3.2.1. Nâng cao trình độ chuyên môn, hoàn thiện củng cố vai trò của đội ngũ cán bộ viên chức làm công tác tuyển dụng.
Qua phần phân tích về thực trạng công tác tuyển dụng tại một số tổ chức công ta thấy một trong những phương pháp đang được sử dụng nhiều nhất trong công tác tuyển dụng hiện nay tại các tổ chức công là Phỏng vấn cá nhân và kiểm tra sát hạch. Vậy câu hỏi được đặt ra ở đây là: liệu hai phương pháp này có thực sự hiệu quả? Liệu thông qua phương pháp này các tổ chức có thể tìm được những ứng viên xuất sắc nhất cho mình? Kết quả điều tra bảng hỏi đã chỉ ra rằng mặc dù hai phương pháp trên được sử dụng nhiều nhất nhưng các ứng viên lại đánh giá chúng không phải là những yếu tố quyết định đến kết quả của phương pháp tuyển dụng. Điều này chứng tỏ hai phương pháp trên chưa được sử dụng hiệu quả.Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả của phương pháp Phỏng vấn cá nhân và kiểm tra sát hạch chính là nội dung các câu hỏi, nội dung các tình huống đặt ra cho các ứng viên. Điều này lại phụ thuộc rất lớn vào trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm, khả năng đánh giá của đội ngũ cán bộ xây dựng câu hỏi và những người trực tiếp đặt câu hỏi phỏng vấn. Việc thành lập hội đồng tuyển dụng được quy định rất cụ thể trong Nghị định Chính phủ số 116/2003 NĐ-CP về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp nhà nước đã cho thấy tầm quan trọng của đội ngũ cán bộ chuyên trách nhân lực với kết quả tuyển dụng.
Dù có lựa chọn phương pháp tuyển dụng nào đi chăng nữa thì nguồn lực con người mà cụ thể là các cán bộ tuyển dụng chính là đối tượng xây dựng kế hoạch và tiến hành những phương pháp tuyển dụng đó. Chất lượng nguồn nhân lực và hiệu quả công tác tuyển dụng phụ thuộc rất nhiều vào trình độ chuyên môn của cán bộ chuyên trách nhân sự. Đội ngũ cán bộ tuyển dụng với năng lực chuyên môn cao không những giúp cho tổ chức tiết kiệm được thời gian và chi phí tuyển dụng đồng thời lại mang lại kết quả tốt nhất cho tổ chức. Năm 2007, Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức WTO đã mở ra nhiều cơ hội cũng như thách thức mới. Chính sự hội nhập ngày càng sâu rộng khiến cho sự cạnh tranh giữa các tổ chức công với các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nước ngoài cũng như bản thân nội bộ các tổ chức công với nhau trở nên ngày càng gay gắt. Để tuyển dụng
được những cá nhân xuất sắc, có năng lực vào tổ chức mình các tổ chức công cần đầu tư cho đội ngũ cán bộ chuyên trách nhân sự tham gia các khóa học, các chương trình đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ. Căn cứ vào nhu cầu đào tạo lao động theo kế hoạch hàng năm, tổ chức cần xét duyệt cho cán bộ tuyển dụng đi học tập, nâng cao kiến thức, trình độ để đáp ứng được yêu cầu công việc ngày càng cao.Các hình thức đào tạo như là huấn luyện tại nơi làm việc, huấn luyện chuyên đề, cử đi học ở các trường trong và ngoài nước. Các tổ chức công cũng nên quan tâm tới các khóa đào tạo do các nước có phương pháp tuyển dụng tiên tiến, phát triển tài trợ nhằm tạo điều kiện cho các cán bộ trau dồi kiến thức, kinh nghiệm bản thân và nâng cao cơ hội thăng tiến trong công việc.
Bên cạnh đó, sở dĩ được sử dụng nhiều nhưng phương pháp phỏng vấn cá nhân chưa được các ứng viên đánh giá cao vì nó còn tồn tại những lỗi chủ quan từ phía cán bộ tuyển dụng. Do vậy, không chỉ đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, các tổ chức công còn cần quan tâm đến việc xây dựng một đội ngũ cán bộ tuyển dụng với phẩm chất đạo đức và tinh thần trách nhiệm cao. Họ phải là những người hết sức khách quan và công bằng để kết quả tuyển chọn không bị ảnh hưởng bởi các lỗi như thiên kiến, thiên vị, bình quân chủ nghĩa…
