II. Thực trạng hiệu quả sản xuất kinhdoanh tại công ty cổ phần Sơn Lâm
2.4. Thực trạng quá trình kiểm soát
2.4.1. Hệ thống kiểm soát công ty
Chủ thể
- Chủ thể bên ngoài: Công ty cổ phần Sơn Lâm chịu sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước, giám sát việc tuân thủ luật pháp và các quy định của nhà nước về các nghĩa vụ đối với nhà nước, xã hội và người lao động. Hằng năm công ty chịu trách nhiệm báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh tới chi cục thuế huyện Hoài Đức. Ngoài ra, các cơ quan thanh tra về môi trường, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội,..v.v. cũng thường có các đợt thanh tra đột xuất để giám sát việc tuân thủ pháp luật của công ty.
- Chủ thể bên trong: Các chủ thể kiểm soát bên trong của công ty được phân cấp theo mức độ quyền hạn, nhiệm vụ, bao gồm
• Hội đồng quản trị công ty
• Ban kiểm soát
• Ban giám đốc
• Các trưởng phòng bộ phận.
Phương pháp
Đối với kiểm soát nội bộ, tức là chủ thể kiểm soát bên trong công ty. Công ty áp dụng phương pháp kiểm soát truyền thống, đó là
• Thu thập thông tin, chủ yếu qua các báo cáo thường niên;
• Thu thập ý kiến của các nhân viên, quản lý cấp dưới, phòng ban;
• Tạo điều kiện để tất cả lao động trong công ty tham gia đóng góp ý kiến cũng như kiểm soát hoạt động công ty.
Công cụ
Nhìn chung công ty mới chỉ sử dụng các công cụ truyền thống cho công tác kiểm soát nội bộ, thông qua các báo cáo được phân tích và tổng hợp lên, như báo cáo tài chính kế toán, ngân quỹ, các báo cáo chuyên môn...v.v. Các báo cáo này được tổng hợp theo quý và năm. Ngoài ra chúng cũng được lập khi có yêu cầu bất thường của lãnh đạo công ty. Và đây gần như là công cụ duy nhất để kiểm soát trong công ty hiện nay.
2.4.2. Đánh giá quá trình kiểm soát
Công ty cổ phần Sơn Lâm là một doanh nghiệp có lịch sử hình thành và phát triển khá dài, tuy nhiên quy mô doanh nghiệp chỉ ở mức độ trung bình. Quá trình kiểm soát tuy chưa được tách biệt và chuyên môn hóa sâu, song ban giám đốc công ty đã luôn tích cực, chủ động thể hiện vai trò của mình đối với công tác kiểm tra, giám soát các hoạt động, kế hoạch. Công tác kiểm soát thời gian qua đã giúp công ty kịp thời điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp với thực tế , đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện hiệu quả. Ngoài ra, công tác kiểm soát đã giúp xác định và dự đoán những biến động trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời phát hiện ra những sai lệch xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh. Từ đó, ban giám đốc, các quản lý bộ phận có thể đưa ra những quyết định kịp thời để hoạt động kinh doanh của công ty đảm bảo theo đúng yêu cầu của kế hoạch kinh doanh.
