầu mối thực hiện giám sát, đánh giá đầu t- thuộc cơ quan chủ quản của mình.
- Các đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ Quốc phòng định kỳ báo cáo Bộ Quốc phòng (qua Cục Kế hoạch và Đầu t-/BQP) về kết quả và tình hình thực hiện công tác đấu thầu 6 tháng, cả năm và từng thời kỳ kế hoạch theo yêu cầu để tổng hợp báo cáo Nhà n-ớc.
- Cục Kế hoạch và Đầu t-/BQP tổng hợp báo cáo Bộ Quốc phòng xem xét ký văn bản gửi Bộ Kế hoạch và Đầu t-, các cơ quan Nhà n-ớc về kết quả
30
và tình hình thực hiện công tác đấu thầu 6 tháng, cả năm và từng thời kỳ kế hoạch theo yêu cầu của Chính phủ.
* Thời hạn báo cáo định kỳ:
- Chủ đầu t-, đơn vị mua sắm lập và gửi báo cáo hàng quý đến cơ quan, đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ Quốc phòng trực tiếp quản lý dự án để tổng hợp tr-ớc ngày 5 của tháng đầu quý tiếp theo.
- Cơ quan, đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ Quốc phòng lập và gửi báo cáo 6 tháng và cả năm về Bộ Quốc phòng (qua Cục Kế hoạch và Đầu t-/BQP) để tổng hợp tr-ớc ngày 15 của tháng 6 đối với báo cáo 6 tháng và tr-ớc ngày 25 tháng 12 của năm báo cáo đối với báo cáo cả năm.
- Các cơ quan, đơn vị, Chủ đầu t- thực hiện báo cáo đột xuất khi cần thiết và có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan cấp trên.
- Chủ đầu t- không thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo thì cơ quan đ-ợc giao tổng hợp báo cáo thông báo bằng văn bản cho Thủ tr-ởng đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ Quốc phòng và tổng hợp báo cáo Bộ Quốc phòng để có biện pháp xử lý về hành chính theo quy định.
Ngoài ra, để chấp hành nghiờm chỉnh theo Luật thực hành tiết kiệm, chống lóng phớ, Bộ Quốc Phũng ra Thụng tƣ 140/2011/TT-BQP Quy định giảm trừ chi phớ đối với cỏc gúi thầu ỏp dụng hỡnh thức chỉ định thầu hoặc tự thực hiện. Thụng tƣ quy định:
- Đối với gúi thầu tƣ vấn, giỏ đề xuất của nhà thầu phải thấp hơn tối thiểu 5% so với giỏ trị của dự toỏn đƣợc duyệt hoặc so với giỏ trị định mức chi phớ tƣ vấn (tỷ lệ %) theo quy định của Nhà nƣớc.
- Đối với gúi thầu xõy dựng và mua sắm hàng hoỏ, giỏ đề xuất của nhà thầu phải thấp hơn tối thiểu 2% so với dự toỏn đƣợc duyệt.
Việc quy định nội dung này đó thể hiện trỏch nhiệm của cơ quan quản lý đấu thầu tại Bộ Quốc Phũng trong việc thực thi phỏp luật của Nhà nƣớc.
31
Thực hiện nghiờm chỉnh cụng tỏc thực hành tiết kiệm, chống lóng phớ và nhất là việc lợi dụng hỡnh thức chỉ định thầu, tự thực hiện để đẩy giỏ lờn cao so với giỏ trị thực tế. Nhƣ vậy sẽ làm giảm hiệu quả đầu tƣ từ nguồn vốn Nhà nƣớc, cũng nhƣ giảm vai trũ, chức năng của cơ quan quản lý nhà nƣớc về đấu thầu.
