II. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH Ở TỔNG CÔNG TY
1. Nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện các căn cứ kế hoạch
2.1. Cải tiến quy trình lập kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch kinh doanh là kết quả của cả một quá trình lập kế hoạch. Việc kế hoạch kinh doanh được đưa ra sớm hay muộn phụ thuộc vào thời gian lập kế hoạch. Nếu kế hoạch kinh doanh được đưa ra muộn không bắt kịp với nhu thị trường sẽ gây ảnh hưởng xấu tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng kế hoạch kinh doanh.
Việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Licogi cũng là cả một quá trình. Thời gian Tổng công ty tiến hành xây dựng kế hoạch kinh doanh là khá lâu, từ đầu quý IV năm báo cáo (cuối năm báo cáo) có khi kéo dài tới quí I năm kế hoạch. Trong khoảng thời gian này tổng công ty phải tập hợp các kế hoạch dự thảo từ các đơn vị thành viên, các phòng ban bộ phận, trên cơ sở đó phân tích đánh giá tính chính xác, tính khả thi của các chỉ tiêu để hình thành nên kế hoạch dự thảo chung. Sau đó qua các bước điều chỉnh, xây dựng kế hoạch chính thức , xét duyệt, giao kế hoạch cho các đơn vị cơ sở. Quá trình xây dựng trên kéo dài quá lâu, chứa đựng bên trong nó nhiều thủ tục phức tạp, cán bộ làm công tác kế hoạch phải đi, phải chờ đợi, kế hoạch của các đơn vị thành viên có thể bị điều chỉnh từ một phía quá nhiều... điều này dẫn đến kế hoạch kinh doanh của Công ty được đưa ra rất chậm so với các đối thủ cạnh tranh, bỏ lỡ một số cơ hội kinh doanh và bạn hàng. Chính vì vậy, Tổng công ty cần phải cải tiến trình tự xây dựng kế hoạch thật thích hợp, giảm thời gian tiến hành để đảm bảo đưa kế hoạch kinh doanh đúng thời điểm, đúng yêu cầu.
Quy trình và thời gian lập kế hoạch tại Tổng công ty có thể cải tiến theo hướng sau: Tổng công ty sẽ cố gắng tiến hành quá trình lập kế hoạch kinh doanh từ đầu quí IV năm báo cáo và kết thúc vào gần cuối tháng 11 năm báo cáo. Tức là tổng thời gian khoảng 7 tuần. Quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ trải qua 4 bước:
Bước 1: Chuẩn bị lập kế hoạch.
Trong bước này, các cán bộ làm công tác kế hoạch sẽ tiến hành nghiên cứu thị trường, thu thập, phân tích đánh giá thị trường và lựa chọn các phương pháp dự báo sản phẩm, hàng hoá để đưa ra các con số dự kiến kế hoạch cho năm tới và phân công cho các phòng ban, các đơn vị thành viên lập kế hoạch riêng của mình. Thời gian thực hiện này sẽ kéo dài trong khoảng 2 tuần.
Bước 2: Trình duyệt kế hoạch.
Sau khi nhận được các bản dự thảo kế hoạch từ các phòng ban chức năng, các đơn vị thành viên, phòng Kế hoạch – Kỹ thuật tiến hành phân tích, kiểm tra các chỉ tiêu và hình thành kế hoạch dự thảo chung. Sau đó Tổng công ty sẽ trình lên Bộ Xây dựng bản kế hoạch dự thảo để xét duyệt. Thời gian thực hiện công việc này kéo dài khoảng 2 tuần.
Bước 3: Xây dựng kế hoạch chính thức.
Dựa trên sự điều chỉnh của Bộ xây dựng, Tổng công ty sẽ tập trung nghiên cứu, thực hiện thay đổi bổ sung, điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình cho phù hợp với yêu cầu. Việc xây dựng này sẽ được thực hiện với sự tham gia của tất cả các cán bộ làm công tác xây dựng kế hoạch và bộ phận tham mưu, cố vấn của công ty. Bước xây dựng này kéo dài khoảng 2 tuần.
Bước 4: Duyệt kế hoạch chính thức.
Khi hệ thống kế hoạch được xây dựng mang đầy đủ tính tiên tiến, hiện thực, tính toàn diện và tính khả thi thì việc xét duyệt kế hoạch còn lại chỉ là hình thức để xác nhận kế hoạch kinh doanh của đơn vị. Giai đoạn duyệt kế hoạch chính thức kéo dài khoảng 5 ngày. Kế hoạch chính thức sẽ được Tổng công ty chuyển xuống các phòng ban bộ phận và các đơn vị thành viên thực hiện. Việc này kéo dài khoảng 2 ngày.
Để thực hiện được biện pháp này, trước hết Tổng công ty phải nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ làm công tác kế hoạch ở các đơn vị thành viên. Nâng cao khả năng từ việc thu thập số liệu, đánh giá về hiện trạng năng lực máy móc thiết bị, lực lượng lao động đến các xu hướng thay đổi của thị trường, của khách hàng mà hình thành nên kế hoạch dự thảo cho đơn vị mình với chất lượng cao nhất trong thời gian ngắn nhất.
Trong phòng Kế hoạch – Kỹ thuật của Công ty nên hình thành bộ phận phụ trách công tác điều chỉnh, xét duyệt kế hoạch của các đơn vị trong Tổng công ty theo tùng khu vực ( đặc biệt trọng tâm vào khu vực miền Bắc). Các cán bộ phụ trách theo khu vực như vậy sẽ có điều kiện tìm hiểu sâu hơn về tình hình thực tế của thị trường cũng như của các đơn vị thành viên trong khu vực, sẽ kịp thời có những chỉ đạo và sự giúp đỡ cần thiết khi các đơn vị thành viên gặp khó khăn, vướng mắc. Nhờ đó thời gian điều chỉnh, xét duyệt, chờ đợi sẽ giảm.