7. Bố cục đề tài
2.5.2. Thành lập các Tiểu ban
- Tiểu ban Nội dung- Tuyên truyền - Quảng bá:
Công việc tuyên truyền quảng bá là một nội dung rất quan trọng đối với một sự kiện đặc biệt là các lễ hội mới được hình thành như Lễ hội “Sóng nước Tam Giang”. Vì vậy, tiểu ban này sẽ chịu trách nhiệm phối hợp với các đơn vị, các ngành liên quan xây dựng kịch bản chi tiết chương trình nghệ thuật đêm khai mạc; xây dựng kế hoạch trưng bày, triển lãm ảnh và trưng bày hiện vật; kế hoạch tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao tại lễ hội... Lập kế hoạch tuyên truyền, quảng bá giới thiệu về các hoạt động của lễ hội “Sóng nước Tam Giang” năm 2012 bằng nhiều hình thức như: tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, internet, tuyên truyền cổ động trực quan, pa nô, apphich… Trưởng phòng Văn hóa và Thông tin làm trưởng tiểu ban, giám đốc Trung tâm VHTT- TT làm Phó tiểu ban và đại diện lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị liên quan làm thành viên.
- Tiểu ban Tài chính - Vận động tài trợ và chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất:
Nhiệm vụ của Tiểu ban Tài chính - Vận động tài trợ và chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất là xây dựng phương án tài chính, vận động tài trợ, quản lý các nguồn thu, chi phục vụ lễ hội
Tham mưu chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất như: địa điểm xây dựng sân khấu chính, khu vực diễn ra lễ hội, chuẩn bị sân bãi đỗ xe, mở rộng đường vào, ra khu vực bến đò Cồn Tộc… Giao trách nhiệm Trưởng phòng Tài chính -Kế hoạch làm Trưởng tiểu ban, đại diện lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị liên quan làm ban viên. Hợp đồng lắp đặt các gian hàng tổ chức hội chợ làng nghề ẩm thực.
- Tiểu ban Hội chợ, thương mại, dịch vụ:
Lập kế hoạch xây dựng và tổ chức Hội chợ thương mại, dịch vụ, ẩm thực phục vụ du khách trong quá trình tổ chức lễ hội, do Trưởng phòng Công thương làm Trưởng tiểu ban, đại diện lãnh đạo phòng Tài chính kế hoạch làm Phó tiểu ban và đại diện lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị liên quan làm ban viên; Phối hợp tập huấn,kiểm tra,quản lý giá cả tại các giang hàng; Tổ chức quản lý phương tiện giao thông của khách dự lễ hội.
- Tiểu ban Hậu cần - lễ tân:
Có trách nhiệm chuẩn bị và đảm bảo công tác hậu cần, lễ tân, dự trù khách mời... phục vụ lễ hội, tiểu ban này do phòng Văn hóa và Thông tin làm trưởng tiểu ban và Văn phòng HĐND và UBND huyện làm Phó tiểu ban.
- Tiểu ban an ninh, trật tự:
Xây dựng phương án đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trong quá trình tổ chức lễ hội, do Trưởng Công an huyện làm Trưởng tiểu ban; lãnh đạo Ban chỉ huy Quân sự huyện làm Phó tiểu ban.
Lên kế hoạch phân luồng giao thông, đảm bảo trật tự, an toàn giao thông đường bộ, đường thủy tại các điểm diễn ra lễ hội và khu vực lân cận.
Lưu ý hệ thống giao thông đường thủy phục vụ cho đua thuyền và quảng diễn từ Quảng Phú ra đến phá Tam Giang.
- Tiểu ban y tế, môi trường:
Xây dựng phương án đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường và hoạt động của các tổ chức tình nguyện viên phục vụ lễ hội, do trưởng Phòng Y tế làm Trưởng tiểu ban; Trưởng phòng Tài nguyên-Môi trường làm Phó tiểu ban; đại diện lãnh đạo Trung tâm Y tế, UBND các xã, thị trấn khu vực tổ chức lễ hội làm thành viên.
