hiện các giải pháphiện các giải pháp
2.2.5.6. Các chức năng của hệ thống ERP
2.2.5.6.1.. Quản trị tài chính
Nhóm chức năng này gồm các chức năng chính là kế toán bán hàng, kế toán đặt hàng , kế toán giá thành sản xuất, và kế toán tổng hợp cho phép doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ công nợ phải thu, phải trả, tổng hợp chi phí và doanh thu chi tiết đa chiều, thiết lập được kế hoạch xoay vòng vốn hiệu quả cho doanh nghiệp. Phân tích đa chiều về hoạt động tài chính, cung cấp kịp thời và chính xác các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Phân hệ quản lý tiền, ngân sách hỗ trợ cho việc lập ngân sách, hợp nhất các báo cáo từ các đơn vị thành viên, các giao dịch nội bộ và giao dịch ngoại tệ. Tất cả các báo cáo tài chính đều theo tiêu chuẩn VAS và IAS. Ngoài ra các chức năng quản trị tài chính còn được kết hợp chặt chẽ với các chức năng khác như quản trị sản xuất, nhân sự tiền lương, kho, công nợ phải thu phải trả….
2.2.5.6.2. Quản trị sản xuất:
Chức năng này cho phép lập kế hoạch và theo dõi quá trình sản xuất. Căn cứ vào các số liệu sản xuất theo kế hoạch hoặc theo đơn hàng. Hệ thống bắt đầu từ việc xây dựng cấu trúc sản phẩm (BOM: Bill of Material), tính toán nhu cầu nguyên vật liệu, máy và nhân công từ các định mức sản xuất do đơn vị thiết lập. Dựa trên các yếu tố về thời gian giao hàng, nguồn lực về người, máy móc để thiết lập kế hoạch chính, kế hoạch đặt hàng. Tất cả các số liệu theo thời gian thực cho phép phân tích điều chỉnh sản xuất kịp thời. Hệ thống cũng tính tới các công đoạn làm việc đồng thời, Các gián đoạn kế hoạch do các yếu tố khách quan phát sinh trong quá trình sản xuất để tiến hành điều chỉnh, điều độ sản xuất đúng với kế hoạch và yêu cầu đặt ra.
2.2.5.6.3. Quản trị kho
Chức năng này nhằm quản lý toàn bộ các nghiệp vụ kho phát sinh với các tiêu thức tình giá tuỳ chọn theo kiểu LIFO, FIFO, giá bình quân hay giá chuẩn. Với hệ thống tham số hoá được ứng dụng trong các hệ thống kiểm soát giá bán, chiết khấu, thưởng cho từng loại mặt hàng theo kiểu ma trận giúp Doanh nghiệp linh động điều chỉnh các tiêu thức giá bán, thưởng bán hàng, chiết khấu phù hợp với từng đối tượng sản phẩm, khách hàng theo
mọi thời điểm khác nhau. Ngoài ra với các lớp thông số về kích thước trọng lượng, thông tin về mã vật tư hàng hoá…sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, vận chuyển và theo dõi quản lý bảo hành vật tư hàng hoá trong kho.
2.2.5.6.4. Quản trị bán hàng và công nợ phải thu
Chức năng này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ các quy trình nghiệp vụ bán hàng bao gồm: Quản lý báo giá, theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng, quản lý các điều kiện thanh toán, các chế độ thanh toán, tín dụng cho từng khách hàng với các tiêu thức bán hàng khác nhau của Doanh nghiệp như bán sỉ, bán trả chậm, ký gửi… Căn cứ vào đơn hàng của khách hàng chương trình cho phép thiết lập các kế hoạch giao hàng cho khách hàng. Phát hành hoá đơn và chuyển sang theo dõi kiểm soát phải thu sau khi kết thúc một giao dịch bán hàng. Từ các số liệu bán hàng, tiến hành xử lý phân tích đánh giá quá trình kinh doanh bán hàng của doanh nghiệp. Ngoài ra ở chức năng này của hệ thống thì công nợ phải thu sẽ được tổng hợp và phân tích chi tiết nhất đảm bảo các kết nối với các chức năng quản trị tài chính.
2.2.5.6.5. Quản trị bán hàng và công nợ phải trả
Chức năng này cho phép theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình nghiệp vụ đặt mua hàng hoá, nguyên vật liệu, vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh từ khâu tính toán thiết lập kế hoạch đặt hàng, bảng đặt hàng dự kiến và các đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Theo dõi nhận hàng dựa trên các điều kiện giao hàng, các điều kiện thanh toán khi đặt hàng. Sau khi kết thúc nhận hàng căn cứ vào các hoá đơn của nhà cung cấp để chuyển sang theo dõi kiểm soát thanh toán phải trả sau khi kết giao dịch.
Chức năng này cũng cho phép tính toán, xử lý phân đoạn các khoản chi phí trả cho quá trình đặt hàng như vận chuyển ứng với các tiêu thức mua (FOB, CIF, Ex-work.vv.., các chi phí quản lý khác) của từng nhà cung cấp. Điều này cho phép tính toán lượng đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity). Đồng thời cũng tính các mức tồn kho an toàn giúp xây dựng các lượng đặt hàng lặp lại (Re-Order) trong quá trình sản xuất.
Chức năng này cũng cho phép quản lý chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả theo nhiều tiêu chí đảm bảo kết nối với chức năng quản trị tài chính.
2.2.5.6.6. Quản trị nhân sự - Tiền lương
Chức năng cho phép tạo CSDL về lý lịch nhân viên, lưu trữ các quyết định, đơn từ có liên quan trong quá trình công tác của nhân viên tại đơn vị. Phân hệ cũng cho phép chấm công và tính lương cho từng nhân viên, từng phòng ban hay từng nhóm nhân viên theo nhiều tiêu thức khác nhau.Trong công ty việc tính lương cho công nhân sản xuất trực tiếp rất phức tạp và căn cứ vào năng suất sản xuất của công nhân, đơn giá từng đơn hàng, theo thời gia, ca sản xuất…và cần theo dõi công khai qua hệ thống bảng chấm công điện tử. Nhờ vào hệ thống tham số cho phép khai báo xác định các hình thức cách tính lương linh hoạt. Chức này đáp ứng hầu hết các nghiệp vụ về lương cho các loại hình doanh nghiệp, chẳng hạn như: Quản lý tạm ứng theo kỳ đột xuất, theo dõi và tham gia các quá trình đóng và hưởng các loại hình bảo hiểm, nghĩa vụ đóng thuế thu nhập, quá trình tăng lương, thưởng,….
2.2.5.6.7. Quản trị Marketing
Chức năng cho phép tạo CSDL khách hàng, Nhà cung cấp bắt đầu từ tìm kiếm thông tin, đánh giá các lớp khách hàng tiềm năng, Khách hàng triển vọng, khách hàng thân thiết. Lập kế hoạch tiếp xúc và tiến hành ghi nhận các nội dung đang gặp gỡ, trao đổi với khách hàng/nhà cung cấp đến lúc chấm dứt bằng kết quả đặt hàng của khách hàng/nhà cung cấp. Phân hệ cũng được thiết kế quản lý theo dõi các thông tin về các chiến dịch quảng cáo, đánh giá hiệu quả của các đợt khuyến mại, quảng cáo mà doanh nghiệp đang thực hiện, tiến hành phân tích số liệu khách hàng theo nhiều góc độ khác nhau phục vụ cho việc hoạch định kế hoạch phát triển thị trường của doanh nghiệp.