3.2.5.1.Về mô hình tổ chức
Chuyên môn hóa các nghiệp vụ: bán hàng, xử lý tác nghiệp và phát triển sản phẩm. Hiện nay, hoạt động TTTM tại các NHTM đang được triển khai tại tất cả các chi nhánh với mức độ khác nhau: một số chi nhánh thực hiện trực tiếp tất cả các công đoạn từ khâu tiếp thị, bán sản phẩm tới khâu xử lý tác nghiệp trong khi một số chi nhánh khác đã có sự tách biệt giữa khâu bán sản phẩm và khâu xử lý nghiệp vụ thông qua Hội sở chính.
Tuy nhiên, trong điều kiện phát triển mới, với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt từ các ngân hàng nước ngoài tiên tiến, hiện đại và năng lực tài chính vững mạnh, để
phát triển có hiệu quả hoạt động tài trợ thương mại, các NHTM cần phải có một sự thay đổi mạnh mẽ cả về mặt nhật thức và cách thức tô chức hoạt động TTTM.
Theo kinh nghiệm của các ngân hàng tiên tiến trên thế giới, hoạt động TTTM của ngân hàng cần có sự kết hợp hài hòa giữa 3 khâu: thứ 1 là khâu tiếp thị và bán sản phẩm, thứ 2 là xử lý tác nghiệp các nghiệp vụ tài trợ thương mại nhanh chóng, chuẩn xác, chuyên nghiệp và an toàn, thứ 3 là xây dựng được các sản phẩm tài trợ thương mại hiệu quả, linh hoạt và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Hiện nay, các NHTM đang xây dựng và cơ cấu lại mô hình tổ chức theo TA2 là nhằm hướng tới xây dựng ngân hàng theo mô hình NHTM hiện đại, đủ năng lực cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước. Đây cũng là một cơ hội rất tốt để tổ chức lại hoạt động TTTM của các NHTM Việt Nam. Cụ thể là mỗi hệ thống NHTM sẽ triển khai mô hình tập trung xử lý tác nghiệp TTTM tại Hội sở chính, nhằm mục đích chuyên môn hóa hoạt động xử lý tác nghiệp, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, hạn chế rủi ro tác nghiệp, đảm bảo chất lượng đồng nhất trong các sản phẩm TTTM do mình cung cấp, tập trung được nguồn lực và tiết kiệm chi phí hoạt động.
Các chi nhánh đầu mối được huấn luyện, đào tạo trở thành các nhà bán hàng chuyên nghiệp: trực tiếp tiếp cận, giới thiệu dịch vụ và giao dịch với khách hàng trực tiếp. Nhiệm vụ của chi nhánh trong hoạt động TTTM là tiếp cận khách hàng, nắm bắt nhu cầu sử dụng dịch vụ để đưa ra các sản phẩm TTTM phù hợp nhất, tư vấn, hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ để tránh các rủi ro, tích cực hỗ trợ khách hàng các dịch vụ sau bán hàng nhằm không ngừng nâng cao doanh số hoạt động, số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ . Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt trên thị trường tài chính, ngân hàng như hiện nay, đặc biệt là trong điều kiện giới hạn về tăng trưởng tín dụng, các ràng buộc về tín dụng để sử dụng dịch vụ TTTM không còn phát huy tác dụng, chất lượng dịch vụ và phong cách phục vụ sẽ trở thành một lợi thế cạnh tranh quyết định sự thành bại của hoạt động TTTM của các ngân hàng trong thời gian tới. Do vậy, trách nhiệm nặng nề của các chi nhánh nói riêng và của mỗi hệ thống NHTM nói chung trong thời gian tới là phải xây đựng dược một đội ngũ bán hàng mình.
Việc thành lập và đưa vào vận hành mô hình TA2 sẽ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động TTTM của các ngân hàng, tạo điều kiện phục vụ khách hàng tốt hơn. Bên cạnh đó việc chuyên môn hoá trong xử lý giao dịch sẽ góp phần hạn chế rủi ro, giảm được chi phí trong hoạt động TTTM.