Như đã nói, quá trình kiểm soát tại công ty cổ phần Sơn Lâm chưa được tách biệt, và do đó chưa có được sự chuyên môn hóa sâu. Đối với kế hoạch dài hạn, ban giám đốc trực tiếp giám soát toàn bộ quá trình kế hoạch. Còn đối với các kế hoạch tác nghiệp ngắn hạn, vì các bộ phận chuyên trách được tự chủ nên được trao quyền kiểm soát luôn kế hoạch đó. Việc kiểm soát được thực hiện chủ yếu qua công cụ là các báo cáo được tổng hợp và báo cáo lên thường niên, như báo cáo tài chính, báo cáo sản xuất…hàng năm, thậm trí là hàng quý, hàng tháng. Thực trạng quá trình kiểm soát tại công ty nhìn chung đã dần hoàn thiện và đạt được những hiệu quả nhất định, đóng góp chung vào hiệu quả và phát triển của công ty trong thời gian qua. Song cũng giống như các quá trình khác trong quy trình quản lý doanh nghiệp, quá trình kiểm soát hiện tại của công ty còn tồn tại một số hạn chế, bỏ ngỏ một số bộ phận quan trọng cần thay đổi để hoàn thiện và đáp ứng tốt hơn cho sự phát triển của công ty trong thời gian tới. Thông qua nghiên cứu và phân tích có thể chỉ ra một số ưu điểm và hạn chế trong quá trình quản lý kiểm soát tại công ty như sau:
<> Ưu điểm :
- Công ty bước đầu đã có được nhìn nhận và đánh giá đúng vai trò của quá trình kiểm soát đối với hiệu quả cũng như sự phát triển của công ty. Do đó, ban giám đốc công ty đã tích cực chủ động giám soát các hoạt động chung, các kế hoạch,mục tiêu dài hạn của công ty. Các báo cáo thường niên, đặc biệt là báo cáo tài chính, báo cáo hiệu quả sản xuất kinh doanh và báo cáo phân tích đánh giá thị trường được yêu cầu lập thường xuyên và báo cáo kịp thời lên ban giám đốc. Đặc biệt đối với những biến động đột xuất, bất thường thì phòng ban, đơn vị phụ trách phải báo cáo ngay lên ban giám đốc hoặc quản lý đơn vị đó để công ty nắm bắt và có giải pháp ứng phó kịp thời. Điều nhấn mạnh ở đây đó là công ty đã có được sự chủ động trong nắm bắt thông tin kịp thời, thường xuyên, đây chính là yếu tố hết sức quan trọng trong kiểm soát. Nhờ đó mà công ty duy trì được sự ổn định và sản xuất kinh doanh tương đối hiệu quả trong thời gian qua.
- Công ty duy trì chủ thể kiểm soát chính là quản lý các cấp tùy thuộc vào cấp độ kế hoạch như đã nói. Đội ngũ quản lý này kiêm nhiệm luôn vai trò lãnh đạo và kiểm soát trong quá trình thực hiện kế hoạch. Điều này mặc dù không tạo được chuyên môn hóa sâu song một phần do quy mô và nguồn lực doanh
nghiệp còn hạn chế. Ngoài ra mặt tích cực là đem lại quyền lực cao cho đội ngũ kiểm soát. Quyền lực là yếu tố quan trọng đảm bảo kiểm soát thực hiện được và có hiệu quả.
- Từ kết quả thông tin phản hồi thu được, công ty đã có được những phân tích đánh giá cụ thể và điều chỉnh cần thiết một số hoạt động cho phù hợp hơn, góp phần vào hiệu quả sản xuất kinh doanh mà công ty có được trong thời gian qua.
<> Hạn chế :
- Quá trình kiểm soát đôi khi được thiết kế và thực hiện khá chung chung, không theo kế hoạch, do đó mà không có được sự nhất quán, rõ ràng về bộ phận nào kiểm soát và kiểm soát trong phạm vi nào, trách nhiệm ra sao. Ngoài ra việc thiết kế kiểm soát không sát với kế hoạch còn trực tiếp làm giảm hiệu quả của công tác kiểm soát.
- Quá trình kiểm soát được phân quyền cho quản lý các cấp như đã nói tùy thuộc cấp độ kế hoạch, tuy nhiên năng lực kiểm soát của quản lý các cấp trong công ty chưa thật toàn diện, đặc biệt là với các quản lý cấp thấp. Những hạn chế trong chính cá nhân thực hiện kiểm soát nên hiệu quả kiểm soát nói chung chưa cao là khó tránh khỏi.
- Quá trình kiểm soát trong công ty hầu hết mới được thực hiện nghiêm túc, bài bản đối với các kế hoạch lớn, dài hạn mà chính ban giám đốc thực hiện kiểm soát. Còn đối với các kế hoạch tác nghiệp do các phòng ban phụ trách thì quá trình này còn nhiều yếu kém, hạn chế thậm chí là bỏ ngỏ.
- Công ty cũng chưa có được sự công khai, minh bạch cần thiết trong công tác kiểm soát. Kiểm soát là nhiệm vụ, công việc của bộ phận kiểm soát, tuy nhiên, nếu công tác này được công khai minh bạch sẽ thu hút được nguồn lực và thông tin quan trọng cho kiểm soát từ chính các lao động, phòng ban trong công ty. Hơn nữa, kiểm soát công khai sẽ khiến cho chính các bộ phận, con người đang được kiểm soát ý thức hơn, trách nhiệm hơn đối với công việc của họ.
