II. MỘT SỐ BIỆN PHÂP NHẰM NĐNG CAO CHẤT LƯỢNG NGHIỆP VỤ BẢO
2. Biện phâp 2: Hình thănh bộ phận chuyín trâch về mảng xuất khẩu theo giâ CIF:
2.1. Cơ sở để thực hiện giải phâp:
Nghiệp vụ bảo hiểm hăng hóa của công ty trong thời gian qua đê có những tiến bộ song công ty cần phải nđng cao nghiệp vụ năy hơn nữa.
Công tâc bảo hiểm hăng hóa xuất khẩu lă công việc phức tạp, có nhiều khía cạnh liín quan, nhiều lĩnh vực khâc nhau vă có ảnh hưởng đến kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hiện tại câc cân bộ của phòng xuất nhập khẩu phải hoăn thănh rất nhiều công việc khâc nhau, công việc lập bộ chứng từ đòi hỏi sự tỉ mỹ, chi tiết song nhđn viín của phòng còn quâ ít, tính cả trưởng phòng chỉ có bốn người.
Vì vậy công ty cần có bộ phận chuyín trâch về mảng xuất khẩu theo giâ CIF, như thế công tâc bảo hiểm hăng hóa sẽ được thực hiện chuyín môn hơn. Sự phđn chia
nhiệm vụ cho mỗi cân bộ thì công việc sẽ tiến hănh có chuyín môn hơn vă nhanh chóng hơn.
2.2. Nội dung của giải phâp:
2.2.1. Để công tâc bảo hiểm được thực hiện tốt Công ty cần thực hiện tốt câc công việc sau:
- Trong công tâc tuyển dụng lao động cần phải có chính sâch tuyển dụng cụ thể, khoa học, cân bộ được tuyển dụng cho phòng xuất nhập khẩu phải được đăo tạo câc kiến thức chuyín ngănh về bảo hiểm, ngoại thương, hăng hải, luật trong câc trường đại học có uy tín, chuyín môn.
- Bộ phận chuyín trâch về mảng xuất khẩu theo giâ CIF: chuyín lo câc thủ tục về hợp đồng CIF, thu thập thông tin, tìm hiểu về câc Công ty bảo hiểm, câc điều kiện vận tải,… đang hoạt động ở thị trường Việt Nam, vă cả thông tin về tình hình biến động tỷ giâ trín thị trường.
Biện phâp thu thập thông tin về Công ty bảo hiểm, điều kiện vận tải:
- Tìm hiểu thông qua câc Công ty tư vấn, môi giới bảo hiểm để lựa chọn Công ty bảo hiểm có uy tín, tỷ lệ phí thấp, không khó khăn trong việc bồi thường rủi ro.
- Thông tin về điều kiện vận tải có thể tìm hiểu trực tiếp qua thuyền trưởng con tău, qua câc đại lý hay hêng tău đang quản lý con tău; thậm chí qua phòng thương mại Việt Nam để kiểm tra độ tin cậy của câc thông tin năy;
- Trín câc bâo chí, tạp san chuyín ngănh…
- Theo dõi thông tin trín internet cũng lă phương phâp có thể tiết kiệm được thời gian vă chi phí, mă còn nắm bắt kịp thời kịp câc thông tin cần thiết…
2.2.2. Hoăn thiện công tâc lập hợp đồng bảo hiểm:
Công ty mua bảo hiểm chuyến cho hăng hóa xuất khẩu. Vì thế cứ mỗi hợp đồng xuất khẩu hăng hóa theo giâ CIF thì Công ty lại phải thực hiện hợp đồng bảo hiểm hăng hóa với Công ty bảo hiểm. Việc thực hiện hợp đồng năy bằng câch gửi Giấy yíu cầu bảo hiểm hăng hóa vận chuyển đến Công ty bảo hiểm vă sau đó nhận Đơn bảo hiểm.
Khi lăm Giấy yíu cầu bảo hiểm cần ghi chính xâc vă đầy đủ câc điều khoản sau: - Tín vă địa chỉ người được bảo hiểm;
- Tín hăng hóa được bảo hiểm; - Số hợp đồng mua bân;
- Số kiện/túi; - Trọng lượng;
- Phương thức vă tính chất bao bì đóng gói’ - Phương thức vận chuyển;
- Tín phương tiện vận tải; - Ngăy khởi hănh;
- Cảng đi, cảng đến,chuyển tải; - Vận đơn số;
- Trị giâ bảo hiểm;
- Số tiền yíu cầu bảo hiểm; - Điều kiện bảo hiểm; - Thanh toân bồi thường tại;
Gửi kỉm theo Giấy yíu cầu bảo hiểm lă câc chứng từ: - Vận đơn
- Hóa đơn
- Phiếu dóng gói; - Hợp đồng mua bân; - Tín dụng thư (L/C)
Điều khoản ghi trong Giấy yíu cầu bảo hiểm phải được kiểm tra kỹ, đúng chính xâc với những điều khoản ghi trong chứng từ.
Sau khi Công ty bảo hiểm xem xĩt vă đồng ý ký hợp đồng thì sẽ gởi Đơn bảo hiểm (xem như Hợp đồng bảo hiểm) bằng tiếng Anh.
Vì vậy công tâc kiểm tra Đơn bảo hiểm lă một việc rất quan trọng, mă đòi hỏi nhđn viín phải thực sự am hiểu nghiệp vụ bảo hiểm vă thông thạo ngoại ngữ để hiểu được những điều khoản chi tiết trong hợp đồng xem có phù hợp với Giấy yíu cầu bảo
hiểm không để trânh những tranh chấp sau năy có thể xảy ra trong quâ trình đòi bồi thường.
2.2.3. Mua hợp đồng bảo hiểm bao:
Việc mua bảo hiểm chuyến cho từng lô hăng ở Công ty trong thời gian qua đê gặp rủi ro. Đó lă việc hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực trễ so với thời gian xếp hăng hóa. Hợp đồng CIF trước đđy không lớn lắm, nhưng căng ngăy giâ trị hợp đồng xuất theo CIF căng lớn thì Công ty nín mua hợp đồng bảo hiểm bao. Vì hợp đồng năy có tính chất “tự động” vă linh hoạt, khi có chuyến hăng xuất khẩu lă tự động bảo hiểm mặc dù chưa kịp khai bâo vă nếu Người được bảo hiểm vì một lý do năo đó chưa kịp gửi Giấy yíu cầu bảo hiểm mă hăng hóa đê xếp lín tău vận chuyển vă bị tổn thất thì Người bảo hiểm vẫn chịu trâch nhiệm.
Cũõng từ rủi ro trín cho thấy công ty nín mua bảo hiểm bao để công ty có thể không chú ý đến thời gian xếp hăng vă thời hạn hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm mă vẫn được khiếu nại bồi thường nếu rủi ro xảy ra.
2.3. Hiệu quả dự kiến:
Nghiệp vụ bảo hiểm hăng hóa xuất khẩu tại công ty được nđng cao thì uy tín của công ty đối với những khâch hăng mua theo giâ CIF sẽ tăng lín, từ đó sẽ thu hút được nhiều khâch hăng. Khâch hăng yín tđm về sự nhận hăng đúng, đủ vă kịp thời khi mua theo giâ CIF. Nếu có rủi ro xảy ra thuộc phạm vi bảo hiểm thì khâch hăng đảm bảo nhận được bồi thường.