- Về mặt hao phí thời gian: Có thể sử dụng một trong 2 công thức tính
4.1.2.Định mức lao động đối với lao động nhân viên
a, Những nội dung chủ yếu của định mức lao động nhân viên
- Khái niệm: Định mức lao động nhân viên là việc xác định hao phí lao động của từng loại công việc do nhân viên và viên chức thực hiện và xác định số lượng viên chức cần thiết. Định mức lao động cho nhân viên và viên chức nhằm tăng
năng suất và hiệu quả lao động của tất cả các loại viên chức trên cơ sở nghiên cứu quy định hao phí thời gian tối thiểu để hoàn thành các chức năng quản lý cần thiết với cường độ lao động bình thường trong các điều kiện tổ chức kỹ thuật xác định.
Việc xác định tiêu hao lao động cần thiết cho từng loại công việc viên chức là để phân công và sử dụng đúng lao động theo chức trách và trình độ nhằm đảm bảo trả công lao động phù hợp theo số lượng và chất lượng của họ, để phân tích sự hợp lý của các quá trình lao động và năng suất lao động, để xác định nhu cầu về phương tiện kỹ thuật và giá thành thực hiện các công việc. Việc xác định thành phần số lượng nhân viên và viên chức chủ yếu là để quy định tỷ lệ đúng đắn giữa từng loại viên chức, tổ chức hợp lý bộ máy quản lý và kế hoạch hoá biên chế và quỹ tiền lương. Ngoài ra định mức viên chức còn là phương tiện xác định hiệu quả
kinh tế của các biện pháp cải tiến tổ chức lao động và tổ chức sản xuất.
So sánh với việc định mức lao động của các công nhân sản xuất thì định mức lao động cho nhân viên và viên chức là nhiệm vụ phức tạp hơn, bởi vì nó có liên quan tới các quá trình lao động trí óc không thể theo dõi trực tiếp được mà cần phải xét đến tính chất và nội dung đa dạng của các công việc không đều nhau của các giai đoạn thực hiện công việc đó, sự cần thiết đánh giá chúng không chỉ theo hao phí lao động mà còn theo các kết quả đạt được xét trên quan điểm ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp hay bộ phận của doanh nghiệp đó. Thực trạng đó đòi hỏi phải tìm ra các phương pháp định mức nhằm phản ánh đầy đủ đặc điểm lao động của nhân viên và viên chức.
- Đặc điểm của phương pháp định mức lao động nhân viên, viên chức
Các phương pháp định mức lao động cho nhân viên và viên chức được xác định hao phí thời gian cần thiết cho các công việc cụ thể hoặc tính toán số lượng viên chức cần thiết trong các điều kiện cụ thể có thể được tiến hành theo 2 nhóm phương pháp định mức sau:
Nhóm thứ nhất: Dựa vào việc nghiên cứu tiêu hao thời gian làm việc. Nhóm thứ hai: Dựa vào việc phân tích thống kê số lượng cán bộ.
Trình tự giải quyết các nhiệm vụ định mức lao động cho cán bộ và viên chức phụ thuộc vào tính chất của các tài liệu gốc được thể hiện theo ở sơ đồ sau đây:
định hoặc theo các tiêu chuẩn và định mức thời gian đã được xây dựng trước hoặc bằng cách nghiên cứu trực tiếp tiêu hao thời gian làm việc có sử dụng các phương pháp nghiên cứu xử lý những tài liệu thực tế phù hợp.
Khi sử dụng các phương pháp định mức cho nhân viên kỹ thuật và viên chức dựa vào phân tích thống kê thì số lượng viên chức cần thiết trong các điều kiện cụ thể được xác định trên cơ sở các tài liệu tiêu chuẩn (các tiêu chuẩn biên chế, tiêu chuẩn phục vụ và quản lý) được xây dựng trên cơ sở các phương pháp toán học để xử lý số liệu thực tế thích hợp.
Việc lựa chọn phương pháp định mức lao động cho nhân viên và viên chức tùy thuộc vào tính chất công việc mà họ thực hiện.
Định mức lao động theo các tiêu chuẩn thời gian và mức thời gian được áp dụng trong các công việc đơn giản, ổn định và lặp đi lặp lại như các nhân viên đánh máy, thống kê, điều khiển các trạm máy tính... và cũng có thể ở mức độ nhất định, phương pháp này được áp dụng cho những người thiết kế, công nghệ, kiến trúc mà họ được những cán bộ kinh tế và các chuyên gia khác phụ trách.