3.2.2. Hoàn thiện nội dung của các phương pháp tuyển chọn để nâng cao hiệu quả tuyển mộ.
Để hoàn thiện nội dung các phương pháp tuyển chọn, thứ nhất cần xây dựng được tiêu chuẩn tuyển chọn cụ thể cho từng vị trí công việc. Bất kì một tổ chức nào, dù lớn hay nhỏ muốn công tác tuyển dụng thực sự hiệu quả cần xác định rõ những vị trí công việc mình đang tuyển có yêu cầu như thế nào về trình độ, chuyên môn và các tiêu chuẩn khác. Muốn nắm được chính xác những tiêu chuẩn của một vị trí công việc, cán bộ chuyên trách tuyển dụng có thể tham khảo ý kiến đóng góp của lãnh đạo trực tiếp của các vị trí cần tuyển hoặc ý kiến của những cán bộ viên chức đang làm việc ở vị trí đó.Thông thường mỗi vị trí công việc sẽ cần những yêu cầu về năng lực chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ , kinh nghiệm nhất định. Bên cạnh đó cũng cần đề cao các kỹ năng mềm như: kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề phát sinh…khả năng sử dụng vi tính, trình độ ngoại ngữ. Việc xây dựng tiêu chuẩn tuyển chọn cụ thể cho từng vị trí công việc sẽ góp
phần nâng cao hiệu quả của các phương pháp tuyển dụng. Qua điều tra bảng hỏi tại 4 tổ chức công là: Phòng Nội vụ Huyện Nga Sơn, Bệnh viện nhiệt đới Trung ương, Công ty truyền tải điện I, Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam có kết quả :hai trong ba phương pháp được sử dụng nhiều nhất là kiểm tra sát hạch và phỏng vấn cá nhân. Hai phương pháp này chỉ thực sự mang lại hiệu quả cho quá trình tuyển dụng nếu được chuẩn bị kĩ lưỡng từ ban đầu. Ngay từ khâu thiết kế câu hỏi của bài kiểm tra sát hạch cũng như câu hỏi trong quá trình phỏng vấn. Ở phương pháp kiểm tra sát hạch thông thường được dung để loại bớt một lượng lớn ứng viên thu hút được ở quá trình tuyển mộ. Tuy nhiên hạn chế rất lớn hiện nay ở các tổ chức công là các ứng viên sẽ làm chung một đề kiểm tra sát hạch cho dù họ được tuyển vào những vị trí công việc khác nhau yêu cầu kỹ năng khác nhau. Điều này có thể dẫn đến một số ứng viên tiềm năng bị loại ngay từ đầu do kết quả bài kiểm tra thấp. Các tổ chức công nên căn cứ vào bản tiêu chuẩn cụ thể của từng vị trí công việc để xây dựng ngân hàng câu hỏi sát hạch phong phú cho các ứng viên ứng tuyển các vị trí khác nhau để tăng tính khách quan cho phương pháp này. Nội dung các câu hỏi phải xoay quanh những yêu cầu, tiêu chuẩn đã được xây dựng sẵn cho vị trí công việc mới đánh giá được khả năng thực sự của ứng viên mang lại hiệu quả cao nhất trong quá trình tuyển chọn. Bên cạnh đó, chính những tiêu chuẩn này cũng được dùng làm cơ sở để đưa ra quyết định lựa chọn ứng viên nào cho vị trí cần tuyển. Kết quả điều tra ở 4 tổ chức trên cũng chỉ ra rằng hầu như tất cả các ứng viên đều trải qua hình thức tuyển chọn thử việc. Căn cứ vào kết quả thực hiện công việc của các ứng viên, cán bộ tuyển dụng có thể so sánh với những tiêu chuẩn cụ thể đã được xây dựng cho vị trí công việc đó để chọn được người phù hợp nhất.
Thứ hai, các tổ chức công cần thay đổi các hình thức tuyển dụng cốn có từ trước tới nay của mình, làm mới và tiếp thu những phương pháp tuyển dụng hiệu quả của các doanh nghiệp ngoài nhà nước hoặc các tổ chức khác. Phần thực trạng về phương pháp tuyển chọn đã cho thấy phương pháp kiểm tra sát hạch được sử dụng nhiều nhưng lại có giá trị tiêu chuẩn thấp nhất. Nguyên nhân là do các câu hỏi đặt ra ở phương pháp này còn mang nặng tính lý thuyết và mới chỉ giúp trong việc đánh giá ứng viên về kiến thức chuyên môn mà chưa dự đoán được hành vi của ứng viên trong tương lai. Giải pháp các tổ chức công nên sử dụng là xây dựng một hệ
thống các câu hỏi đa chiều, không chỉ thiên về kiến thức chuyên ngành, mà cần đặt thêm một loạt các câu hỏi EQ, IQ để có thể đánh giá ứng viên về nhiều mặt. Phương pháp này khá phổ biến ở các doanh nghiệp ngoài nhà nước nhưng lại rất ít được sử dụng trong khu vực công dù nó mang tới hiệu quả không ngờ.