Có phương án thu gom rác thải, đảm bảo vệ sinh môi trường xanh, sạch đẹp ở địa điểm diễn ra lễ hội.Phối hợp tổ chức tập huấn cho các hộ kinh doanh ẩm thực về vệ sinh an toàn thực phẩm và kỹ năng phục vụ khách hàng.
- Tiểu ban tổ chức Hội trại:
Xây dựng kế hoạch tổ chức Hội trại tại địa điểm diễn ra lễ hội nhằm chủ động về mặt lực lượng tham gia lễ hội, tổ chức một số hoạt động, trò chơi nhằm tạo không khí sôi nổi trong quá trình diễn ra lễ hội,phối hợp bố trí lực lượng tham gia một số hoạt động cộng đồng theo sự chỉ đạo của ban tổ chức. Giao trách nhiệm cho Bí thư huyện đoàn làm trưởng tiểu ban.
- Trách nhiệm của các ban ngành
Ngoài nhiệm vụ được phân công trên, để tổ chức thực hiện tốt kế hoạch này, UBND huyện phân công Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể, Chủ tịch UBND xã, thị trấn thực hiện những công việc sau:
+ Phòng Văn hóa và Thông tin là đơn vị thường trực giúp UBND huyện có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị, địa phương liên quan xây dựng kế hoạch triển khai cụ thể những công việc được phân công để tổ chức tốt lễ hội “Sóng nước Tam Giang” tranh thủ tối đa sự giúp đỡ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Hiệp Hội Du lịch tỉnh và các đơn vị sự nghiệp, các phòng chuyên môn trực thuộc Sở để xây dựng nội dung chương trình hoạt động của lễ hội.
+ Ban tuyên giáo huyện ủy: Chỉ đạo công tác tư tưởng, tuyên truyền triển khai đến các cấp ủy Đảng, chính quyền, nhân dân địa phương về ý nghĩa, mục đích của việc tổ chức lễ hội “Sóng nước Tam Giang” - là một trong những hoạt động trong chương trình “Khám phá biển và đầm phá tỉnh Thừa Thiên Huế” do UBND tỉnh tổ chức tại Thừa Thiên Huế.
+ Phòng Tài chính kế hoạch: Chủ động phối hợp với phòng Văn hóa và Thông tin, các đơn vị liên quan đảm bảo kinh phí phục vụ lễ hội và hướng dẫn các ngành, đoàn thể, địa phương lập dự toán phục vụ các hoạt động, hướng dẫn thanh quyết toán theo quy định; Tổng hợp dự toán kinh phí tổ chức lễ hội báo cáo Sở Tài Chính trình UBND tỉnh xem xét quyết định.
+ Phòng Công Thương chủ trì tranh thủ sự giúp đỡ của Sở Công thương và phối hợp với các đơn vị, địa phương có liên quan xây dựng kế hoạch tổ chức Hội chợ thương mại, làng nghề, ẩm thực tại lễ hội, phục vụ nhu cầu ẩm thực của du khách trong những ngày diễn ra lễ hội.
+ Ban đầu tư và xây dựng chủ trì phối hợp với các ngành liên quan chuẩn bị điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ cho lễ hội.
+ Công an huyện: Căn cứ theo kế hoạch, phối hợp với Ban CHQS huyện xây dựng phương án bảo đảm an ninh, chính trị và trật tự, an toàn xã hội trước, trong và sau lễ hội “Sóng nước Tam Giang”; Bảo đảm an toàn tuyệt đối cho các hoạt động diễn ra tại các địa phương trong huyện. Đảm bảo công tác an ninh, trật tự, an toàn giao thông cho các hoạt động, đặc biệt là đêm biểu diễn văn nghệ khai mạc; địa điểm tổ chức phần lễ…; Bảo đảm an ninh, an toàn cho khách trong nước và quốc tế đến với lễ hội, kịp thời xử lý các tình huống phát sinh, không để xảy ra tình trạng ùn tắc giao thông trong những ngày diễn ra lễ hội.
