tại công ty TNHH Roxy Việt Nam
4.1Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu công tác kế toán nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu tại công ty TNHH Roxy Việt Nam
thanh toán các khoản phải thu tại công ty TNHH Roxy Việt Nam
4.1.2 Ưu điểm:
Về tổ chức bộ máy quản lý:
Hiện nay, công ty TNHH Roxy Việt Nam đang áp dụng mô hình tổ chức quản lý theo chức năng. Mô hình tổ chức này rất phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp .Ưu điểm lớn nhất của mô hình tổ chức theo chức năng là tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận hoặc cho từng đơn vị nhỏ làm việc có hiệu quả, công việc được chuyên môn hóa nên năng suất được gia tăng. Vì mỗi bộ phận thực hiện mỗi loại công việc nên nhân viên sẽ phát triển kỹ năng chuyên môn và có kiến thức nhanh hơn. Việc đào tạo được thực hiện dễ dàng hơn do có sự
đồng nhất trong công việc, đồng thời những nhân viên chưa có kinh nghiệm cũng có cơ hội và điều kiện hơn để học hỏi ở những người có tay nghề cao. Và vì vậy, các nhân viên mới sẽ nhanh chóng thích ứng với công việc và sẽ sớm biết cách ứng phó để đi đến thành công.
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung hay còn gọi là tổ chức kế toán một cấp. Việc áp dụng mô hình này là rất phù hợp với đặc điểm lĩnh vực kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty. Toàn bộ công việc xử lý chứng từ, số liệu, lập báo cáo được thực hiện ở phòng Tài chính của công ty. Như vậy, giám đốc tài chính sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các nhân viên kế toán. Việc tập trung về một mối như vậy giúp cho việc tập hợp và cung cấp thông tin kế toán tài chính doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác và đáp ứng yêu cầu của ban lãnh đạo.
Việc ứng dụng phần mềm kế toán máy đã giúp cho việc cung cấp và quản lý thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả. Hơn nữa, công ty áp dụng phần mềm kế toán Sun System là một phần mềm kế toán nước ngoài nên có tính chuyên nghiệp cao, quy trình quản lý chặt chẽ, phần mềm hoạt động luôn ổn định bởi được xây dựng trên một công nghệ tiên tiến. Ngoài ra, phần mềm còn có hệ thống bảo cáo quản trị mạnh và các công cụ lập báo cáo thông minh, tạo nhiều thuận lợi cho hoạt động kế toán quản trị của công ty.
Là một khâu trong quá trình kinh doanh, kế toán thanh toán các khoản phải thu đã góp phần đáng kể vào việc tổng kết, đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty. Số liệu của kế toán công nợ đã cung cấp được những thông tin cần thiết cho Ban giám đốc và cán bộ quản lý làm căn cứ cho việc ra quyết định hợp lý trong quá trình kinh doanh và quản lý tài chính của công ty trong kỳ kinh doanh.
Bên cạnh đó, công ty cũng có một cơ cấu tổ chức hạch toán các hoạt động thanh toán khá hiệu quả. Tính hiệu quả được thể hiện rõ qua các chỉ tiêu về khả năng thanh toán và khả năng thu hồi các khoản nợ của công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh. Cơ cấu tổ chức này tương đối khoa học trong hoạt động thanh
toán nói riêng và các hoạt động kế toán tại công ty nói chung. Các phần việc kế toán được phân công, phân nhiệm tương đối rõ ràng cho từng kế toán viên trong phòng nhưng cũng có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành kế toán với nhau trong công tác thanh toán, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi phương pháp tính toán và ghi chép.
Về chứng từ sử dụng
Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công ty đã sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định về hóa đơn chứng từ của Bộ tài chính. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hóa đơn, chứng từ phù hợp cả về mặt số lượng và nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ.
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ khoa học, không chồng chéo, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty quy định rõ về trách nhiệm của từng bộ phận về việc lập, phê duyệt cũng như luân chuyển chứng từ kế toán.
Các chứng từ đều được kế toán phần hành kiểm tra, phân loại, sắp xếp và lưu trữ theo từng phần hành để có thể theo dõi và kiểm soát dễ dàng.