Thứ ba, xây dựng một quy trình thử việc hiệu quả, chất lượng. Phương pháp thử việc luôn được đánh giá đúng nhất việc ứng viên có phù hợp với công việc đang tuyển không và hiện được hầu hết các tổ chức công đang sử dụng. Tuy nhiên qua phỏng vấn sâu cho thấy hiện nay ở một số tổ chức công, khi ứng viên vào đến vòng thử việc thường là sẽ được giữ lại làm việc cho tổ chức trừ một số trường hợp vi phạm kỉ luật quá nghiêm trọng còn kết quả trong thời gian thử việc thường không quá chú trọng. Điều này là một trong những nguyên nhân dẫn đến công tác tuyển chọn kém hiệu quả và thực trạng làm không đúng chuyên môn nghiệp vụ ở một số tổ chức hiện nay ( ở Ủy ban nhân dân huyện Nga Sơn tỉ lệ làm không đúng ngành nghề lên tới hơn 8%). Tổ chức cần xây dựng phương pháp thử việc thành một quy trình gồm các bước cụ thể, cần có những thử thách trong công việc vào thời gian thử việc này và các tiêu chí đánh giá khả năng ứng viên vượt qua thử thách.
3.2.3. Xây dựng tiêu thức để đánh giá chính xác hiệu quả của các phương pháp tuyển dụng.
Hiện nay, các tổ chức công đều có một quy trình tuyển dụng khá hệ thống và đầy đủ, tuy nhiên các phương pháp tuyển dụng của họ đã thực sự hiệu quả chưa? Liệu họ có thể chọn cho mình những phương pháp hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn hay không? Đây vẫn là một bài toán khó và chưa có câu trả lời nào là hoàn toàn chính xác. Để lựa chọn được phương pháp tuyển chọn hiệu quả cần dựa trên những tiêu thức nhất định. Sau khi xem xét thực trạng các phương pháp tuyển chọn của các tổ chức công hiện nay chúng tôi đưa ra một số tiêu thức có thể dùng để đánh giá hiệu quả phương pháp tuyển chọn:
- Số lượng ứng viên mà một phương pháp tuyển chọn có thể sàng lọc trong một đơn vị thời gian. Có thể khẳng định rằng để đánh giá một phương pháp tuyển chọn là hiệu quả không thể không xét đến chi phí về thời gian. Đối với một tổ chức công tuyển dụng trên quy mô lớn, quá trình tuyển mộ thu hút được nhiều ứng viên, để sàng lọc ra những ứng viên tiềm năng đi tiếp vào vòng sau tổ chức có thể lựa
chọn phương pháp kiểm tra sát hạch để tiết kiệm thời gian và chi phí. Cũng như vậy, trong một số trường hợp tuyển dụng số ít ứng viên vào một số vị trí công việc đặc thù có thể bỏ qua phương pháp kiểm tra sát hạch ban đầu mà tiến hành phỏng vấn luôn hoặc thử việc để rút ngắn thời gian.
- Hiệu quả thực hiện công việc của ứng viên sau khi được tuyển dụng. Không có gì chính xác hơn việc đánh giá hiệu quả của một phương pháp tuyển chọn thông qua hiệu quả làm việc của ứng viên khi vào tổ chức. Bộ phận chuyên trách có thể căn cứ vào kết quả thực hiện công việc của người đó, sự hài long với công việc để kết luận liệu phương pháp tuyển chọn này đã đánh giá đúng năng lực đầu vào của ứng viên chưa.
