- Về mặt hao phí thời gian: Có thể sử dụng một trong 2 công thức tính
4.3.2. Các phương pháp định biên lao động
- Phương pháp tính theo tiêu chuẩn định biên. Tiêu chuẩn định biên là khối
lượng công việc/nhiệm vụ công việc mà mỗi công chức phải đảm nhận. Ví dụ: số công việc mà một công chức phải đảm nhiệm thực hiện; số sinh viên mà một
giảng viên phải đảm nhiệm; số giường bệnh mà một bác sĩ phải đảm nhiệm v.v.. Theo phương pháp này, xác định vị trí việc làm theo năm kế hoạch sẽ căn cứ vào nhiệm vụ cần hoàn thành trong năm kế hoạch của tổ chức (ví dụ: tổng số các nhiệm vụ theo năm kế hoạch; tổng số các sinh viên nhập trường; tổng số giường bệnh cần phục vụ trong năm kế hoạch v.v..) và định mức phục vụ của mỗi cá nhân đảm nhiệm công việc (ví dụ: 5/9 nhiệm vụ hoặc 1/25 sinh viên v.v..).
Ưu điểm của phương pháp này là không quá phức tạp trong cách tính toán, có thể áp dụng với nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị có tính chất, chức năng, nhiệm vụ khác nhau.
Khó khăn khi thực hiện phương pháp này là độ chuẩn xác của kết quả không đạt được chỉ số tuyệt đối trong điều kiện có thể.
- Phương pháp ước lượng trung bình. Nội dung căn bản của phương pháp
này là xác định số lượng định biên của thời kỳ kế hoạch dựa vào cầu nhân lực bình quân hàng năm của tổ chức trong thời kỳ trước đó.
Ví dụ, dự báo số lượng định biên của tổ chức A năm 2014. Để thực hiện việc dự báo, trước hết cần số lượng nhân lực của tổ chức A trong một số năm trước (năm 2011 có 300 người, năm 2012 có 305 người, 2013 có 310 người) và dự báo (xác định) được tương đối chính xác tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2014.
Sau khi có được các thông tin cần thiết, áp dụng phương pháp ước tính trung bình ta có:
D = (300 + 305 + 310) / 3 = 305
Như vậy dự báo số lượng định biên năm 2014 của tổ chức A là 305 người. Ưu điểm của phương pháp này là cách tính toán không phức tạp, dễ áp dụng.
Khó khăn khi thực hiện phương pháp này là nếu không xác định được tương đối chính xác tình hình thực hiện nhiệm vụ năm kế hoạch thì sai số trong
xác định định biên là lớn và như vậy rất có thể sẽ rơi vào tình trạng “bốc thuốc” trong xác định định biên.
- Phương pháp hồi quy tuyến tính. Nội dung căn bản của phương pháp này
là sử dụng hàm số toán học phản ánh mối quan hệ của số lượng định biên với các biến số đã có để dự đoán số lượng định biên cần có của cơ quan, tổ chức, đơn vị trong thời kỳ kế hoạch. Để thực hiện được phương pháp này cần thu thập số liệu phản ánh mối quan hệ giữa cầu nhân lực theo thời gian và các yếu tố theo chuỗi thời gian. Chẳng hạn Y= F + (X1, X2, X3...). Chuỗi thời gian thu thập được số liệu càng dài thì kết quả dự tính về định biên trong thời kỳ kế hoạch càng chính xác.
Ví dụ: Để đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên khoa A, quy mô của khoa cần được mở rộng, theo đó nhu cầu giảng viên kỳ kế hoạch sẽ phải được tăng lên. Giả sử trong những năm đã qua, theo số liệu báo cáo ta có mối quan hệ giữa số lượng sinh viên nhập vào khoa A và số lượng giảng viên theo bảng sau:
NĂM SỐ LƯỢNG SINH VIÊN SỐ LƯỢNG GIẢNG VIÊN
2001 200 15 2002 250 20 2003 345 24 2004 378 25 2005 400 23 2006 456 25 2007 504 27 2008 546 26 2009 750 30 2010 809 33 2011 837 39 2012 928 45
2013 1.107 60
2014 1.400 ? (63)
Nhập bảng số liệu trên vào máy tính có chương trình đã cài đặt sẵn, tiến hành xử lý số liệu thống kê sẽ cho kết quả cầu nhân lực thời kỳ kế hoạch. Những số liệu trong bảng quan xử lý theo chương trình máy tính cho ta phương trình biểu diễn mối quan hệ giữa số lượng giảng viên và số lượng sinh viên nhập học ở khoa A như sau: Y=7,234 + (0,0397 x X) trong đó Y là số lượng giảng viên, X là số lượng sinh viên nhập học ở khoa A. Để dự báo số lượng giảng viên cần thiết cho thời kỳ kế hoạch khi đã biết số lượng sinh viên nhập học tại khoa A ta chỉ thay vào phương trình trên cụ thể như sau: Y= 7,234 + 0,0397 x 1400 = 63 giảng viên.
Ưu điểm của phương pháp này là cách tính toán khoa học, độ chính xác cao.
Khó khăn khi thực hiện phương pháp này là quy trình thực hiện không đơn giản như các phương pháp trên, cần có sự hỗ trợ của chương trình toán tin về hồi quy tuyến tính.
Tóm lại, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và những khó khăn trong quá trình thực hiện; do vậy, lựa chọn sử dụng phương pháp nào là do nhà quản lý, trên cơ sở thực tế thực hiện nhiệm vụ và năng lực của tổ chức. Nghiên cứu về phương pháp xác định định biên từ kinh nghiệm của các nước cho thấy sử dụng phối hợp các phương pháp sẽ nhân các điểm mạnh và khắc phục những khó khăn trong thực hiện đối với mỗi phương pháp.