* Đỏnh giỏ:
Khụng nhƣ một số Bộ, Ngành, bờn cạnh Thụng tƣ hƣớng dẫn Nghị định, cũn cú thờm một quy trỡnh hƣớng dẫn, Bộ Quốc Phũng lồng ghộp 02 nội dung này làm một, rất ngắn gọn. Cơ quan quản lý đấu thầu của Bộ Quốc Phũng đó thể hiện tớnh chủ động trong việc chuẩn húa cỏc biểu mẫu mà chƣa cú hƣớng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, cụ thể: Mẫu Bỏo cỏo thẩm định kế hoạch đấu thầu; Mẫu Quyết định phờ duyệt kế hoạch đấu thầu; Biểu tổng hợp bỏo cỏo cụng tỏc đấu thầu của chủ đầu tư/Đơn vị đầu mối... Với việc biểu mẫu húa cỏc văn bản trỡnh duyệt đó tạo nờn sự đồng nhất cao và chặt chẽ hơn trong hoạt động quản lý đấu thầu.
Tuy nhiờn, cụng tỏc quản lý đầu thầu tại Cục Kế hoạch và Đầu tƣ-BQP cũn nặng về quy định chế độ bỏo cỏo, thanh kiểm tra, quy định này nếu lạm dụng quỏ đụi khi sẽ gõy tỏc dụng ngƣợc lại.
1.4.1.3. Cụng tỏc quản lý đấu thầu tại Bộ Giao Thụng Vận tải.
Cụ thể là: Tổng cụng ty Đầu tư phỏt triển đường cao tốc Việt Nam (VEC).
Tổng Cụng ty đƣợc điều hành bởi cỏc Phũng chức năng: Phũng Quản lý đấu thầu; Phũng Kỹ thuật cụng nghệ-Mụi trƣờng; Phũng Kế hoạch đầu tƣ; Phũng Tài chớnh kế toỏn; Ban Quản lý dự ỏn (PMU)/Ban thực hiện dự ỏn (PIU). Hoạt động quản lý đấu thầu tại Tổng cụng ty đƣợc đặc biệt chỳ trọng và mọi khõu trong đấu thầu đƣợc thực hiện bởi một “Quy trỡnh quản lý tổ chức đấu thầu”. Trong đú, Phũng Quản lý đầu thầu cú vai trũ và vị trớ hàng đầu trong Tổng Cụng ty.Thụng qua quy trỡnh quản lý đấu thầu dƣới đõy, cú thể thấy
32
rằng cụng tỏc quản lý đấu thầu tại Tổng cụng ty Đầu tƣ phỏt triển đƣờng cao tốc Việt Nam hoạt động rất hiệu quả và cú khoa học. Cụ thể:
a) Nội dung lựa chọn nhà thầu đƣợc xỏc lập nhƣ sau:
* Kế hoạch đấu thầu (KHĐT):
+Lập kế hoạch đấu thầu; Xem xột thụng qua KHĐT trong phạm vi VEC; Đàm phỏn, thống nhất KHĐT với nhà tài trợ.
+Trỡnh duyệt KHĐT; Thẩm định KHĐT; Phờ duyệt KHĐT. + Đăng thụng bỏo KHĐT.
*Chuẩn bị đấu thầu:
+Sơ tuyển nhà thầu, lựa chọn danh sỏch ngắn; Lập HSMST/HSMQT/TCĐG + Thẩm định HSMST/HSMQT/TCĐG
+Phờ duyệt HSMST/HSMQT/TCĐG; Thụng bỏo, phỏt hành, làm rừ HSMST/HSMQT; Tiếp nhận, mở, bảo quản HSMST/HSMQT; Đỏnh giỏ HSDST/HSQT.
+Thẩm định kết quả đỏnh giỏ; Hoàn thiện bỏo cỏo đỏnh giỏ theo ý kiến thẩm định; Phờ duyệt danh sỏch nhà thầu trỳng sơ tuyển/ DS ngắn.
+Lập, thẩm định, phờ duyệt HSMT/HSMCH/HSYC/TCĐG; Thẩm định; Trỡnh HĐTV HSMT/HSMCH; Phờ duyệt và thụng bỏo mới thầu.