3.2.5.2 Nâng cao hiệu quả xây dựng quy chế, quy trình các hoạt động nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thông lệ quốc tế.
Hoạt động tín dụng tài trợ xuất khẩu và kinh doanh ngoại tệ, tuy có liên quan đến các yếu tố quốc tế, song các luật điều chỉnh hoạt động này tuân theo các qui định và luật pháp quốc gia. Đối với hoạt động TTQT, hiện nay khung pháp lý về TTQT của Việt Nam vẫn chưa được hình thành là một trở ngại lớn cho các ngân hàng trong hoạt động TTQT. Ta mới chỉ có luật về thương phiếu mà chưa có các luật điều chỉnh một cách toàn diện các phương thức thanh toán như Tín dụng chứng từ, nhờ thu…Các văn bản pháp luật điều chỉnh các phương thức thanh toán mới chỉ dừng lại ở mức các văn bản dưới luật hướng dẫn hoặc quy định một số nội dung cụ thể. Việc áp dụng UCP 500, URC 522, URR 525 vào thực tiễn hoạt động tại Việt Nam mới chỉ là tự phát của các ngân hàng mà chưa có một sự hướng dẫn thống nhất từ Chính phủ hoặc Ngân hàng Nhà nước.
Để khắc phục những bất cập này, Hội sở chính các NHTM với vai trò chỉ đạo điều hành hoạt động của một hệ thống ngân hàng đã ban hành các qui trình qui định cụ thể đối với từng nghiệp vụ như qui trình TTQT, qui trình cấp tín dụng tài trợ xuất khẩu cho doanh nghiệp, qui trình mua bán ngoại tệ kinh doanh, Các qui định chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu theo hình thức, L/C, nhờ thu, TTR....Quy định cụ thể về nghĩa vụ, trách nhiệm của các phòng ban, bộ phận liên quan đến giao dịch tài trợ xuất khẩu và các điều kiện cơ bản để thực hiện giao dịch đó.
Các quy trình nghiệp vụ được ban hành, quy định cụ thể các bước giao dịch thực hiện nghiệp vụ, trách nhiệm của các cá nhân và bộ phận tham gia vào hoạt động thanh toán quốc tế, các chứng từ cần thiết trong từng loại nghiệp vụ. Trên nguyên tắc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật và thông lệ quốc tế, nhằm hạn chế đến mức tối đa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp.
Tuy nhiên để đảm bảo tính cải tiến liên tục, đảm bảo qui trình, quy định ban hành phù hợp với thực tế nghiệp vụ phát sinh, có tính thực thi cao, trên nguyên tắc đảm bảo an toàn và đơn giản hoá về mặt hồ sơ tủ tục, các chi nhánh NHTM trong quá trình thực hiện nghiệp vụ thực tế cần đánh giá những mặt phù hợp và chưa phù hợp của các qui trình nghiệp vụ, những điểm chưa an toàn, còn sơ hở có thể dẫn đến rủi ro hoặc bị lợi dụng bởi khách hàng hoặc cán bộ ngân hàng để phản hồi về trung ương tổng hợp và nghiên cứu chỉnh sửa.
3.2.5.3. Tăng cường thông tin phòng ngừa trong hoạt động tài trợ xuất khẩu. Các NHTM cần thành lập trung tâm thông tin phòng ngừa rủi ro có nhiệm vụ thường xuyên cập nhật thông tin từ các nguồn tin quốc tế đáng tin cậy đánh giá và xếp hạng các ngân hàng trên thế giới, lưu trữ và cập nhật thông tin về các khách hàng trong và ngoài nước, hình thành cơ sở dữ liệu thông tin về khách hàng và các ngân hàng đại lý nhằm cung cấp cho các chi nhánh trong trường hợp cần thiết.
Cập nhật thường xuyên các thông tin có tính chất cảnh báo của ngân hàng thế giới, tổ chức thương mại thế giới, của các ngân hàng đại lý ở nước ngoài về các trường hợp lừa đảo, giả mạo trong thương mại quốc tế để các chi nhánh phòng tránh.
