V. Kết cấu luận văn
3.2 Các giải pháp chủ yếu hoàn thiện công tác quản lý chi phí sản xuất
thành xây dựng tại Công ty cổ phần đầu tư và phát triển Bình Minh
3.2.1 Giải pháp tăng cường công tác quản lý chi phí vật liệu trong quá trình thi công
Xây dựng các công trình thủy điện, vật tư trên công trường chiếm một lượng chi phí khá lớn, vì vậy việc quản lý không tốt từ khâu mua, vận chuyển, cấp phát đến khâu quản lý sử dụng sẽảnh hưởng lớn đến chi phí sản xuất của Doanh nghiệp. Do vậy, không thể áp dụng biện pháp quản lý bằng thủ công cổ điển như hiện nay ở Công ty, mà cần áp dụng công nghệ tin học tiên tiến vào quản lý để tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian. Hiện nay, có những phần mềm tương đối hữu ích giúp cho công tác quản lý cấp phát vật tư thuận tiện. Ví dụ: Phần mềm quản lý vật tư InManPro; Phần mềm quản lý kho iBom…Công ty có thể sử dụng một trong số những phần mềm này để hoàn thiện công tác quản lý của mình.
* Phần mềm quản lý vật tư InManPro
InManPro là sản phẩm phần mềm quản lý nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa, cân đối vật tư và kế hoạch sản xuất cho các doanh nghiệp.
- Cho phép quản lý kế hoạch nhập và nhập hàng thực tế
+ Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của đơn vị bộ phận lập kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu nhập mua hàng hoá vật tư. Sau khi xét duyệt đúng nhu cầu sẽ tiến hành chọn nhà cung cấp và nhập mua hàng. InManPro cho phép cập nhật chứng từ phiếu yêu cầu nhập vật tư. Số liệu của chứng từ này sẽ được phòng vật tư thừa hưởng giúp cho thời gian cập nhật chứng từđược rút ngắn
68
+ Cho phép quản lý về số lượng, đơn giá, giá trị, thời gian nhập mua của các hàng hoá nhập mua và thông tin nhà cung cấp hàng hoá.
+ Cho phép so sánh chênh lệch giữa kế hoạch bổ sung vật tư và thực tế nhập hàng hoá - vật tư.
+ Cho phép quản lý báo cáo tổng hợp và chi tiết về tình hình nhập hàng, thống kê so sánh lượng hàng hoá nhập vào kho theo các khoảng thời gian.
+ Theo dõi lượng hàng hoá tự sản xuất nhập kho để cung cấp ra thị trường + Cho phép điều chuyển hàng hoá từ kho này sang kho khác doanh nghiệp - Quản lý xuất hàng hoá - vật tư.
+ Cho phép cập nhật và in phiếu yêu cầu cấp phát vật tư (Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư).
+ Căn cứ vào yêu cầu lĩnh vật tưđể phục vụ sản xuất – kinh doanh phòng vật tư sẽ tiến hành xuất kho. Khi xuất kho cán bộ quản lý kho có thể cập nhật trực tiếp dữ liệu hoặc có thể thừa hưởng số liệu từ phiếu yêu cầu cấp phát vật tưđể rút ngắn thời gian cập nhật.
+ Chương trình có thế cho phép xuất vật tư theo định mức của sản phẩm đã xây dựng hoặc theo cảđịnh mức sản phẩm và phiếu nhập thành phẩm
+ Cho phép theo dõi xuất hàng theo phân xưởng, theo dây chuyền, theo sản phẩm, …
+ Cung cấp các báo cáo phục vụ việc quản lý xuất hàng hoá vật tư theo các điều kiện lọc như: sản phẩm, kho hàng, nhóm vật tư hàng hoá, phân xưởng.
- Quản lý nhập xuất tồn.
+ Cho phép người dùng có thể theo dõi báo cáo nhập - xuất - tồn của các mặt hàng theo thời gian.
+ Có thể tính giá vốn xuất kho theo nhiều phương pháp như bình quân theo tháng, bình quân di động theo ngày, nhập trước xuất trước.
69
+ Theo dõi hàng tồn dưới định mức min, trên định mức max. + Các mẫu biểu chi tiết và tổng hợp nhập xuất kho.