Khi áp dụng luật thuế GTGT, công tác quản lý chứng từ thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được chia thành hai mảng rõ ràng cho hai kế toán viên thực hiện (kế toán công nợ chịu trách nhiệm kê khai thuế GTGT đầu ra, kế toán thanh toán chịu trách nhiệm kê khai thuế GTGT đầu vào) và có sự đối chiếu với các bộ phận có liên quan giúp cho việc kế khai thuế được nhanh chóng, chính xác tránh kê khai thiếu, thừa thuế và thực hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.
Về tài khoản sử dụng:
Nhìn chung hệ thống tài khoản kế toán mà công ty sử dụng là tương đối đúng theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam về việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kế toán. Trong công tác hạch toán khoản phải thu của khách hàng, do số lượng khách hàng là rất lớn nên công ty đã tiến hành đặt số hiệu tài khoản cho từng khách hàng trong phần mềm quản lý, tạo điều kiện cho việc theo dõi, ghi chép và quản lý dễ dàng hơn.
Về sổ sách sử dụng:
Do công ty áp dụng phần mềm kế toán của Mỹ nên sổ sách sử dụng có sự khác biệt so với hệ thống sổ sách trong các phần mềm kế toán trong nước. Tuy nhiên, nó vẫn đáp ứng được đầy đủ và chính xác công tác hạch toán của đơn vị hơn nữa lại rất đơn giản, gọn nhẹ, dễ dàng trong việc theo dõi và lập các báo cáo tài chính cần thiết.
4.1.2 Tồn tại:
Bên cạnh những ưu điểm trên, thì công tác kế toán nói chung và việc hạch toán nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu nói riêng vẫn còn những tồn tại cần được khắc phục.
Thứ nhất, phần mềm kế toán của doanh nghiệp có nguồn gốc từ nước ngoài tuy có nhiều ưu việt nhưng khi được áp dụng trong các doanh nghiệp Việt Nam cũng có một số trở ngại như: phần mềm không tương thích hoàn toàn với chế độ kế toán Việt Nam, thường hỗ trợ theo chế độ kế toán Mỹ và Anh. Công tác đào tạo để sử dụng và vận hành phần mềm khá tốn kém, chi phí cao, để bộ máy kế toán có thể sử dụng hết các tính năng thường mất vài tháng. Hơn nữa, việc bảo hành và sửa chữa khi xảy ra sự cố cũng phức tạp và tốn chi phí.
Thứ hai, các khoản phải thu của khách hàng của công ty thường có số dư Nợ rất lớn tuy nhiên hiện nay công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Kế toán công nợ tự quản lý, theo dõi công nợ và đưa ra các biện pháp thu hồi nợ. Như vậy, nếu các khoản phải thu không thu hồi được thực sự phát sinh không những gây tổn thất về mặt tài chính mà còn ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của công ty.
Thứ ba, trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán chưa sâu, một số nhân viên kế toán của công ty là từ các bộ phận khác trong khách sạn chuyển sang do có thời gian làm việc lâu năm quen với các phần mềm sử dụng trong khách sạn, cho nên khi có nghiệp vụ kinh tế phức tạp phát sinh thì việc xử lý có khó khăn.
Thứ tư, khi phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái kế toán lại ghi nhận khoản chênh lệch này vào tài khoản 711 mà không ghi nhận vào tài khoản 515 hay tài khoản 635 như quy định của chuẩn mực kế toán.
Thứ năm, do khách sạn kinh doanh nhiều loại hình dịch vụ, số lượng khách hàng lớn nên hóa đơn chứng từ phát sinh hàng ngày rất nhiều. Khâu lập hóa đơn được thực hiện tại quầy lễ tân của khách sạn còn việc phân loại, xử lý hóa đơn lại được thực hiện tại phòng kế toán, hai khâu này được thực hiện ở hai bộ phận tách biệt nên đôi khi gây khó khăn cho việc phân loại chứng từ. Hơn nữa, công ty chỉ có một kế toán công nợ nên việc phân loại và đối chiếu chứng từ đôi lúc bị ứ đọng từ ngày này sang ngày khác. Do đó, đã có trường hợp tình thất lạc hóa đơn và kế toán phải mất khá nhiều thời gian để tìm lại hóa đơn này. Hơn nữa, công ty chấp hành nghiêm chỉnh quy định về việc lập hóa đơn gồm 3 liên trong đó có 2 liên doanh nghiệp phải lưu trữ nên lượng hóa đơn phải lưu trữ là rất lớn mà không gian lưu trữ lại có hạn nên gây ra khó khăn cho kế toán công nợ trong việc lưu trữ hóa đơn.