Tổng giám đốc Thư ký tổng
3.4.1 Kế toán khoản phải thu của khách hàng:
* Chứng từ kế toán:
- Hồ sơ thủ tục với khách hàng gồm: Hợp đồng kinh tế (Phụ lục 3.4, 3.5), Biên bản thanh lý hợp đồng (Phụ lục 3.6).
- Hóa đơn giá trị gia tăng (Phụ lục 3.7) - Phiếu thu
- Chứng từ ngân hàng: Giấy báo Có * Tài khoản sử dụng :
Để ghi nhận các khoản phải thu khách hàng, kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu của khách hàng” (TK 13100302- Guest Account). Tài khoản này hạch toán chi tiết theo từng khách hàng (Account Name), kế toán đã đặt số hiệu tài khoản
(Account No.) trên hệ thống cho từng khách hàng để thuận tiện cho việc theo dõi công nợ. (Phụ lục 3.8)
* Trình tự hạch toán:
• Đối với khách lẻ thực hiện thanh toán bằng thẻ thanh toán quốc tế:
Đây là loại thẻ trả sau nên việc thanh toán bằng thẻ này sẽ được ghi nhận vào khoản phải thu của khách hàng.
Khi khách trả phòng và có yêu cầu thanh toán bằng thẻ thanh toán quốc tế thì nhân viên thu ngân căn cứ vào theo dõi đặt phòng của khách để tính số tiền khách phải trả, tiến hành lập hóa đơn GTGT (Guest Folio)(Phụ lục 3.7) và cào thẻ đồng thời gửi một yêu cầu thanh toán đến ngân hàng.
• Đối với khách lưu trú (thường là khách theo đoàn) do công ty du lịch đặt phòng và thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng với khách sạn:
Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống cho khách, khách có yêu cầu trả phòng và thanh toán, nhân viên thu ngân tiến hành tổng hợp tất cả các chi phí về các dịch vụ mà khách đã sử dụng được ghi nhận trên hệ thống quản lý để lập hóa đơn GTGT (Guest Folio) (Phụ lục 3.9). Khi đó số liệu sẽ được tự động cập nhật vào bảng kê chi tiết công nợ của từng khách hàng (Statement of accounts) (Phụ lục 3.10) trên phần mềm hệ thống Opera. Và từ bảng kê công nợ chi tiết này phần mềm cũng sẽ tự động kết chuyển sang Bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu của khách hàng (Aging summary of all accounts) (Phụ lục 3.8)
• Cuối ngày sau khi cắt số dư trên hệ thống Opera, tổng số dư khoản phải thu của khách hàng trên Bảng tổng hợp số dư công nợ khách hàng sẽ được tự động kết chuyển sang phần mềm kế toán Sun System tạo nên sổ nhật ký bán hàng (Jounal Voucher) theo dõi chi tiết theo từng loại doanh thu còn tài khoản 131 chỉ có tổng số dư mà không có số dư chi tiết cho từng khách hàng (Phụ lục 3.11), bút toán này
tương ứng với định khoản:
Nợ TK 131 : Tổng khoản phải thu của khách hàng
Có TK 511: Doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ (Chi tiết cho doanh thu của từng loại dịch vụ)
Có TK 3331 : Tổng thuế GTGT đầu ra phải nộp
Đồng thời, cuối mỗi ngày các hóa đơn GTGT đã lập tại quầy thu ngân sẽ được chuyển lên phòng kế toán để kế toán công nợ thực hiện phân loại chứng từ và đối chiếu với số dư công nợ trên hệ thống.
Định kỳ nửa tháng hoặc 1 tháng (tùy theo mức độ nợ và đối tượng nợ) kế toán tiến hành gửi Bảng kê chi tiết công nợ của khách hàng kèm theo hóa đơn GTGT của khoản nợ đó cho khách hàng để yêu cầu thanh toán.
• Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (VNĐ), căn cứ vào phiếu thu (Phụ
lục 3.12) kế toán ghi nhận theo định khoản:
Nợ TK 111: 10.158.000
Có TK 131: 10.158.000
• Khi khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản (VNĐ), căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng (Phụ lục 3.13) kế toán thực hiện bút toán:
Nợ TK 112: 30.337.200
Có TK 131: 30.337.200
• Khi khách hàng thanh toán qua hình thức chuyển khoản bằng ngoại tệ, nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái ( tỷ giá ghi sổ là 19.100 VNĐ/USD, tỷ giá thực tế là 19.500 VNĐ/USD) thì kế toán sẽ ghi nhận khoản chênh lệch này vào tài khoản 711. Căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng (Phụ lục 3.14) và khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái thực hiện bút toán:
Nợ 112: 20.962.500
Có TK 131: 20.532.500 Có TK 711: 430.000
• Khi phát sinh khoản thu bồi thường đối với nhân viên thu ngân do thu thiếu tiền phòng của khách, kế toán lập phiếu thu (Offical Receipt) (Phụ lục 3.15) và ghi nhận bút toán:
Nợ TK 111: 361.500 Có TK 131: 361. 500
Với những khoản nợ được thu bằng tiền mặt thì sau khi thu được tiền kế toán công nợ sẽ giao cho thủ quỹ toàn bộ số tiền đó để gửi vào tài khoản ngân hàng của công ty.
Khi tiền gửi ngân hàng tăng lên do khách hàng thanh toán hoặc do thủ quỹ chuyển vào thì đồng thời công nợ phải thu khách hàng được theo dõi trên phần mềm hệ thống Opera và phần mềm kế toán Sun sẽ tự động giảm đi tương ứng.
Các khoản phải thu của khách hàng sẽ được tự động cập nhật hàng ngày vào Bảng theo dõi chi tiết công nợ cho từng khách hàng, Bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu của khách hàng và Sổ nhật ký bán hàng trên hệ thống Opera cũng như trên phần mềm kế toán Sun System. Số liệu này được cộng dồn các ngày với nhau. Đến cuối tháng số dư từ Bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu của khách hàng sẽ được so sánh với số dư trên sổ nhật ký bán hàng sau đó kết chuyển sang tài khoản Guest Account trên Bảng cân đối các tài khoản (Balance Sheet) (Phụ lục 3.16) để từ đó lập các báo cáo tài chính cần thiết.
Đồng thời doanh thu từ sổ nhật ký bán hàng sẽ được kết chuyển vào khoản mục doanh thu trên Báo cáo lỗ lãi (Phụ lục 3.17) để tính được khoản lỗ lãi từ hoạt động kinh doanh dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ.
* Tình hình công nợ phải thu khó đòi của doanh nghiệp đến 31/12/ 2010 như sau: STT Tên khách hàng Tổng nợ Nợ quá hạn từ 31-60 ngày Nợ quá hạn từ 61- 90 ngày Nợ quá hạn từ 90 ngày trở lên 1 Apex Vietnam Co;Ltd 987 350 210 427 2 Asianway Travel Viet Nam 1398 425 973 3 Dentsu Alpha Ltd 969 369 170 430 4 DSBK- Binh Duong 798.5 563.5 235
5 Le Phong Tourism&
Trading
2009 438 754 817
Tổng cộng 6161.5 2145.5 1134 2882
Hiện nay công ty có khoản nợ quá hạn không cao lắm tuy nhiên khoản nợ quá hạn này đang có xu hướng tăng lên vì thế cũng có ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty nhưng công ty chưa thực hiện lập dự phòng phải thu khó đòi.