- Công cụ kiểm soát khá hạn chế, mới chỉ tập trung chủ yếu vào các báo cáo tổng hợp lên. Trong khi sự chính xác của các báo cáo này có lẽ cũng cần phải được xác minh.
Chương III
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN LÂM
Theo đánh giá của Công ty cổ phần Sơn Lâm, thời gian qua, tập thể ban lãnh đạo và toàn bộ lao động của công ty đã có được những cố gắng, nỗ lực to lớn trong sản xuất kinh doanh nói chung, giúp công ty duy trì được hoạt động ổn định với tốc độ tăng trưởng khá. Sản phẩm của công ty duy trì được vị thế trên thị trường và quan hệ tốt với các khách hàng truyền thống. Duy trì được công ăn việc làm cho 112 lao động của doanh nghiệp với đời sống được cải thiện đáng kể. Công ty cũng đã nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật và tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ với nhà nước...v.v. Có được kết quả đó là nhờ sự đoàn kết thống nhất của tập thể công ty; sự lãnh đạo, điều hành sáng suốt của ban lãnh đạo; sự nỗ lực lao động của đội ngũ kỹ sư, công nhân viên; sự ủng hộ của khách hàng; và sự quan tâm, tạo điều kiện của nhà nước..v.v.
Tuy nhiên, công ty cổ phần Sơn Lâm cũng nhận thấy rằng kết quả mà công ty đạt được trong thời gian qua còn khá khiêm tốn, chưa tương xứng với khả năng, nguồn lực của doanh nghiệp. Mặc dù vẫn duy trì được đà tăng trưởng cả về doanh thu và lợi nhuận song tốc độ không cao. Sản phẩm của công ty, đặc biệt là sản phẩm phân bón NPK đang dần đánh mất thị trường..v.v. Các phân tích, đánh giá chỉ ra những nguyên nhân chủ yếu dẫn tới hiệu quả của công ty chưa cao trong thời gian qua là do những tác động tiêu cực của khủng hoảng kinh tế; sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường và quản lý điều hành doanh nghiệp còn nhiều hạn chế, chưa theo kịp những đòi hỏi trong bối cảnh mới.
Trước thực trạng trên, đề phù hợp với tình hình mới và mục tiêu của công ty, nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, công ty cổ phần Sơn Lâm đã quán triệt các quan điểm và định hướng cho giai đoạn từ nay tới năm 2015 như sau:
Quan điểm
- Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là đòi hỏi bắt buộc, có tính quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Công ty cổ phần Sơn Lâm buộc phải tìm mọi giải pháp hợp lý để nâng cao hiệu quả của mình, nâng cao hơn nữa doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp và cải thiện đời sống cho người lao động.
- Việc khắc phục những tồn tại, hạn chế trong nội bộ doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh những biến động và tác động từ môi trường bên ngoài ngày càng gay gắt và khó nắm bắt.
- Nâng cao hiệu quả của công ty phải theo hướng nâng cao chất lượng các hoạt động. Tức là không theo đuổi việc mở rộng quy mô để có được hiệu quả mà phải lấy năng suất, chất lượng làm mục tiêu, dộng lực.
Định hướng
- Tạo bước chuyển mạnh mẽ trong sản xuất kinh doanh, tiếp cận tiến bộ khoa học, kỹ thuật, công nghệ để đổi mới, hiện đại hóa các hoạt động của công ty theo hướng nâng cao chất lượng, năng suất, hiệu quả; nâng cao năng suất lao động và tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp vượt trội so với thời kỳ trước.
- Đầu tư, ứng dụng máy móc, thiết bị hiện đại; các tiến bộ khoa học mới. Cơ cấu lại sản phẩm và mạnh dạn thay đổi nếu có cơ sở đáng tin cậy.
- Nâng cao hơn nữa chất lượng lao động, hoàn thiện kỹ năng, tay nghề, làm chủ các máy móc, công nghệ mới. Khuyến khích, tạo điều kiện để lao động sáng tạo và hay say làm việc để nâng cao hiệu quả lao động.