Xây dựng cơ chế cung cấp thông tin về ngân hàng đại lý, khách hàng trong và ngoài nước theo đề nghị của các chi nhánh phục vụ hoạt động tài trợ xuất khẩu.
3.2.5.4. Thành lập quỹ phòng ngừa rủi ro các mặt hoạt động nghiệp vụ:
Như chúng ta đã biết, bất cứ hoạt động sinh lợi nào đều tiềm ẩn các rủi ro. Không thể nói rằng sẽ không phát sinh rủi ro trong quá trình hoạt động. Tuy việc nhận biết và phòng ngừa rủi ro là yếu tố quan tâm hàng đầu trong hoạt động, nhưng đồng thời phải có các biện pháp khắc phục trong trường hợp rủi ro xảy ra. Hiện nay các NHTM mới chỉ thành lập quỹ dự phòng rủi ro trong hoạt động tín dụng, còn các hoạt động khác cũng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro như bảo lãnh, TTQT, KDNT chưa được các NHTM thành lập quỹ dự phòng rủi ro, trong khi đó với các ngân hàng hiện đại trên thế giới, hoạt động dịch vụ được đánh giá quan trọng hàng đầu, một trong những biện pháp khả thi để có thể giúp các ngân hàng này khắc phục rủi ro trong hoạt động đó là việc thành lập các quỹ dự phòng rủi ro.
Quỹ phòng ngừa rủi ro các hoạt động dịch vụ này nên được trích lập tại Trung ương, do các chi nhánh đóng góp với một tỷ lệ nhất định trên cơ sở doanh số hoạt động từng loại hình dịch vụ của từng chi nhánh. Khi có những rủi ro phát sinh, chi nhánh có thể đề nghị Trung ương trích quỹ phòng ngừa rủi ro để bù đắp các thiệt hại phát sinh. Khi thánh lập , các Ngân hàng Trung ương cần xây dựng quy chế hoạt động của quỹ phòng ngừa rủi ro, để đảm bảo quỹ phòng ngừa rủi ro phát huy tác dụng, hỗ trợ chi nhánh một cách tốt nhất khi gặp phải các rủi ro trong hoạt động TTQT, KDNT.
3.2.5.5. Tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát trong hoạt động TTXK
a/ Đối với nghiệp vụ tài trợ xuất khẩu, cán bộ tín dụng cần làm tốt công tác thẩm định dự án, quản lý tài sản đảm bảo, đánh giá chính xác năng lực tài chính, xếp loại chất lượng tín dụng cho từng khách hàng. Trên cơ sở đó xây dựng hạn mức tín dụng, hạn mức mở L/C, hạn mức chiết khấu bộ chứng từ… cho từng khách hàng. Đồng thời việc cán bộ tín dụng thường xuyên theo sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ cho phép ngân hàng dự báo được những nguy cơ tiềm ẩn từ khách hàng để có biện pháp phòng ngừa, hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra.
b/ Đối với nghiệp vụ kinh doanh tiền tệ: Các NHTM cần có các chính sách thích hợp để thu hút khách hàng có nguồn thu ngoại tệ lớn, cân bằng trạng thái ngoại tệ của ngân hàng, để từ đó có thể chủ động về ngoại tệ để cung cấp cho khách hàng trong nước.
Việc quy định trạng thái ngoại tệ của các chi nhánh là một biện pháp nhằm giúp các chi nhánh giảm thiểu rủi ro hối đoái, đồng thời nâng cao năng lực quản lý nguồn ngoại tệ của toàn hệ thống. Cần cho phép các chi nhánh có thể chủ động kinh doanh ngoại tệ trên thị trường liên ngân hàng hoặc mua bán trực tiếp giữa các chi nhánh trong toàn hệ thống để chủ động về nguồn ngoại tệ.