- Các loại mức
Khi định mức lao động cho nhân viên và viên chức, nhà quản trị nhân sự sử dụng các mức sau đây: Mức thời gian, mức sản lượng, mức phục vụ, mức quản lý, mức tương quan và mức biên chế.
Mức thời gian: Là lượng tiêu hao thời gian được quy định để 1 nhân viên kỹ
thuật và viên chức hoặc một nhóm nhân viên hoàn thành một đơn vị khốỉ lượng công việc trong các điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định, các mức thời gian được tính bằng người - phút; người - giờ và người - ngày. Các mức dùng để lập kế hoạch cho các công việc có thể được tính bằng giờ hoặc bằng phút có ghi rõ số người thực hiện.
Mức sản lượng: Là khối lượng công việc (các bản vẽ, các tờ in...) do một
cán bộ hoặc một nhóm cán bộ có trình độ nghiệp vụ thích hợp để hoàn thành trong 1 đơn vị thời gian (giờ, ca, tháng) trong những điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định, mức sản lượng là đại lượng nghịch đảo của mức thời gian và được xác định theo công thức sau:
Trong đó:
MSl: Mức sản lượng
Tp: Thời gian được quy định cho mức sản lượng.
SL: Số viên chức tham gia vào việc thực hiện một khối lượng công việc. t: Mức thời gian
Mức phục vụ: Là số lượng đơn vị thiết bị, số lượng công nhân, những người
làm việc, các bộ phận, các phòng hoặc các đơn vị sản xuất khác mà một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên có trình độ nghiệp vụ thích ứng phải phục vụ trong các điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định.
Ví dụ các mức phục vụ được áp dụng để định mức lao động cho những người thủ quỹ, điều độ viên, nhân viên chấm công...; mức phục vụ của người thủ quỹ là số người làm việc mà thủ quỹ phải phát lương, của người điều độ viên là số khu vực hoặc số nơi làm việc phải phục vụ.
Các mức phục vụ có thể tính toán trên cơ sở các tiêu chuẩn định mức thời gian hoặc theo các tiêu chuẩn định mức phục vụ đã được xây dựng trước.
Mức tương quan: Là số cán bộ có trình độ nghiệp vụ này hay trình độ
nghiệp vụ khác hoặc chức vụ này hay chức vụ khác cần phải phù hợp vối một cán bộ có trình độ nghiệp vụ khác hoặc chức vụ khác trong các điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định. Ví dụ: Mức tương quan giữa các kỹ sư và kỹ thuật viên có thể được biểu hiện bằng số lượng kỹ thuật viên cần phải có so với một kỹ sư hoặc giữa nhân viên tốt nghiệp đại học và trung cấp... Các mức tương quan có thể áp dụng cho tất cả các loại nhân viên và viên chức.
Mức biên chế: Là số lượng nhân viên và viên chức quy định để thực hiện tất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
cả các công việc được giao cho 1 phòng hoặc 1 bộ phận trong các điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định. Ví dụ, các mức biên chế nhân viên được tính toán theo chức năng kế toán và hoạt động tài chính của doanh nghiệp, các mức biên chế kế toán viên thuộc các chi nhánh của ngân hàng quốc gia…
Các mức biên chế có thể được quy định theo các tiêu chuẩn biên chế, tiêu chuẩn thời gian hoặc trên cơ sở nghiên cứu trực tiếp tổ chức và tiêu hao lao động
trong từng bộ phận cụ thể.
b, Một số phương pháp định mức lao động cho nhân viên và viên chức - Các phương pháp định mức lao động sử dụng tiêu chuẩn thời gian
Định mức lao động cho nhân viên và viên chức có sử dụng các tiêu chuẩn thời gian có nhiều điểm chung với định mức lao động của công nhân. Khi định mức lao động dựa vào các tiêu chuẩn thời gian phải xây dựng tiêu chuẩn cho các công việc chủ yếu sau đó mới xác định lượng hao phí lao động của các việc trong một khoảng thời gian theo lịch nào đó (T). Trong đó, số lượng công việc thực hiện trong thời kỳ phân tích được nhân với mức thời gian (tính theo tiêu chuẩn) còn các tích số tìm được thì được cộng lại:
Pi
Trong đó:
T: Lượng hao phí lao động của tất cả các việc trong một khoảng thời gian. Ttchi: Mức thời gian thực hiện công việc thứ i (i = 1, 2, 3, n) tính theo tiêu chuẩn.