- Sự phản hồi của ứng viên về tính khách quan, công bằng của phương pháp tuyển chọn. Tổ chức không thể khẳng định phương pháp tuyển chọn của mình là hiệu quả nếu bản thân các ứng viên không công nhận tính khách quan và công bằng của nó. Hạn chế ở các tổ chức công hiện nay là mức khách quan của các phương pháp chỉ được đánh giá ở mức xấp xỉ 3( trên thang 5 điểm thông qua kết quả điều tra bảng hỏi). Điều này cho thấy để nâng cao hiệu quả tuyển dụng các tổ chức công cần thực hiện công khai, minh bạch hơn nữa công tác tuyển chọn của tổ chức mình.
Nhìn chung, mỗi tổ chức công đều lựa chọn cho mình những phương pháp tuyển chọn mà theo họ là hiệu quả nhất. Kết quả điểu tra cho thấy không phải cứ phương pháp nào được sử dụng nhiều nhất là phương pháp có hiệu quả cao nhất. Đó có thể là quan điểm chủ quan của tổ chức. Các tổ chức cần xây dựng những tiêu thức cụ thể làm căn cứ lựa chọn phương pháp tuyển chọn phù hợp nhất.
3.2.4. Kiểm soát chi phí mà vẫn nâng cao hiệu quả của phương pháp tuyển dụng.
Trong bất kì hoạt động nào của tổ chức nói chung hay trong công tác tuyển dụng nói riêng, bài toán khó đặt ra là làm thế nào để hiệu quả thu được là cao nhất với một nguồn ngân sách có hạn? Mỗi phương pháp tuyển dụng lại yêu cầu mức chi phí về thời gian và tài chính rất khác nhau. Tùy thuộc vào quy mô, số lượng tuyển dụng của tổ chức mà bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực cần lên kế hoạch cụ thể. Cũng cần căn cứ vào vị trí tuyển dụng để lựa chọn phương pháp tuyển chọn thích hợp. Đôi khi để tiết kiệm chi phí các tổ chức có thể kết hợp các phương pháp với nhau. Phương pháp kiểm tra sát hạch thường được dung trong trường hợp muốn sàng lọc một lượng lớn ứng viên thu hút được qua quá trình tuyển chọn. Đây là
phương pháp tiết kiệm được chi phí tuy nhiên kết quả cũng không cao. Để nâng cao hiệu quả phương pháp này cần đầu tư vào hệ thống câu hỏi sao cho phù hợp với yêu cầu cụ thể của vị trí tuyển dụng, có thể tiết kiệm chi phí bằng cách xây dựng một ngân hang câu hỏi và chia thành nhiều đề ngẫu nhiên, nên bổ sung câu hỏi mới hoặc thay đổi cách đặt câu hỏi vào mỗi đợt tuyển dụng để tránh tình trạng học tủ.Phương pháp phỏng vấn tốn nhiều chi phí hơn tuy nhiên hiệu quả cũng cao hơn. Phương pháp này tuy nhiên cũng có hạn chế là dễ mắc lỗi cảm nhận chủ quan của người đặt câu hỏi. Đối với một số ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc ở những vị trí tương tự tại tổ chức khác, có thể bỏ qua phương pháp kiểm tra sát hạch và phỏng vấn mà chỉ cần đến thử việc luôn. Điều này sẽ tạo cho ứng viên cảm giác mình được đặt niềm tin đồng thời tiết kiệm chi phí cho tổ chức.
KẾT LUẬN
Tóm lại, sau khi nghiên cứu lý thuyết, tiến hành điều tra khảo sát và phân tích tình hình sử dụng những phương pháp tuyển dụng tại các tổ chức công, chúng em rút ra một số kết luận như sau:
Thứ nhất, các tổ chức công hiện nay đều tuyển mộ từ cả bên trong tổ chức và lực lượng lao động ngoài xã hội nhưng nguồn tuyển dụng chủ yếu vẫn là từ bên ngoài.
- Đối với nguồn bên trong, phương pháp tuyển mộ chủ yếu là sử dụng bản thông báo nội bộ.
- Đối với nguồn bên ngoài, sự giới thiệu của đội ngũ nhân viên hiện làm việc trong tổ chức là nguồn tuyển mộ chiếm ưu thế. Ngoài ra, đăng thông báo trên các phương tiện truyền thông cũng được các tổ chức công sử dụng khá hiệu quả. Bên cạnh đó, một bộ phận nhỏ cán bộ, công nhân viên chức vào làm việc tại tổ chức công là do sự bổ nhiệm của cơ quan cấp trên chứ không phải do các tổ chức thu hút được qua tuyển mộ. Thu hút ứng viên qua các công ty môi giới việc làm, hội chợ việc làm và tuyển mộ trực tiếp tại các trường đào