6.1 Kiểm soát tổ chức là gì?6.2 Kiểm soát đầu ra 6.2 Kiểm soát đầu ra
6.3 Kiểm soát hành vi6.4 Kiểm soát theo nhóm 6.4 Kiểm soát theo nhóm 6.5 Thay đổi tổ chức
• Nhiệm vụ đầu tiên của nhà quản trị là thiết lập cơ cấu tổ chức cho phép thành viên DN sử dụng nguồn lực hiệu quả và hợp lý nhất.
• Riêng cơ cấu tổ chức không tạo động lực cho mọi người để đạt mục tiêu DN.
• Khi nhà quản trị lựa chọn về tác động, định hình, điều chỉnh hoạt động của các bộ phận, phòng chức năng, và nhân viên DN để đạt sứ mệnh và mục tiêu DN họ thiết lập nên nền tảng thứ hai của kiến trúc tổ chức: kiểm soát tổ chức.
• Cơ cấu tổ chức cung cấp cho DN bộ khung; hệ thống kiểm soát cho nó cơ bắp, gân, dây thần kinh, cảm giác cho phép DN điều chỉnh và chi phối hoạt động của nó, cung cấp thông tin phản hồi về DN và thành viên của nó đang hoạt động.
• Các chức năng tổ chức và kiểm soát không tách rời, nhà quản trị hợp lý phải tìm hiểu để làm cho chúng vận hành cùng với nhau một cách hài hòa.
• Bản chất của kiểm soát tổ chức, qui trình kiểm soát?
• Ba hệ thống kiểm soát của DN là kiểm soát đầu ra, kiểm soát hành vi, kiểm soát nhóm.
6.1 Kiểm soát tổ chức là gì?
• Kiểm soát là quy trình nhà quản trị giám sát và điều chỉnh việc DN và thành viên của nó tiến hành hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu DN hiệu quả và hợp lý.
• Trong kiểm soát, nhà quản trị giám sát và đánh giá xem liệu chiến lược và cơ cấu tổ chức DN có đang làm việc như dự định, cần cải thiện thế nào, cần thay đổi nếu chúng không hoạt động.
• Kiểm soát không chỉ sau khi sự kiện đã xảy ra, còn giữ cho DN theo dõi, lường trước sự kiện có thể xảy ra, thay đổi tổ chức đáp lại bất kỳ cơ hội hay đe dọa nào được xác định.
• Kiểm soát giữ cho nhân viên có động lực, tập trung vào vấn đề quan trọng đang đe dọa DN, cùng làm việc để tạo ra thay đổi giúp DN cải thiện hoạt động theo thời gian.
Tầm quan trọng của việc kiểm soát tổ chức
• Hệ thống kiểm soát đánh giá xem DN đang sử dụng nguồn lực hiệu quả thế nào, thử nghiệm tìm ra cách SX hiệu quả hơn, cơ cấu làm việc mới tốt hơn thế nào.
• Nhà quản trị hợp lý tạo ra hệ thống kiểm soát nhất quán chất lượng hàng hóa và dịch vụ để cải tiến liên tục về chất lượng – thay đổi tạo ra lợi thế cạnh tranh.
• DN đáp ứng khách hàng tốt hơn nếu phát triển hệ thống kiểm soát CRM đánh giá mối liên hệ với khách hàng. Giám sát hành vi nhân viên giúp tìm cách tăng mức hoạt động. Khi biết bị giám sát, họ có động cơ để trở nên có ích và nhất quán ứng xử hướng tới khách hàng.
• Kiểm soát làm tăng đổi mới. Đổi mới thành công khi DN tạo ra cách tổ chức nhân viên được trao quyền để sáng tạo, quyền lực phi tập trung cho nhân viên tự do thử nghiệm và chấp nhận rủi ro. Hệ thống kiểm soát thích hợp khuyến khích chấp nhận rủi ro là một thách thức quản lý. Khuyến khích nhóm hoạt động ở mức cao, kiểm tra nhóm giảm chi phí, tăng chất lượng.
• Đánh giá thực hiện của mỗi thành viên trong nhóm (ai có nhiều sáng kiến được đề bạt và thưởng).