*Tổ chức đấu thầu:
+ Phỏt hành HSMT/HSMCH/HSYC; Làm rừ; Đỏnh giỏ HSDT/HSCH; Bỏo cỏo kết quả đỏnh giỏ; Trỡnh HĐTV và Phờ duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
*Xử lý tỡnh huống trong đấu thầu/Cung cấp thụng tin trong đấu thầu:
Cỏc tỡnh huống liờn quan đến KHĐT,HSMST,HSMQT/HSMT/HSYC và liờn quan đến kết quả lựa chọn nhà thầu.
(Chi tiết cú Phụ lục 1-a trang 86)
33
Quy trỡnh đƣợc bắt đầu từ lập KHĐT, xem xột KHĐT, đàm phỏn, thống nhất với nhà tài trợ, trỡnh duyệt KHĐT, thẩm định KHĐT, phờ duyệt KHĐT, thụng bỏo KHĐT.
(Chi tiết cú Phụ lục 1-b trang 89)
c) Sơ tuyển, lựa chọn danh sách ngắn :
Bắt đầu là khõu lập HSMST, HSMQT, TCĐG, trỡnh TGĐ HSMST,
HSMQT,TCĐG, xem xột hồ sơ, xin ý kiến nhà tài trợ HSMST, HSMQT, phờ duyệt hồ sơ, thụng bỏo, phỏt hành HSMST,HSMQT, tiếp nhận, mở, đỏnh giỏ ; Trỡnh TGĐ kết quả đỏnh giỏ, xin ý kiến nhà tài trợ kết quả sơ tuyển, lựa chọn danh sỏch ngắn, phờ duyệt kết quả sơ tuyển, thụng bỏo kết quả.
(Chi tiết cú Phụ lục 1-c trang 90)
d) Tổ chức lựa chọn Nhà thầu:
Quy trỡnh đƣợc bắt đầu từ lập HSMT/HSMCH/HSYC/TCĐG, xem xột HSMT/HSMCH/HSYC/TCĐG, trỡnh HĐTV HSMT, HSMCH/HSYC, xin ý kiến nhà tài trợ về HSMT/HSMCH/HSYC, phờ duyệt hồ sơ, thụng bỏo phỏt hành hồ sơ; Tiếp nhận, mở, đỏnh giỏ hồ sơ, thƣơng thảo sơ bộ, trỡnh HĐTV kết quả đỏnh giỏ, lựa chọn nhà thầu, xin ý kiến nhà tài trợ về kết quả; Phờ duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, thụng bỏo kết quả lựa chọn nhà thầu.
(Chi tiết cú Phụ lục 1-d trang 92)
e) Phõn cấp trỏch nhiệm:
Phũng quản lý đấu thầu chỉ thực hiện cỏc chức năng về lập quy trỡnh tổ chức đấu thầu, lập HSMT/ HSYC/HSMQT, thụng bỏo đấu thầu, phỏt hành, hƣớng dẫn chung, xử lý tỡnh huống trong đấu thầu, giải quyết kiến nghị. Những nội dung liờn quan đến quản lý hợp đồng và điều kiện hợp đồng, hợp đồng…sẽ do Phũng Kế hoạch Đầu tƣ chịu trỏch nhiệm. Những nội dung liờn quan đến kỹ thuật: Thiết kế, yờu cầu kỹ thuật, chất lƣợng, mụi trƣờng, an toàn thi cụng sẽ do Phũng Kỹ thuật cụng nghệ-Mụi trƣờng đảm nhận. Những nội dung liờn
34
quan đến tài chớnh, tớn dụng, bảo hiểm, bảo lónh, thuế, phớ, tỷ giỏ, năng lực tài chớnh sẽ do Phũng Tài chớnh kế toỏn đảm trỏch. Cỏc nội dung yờu cầu về cỏc tiờu chớ đỏnh giỏ, lập bỏo cỏo thẩm định, kết quả đấu thầu sẽ do Phũng Thẩm