A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHÁCH SẠN ROMANCE HUẾ
2.3 Cơ cấu tổ chức của khách sạn Romance Huế
Vai trò và nhiệm vụ của các bộ phận:
• Tổng giám đốc khách sạn là ông Nguyễn Nhật Huy là người đại diện tư cách pháp nhân của khách sạn, chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp tất cả các bộ phận trong khách sạn thông qua các bộ phận nghiệp vụ và gián tiếp qua giám đốc điều hành. Tổng giám đốc đề ra và thực hiện các chính sách và chiến lược của khách sạn, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của khách sạn.
• Giám đốc điều hành: là chị Lê Thị Ánh Vương có trách nhiệm xử lý các hoạt động hằng ngày của khách sạn, xử lý các tình huống khẩn cấp và chịu trách nhiệm đối với các vấn đề phúc lợi và an toàn nhân viên của khách sạn, chịu trách nhiệm với tổng giám đốc về nhiệm vụ của mình.
• Bộ phận tiền sảnh: bộ phận này bao gồm các bộ phận nhỏ như lễ tân, chăm sóc khách hàng, bellman. Bộ phận tiền sảnh thực hiện chức năng check-in, check-out cho khách, tư vấn, chăm sóc khách hàng, giải quyết những phàn nàn thắc mắc của khách, mang vác hành lý cho khách. Bộ phận lễ tân là người chịu trách nhiệm về Souvenir Shop của khách sạn. Bộ phận này là gương mặt của khách sạn nên đòi hỏi lúc nào cũng phải vui vẻ và thân thiện với khách.
• Bộ phận buồng: nếu như lễ tân được xem là bộ mặt thì buồng phòng là trái tim của khách sạn. Đây là bộ phận đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu lưu trú của khách hàng-là nhu cầu cơ bản khi đến khách sạn. Bộ phận buồng chịu trách nhiệm về khâu vệ sinh buồng phòng cho khách và toàn bộ khu vực công cộng cũng như văn phòng làm việc của khách sạn, set up phòng và bố trí phòng cho khách.
• Bộ phận ăn uống (food & beverage): đây là bộ phận đảm nhiệm việc phục vụ ăn uống cho khách đến với khách sạn. Thực hiện các bữa buffet sáng, phục vụ alacarte, phối hợp thực hiện các bữa tiệc, hội nghị,…Trưởng bộ phận nhà hàng là anh Lê Văn Huế có trách nhiệm giám sát hoạt động của nhà hàng và toàn bộ nhân viên nhà hàng, chịu trách nhiệm trước giám đốc điều hành và tổng giám đốc khách sạn về toàn bộ hoạt động của nhà hàng.
• Bộ phận kỹ thuật: thực hiện chức năng quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn, cung cấp các điều kiện cần thiết để khách sạn hoạt động bình thường và đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khách sạn. Công việc chính là lập kế hoạch quản lý, vận
hành, bảo dưỡng, sửa chữa và đổi mới các trang thiết bị dân dụng, điện tử, cấp thoát nước, cơ khí, các phương tiện và đồ dùng, dụng cụ gia dụng của toàn bộ khách sạn.
• Bộ phận an ninh: chịu trách nhiệm về việc bảo vệ tài sản của khách sạn, tài sản của khách hàng và của nhân viên tại khách sạn. Đảm bảo sự an toàn cho khách khi khách lưu trú tại khách sạn.
• Bộ phận bếp: là bộ phận đảm nhiệm việc chế biến các loại món ăn, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm phục vụ cho khách đến khách sạn.
• Bộ phận Sales & Marketing: có trách nhiệm khai thác và tìm nguồn khách mới. Bộ phận này đóng vai trò thiết yếu trong khách sạn. Bộ phận Sales & Marketing thực hiện thu hút nguồn khách bên ngoài đến với khách sạn, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt đẹp của khách hàng trung thành với khách sạn. Bộ phận này có trách nhiệm xác định mức giá bán, điều chỉnh giá phù hợp với diễn biến của thị trường, với kế hoạch kinh doanh của khách sạn. Ngoài ra, bộ phận Sales & Marketing còn chịu trách nhiệm về việc xúc tiến quảng bá kích thích người tiêu thụ, làm ra các ấn phẩm quảng cáo như brochure, tờ rơi, pano,áp phích, menu của khách sạn,…
• Bộ phận nhân sự: chị Lê Thị Ánh Vương đồng thời đảm nhận trưởng bộ phận nhân sự của khách sạn. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm lên kế hoạch về nhân sự, phối hợp với các bộ phận chuyên môn trong việc bố trí trong việc bố trí phân công công việc, đào tạo, bồi dưỡng nhân lực cho khách sạn, xây dựng chế độ trả lương, thưởng và các chính sách khuyến khích người lao động. Là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện các chính sách cũng như giấy tờ đối với người lao động trong toàn khách sạn.
• Bộ phận Tài chính-Kế toán: tổ chức thực hiện các chiến lược tài chính, kiểm soát các chi phí hoạt động của khách sạn, kế toán giá thành, kế toán vấn đề thu-chi, kiểm tra các hóa đơn của khách.