Pi: Số lượng công việc i được thực hiện (hay cần được thực hiện) mỗi loại. Để tính số biên chế có mặt cần thiết của cán bộ và viên chức thực tế đang làm việc (Bcm), ta lấy lượng hao phí lao động của tất cả các việc (T) đem chia cho quỹ thời gian danh nghĩa (Qdn).
Để tính biên chế danh sách cần thiết (Bds tức là biên chế có xét những người không làm việc vì lý do chính đáng trong lúc này ở doanh nghiệp) cần lấy lượng hao phí lao động của tất cả các việc cho quỹ thời gian có ích (thời gian được sử dụng hợp lý) của 1 viên chức (Qci)
Qci= Qdn (1-k) Trong đó:
k: Phần trăm tổn thất thời gian theo kế hoạch (nghỉ phép, thực hiện nghĩa vụ nhà nước, ốm đau...).
Nếu trả công lao động theo sản phẩm và kế hoạch đề ra phải thực hiện vượt định mức thì biên chế danh sách được tính theo công thức:
Bds= Trong đó:
Ktđ: Hệ số thực hiện mức kế hoạch.
Trong điều kiện khách quan, có thể có tình trạng mức độ bận việc không đều, biên chế danh sách được tính có sử dụng hệ số tối ưu bận việc đối với công việc chính. Công thức tổng quát để tính biên chế trong các điều kiện bận việc không đều sẽ có dạng:
Bds=
Trong đó:
Tch: Hao phí lao động của các việc chính được tính theo tiêu chuẩn thời gian. Kbv: Hệ số bận việc tốì ưu đối với công việc chính của viên chức, trong mọi trường hợp K < 1.
Hệ số bận việc của nhân viên, viên chức có thể được tính căn cứ vào các số liệu chụp ảnh bấm giờ hoặc lý thuyết phục vụ đám đông. Việc tính toán từng lần hao phí lao động của các việc và biên chế người làm việc cần thiết để thực hiện công việc chưa thể coi là áp dụng mức mà phải tổ chức thống kê đều đặn phần trăm thực hiện mức của từng viên chức là yếu tố áp dụng mức.
Các tiêu chuẩn và mức xây dựng đúng có thể là không phù hợp với một ngành sản xuất - kinh doanh nếu ở các nơi làm việc không tạo được các điều kiện tổ chức
- kỹ thuật phù hợp với quy định khi dự thảo các tiêu chuẩn và mức này. Do đó, chấn chỉnh tổ chức lao động và hoàn thiện các điều kiện tổ chức - kỹ thuật là tiền đề áp dụng rộng rãi các tiêu chuẩn và mức ở các nơi làm việc cũng như biện pháp quan trọng nhất để tăng năng suất lao động của nhân viên kỹ thuật và viên chức.
Những giai đoạn chủ yếu áp dụng tiêu chuẩn và mức cho nhân viên kỹ thuật và viên chức là:
+ Xây dựng các điều kiện tổ chức - kỹ thuật phù hợp vối các điều kiện quy định trong các tiêu chuẩn và mức.
+ Thực hiện kiểm tra và phân tích việc thực hiện các tiêu chuẩn và mức, phát hiện và nghiên cứu nguyên nhân không hoàn thành tiêu chuẩn và mức.
Xây dựng các biện pháp hoàn thiện mức căn cứ vào các kết quả kiểm tra và phân tích việc thực hiện các tiêu chuẩn và định mức.
