để lập chứng từ ghi sổ (theo phần hiện hành), ghi Sổ chi tiết NVL – CCDC.
(2) Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để lập, để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian sau đó ghi vào Sổ Cái các tài khoản để hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
(3) Cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (4) Căn cứ vào Sổ Cái các tài khoản lập bảng cân đối phát sinh.
(5) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp số liệu chi tiết và Sổ Cái, giữa bảng cân đối số phát sinh và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
(6) Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết lập Báo cáo tài chính.
2.5.3.3 Hình thức Nhật ký chứng từ
* Các sổ thường dùng trong hình thức này là:
- Bảng kê - Nhật ký chứng từ.
- Sổ Cái TK 152,153, (TK 611) - Bảng tổng hợp vật liệu, dụng cụ - Các sổ chi tiết NVL, CCDC - Thẻ kho (sổ kho).
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng (định kỳ): Quan hệ đối chiếu: Chứng từ gốc (Phiếu nhập kho, Phiếu
xuất kho, HĐ GTGT, …) Bảng kê (số 4, 5, 6) Sổ Cái (TK 152, 153, 611) ( Nhật ký chứng từ (số 7) Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL - CCDC Bảng tổng hợp chi tiết NVL - CCDC
Sơ đồ 2.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ * Giải thích:
(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký chứng từ (số 7), Bảng kê (số 4, 5, 6) và sổ chi tiết NVL - CCDC.
Đối với các loại chi phí SXKD phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc (PNK, PXK, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu chi,...) trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào Nhật ký chứng từ (số 7) và Bảng kê (số 4, 5, 6).
(2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết NVL - CCDC, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các bảng kê để ghi trực tiếp vào Sổ Cái (TK 152, 153, 611).
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết NVL - CCDC thì được ghi trực tiếp vào các sổ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái (TK 152, 153).
(3) Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái (TK 152, 153) và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ (số 7), Bảng kê (số 4, 5, 6) và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính.
2.5.3.4 Hình thức Nhật ký – Sổ Cái
* Các sổ thường dùng trong hình thức này là:
- Nhật ký – Sổ Cái - Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Sổ Cái TK 152,153 - Bảng tổng hợp vật liệu, dụng cụ
- Các sổ chi tiết NVL, CCDC - Thẻ kho (sổ kho).
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng (định kỳ): Quan hệ đối chiếu:
Sơ đồ 2.9 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái * Giải thích:
(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc (PNK, PXK, HĐ GTGT, …) đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác minh các TK ghi Nợ và TK ghi Có để ghi vào Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả hai phần: phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp NVL – CCDC được lập cho những chứng từ (PNK, PXK) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày.
(2) Các chứng từ (HĐ GTGT, PNK, PXK), Bảng tổng hợp NVL – CCDC sau khi đã ghi sổ Nhật ký - Sổ Cái được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL – CCDC.
(3) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ các chứng từ đã phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL – CCDC, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng TK 152, 153 ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng, căn cứ
Chứng từ gốc (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, HĐ GTGT, …)
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL - CCDC
Nhật ký – Sổ Cái Bảng tổng hợp chi
tiết NVL - CCDC
vào số phát sinh tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng. Căn cứ vào số dư đầu tháng, đầu quý và số phát sinh trong tháng, kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng TK 152, 153 trên Nhật ký - Sổ Cái. Khi kiểm tra đối chiếu số cộng cuối tháng, cuối quý trong sổ nhật ký sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các TK = Tổng số phát sinh Có của tất cả các TK Tổng số dư Nợ các TK = Tổng số dư Có các TK
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL – CCDC cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số lượng khoá sổ của các đối tượng lập Bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC cho TK 152, 153. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của TK 152, 153 trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái và số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC sau khi đã khoá sổ được kiểm tra đối chiếu nếu khớp và dùng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
2.5.3.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính
* Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán kế toán trên máy vi tính:
Ghi chú: PHẦN MỀM KẾ TOÁN Chứng từ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Máy vi tính
- Báo cáo tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị. - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Sổ kế toán
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng (định kỳ): Quan hệ đối chiếu:
Sơ đồ 2.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính * Giải thích:
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ (PNK, PXK, HĐ GTGT, …) hoặc Bảng tổng hợp NVL – CCDC đã được kiểm tra để dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK 152, 153 ghi Nợ và TK 152, 153 ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
(2) Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái TK 152, 153), và các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL – CCDC. (3) Cuối tháng hoặc bất kì thời điểm nào, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu với số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể làm kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in Báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái TK 152, 153, …) và sổ kế toán chi tiết NVL – CCDC được in ra giấy đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY
DỰNG VÀ DU LỊCH BÌNH MINH
3.1 Giới thiệu chung về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Tập đoàn xây dựng và du lịch Bình Minh
3.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Tập đoàn xây dựng và du lịch Bình Minh
* Đặc điểm NVL:
Do đặc thù của công việc xây dựng đòi hỏi công ty phải sử dụng một khối
lượng nguyên vật liệu rất lớn, gồm nhiều loại khác nhau.
Theo nội dung kinh tế và công dụng thì toàn bộ NVL được chia thành: + Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của doanh nghiệp, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản, như: gạch, cát, xi măng, sắt thép, tôn tấm, …
+ Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng kết hợp với vật liệu chính trong quá trình sản xuất để nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm, như: que hàn, đinh, dây buộc, ....
+ Nhiên liệu: là loại nguyên vật liệu có tác dụng cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc thi công, phương tiện vận tải, như: xăng, dầu...
+ Vật liệu khác: Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như gạch vỡ, sắt hỏng, ...
+ Phụ tùng thay thế: Là chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà sử dụng để thay thế như: phụ tùng thay thế các loại máy khoan, máy bơm, máy trộn bê tông,... và phụ tùng thay thế cho các loại xe như săm lốp ô tô, ...
* Đặc điểm CCDC:
+ Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh: là những công cụ phục vụ cho sản xuất như máy khoan, máy xúc, bơm chìm, đà giáo,... và những dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quản lý như quạt điện, máy tính...
+ Bao bì luân chuyển: Là những bao bì sử dụng nhiều lần, nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh như can nhựa, thùng chứa...