THU TẠI CÔNG TY TNHH ROXY VIỆT NAM 3.1 Phương pháp nghiên cứu:
3.2.1 Tổng quan về công ty TNHH Roxy Việt Nam:
3.2.1.1 Khái quát về lịch sử thành lập công ty:
Địa chỉ của doanh nghiệp: 83A – Lý Thường Kiệt – Hoàn Kiếm – Hà Nội. Loại hình hoạt động của doanh nghiệp: doanh nghiệp liên doanh nước ngoài. Công ty TNHH Roxy Việt Nam được thành lập với số vốn điều lệ là 18.000.000$ theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0100112814 do Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là đầu tư kinh doanh khách sạn.
Hiện nay công ty là chủ đầu tư của khách sạn Moevenpick Hà Nội. Một số đặc điểm về khách sạn và hoạt động kinh doanh của khách sạn Moevenpick Hà Nội: * Vị trí: Đây là một khách sạn 5 sao nằm giữa quận trung tâm của thủ đô gần cơ quan của tổ chức Liên Hiệp Quốc, các đại sứ quán, gần một số văn phòng đại diện của nước ngoài và các văn phòng chính phủ. Khách sạn được xây dựng theo lối kiến trúc Pháp độc đáo với trang thiết bị hiện đại và dịch vụ tiêu chuẩn cao nhằm đáp ứng nhu cầu của thương nhân và khách du lịch.
* Phòng ở và trang thiết bị: Khách sạn có tổng số 154 phòng trong đó có 93 phòng dành cho người không hút thuốc và 20 phòng thông nhau. Tất cả các phòng đều được lắp đặt đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, tivi LCD với nhiều kênh quốc tế, tủ đồ uống, điện thoại IDD, két điện tử, đồ pha trà, cà phê. Khách có thể sử dụng internet không dây và internet cáp băng thông rộng ở tất cả phòng và khu vực trong khách sạn.
Tùy thuộc vào các loại phòng có diện tích và chất lượng khác nhau thì mức giá cả khác nhau:
Kiểu phòng Phòng đơn Phòng đôi
Superior Deluxe $135 $145
Premium Deluxe $150 $160
Junior Suite $245 $245
Giá phòng trên đã bao gồm ăn sáng, 10% VAT, 5% service charge (phí phục vụ).
* Một số dịch vụ trong khách sạn:
trưa, tối với thực đơn tự chọn phong phú hoặc theo phong cách buffet hiện đại. Ngoài ra, tại nhà hàng Lounge 83, khách có thể thưởng thức bữa sáng hoặc lựa chọn thực đơn ăn nhẹ cùng rất nhiều loại rượu phong phú. Một không gian ấm áp và lý tưởng để gặp gỡ bạn bè và thư giãn sau ngày làm việc mệt mỏi.
+ Dịch vụ chăm sóc sức khỏe và thư giãn: Phòng tập Kinetic- Gym và Wellness Studio với những máy móc thiết bị tập hiện đại kết hợp với dịch vụ mát xa và xông hơi sẽ giúp khách hàng giải tỏa stress và sảng khoái thư giãn.
+ Dịch vụ hội nghị và hội thảo: với 4 phòng họp trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại, mọi nhu cầu về tổ chức các cuộc hội họp từ 10 đến 110 khách đều có thể được đáp ứng một cách hiệu quả.
Như vậy, có thể thấy kinh doanh khách sạn là một loại hình kinh doanh dịch vụ với một số đặc điểm chủ yếu sau:
* Hoạt động kinh doanh các dịch vụ trong khách sạn rất đa dạng và mang tính đồng bộ cao, bao gồm: dịch vụ lưu trú ( cho thuê buồng, phòng), dịch vụ ăn uống, dịch vụ vui chơi giải trí. Trong đó, dịch vụ lưu trú là dịch vụ kinh doanh chính của khách sạn nhằm đáp ứng nhu cầu của khách lưu trú trong một thời gian nhất định. Bộ phần buồng kết hợp với bộ phận lễ tân cung cấp dịch vụ lưu trú tạo ra doanh thu chủ yếu trong tổng doanh thu khách sạn. Đồng thời việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trú sẽ giúp mở rộng quy mô các dịch vụ khác trong khách sạn.