Ngoài ra cần đa dạng hoá các loại hình kinh doanh ngoại tệ nhằm giảm thiểu rủi ro thanh toán. Hiện nay hoạt động mua bán ngoại tệ tại các NHTM trên địa bàn Thanh Hoá mới chủ yếu là các giao dịch giao ngay, rất ít khi sử dụng các hình thức mua bán kỳ hạn. Để tránh được rủi ro tỷ giá, các NHTM cần sử dụng kết hợp các
hình thức mua bán kỳ hạn để chủ động trong nguồn ngoại tệ thanh toán. Việc mua bán kỳ hạn cần được thực hiện đựa trên cơ sở cân đối nguồn ngoại tệ và các cam kết thanh toán L/C trả ngay, L/C trả chậm, cam kết thanh toán nhờ thu có kỳ hạn. Các NHTM không nên chỉ thụ động khi khách hàng đưa ra nhu cầu mới xem xét mà cần dự tính trước nhu cầu của khách hàng, có kế hoạch để thực hiện hợp đồng mua bán có kỳ hạn, hạn chế rủi ro hối đoái, chủ động nguồn ngoại tệ cho thanh toán, ngay cả trong thời kỳ khan hiếm ngoại tệ.
c/ Đối với hoạt động TTQT: lại càng phải kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo thực
hiện đúng quy trình, đúng pháp luật, phù hợp với thông lệ quốc tế, nhanh chóng phát hiện ra sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời.
Công tác kiểm soát phải được thực hiện đúng nguyên tắc, đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc kiểm soát độc lập. Cán bộ kiểm soát không được phép thực hiện chức năng của TTV và ngược lại (cài đặt trong thẩm quyền của người sử dụng của các chương trình hỗ trợ)
Hoạt động kiểm soát được phân cấp tại chi nhánh và trung ương. Tại chi nhánh, cán bộ kiểm soát chịu trách nhiệm về các giao dịch do mình kiểm soát. Tại trung ương, phòng TTQT trung ương, phối hợp với ban kiểm tra nội bộ xây dựng chương trình kiểm tra nội bộ đột xuất hoặc định kỳ theo ngày dọc đối với tất cả các chi nhánh có hoạt động TTQT.
Nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát các mặt hoạt động nghiệp vụ được phân chia cụ thể giữa các bộ phận liên quan đảm bảo kiểm soát chặt chẽ các hoạt động nhưng không bị chồng chéo.
Cụ thể là: Tại các chi nhánh Ban lãnh đạo chi nhánh có nhiệm vụ:
- Bố trí đủ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, đạo đức tốt để thực hiện và kiểm soát hoạt động tài trợ xuất khẩu (tín dụng tài trợ XK, TTQT, KDNT)
- Phân cấp uỷ quyền, giao hạn mức phê duyệt các giao dịch tín dụng,TTQT, KDNT phù hợp cho các cấp Phó giám đốc, trưởng, phó phòng nghiệp vụ, kiểm soát viên, đảm bảo chủ động, linh hoạt trong hoạt động trên cơ sở an toàn tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh.
- Định kỳ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài trợ xuất khẩu tại chi nhánh, phát hiện và khắc phục kịp thời các vi phạm quy trình và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan. (Hoạt động kiểm tra nội bộ phải thực hiện nghiêm túc, tránh hình thức, cán bộ kiểm tra nội bộ phải là những người có kiến thức tổng hợp, nắm vững chế độ, và có nhiều kinh nghiệm thực tế)
Tại Hội sở chính các NHTM, ban lãnh đạo có nhiệm vụ:
- Xây dựng các quy chế, quy trình hoạt động tiên tiến và an toàn.
- Ban hành quy chế kiểm tra, kiểm soát hoạt động TTQT, KDNT định kỳ và đột xuất tại các chi nhánh.
- Ban hành cơ chế xử lý các rủi ro hoạt động tài trợ xuất khẩu
- Xây dựng hạn mức duyệt giao dịch hợp lý cho từng chi nhánh trên nguyên tắc đảm bảo an toàn, tăng tính chủ động và tự quyết của chi nhánh, tạo điều kiện mở rộng và phát triển hoạt động tài trợ xuất khẩu tại các chi nhánh.