- Nâng cao khả năng quản lý, lãnh đạo, điều hành công ty, khả năng dự báo, tầm nhìn chiến lược cho đội ngũ lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp.
II. Một số giải pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần Sơn Lâm
Trước thực trạng công tác quản lý doanh nghiệp chưa thật sự hiệu quả như đã phân tích trong chương II, trong khi các yếu tố quản lý lại tác động ngày càng sâu sắc tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty, thực tế đó đòi hỏi công ty cổ phần Sơn Lâm phải có những giải pháp kịp thời và thiết thực để cải thiện công tác quản lý trong doanh nghiệp. Các giải pháp được đề xuất dưới đây sẽ tiếp cận theo hướng quản lý theo quá trình trong doanh nghiệp.
Kế hoạch có vai trò dẫn dắt, định hướng cho mọi hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Không quá nếu nói rằng các kế hoạch quyết định phần lớn hiệu quả của mỗi doanh nghiệp. Công ty cổ phần Sơn Lâm thực tế đã rất chú trọng tới công tác lập kế hoạch, nhờ đó mà hệ thống doanh nghiệp đã vận hành ổn định và đạt được những kết quả tích cực nhất định trong thời gian qua. Ngay cả khi nền kinh tế gặp nhiều khó khăn nhưng công ty vẫn duy trì được đà tăng trưởng, tạo thu nhập ổn định cho người lao động. Tuy nhiên thực tiễn khách quan đòi hỏi công tác lập kế hoạch phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện cho phù hợp với những điều kiện mới. Hơn nữa, đánh giá thực tiễn hiệu quả công tác lập kế hoạch tại công ty cũng đã chỉ ra một số tồn tại cần khắc phục để nâng cao chất lượng của các kế hoạch, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số giải pháp để hoàn thiện cho công tác lập kế hoạch tại công ty cổ phần Sơn Lâm:
- Thứ nhất, các kế hoạch của công ty nên xuất phát từ cấp cao nhất, tức là từ tầm nhìn, chiến lược, kế hoạch dài hạn tới các kế hoạch tác nghiệp. Các kế hoạch cấp cao sẽ đóng vai trò định hướng để các kế hoạch cấp thấp hơn dựa vào đó để triển khai cho phù hợp, tránh việc chồng chéo, thiếu nhất quán trong tư tưởng hành động. Hơn nữa, các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn đều phải gắn kết chặt chẽ với nhau, thống nhất với nhau. Có vậy thì kế hoạch mới có thể triển khai và hướng tới mục tiêu cao nhất.
- Lập kế hoạch là hoạt động thường xuyên. Không có kế hoạch, các hoạt động sẽ ngưng trệ. Các kế hoạch của doanh nghiệp được xây dựng trong mỗi thời kỳ cần dựa trên cơ sở phân tích kỹ môi trường trong, ngoài doanh nghiệp và những dự báo trong kỳ kế hoạch. Kế hoạch phải bám sát nguồn lực, khả năng của doanh nghiệp; những tác động khách quan có thể có. Đồng thời, mỗi kế hoạch luôn phải sẵn sàng cho các phương án xấu nhất có thể xảy ra.
- Việc xác định mục tiêu kế hoạch là hết sức quan trọng. Các mục tiêu đặt ra cần đảm bảo tính thiết thực, tức là nguồn lực của công ty có thể thực hiện được. Tuy nhiên, cũng không vì vậy mà đặt mục tiêu thấp hơn khả năng. Điều đó chỉ khiến công ty tụt hậu, thiếu động lực cần thiết để phát triển.
- Lập kế hoạch cần phải luôn đi đầu, là tiền đề cho những đột phá, những thay đổi táo bạo, những cú hích để thoát khỏi sự ỳ ạch hay những lối mòn hành động đã cũ kỹ, lạc hậu. Tóm lại, các kế hoạch phải luôn đổi mới, sáng tạo và dám đột phá.
2. Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức
Công tác tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là những nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch. Bản chất, đây là quá trình phân chia công việc, sắp xếp nguồn lực và phối hợp các hoạt động nhằm thực