* Với đặc thù là ngành kinh doanh dịch vụ nên hầu hết các sản phẩm được tạo ra đều không có hình thái vật chất cụ thể, quá trình sản xuất cũng là quá trình tiêu thụ không có thành phẩm hoàn thành nhập kho. Ví dụ như kinh doanh dịch vụ buồng phòng là hoạt động kinh doanh đặc biệt vừa mang tính sản xuất kinh doanh vừa mang tính phục vụ khách lưu trú. Sản phẩm của loại dịch vụ này là khả năng phục vụ khách lưu trú của khách sạn.
* Hoạt động kinh doanh dịch vụ tại khách sạn phụ thuộc nhiều vào yếu tố con người, vị trí địa lý và trang bị cơ sở vật chất của khách sạn. Do đó, chất lượng dịch vụ lưu trú được quyết định bởi trang thiết bị, vật phẩm đồ dùng, trình độ phục vụ của nhân viên. Dựa vào những tiêu chuẩn quy định mà phân thành các loại
phòng có chất lượng và giá cả khác nhau.
3.2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp:
Doanh nghiệp áp dụng mô hình tổ chức trực tuyến theo chức năng, mô hình này phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh một khách sạn. Với mô hình tổ chức này chức năng của các bộ phận, phòng ban được phân định rõ ràng đồng thời quyền hạn, phạm vi kiểm soát, mối quan hệ cũng sẽ được phân định cụ thể.
Sơ đồ 3.1:Sơ đồ bộ máy quản lý doanh nghiệp:
Sơ đồ bộ máy kế toán:
Trong đó, tổng giám đốc là người chỉ đạo tất cả các công việc liên quan đến hoạt động của khách sạn như báo cáo kết quả tài chính, lập ra các quy tắc trong việc
Giám đốc tài chính Trợ lý giám đốc tài chính Nhân viên IT Giám đốc phòng mua Kế toán doanh thu Kế toán thanh toán Kế toán công nợ
Thủ quỹ Kế toán giá thành và kiểm soát chi phí Thủ kho Kế toán tiền lương Kế toán trưởng Trợ lý giám đốc phòng mua Thu ngân Thu
quản lý nhân sự, quản lý tỷ lệ phòng bán ra và phòng còn trống. Và do đó là người giữ vai trò kiểm soát hoạt động kinh doanh để giải quyết các yêu cầu hoạt động trước mắt, yêu cầu trung hạn cũng như lâu dài.
Thư ký tổng giám đốc: là người trợ lý đắc lực cho công việc của tổng giám đốc. Các công việc của thư ký bao gồm trợ giúp, tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc quản lý điều hành toàn khách sạn; theo dõi, tổng hợp các báo cáo từ các bộ phận phòng ban, lên lịch làm việc, lịch họp và nội dung làm việc cho tổng giám đốc; hỗ trợ cho các bộ phận khi cần.
Phó tổng giám đốc là người phụ trách quản lý bộ phận phòng và dịch vụ lưu trú của khách sạn, đây là bộ phận hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của khách sạn. Đồng thời, phó tổng giám đốc là người trực tiếp báo cáo các công việc này lên tổng giám đốc.
Phòng nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm tuyển mộ, đào tạo nhân viên và thực hiện quản lý chế độ tiền lương, phúc lợi của nhân viên. Giám đốc phòng nhân sự của khách sạn là một chuyên gia về luật lao động của Nhà nước và làm công tác cố vấn cho giám đốc các bộ phận khác về vấn đề này.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập và theo dõi kế hoạch kinh doanh, đàm phán với khách hàng về việc soạn thảo hợp đồng kinh tế, đôn đốc thanh toán thu hồi vốn.
