tháng trên cơ sở các chứng từ nhập xuất của từng loại NVL - CCDC. Mỗi loại NVL - CCDC ở từng kho theo từng người chịu trách nhiệm vận chuyển được ghi vào một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng NVL - CCDC trên cơ sở đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số tiền của từng loại NVL - CCDC trên sổ kế toán tổng hợp.
* Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng:
- Ưu điểm: Giảm được số lượng ghi sổ kế toán vì chỉ ghi một lần trong tháng .
- Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng của kiểm tra.
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít, không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày.
2.5.1.3 Phương pháp sổ số dư * Nguyên tắc hoạch toán:
+ Ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng + Ở phòng kế toán chỉ theo dõi mặt giá trị.
Sơ đồ luân chuyển theo phương pháp sổ số dư như sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng (định kỳ): Quan hệ đối chiếu:
Sơ đồ 2.3: Nguyên tắc hạch toán theo phương pháp sổ số dư.
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng lũy kế Nhập-Xuất-Tồn Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn
* Giải thích:
+ Ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu hiện vật. Cuối tháng, thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho của vào cuối kỳ theo chỉ tiêu số lượng hoặc hiện vật.
Sổ số dư do phòng kế toán mở sử dụng cho cả năm được chuyển xuống kho cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào sổ số dư cuối tháng của từng thứ vật tư trên thẻ kho để ghi vào cột số lượng trên sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. + Ở phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lượng nhập - xuất của từng danh điểm NVL - CCDC được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày một lần kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và giá hạch toán để tính trị giá thành tiền NVL - CCDC nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn (bảng này được mở theo từng kho). Cuối kỳ tiến hành tính toán trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm vật liệu trên sổ số dư với tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn. Từ bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.
* Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng:
- Ưu điểm: phương pháp giúp dàn đều công việc ghi chép kế toán trong kỳ. - Nhược điểm: nếu có nhầm lẫn, sai sót thì việc đối chiếu, kiểm tra, phát hiện tương đối khó và phức tạp.
- Điều kiện áp dụng: Các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất mỗi danh điểm lớn mới áp dụng phương pháp này.
2.5.2 Kế toán tổng hợp NVL - CCDC
2.5.2.1 Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT-2LN) - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03PXK-3LL) - Biên bản kiếm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 03-VT)