- Về lao động
5. Tổ chức lập kế hoạch của Tổng công ty
5.1. Thời gian xây dựng kế hoạch kinh doanh ở Tổng công ty
Phòng Tổ chức cán bộ - lao động, Phòng Tài chính kế toán thu thập số liệu, thông tin thị trường, căn cứ các bản đăng ký kế hoạch của các phòng kinh doanh, các đơn vị thành viên và các nguyên tắc xây dựng kế hoạch để xây dựng dự thảo kế hoạch lao động và kế hoạch tài chính toàn Công ty gửi Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật theo thời hạn sau
- Kế hoạch năm được hoàn thành trước ngày 5 tháng 12 của năm trước. - Kế hoạch quý được hoàn thành trước ngày 20 tháng cuối cùng của quý trước. Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật căn cứ vào kế hoạch của Phòng Tài chính kế toán, Phòng Tổ chức cán bộ lao động, các phòng kinh doanh, Văn phòng tổng Công ty, các đơn vị thành viên, căn cứ vào các nguyên tắc xây dựng kế hoạch xây dựng dự thảo kế hoạch tổng hợp của toàn tổng công ty theo thời hạn sau
- Kế hoạch năm được hoàn thành trước ngày 10 tháng 12 của năm trước. - Kế hoạch quý được hoàn thành trước ngày 25 tháng cuối cùng của quý trước. Đối với các kế hoạch dài hạn (3 năm, 5 năm) mang tính chất định hướng phát triển, lúc nào Hội đồng quản trị Tổng công ty yêu cầu thì Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật lập dự thảo kế hoạch và trình Hội đồng quản trị phê duyệt.
5.2. Trình tự lập kế hoạch kinh doanh ở Tổng công ty
Tổng công ty Licogi là một doanh nghiệp độc lập nhưng ở đây là độc lập tương đối, có nghĩa là Tổng công ty chịu sự quản lý và giám sát chặt chẽ của Bộ Xây dựng. Chính vì thế trong việc lập kế hoạch kinh doanh Tổng công ty cũng chịu sự kiểm soát, xét duyệt của Bộ Xây dựng
Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty luôn luôn phải tuân thủ theo 2 quy định sau
- Trình, xét kế hoạch dự thảo. - Quyết định kế hoạch chính thức.
Như vậy Tổng công ty sau khi tổng hợp các kế hoạch kinh doanh của các đơn vị, đơn vị thành viên, và của các phòng ban thành bản kế hoạch kinh doanh
tổng hợp của mình, sẽ có nhiệm vụ trình lên Bộ. Bộ sẽ xem xét, duyệt kế hoạch kinh doanh cho Tổng công ty và gửi giao xuống cho tổng công ty. Tổng công ty sẽ giao nhiệm vụ cho từng bộ phận, phòng ban, các đơn vị thành viên
Về trình tự xây dựng kế hoạch kinh doanh ở Tổng công ty được thực hiện theo 5 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị lập kế hoạch
Trước khi kết thúc năm, vào quý IV Tổng công ty đã chuẩn bị cho việc lập kế hoạch năm sau.
Trong bước này cần chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho việc lập kế hoạch : + Tổ chức thu thập, nghiên cứu, đánh giá và lựa chọn các tài liệu đáng tin cậy. + Phân tích tài liệu dự báo và lựa chọn các hướng dự báo có căn cứ khoa học.
+ Phân tích môi trường kinh doanh và khả năng phát triển của đối thủ cạnh tranh kỳ kế hoạch, cũng như xu hướng nhu cầu mặt hàng và các mặt hàng thay thế.
Sau khi chuẩn bị như vậy, phòng kế hoạch của Tổng công ty sẽ dự kiến các chỉ tiêu kế hoạch cho năm tới và phân công các phòng ban, các đơn vị cơ sở xác lập kế hoạch riêng.
Bước 2: Dự thảo kế hoạch
Sau khi phân công, các đơn vị căn cứ vào năng lực hoạt động của mình, căn cứ vào tình hình thực tế hoạt động của những năm trước và xu thế phát triển năm tới để hình thành nên các chỉ tiêu kế hoạch.
Các phòng ban, các đơn vị thành viên căn cứ vào nhiệm vụ, chức năng của mình cũng hình thành nên các kế hoạch.
Sau khi nhận được các bản kế hoạch của các phòng ban, các đơn vị thành viên, Tổng công ty sẽ tập hợp, cân đối tất cả các kế hoạch đó, trực tiếp tính toán các chỉ tiêu và đề ra các số liệu cụ thể.