Phòng tài chính có nhiệm vụ thu nhận, xử lý các chứng từ, cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh của khách sạn đồng thời chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ và viết các báo cáo hàng ngày về doanh thu và các khoản chi phí cho hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Phòng kỹ thuật: phụ trách về việc vận hành và bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất của khách sạn, bao gồm: điện, cơ khí, hệ thống sưởi, máy điều hòa, thực hiện những sửa chữa nhỏ và tu bổ trang thiết bị.
Ngoài ra, các bộ phận chức năng cũng đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của khách sạn, bao gồm:
thủ tục đăng ký phòng, trả phòng; phụ trách lưu giữ hành lý cho khách và tất cả các thông tin liên lạc phục vụ khách hàng.
Bộ phận phục vụ phòng (bộ phận buồng): chịu trách nhiệm lau dọn phòng của khách sạn khi có khách đến và khách đi đồng thời phụ trách vệ sinh các nơi công cộng trong khách sạn.
Bộ phận giặt là: phụ trách giặt sạch và là tất cả các quần áo theo yêu cầu của khách, khăn màn của khách sạn và đồng phục của toàn bộ nhân viên trong khách sạn.
Bộ phận nhà hàng: chức năng chính của bộ phận này là phục vụ thức ăn, đồ uống cho các thực khách của khách sạn và các nhân viên làm việc trong khách sạn. Phụ trách bộ phận này là bếp trưởng, người này có địa vị và quyền hạn lớn trong khách sạn. Dưới bếp trưởng là một loạt các đầu bếp phụ trách các khu vực bếp khác nhau.
Hoạt động kinh doanh của khách sạn được quản lý bằng phần mềm hệ thống Opera. Đây là phần mềm quản lý khách sạn nổi tiếng được các khách sạn lớn trên khắp thế giới sử dụng như Sharaton, Sofitel, Legend…Phần mềm này quản lý việc đặt phòng, xếp phòng, lưu trú của khách hàng, quản lý thu ngân… và kết chuyển thành các báo cáo hàng ngày, hàng tháng giúp nhà quản trị theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn.
* Quy định về hợp đồng kinh tế với các đối tác:
Đối với những khách hàng lớn, thường xuyên công ty tiến hành soạn thảo hợp đông kinh tế giữa hai bên. Hợp đồng bao gồm các điều khoản như: giá phòng; chính sách chiết khấu về tiền phòng, tiền ăn; hình thức xử phạt khi khách hàng tự ý hủy đặt phòng; phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, mức độ xử phạt trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn. Hợp đồng có thể được soạn thảo bằng tiếng Việt, tiếng Anh tùy từng đối tượng khách hàng. Mỗi năm công ty sẽ tiến hành xem xét và điều chỉnh lại các điều khoản của hợp đồng cho phù hợp.
(Phụ lục 3.4: Mẫu hợp đồng kinh tế)
* Chính sách tín dụng và công tác quản lý các khoản phải thu của công ty: •Phương thức thanh toán:
Đặc thù của hoạt động kinh doanh khách sạn là doanh thu được tạo nên chủ yếu từ kinh doanh dịch vụ lưu trú. Với tầm cỡ của một khách sạn 5 sao, trang thiết bị hiện đại, vị trí địa lý thuận lợi cho khách du lịch và thương gia nên công suất phòng thường đạt trung bình 80%. Khách lưu trú rất đa dạng, đến từ nhiều nơi trên thế giới và đặt phòng bằng nhiều phương thức khác nhau. Vì vậy, để hoạt động thanh toán các khoản phải thu đạt hiệu quả cao, công ty đã áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau phù hợp với hoạt động kinh doanh. Các phương thức thanh toán chủ yếu bao gồm:
Thanh toán bằng chuyển khoản bao gồm séc chuyển khoản, thẻ thanh toán quốc tế. Công ty mở tài khoản chính tại các ngân hàng sau:
+ Ngân hàng TMCP Đông Nam Á (SEABANK) + Ngân hàng TMCP quốc tế Việt Nam (VIB) + Ngân hàng Hồng Kông & Thượng Hải (HSBC).
