4.9 Kiểm soát quá trình
7. NHỮNG Ý CHÍNH
Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- LÀM CÁN BỘ QUẢN LÝ- MANAGER 37 HÌNH 18.1. CÁC THỦ TỤC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ. Phân công rõ ràng Chuẩn bị và đánh giá các biện pháp khắc phục
Điều tra và thi hành những biện pháp khắc phục tối ưu. Chọn chuyên đề Chọn chuyên đề Chỉ rõ giải pháp cần thiết Tên chuyên đề đã chọn Làm rõ phạm vi vấn đề và quá trình chọn lựa Tên chuyên đề đã chọn Thu nhập các vấn đề và các sự kiện
Tập trung vào các vấn đề và các sự kiện
Nhận định các tình tiết có thể sử dụng được
Chuẩn bị kế hoạch hoạt động
Chuẩn bị kế hoạch hoạt động
Hiểu được mức độ hiện tại
Thiết lập các mục tiêu
Phân tích các yếu tố
Thi hành các biện pháp khắc
phục Hiểu mức độ hiện tại
và mức độ yêu cầu Chỉ rõ chỗ thiếu sót và các điều chính Thiết lập các mục tiêu Thu thập các biện pháp (ý kiến) đề xuất Đánh giá biện pháp đề xuất và lựa chọn các ý kiến đầy tính hiệu quả Rút ra biện pháp khắc phục tối ưu Chuẩn bị kế hoạch hành động Thi hành biện pháp khắc phục tối ưu Xác nhận hiệu quả
Ít nhất phải đạt được mức độ tối thiểu
Chuẩn bị
các biện pháp khắc phục Kiểu hoàn thành
việc phân công
Kiểu điều tra nguyên nhân
Thực hiện đầy đủ chính sách của phòng ban và nâng cao nhận thức ở nơi làm việc
[19] HỆ THỐNG KHUYẾN KHÍCH ĐỀ XUẤT CÁC KIẾN NGHỊ CẢI TIẾN 1. MỤC ĐÍCH
Các cán bộ quản lý cần khuyến khích các nhân viên cấp dưới phải luôn ý thức được sự cải tiến liên quan đến công việc của họ và môi trường ở nơi làm việc, chứ không chỉ thực hiện những công việc đã được chỉ dẫn. Cần lựa chọn những kiến nghị cải tiến của cấp dưới để nâng cao chất lượng, giảm chi phí và tăng sự an toàn.
2. ĐỊNH NGHĨA
Một hệ thống chính thức, trong đó các nhân viên đề nghị các phương pháp cải tiến không chỉ ở nơi họ làm việc của họ mà đối với cả các vấn đề trong toàn công ty, ví dụ như an toàn, nâng cao chất lượng, hiệu quả và tăng năng suất. Những phương pháp đó có thể do từng cá nhân hoặc do cả nhóm kiểm soát chất lượng đề xuất.
3. NỘI DUNG
(1) Hệ thống đề nghị nên được tổ chức sao cho tất cả nhân viên đều có thể để tham gia một cách tích cực. Đánh giá định kỳ một cách khách quan các kiến nghị để xuất xem liệu có "chấp nhận" được hay phải "từ chối". Hệ thống này có thể bao gồm cả các giải thưởng bằng tiền mặt.
(2) Tất cả nhân viên cần hiểu đúng mục đích và nội dung của hệ thống đề xuất kiến nghị cải tiến. Đảm bảo rằng các nhân viên hiểu được mục đích của việc cải tiến là làm cho công việc dễ dàng hơn, an toàn hơn, nhanh hơn hoặc chính xác hơn.
(3) Cần chuẩn bị sẵn mẫu kiến nghị để tiện điền vào và phân phát cho từng phòng ban. Đặt ở mỗi nơi làm việc một thùng thư để nhận những kiến nghị. Chuẩn bị sẵn một bản mẫu hướng dẫn cách điền vào phiếu kiến nghị.
(4) Các cán bộ quản lý phải thể hiện rõ là họ rất quan tâm đến các kiến nghị cải tiến do cấp dưới đưa ra. Khi các nhân viên cấp dưới có kiến nghị hay thì cán bộ quản lý cần khuyến khích cấp dưới để họ trình bày ý kiến của mình.
(5) Cần có sẵn mẫu để có thể đánh giá một cách nhanh chóng và công bằng các kiến nghị đã đề xuất. Kết quả đánh giá cần phải được thông báo cho nhân viên đã đưa ra kiến nghị dù ý kiến của họ có được chấp nhận hay không. Nếu kiến nghị nào không được chấp nhận thì cần giải thích nguyên nhân cho người đã đề xuất.
(6) Chọn những kiến nghị sẽ đem lại hiệu quả cải tiến lớn và trình bày trên bảng thông báo hay dưới hình thức khác. Thể hiện những biểu đồ về số lượng các kiến nghị đã đề xuất và khoản tiền tiết kiệm được nhờ áp dụng những kiến nghị đó; khích lệ tình thần ganh đua giữa các phòng ban.