II. Thực trạng hiệu quả sản xuất kinhdoanh tại công ty cổ phần Sơn Lâm
2.4.2.Đánh giá quá trình kiểm soát
Công ty cổ phần Sơn Lâm là một doanh nghiệp có lịch sử hình thành và phát triển khá dài, tuy nhiên quy mô doanh nghiệp chỉ ở mức độ trung bình. Quá trình kiểm soát tuy chưa được tách biệt và chuyên môn hóa sâu, song ban giám đốc công ty đã luôn tích cực, chủ động thể hiện vai trò của mình đối với công tác kiểm tra, giám soát các hoạt động, kế hoạch. Công tác kiểm soát thời gian qua đã giúp công ty kịp thời điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp với thực tế , đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện hiệu quả. Ngoài ra, công tác kiểm soát đã giúp xác định và dự đoán những biến động trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời phát hiện ra những sai lệch xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh. Từ đó, ban giám đốc, các quản lý bộ phận có thể đưa ra những quyết định kịp thời để hoạt động kinh doanh của công ty đảm bảo theo đúng yêu cầu của kế hoạch kinh doanh.
Như đã nói, quá trình kiểm soát tại công ty cổ phần Sơn Lâm chưa được tách biệt, và do đó chưa có được sự chuyên môn hóa sâu. Đối với kế hoạch dài hạn, ban giám đốc trực tiếp giám soát toàn bộ quá trình kế hoạch. Còn đối với các kế hoạch tác nghiệp ngắn hạn, vì các bộ phận chuyên trách được tự chủ nên được trao quyền kiểm soát luôn kế hoạch đó. Việc kiểm soát được thực hiện chủ yếu qua công cụ là các báo cáo được tổng hợp và báo cáo lên thường niên, như báo cáo tài chính, báo cáo sản xuất…hàng năm, thậm trí là hàng quý, hàng tháng. Thực trạng quá trình kiểm soát tại công ty nhìn chung đã dần hoàn thiện và đạt được những hiệu quả nhất định, đóng góp chung vào hiệu quả và phát triển của công ty trong thời gian qua. Song cũng giống như các quá trình khác trong quy trình quản lý doanh nghiệp, quá trình kiểm soát hiện tại của công ty còn tồn tại một số hạn chế, bỏ ngỏ một số bộ phận quan trọng cần thay đổi để hoàn thiện và đáp ứng tốt hơn cho sự phát triển của công ty trong thời gian tới. Thông qua nghiên cứu và phân tích có thể chỉ ra một số ưu điểm và hạn chế trong quá trình quản lý kiểm soát tại công ty như sau:
<> Ưu điểm :
- Công ty bước đầu đã có được nhìn nhận và đánh giá đúng vai trò của quá trình kiểm soát đối với hiệu quả cũng như sự phát triển của công ty. Do đó, ban giám đốc công ty đã tích cực chủ động giám soát các hoạt động chung, các kế hoạch,mục tiêu dài hạn của công ty. Các báo cáo thường niên, đặc biệt là báo cáo tài chính, báo cáo hiệu quả sản xuất kinh doanh và báo cáo phân tích đánh giá thị trường được yêu cầu lập thường xuyên và báo cáo kịp thời lên ban giám đốc. Đặc biệt đối với những biến động đột xuất, bất thường thì phòng ban, đơn vị phụ trách phải báo cáo ngay lên ban giám đốc hoặc quản lý đơn vị đó để công ty nắm bắt và có giải pháp ứng phó kịp thời. Điều nhấn mạnh ở đây đó là công ty đã có được sự chủ động trong nắm bắt thông tin kịp thời, thường xuyên, đây chính là yếu tố hết sức quan trọng trong kiểm soát. Nhờ đó mà công ty duy trì được sự ổn định và sản xuất kinh doanh tương đối hiệu quả trong thời gian qua.
- Công ty duy trì chủ thể kiểm soát chính là quản lý các cấp tùy thuộc vào cấp độ kế hoạch như đã nói. Đội ngũ quản lý này kiêm nhiệm luôn vai trò lãnh đạo và kiểm soát trong quá trình thực hiện kế hoạch. Điều này mặc dù không tạo được chuyên môn hóa sâu song một phần do quy mô và nguồn lực doanh
nghiệp còn hạn chế. Ngoài ra mặt tích cực là đem lại quyền lực cao cho đội ngũ kiểm soát. Quyền lực là yếu tố quan trọng đảm bảo kiểm soát thực hiện được và có hiệu quả.
- Từ kết quả thông tin phản hồi thu được, công ty đã có được những phân tích đánh giá cụ thể và điều chỉnh cần thiết một số hoạt động cho phù hợp hơn, góp phần vào hiệu quả sản xuất kinh doanh mà công ty có được trong thời gian qua.
<> Hạn chế :
- Quá trình kiểm soát đôi khi được thiết kế và thực hiện khá chung chung, không theo kế hoạch, do đó mà không có được sự nhất quán, rõ ràng về bộ phận nào kiểm soát và kiểm soát trong phạm vi nào, trách nhiệm ra sao. Ngoài ra việc thiết kế kiểm soát không sát với kế hoạch còn trực tiếp làm giảm hiệu quả của công tác kiểm soát.
- Quá trình kiểm soát được phân quyền cho quản lý các cấp như đã nói tùy thuộc cấp độ kế hoạch, tuy nhiên năng lực kiểm soát của quản lý các cấp trong công ty chưa thật toàn diện, đặc biệt là với các quản lý cấp thấp. Những hạn chế trong chính cá nhân thực hiện kiểm soát nên hiệu quả kiểm soát nói chung chưa cao là khó tránh khỏi.
- Quá trình kiểm soát trong công ty hầu hết mới được thực hiện nghiêm túc, bài bản đối với các kế hoạch lớn, dài hạn mà chính ban giám đốc thực hiện kiểm soát. Còn đối với các kế hoạch tác nghiệp do các phòng ban phụ trách thì quá trình này còn nhiều yếu kém, hạn chế thậm chí là bỏ ngỏ.
- Công ty cũng chưa có được sự công khai, minh bạch cần thiết trong công tác kiểm soát. Kiểm soát là nhiệm vụ, công việc của bộ phận kiểm soát, tuy nhiên, nếu công tác này được công khai minh bạch sẽ thu hút được nguồn lực và thông tin quan trọng cho kiểm soát từ chính các lao động, phòng ban trong công ty. Hơn nữa, kiểm soát công khai sẽ khiến cho chính các bộ phận, con người đang được kiểm soát ý thức hơn, trách nhiệm hơn đối với công việc của họ.
- Công cụ kiểm soát khá hạn chế, mới chỉ tập trung chủ yếu vào các báo cáo tổng hợp lên. Trong khi sự chính xác của các báo cáo này có lẽ cũng cần phải được xác minh.
Chương III
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN LÂM