Các loại thẻ thường được dùng để thanh toán trong khách sạn bao gồm: + Mastercard
+ Visacard + JCB card
+ American Express
Đây là các hình thức thanh toán hiện đại, rất phổ biến hiện nay và có nhiều ưu điểm cho việc thanh toán tại khách sạn.
Ngoài ra, công ty còn áp dụng hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Phương thức này thường được thực hiện trong hoạt động thanh toán với khách lẻ, không thường xuyên.
•Thời hạn thanh toán:
+ Đối với khách hàng là các công ty lữ hành, hãng du lịch có hợp đồng kinh tế với doanh nghiệp thì thời hạn thanh toán tối đa thường là 1 tháng nhưng cũng còn tùy thuộc vào loại hợp đồng và mức độ tin cậy đối với từng khách hàng.
toán ngay, có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng thẻ.
+ Đối với khách hàng không thường xuyên nhưng giá trị hợp đồng lớn thì công ty thường yêu cầu khách hàng trả trước một số tiền để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng.
• Chiết khấu thương mại:
Chiết khấu thương mại là hình thức giảm giá tiền phòng áp dụng cho những khách hàng lớn, thường xuyên của doanh nghiệp khi khách hàng đặt phòng tại khách sạn trong một số trường hợp như: đặt nhiều phòng, đặt phòng vào các thời điểm khác nhau trong năm. Tỷ lệ chiết khấu cho từng hợp đồng là khác nhau và đã được thỏa thuận trong các điều khoản của hợp đồng được ký kết. Mức chiết khấu này được trừ trực tiếp vào tiền phòng.
• Hình thức xử lý đối với khoản nợ quá hạn:
Đối với các khoản nợ quá hạn, công ty thường áp dụng hình thức phạt tiền trên tổng giá trị hợp đồng, tùy vào từng đối tượng khách hàng, từng loại hợp đồng mà mức phạt khác nhau nhưng mức xử phạt thường được áp dụng là 2% mỗi tháng trên tổng giá trị hợp đồng dịch vụ.
• Nguyên tắc quy đổi tỷ giá ngoại tệ và xử lý khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái:
Các khoản phải thu bằng ngoại tệ của công ty đều được quy đổi sang đồng Việt Nam và tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá trước khi kết chuyển sang phần mềm kế toán. Tỷ giá ngoại tệ được sử dụng để quy đổi là tỷ giá ngoại tệ bán ra của ngân hàng SEABANK, tỷ giá này sẽ được cập nhật và thay đổi trên hệ thống ghi nhận các khoản phải thu theo kỳ hàng tháng. Khoản chênh lệch tỷ giá được xác định như sau:
Khoản chênh lệch tỷ giá = ( Tỷ giá thực tế - Tỷ giá ghi sổ) * Giá trị của khoản phải thu bằng ngoại tệ.
3.2.1.3 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty TNHH Roxy Việt Nam:
Các số liệu sẽ được gửi lên Phòng tài chính để xử lý, trên cơ sở đó đưa ra các báo cáo cung cấp cho Ban giám đốc và các cơ quan chức năng có liên quan, các bộ phận cần thông tin trong công ty. Quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán là quan hệ kiểu trực tuyến tức là giám đốc tài chính trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán, phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên.
Sơ đồ 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán:
Trong đó, nhiệm vụ của người lãnh đạo và từng nhân viên trong bộ máy kế toán được phân định như sau:
Kế toán trưởng là người tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác để lập các báo cáo tài chính phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn, giúp chủ đầu tư nắm được thực trạng hoạt động kinh doanh của khách sạn và có biện pháp điều chỉnh hợp lý.
Giám đốc tài chính (trưởng Phòng tài chính): là người tổ chức điều hành mọi hoạt động trong phòng tài chính, làm nhiệm vụ quản lý tài chính của khách sạn như nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối quan hệ tài chính, xây dựng các kế hoạch tài