- Nhóm thứ sáu: Nhóm nội bộ
3.2.7.2.10Giải pháp chức năng chi tiết 1 Hỗ trợ quản lý đa công ty
3.2.7.2.10.1. Hỗ trợ quản lý đa công ty
Tổ chức cơ cấu hệ thống tài khoản gồm 7 phân đoạn: Mã công ty, mã phòng ban ( Trung tâm chi phí), mã tài khoản, mã kênh phân phối/Ngân hàng, mã liên công ty, mã nhóm sản phẩm. Mỗi đơn vị hạch toán độc lập sẽ có mã công ty riêng. Trong tương lai, khi công ty phát triển, các xí nghiệp dần tách riêng và trở thành các xí nghiệp hạch toán độc lập. Khi đó cần mở thêm các mã công ty mới cho các xí nghiệp.
Có khả năng sử lý các nghiệp vụ giữa nội bộ các công ty
Thông qua sử dụng các tài khoản nội bộ, hệ thống cho phép ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ nội bộ giữa các đơn vị thành viên trong doanh nghiệp. Hiện tại các nghiệp vụ thanh toán hộ sẽ được theo dõi trên các tài khoản phải thu, phải trả nội bộ. Thanh toán nội bộ có tính mở với doanh nghiệp phù hợp với việc tách nhập đơn vị. Hơn nữa, việc tạo lập phân đoạn mã liên công ty trong hệ thống tài khoản sẽ cho phép theo dõi các nghiệp vụ với từng đơn vị tương ứng với mã liên công ty.
Đặc điểm của bút toán nội bộ trong tương lai là tự động càng nhiều càng tốt, có thể kiểm soát được. Và tính cân bằng trong bút toán nội bộ phải được đảm bảo
Các bút toán nội bộ có thể được sử dụng trong hệ thống như sau: 1. Chuyển tiền giữa hai chi nhánh
2. Chi trả hộ chi phí
3. Các bút toán bán hàng nội bộ (Thành phẩm) 4. Tạm ứng hộ
5. Các bút toán thanh toán nội bộ khác không liên quan đến mua bán hàng hóa 6. Các bút toán bán hàng nội bộ (Nguyên phụ liệu cho sản xuất)
Các bút toán đều được hệ thống hỗ trợ tự động trong toàn hệ thống, toàn công ty không phải dùng nhiều thời gian trong việc làm cân các bút toán nội bộ ở công ty.
Hệ thống cho phép chạy các báo cáo tài chính như bảng cân đối số phát sinh, báo cáo các bút toán, sổ cái cho từng đơn vị hạch toán độc lập (những đơn vị này có mã công ty riêng).
Các báo cáo sổ cái sẽ chạy theo ma trận công ty, phòng ban, tiểu khoản và sản phẩm
- Có khả năng báo cáo tổng cộng cho tất cả các công ty
Trong hệ thống này giải pháp đưa ra là dùng một bộ sổ duy nhất. Để tổng hợp báo cáo cho tổng công ty , hệ thống sẽ cộng báo cáo của các đơn vị hạch toán độc lập lại sau khi loại bỏ các bút toán nội bộ. Khi thiết lập các giá trị của phân đoạn mã công ty, ngoài giá trị mã công ty, xí nghiệp thành viên, do hệ thống đã cho phép lập mã của đơn vị hạch toán độc lập nên hệ thống sẽ khử các bút toán nội bộ khi hợp nhất báo cáo. Ngoài ra thiết lập mã cho Tổng công ty. Mã này là cha của các mã các công ty, xí nghiệp thành viên, công ty . Khi chạy các báo cáo tài chính cho mã công ty là Tổng công ty, các báo cáo tài chính sẽ là các báo cáo tổng hợp cho toàn công ty.
- Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh cho mỗi công ty
Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh được lập bằng công cụ làm báo cáo của hệ thống ERP cho mỗi đơn vị hạch toán độc lập hoặc cho Tổng công ty. Các báo cáo tài chính theo chuẩn mực của bộ tài chính sẽ được dễ dàng thiết lập và linh động trong giải pháp với chi tiết cho từng công ty thành viên.