Cần lưu ý đặc biệt đến các vấn đề áp dụng tiêu chuẩn để lập kế hoạch công tác cho nhân viên và viên chức có đặc điểm là dùng chúng có thể định mức lao động không chỉ cho 1 cán bộ mà còn cho tập thể (phòng, tổ…). Các mức kế hoạch được dùng để lập kế hoạch phải được xây dựng không những dưới dạng các đại lượng trung bình mà còn phải chỉ rõ giới hạn mà chúng có thể thay đổi trong đó. Mô hình bảng các mức như vậy khi có 1 nhân tố ảnh hưởng được trình bày ở bảng sau:
Bảng 4.1: Mô hình mức thời gian cho nhân viên và viên chức
Tên nhân tố Các trị số của các nhân tố Mức thời gian
cho công việc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tối thiểu Trung bình
Tối đa
- Định mức lao động theo lập các bảng cân đối hợp lý tiêu hao thời gian làm việc của nhân viên, viên chức
Để tính lượng hao phí lao động của các công việc và biên chế cần thiết của nhân viên, viên chức trong điều kiện không có tiêu chuẩn định mức thời gian cho
đa số công việc được thực hiện thì nên nghiên cứu tiêu hao thời gian làm việc và tổ chức lao động. Khi đó, nếu mức độ bận việc của nhân viên, viên chức trong đơn vị nghiên cứu có tính chất không rõ rệt thì xử lý tiếp các số liệu về tiêu hao thời gian nên dùng bảng cân đối hợp lý thời gian làm việc.
Định mức lao động dùng bảng cân đối tiêu hao thời gian làm việc có một số ưu điểm so với định mức theo các tiêu chuẩn thời gian là:
+ Khi định mức không cần phải có các tiêu chuẩn thời gian.
+ Quan sát trực tiếp ở nơi làm việc nhóm nhân viên và viên chức được định mức cho phép tính xét tất cả các điều kiện tổ chức - kỹ thuật đặc thù thực hiện công việc.
Tuy nhiên, các phương pháp dựa trên nghiên cứu trực tiếp tiêu hao thời gian ở từng đơn vị thường tốn công hơn và chỉ hướng vào nhịp độ làm việc trung bình ở đơn vị được nghiên cứu. Nhưng cũng có thể khắc phục ở mức đáng kể tồn tại này nếu thực hiện định mức các công việc chính theo các tiêu chuẩn còn hao phí lao động của các công việc phụ thì xác định phù hợp từ kết quả quan sát.
- Định mức lao động theo các tiêu chuẩn biên chế, phục vụ và quản lý
Phương pháp định mức lao động cho nhân viên và viên chức theo các tiêu chuẩn biên chế căn cứ vào đo gián tiếp khối lượng công việc quản lý doanh nghiệp phụ thuộc vào các nhân tố ảnh hưởng. Trong đó, quá trình quản lý doanh nghiệp được chia thành các chức năng quản lý riêng nhưng có quan hệ tương hỗ với nhau. Số lượng nhân viên kỹ thuật và viên chức theo từng chức năng được xác định thông qua các công thức toán học biểu thị sự phụ thuộc giữa biên chế và các nhân tố căn bản nhất có ảnh hưởng tới khối lượng các công việc quản lý doanh nghiệp. Tiêu chuẩn biên chế chung của toàn doanh nghiệp được biểu thị bằng tổng số các tiêu chuẩn thích hợp theo các chức năng quản lý.
Các tiêu chuẩn biên chế cán bộ và viên chức tuỳ thuộc công dụng không những có thể được xây dựng theo các chức năng mà còn được xây dựng theo các bộ phận và các đơn vị cơ cấu. Trong định mức biên chế, sử dụng các phương trình tiêu chuẩn biên chế đã được xây dựng để tính toán.
Áp dụng các phương pháp tính toán theo tiêu chuẩn tốn ít công sức lao động cho việc xây dựng định mức nhưng các phương pháp tính toán theo tiêu chuẩn này cần đi kèm với hoàn thiện từng quá trình lao động riêng để thúc đẩy nhân viên và viên chức quan tâm tới tăng năng suất lao động.
Thực tế ở nhiều nước chỉ ra rằng, định mức lao động bằng phương pháp tính toán theo các tiêu chuẩn biên chế phản ánh khá đầy đủ hao phí lao động của các công việc theo chức năng quản lý và có thể được áp dụng đốì vối đại đa số nghề của nhân viên và viên chức, khó khăn chủ yếu áp dụng phương pháp này chỉ là việc chọn các nhân tố cần thiết.
Khi áp dụng tiêu chuẩn cần phải chú ý nhiều tới hoàn thiện tổ chức lao động. Trong tiến hành phân tích tổ lao động và xây dựng các biện pháp hoàn thiện tổ