+ Cho phép so sánh nhập - xuất thực tế với kế hoạch nhập - xuất. - Hệ thống báo cáo quản trị phân tích theo thời gian:
Cho phép người dùng lên các báo cáo so sánh giữa các kỳ trong năm, các kỳ của năm nay với các năm trước.
* Phần mềm quản lý kho iBom
Quản lý kho vật tư hàng hóa 1 cách hoàn hảo! Với phân hệ quản lý Kho, sẽ không còn mua trùng hàng hóa đã có trong kho, kiểm soát số lượng tồn và tra cứu hàng hóa trực tuyến mọi lúc mọi nơi, trình duyệt đề xuất và phiếu giao dịch nhập/xuất thuận tiện. Phân hệ Kho của iBom hỗ trợ tối đa bộ phận quản lý kho trong việc tổng hợp nhu cầu vật tư và phân tích khả năng đáp ứng của kho, phân phối hàng hóa hợp lý theo nhu cầu, thực hiện báo cáo tổng hợp theo các biểu mẫu nhập xuất tồn và xuất ra nhiều định dạng.
Hình 3.1 Sơđồ làm việc của phần mềm iBom
- Kế hoạch: Theo dõi danh sách nhu cầu sử dụng vật tư/ hàng hóa, các yêu cầu thuê/ mua và kế hoạch phân bổ vật tư.
70
+ Nhu cầu vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ + Yêu cầu thuê, mua
+ Kế hoạch phân bổ vật tư + Kế hoạch nhập, xuất
- Hàng hóa: Quản lý các loại hàng hóa trong kho theo danh mục, dễ dàng truy xuất tìm kiếm thông tin hàng hóa trong kho.
- Nhập :Theo dõi được từng loại giao dịch nhập kho, tìm kiếm thông tin về các phiếu yêu cầu nhanh chóng và chính xác.
+ Nhập theo phiếu yêu cầu + Nhập theo đơn hàng mua + Nhập kho theo hóa đơn + Nhập điều chuyển + Nhập hàng trả lại + Nhập khác
+ Yêu cầu nhập kho
+ Yêu cầu trả lại + Hóa đơn mua hàng + Hóa đơn VAT
+ Hóa đơn bán hàng trực tiếp + Hóa đơn thương mại
+ Đơn mua hàng
- Xuất: Theo dõi được từng loại giao dịch xuất kho, tìm kiếm thông tin về các phiếu yêu cầu nhanh chóng và chính xác.
+ Xuất theo yêu cầu + Xuât theo đơn hàng bán + Phiếu xuất điều chuyển + Phiếu xuất ra công trường + Phiếu xuất nhiên liệu + Phiếu xuất trả lại
+ Phiếu xuất khác + Yêu cầu xuất kho + Phiếu yêu cầu xuất kho + Lệnh điều chuyển
71
- Kiểm kê: Thực hiện kiểm kê để cập nhật số lượng hàng hóa thực tế, so sánh với số lượng tồn trên sổ sách.
- Điều chỉnh
+ Dễ dàng điều chỉnh kho trực tiếp để khai báo số lượng tồn trong kho khớp với số lượng tồn thực tế
+ Quản lý số lượng bị sai do mất hoặc nhập sai hóa đơn. + Quản lý việc quy trách nhiệm khi thất thoát vật tư/hàng hóa
- Báo cáo: Hỗ trợ lập và in các báo cáo: nhập kho, xuất kho, tồn kho, tổng hợp hàng nhập/ xuất kho, sổ chi tiết vật tư, báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn...
+ Báo cáo hàng nhập kho + Bảng kê phiếu nhập kho + Nhập theo vật tư
+ Nhập theo mặt hàng + Tổng hợp hàng nhập kho
+ Báo cáo hàng xuất kho
+ Bảng kê phiếu xuất kho + Xuất theo mặt hàng + Xuất theo nhóm hàng + Tổng hợp hàng xuất kho
+ Báo cáo tồn kho ………
Để hoàn thiện công tác quản lý vật tư thực hiện mục tiêu giảm chi phí sản xuất hạ gía thành sản phẩm, trong thời gian tới công ty cần ứng dụng công nghệ tin học tiên tiến mà cụ thể là khai thác sử dụng tối đa các phần mềm quản lý vật tư nêu trên.