+ Chi nhánh điện: Có kế hoạch đảm bảo cung cấp điện phục vụ các hoạt động trước, trong và sau sự kiện, điện chiếu sáng, sinh hoạt; có phương án dự phòng khi có sự cố mất điện xảy ra, đặc biệt là nơi diễn ra các hoạt động chính của lễ hội.
+ Trung tâm Viễn thông huyện: đảm bảo công tác thông tin liên lạc trong mọi tình huống, tranh thủ sự giúp đỡ của Viễn thông tỉnh để đầu tư lắp đặt hệ thống đường truyền (có thể truyền hình trực tiếp chương trình đêm khai mạc…)
+ Phòng Y tế: Chủ trì phối hợp với Phòng Tài nguyên môi trường, Trung tâm y tế huyện và các đơn vị liên quan xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch đáp ứng y tế, đảm bảo vệ sinh, an toàn thực phẩm, phòng chống dịch bệnh trên địa bàn; kịp thời xử lý các tình huống xảy ra.
+ Đài Truyền thanh huyện: Phối hợp trong công tác thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau lễ hội trên sóng phát thanh và truyền hình của tỉnh, huyện.
+ Phòng Nội Vụ: Phối hợp với Phòng Văn hóa và Thông tin, các đơn vị có liên quan báo cáo UBND huyện khen thưởng kịp thời các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong quá trình tổ chức hoạt động này.
+ Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể của huyện: Triển khai kế hoạch động viên các tầng lớp nhân dân với phương châm xây dựng địa phương trật tự, kỷ cương, an toàn, xanh - sạch - đẹp để chào đón sự kiện trọng đại này. Duy trì thường xuyên và đẩy mạnh cuộc vận động toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa. Vận động toàn thể nhân dân trong huyện thực hiện nếp sống, hành vi ứng xử văn hóa, thể hiện ở mọi lúc mọi nơi, trong mọi lĩnh vực đời sống hàng ngày, cụ thể theo từng ngành, từng lĩnh vực, bao gồm: các cộng đồng dân cư, cơ quan hành chính sự nghiệp, lực lượng vũ trang, đơn vị sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, trường học, bệnh viện… trung tâm thương mại, chợ, cửa hàng…
+ UBND các xã, thị trấn: Căn cứ yêu cầu, nội dung kế hoạch tổ chức lễ hội của UBND huyện, chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện tại địa phương, tham gia các hoạt động tại lễ hội do UBND huyện tổ chức; Chủ động triển khai kế hoạch tu bổ, tôn tạo, phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hóa, di tích cách mạng, danh lam thắng cảnh trên địa bàn gắn với chương trình phát
triển du lịch của địa phương; Tuyên truyền sâu rộng trong mọi tầng lớp nhân dân về ý nghĩa, mục đích của việc tổ chức lễ hội “Sóng nước Tam Giang”. Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, đẩy mạnh phòng ngừa và đấu tranh chống tội phạm, giải quyết các vấn đề dân sinh bức xúc; Xây dựng nếp sống văn minh, phong cách giao tiếp văn minh, ứng xử lịch sự, văn minh nơi công cộng, chấp hành pháp luật.
+ Các cơ quan, đơn vị, địa phương là thành viên các tiểu ban chuyên môn và các thành viên Ban Tổ chức chủ động phối hợp thực hiện tốt nhiệm vụ được giao và tạo điều kiện thuận lợi để các thành viên tham gia thực hiện tốt nhiệm vụ do Trưởng tiểu ban giao.
Các cơ quan, đơn vị, địa phương được phân công thực hiện nhiệm vụ trong kế hoạch này có trách nhiệm xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể,nhanh chóng.