Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài là công cụ đánh giá mức độ tác động chủ yếu của môi trƣờng bên ngoài đến tổ chức. Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài đƣợc xây dựng theo năm bƣớc:
- Lập doanh mục các mục tiêu yếu tố bên ngoài có vai trò quyết định đối với sự thành công nhƣ đã nhận diện trong quá trình kiểm tra các yếu tố từ bên ngoài.
- Phân loại tầm quan trọng từ 0,0 ( ít quan trọng nhất) đến 1,0 (quan trọng nhất) cho mỗi yếu tố, sự phân loại này cho thấy tầm quan trọng tƣơng ứng của các yếu tố đối với sự thành công trong ngành hoạt động của tổ chức.
- Phân loại từ 1 (phản ứng ít) đến 4 (phản ứng tốt) cho mỗi yếu tố quyết định sự thành công để cho thấy cách thức mà các chiến lƣợc hiện tại của tổ chức phản ứng với các yếu tố này.
- Nhân mức độ quan trọng của mỗi yếu tố với điểm phân loại tƣơng ứng của nó để xác định số điểm về tầm quan trọng .
- Cộng tổng số điểm về tầm quan trọng cho mỗi yếu tố để xác định tổng số điểm quan trọng cho tổ chức.
Tổng số điểm quan trọng của tổ chức cao nhất là 4,0 và thấp nhất là 1,0.
Nhƣ vậy, nếu tổng số điểm quan trọng là 2,5 cho thấy khả năng phản ứng của tổ chức đối với môi trƣờng là trung bình, nếu tổng số điểm quan trọng nhỏ hơn 2.5 cho thấy khả năng phản ứng của tổ chức đối với môi trƣờng là yếu, nếu tổng số điểm quan trọng lớn hơn 2.5 cho thấy khả năng phản ứng của tổ chức với môi trƣờng là tốt hay hay chiến lƣợc của tổ chức đã tận dụng có hiệu quả các cơ hội hiện có và tối thiểu hóa các ảnh hƣởng tiêu cực có thể có của các mối đe dọa bên ngoài.
Ma trận đánh giá yếu tố bên ngoài đã hình thành bức tranh tổng quát về các yếu tố bên ngoài ảnh hƣởng đến sức cạnh tranh của tổ chức. Tuy nhiên, việc cho điểm từng yếu tố cũng nhƣ xác định mức quan trọng của các yếu tố còn mang tính chủ quan .