- Nhóm thứ sáu: Nhóm nội bộ
3.2.7.2.10.18. Giải pháp chi tiết cho các chức năng quản lý ngân sách
Các đơn vị, bộ phận phòng ban có thể nhập số ngân sách của mình để đưa lên tổng công ty. Có thể sử dụng tổ chức ngân sách để nhập dữ liệu ngân sách một cách phân tán. Bằng cách sử dụng bảo mật tổ chức ngân sách theo password, mỗi đơn vị phòng ban chỉ có thể truy cập vào ngân sách của bộ phận mình. Các tổ chức ngân sách sẽ được tạo cho các đơn vị, phòng ban bao gồm các tài khoản phản ánh ngân sách của đơn vị phòng ban đó.
- Sử dụng số phát sinh thực tế của các tài khoản của năm trước để lập ngân sách cho năm sau
Khi lập ngân sách có thể đưa vào số cố định hoặc công thức ngân sách. Người lập có thể sử dụng hệ thống để chuyển số từ các bảng tính Excel vào số ngân sách năm mới. Trong trường hợp lập ngân sách theo công thức thì có thể chỉ ra số ngân sách cho năm mới sẽ được tính toán trên số dư, phát sinh của các tài khoản của năm cũ.
- Có thể tạo ra được rât nhiều phiên bản ngân sách khác nhau và báo cáo so sánh giữa các ngân sách đó
Có thể tạo ra bao nhiêu phiên bản ngân sách tuỳ người dùng quyết định. Công cụ làm báo cáo của hệ thống sẽ cho phép lập báo cáo so sánh các ngân sách đó
- Kiểm soát ngân sách
Kiểm soát ngân sách là quá trình ghi chép số liệu ngân sách và theo dõi số phát sinh thực tế và dự chi xem có vượt quá ngân sách hay không. Có thể kiểm soátt ngân sách theo 2 phương pháp: Kế toán dự chi và tài khoản ngân sách.
- Các bộ phận không thể chi vượt quá ngân sách của mình
Kiểm tra quỹ (Funds checking) là một chức năng của kiểm soát ngân sách. Chức năng này ngăn chặn vượt quá ngân sách bằng cách xem số quỹ còn lại có thể dùng trước khi tiến hành một nghiệp vụ chi tiêu ngân sách. Với chức năng kiểm tra quỹ, người dùng có thể xem xét một nghiệp vụ chi tiêu với ngân sách còn lại dành cho nó, cập nhật ngay lập tức số ngân sách còn lại sau khi một nghiệp vụ chi tiêu đã được duyệt và kiểm soát chi phí ở mức chi tiết hoặc tổng hợp.
- Sử dụng các bút toán ngân sách để cung cấp cho các dữ liêu ngân sách và dự báo vào hệ thống
Có thể tạo các bút toán ngân sách để cung cấp sự lưu vết cho số liệu ngân sách. Người dùng có thể xem xét, cập nhật các bút toán ngân sách từ cửa sổ nhập bút toán ngân sách (Enter Journals)
-Tạo các công thức ngân sách
Sử dụng các công thức ngân sách và các sô thống kê cho phép phân bổ ngân sách cũng như tạo lập ngân sách trên cơ sở số phát sinh thực tế của năm trước, kỳ trước.
- Có thể xem số ngân sách được duyệt, số còn lại, số đã dùng trên màn hình
Người sử dụng có thể dùng màn hình giao diện của hệ thống để xem các thông tin này.