Dự thảo kế hoạch bao gồm + Giá trị các công trình thi công + Nhóm các công trình chủ yếu
+ Nộp ngân sách Nhà nước
Bước 3: Trình dự thảo kế hoạch
Vào cuối năm báo cáo, Bộ Xây dựng gửi công văn đề nghị với Tổng công ty yêu cầu phải báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh năm báo cáo, sau đó lập dự thảo kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn diện năm tới.
Sau khi nhận được công văn, Tổng công ty sẽ gửi dự thảo kế hoạch lên Bộ. Bộ sẽ kết hợp xem xét khả năng của Tổng công ty với yêu cầu phương hướng của ngành mà chính thức điều chỉnh kế hoạch.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch chính thức
Dựa trên sự điều chỉnh của Bộ xây dựng, Tổng công ty Licogi sẽ thực hiện thay đổi bổ sung, điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình cho phù hợp với yêu cầu cấp trên.
Bước 5: Trình, duyệt, quyết định kế hoạch chính thức
Kế hoạch lập ra lại được trình lên Bộ xây dựng duyệt chính thức lần nữa. Sau khi được sự nhất trí, phê duyệt của Bộ mới trở thành kế hoạch chính thức của Tổng công ty. Kế hoạch chính thức được bắt đầu từ khi ban lãnh đạo Tổng công ty giao kế hoạch kinh doanh bằng văn bản cho các bộ phận, các phòng ban và các đơn vị cơ sở thực hiện.
Như vậy với sự chỉ đạo xuyên suốt về mặt thời gian và không gian trong tổ chức từ Bộ xuống Tổng công ty, từ Tổng công ty tới các đơn vị thành viên giúp cho kế hoạch của Tổng công ty được thống nhất về nội dung, thuận lợi cho việc theo dõi kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch. Tuy nhiên, điều này cũng gây không ít hạn chế cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty bởi một số chỉ tiêu kế hoạch còn mang nặng tính hình thức, chưa sát với thực tế. Đây là một trong những nguyên nhân quan trọng khiến Tổng công ty chưa hoàn thành được các chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
5.3. Phân công và phối hợp trong xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanhở Tổng công ty
ở Tổng công ty
Là khâu quan trọng trong việc ghép nối các phòng ban, các đơn vị cơ sở với nhau để thực hiện các mục tiêu chung. Việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty là nhiệm vụ của tất cả các phòng ban, các đơn vị cơ sở có liên
quan. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ từng phòng và căn cứ số chỉ tiêu kế hoạch để từ đó phân công cho các phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện công việc của mình.
- Phòng Tài chính kế toán: Có nhiệm vụ xác định, lập kế hoạch về vốn căn cứ vào số tồn kho, nợ phải thu, nợ ngắn hạn.... để xác định các hệ số quay vòng vốn, khả năng thanh toán.... của Tổng công ty, thông qua đó lập kế hoạch tài chính phục vụ cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
- Phòng Tổ chức cán bộ - lao động: Có nhiệm vụ lập kế hoạch về vấn đề công tác bảo hộ lao động, kinh phí cho công tác bảo hộ lao động..
- Các phòng Kinh doanh: Lên kế hoạch đầu tư trang thiết bị tăng cường cho sản xuất kinh doanh, những dự án xung quanh phát triển sản xuất kinh doanh. Lên kế hoạch nhập khẩu, xuất khẩu, gia công đặt hàng.
- Văn phòng Công ty: Lập quĩ hành chính trang bị văn phòng...
- Các đơn vị thành viên: Có nhiệm vụ căn cứ thực lực của mình, thu thập thông tin thị trường, xây dựng các kế hoạch năm, kế hoạch quý cho đơn vị và gửi cho Công ty.
- Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật: Bộ phận Kỹ thuật có nhiệm vụ lên kế hoạch đại tu sửa chữa hoặc đầu tư mới nhà cửa, các máy móc thiết bị và phương tiện vận tải. Bộ phận Kế hoạch có nhiệm vụ phụ trách chung, xây dựng kế hoạch kinh doanh chung cho toàn Tổng công ty, giao và kiểm tra nhiệm vụ kinh doanh hàng năm, hàng quý cho các đơn vị thành viên. Sau đó tập hợp, cân đối kế hoạch của các đơn vị cơ sở, các phòng để đề ra số liệu cụ thể cho kế hoạch kinh doanh của Tổng công ty. Như vậy, các phòng ban và các đơn vị thành viên trong Tổng công ty đã có sự phối hợp và phân công chặt chẽ để đảm bảo cho công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh được hoàn chỉnh. Vào cuối mỗi năm, mỗi quý Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật có trách nhiệm tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh lên cho lãnh đạo Tổng công ty.
Quá trình phối hợp, lập kế hoạch kinh doanh của các phòng ban và các đơn vị thành viên trong Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Tổ chức Tổng công ty
