Tương tự như hàng hóa xuất khẩu thì hàng nhập khẩu cũng bao gồm các trình tự đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi; hàng không lưu kho, lưu bãi và hàng nhập đóng trong container, cụ thể như sau:
5.1.2.1 Đối với hàng phải lƣu kho, lƣu bãi của cảng
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 45
Bƣớc 1: Cảng nhận hàng từ tàu
Bước 1.1: Làm các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng - Phòng ban phụ trách: Cảng và hải quan, phòng điều độ, cảng vụ
- Mô tả chi tiết: Trước khi dỡ hàng, Cảng nhận bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest), sơ đồ hầm tàu từ tàu hoặc đại lý cung cấp để tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng.
- Chứng từ liên quan: Bản khai lược hàng hóa (Cargo manifest) Bước 1.2. Kiểm tra tình trạng hầm tàu
- Phòng ban phụ trách: Cảng và đại diện tàu
- Mô tả chi tiết: Nếu phát hiện thấy hàm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào thì mới cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng.
Hình 5.12: Cần cẩu múc hàng (xi măng) vào hầm tàu
Bước 1.3. Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa vào kho bãi
- Phòng ban phụ trách: Cảng, tàu hoặc đại lý
- Mô tả chi tiết: Trong quá trình dỡ hàng đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá.
- Chứng từ liên quan: Tally Sheet
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 46
Bước 1.4. Vận chuyển hàng về kho - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Hàng sẽ được xếp lên xe ôtô và vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển và ghi rõ số lượng, loại hàng và số B/L.
- Chứng từ liên quan: Phiếu vận chuyển
Bước 1.5. Đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận - Phòng ban phụ trách: Cảng và đại diện tàu
- Mô tả chi tiết: Cuối mỗi ca sau khi xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận và ký tên vào Tally Sheet.
- Chứng từ liên quan: Tally Sheet
Bước 1.6. Lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trên cơ sở Tally Sheet - Phòng ban phụ trách: Nhân viên giao nhận của cảng
- Mô tả chi tiết: Cảng và tàu đều ký vào biên bản kết toán này, xác nhận số lượng thực giao so với bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L.
- Chứng từ liên quan: Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) Bước 1.7. Lập các giấy tờ cần thiết trong các quá trình giao nhận
- Phòng ban phụ trách: Nhân viên giao nhận của cảng, tàu hoặc đại lý
- Mô tả chi tiết: Lập giấy chứng nhận hư hỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao thiếu.
- Chứng từ liên quan: Giấy chứng nhận hư hỏng (COR), phiếu thiếu hàng (CSC).
Bƣớc 2: Cảng giao hàng cho chủ hàng
Bước 2.1. Phát hành lệnh giao hàng, thu phí lưu kho, phí xếp dỡ và lập biên bản - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Cảng thông báo hàng đến và phát hành lệnh giao hàng (D/O Delivery order) khi chủ hàng mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan. Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng. - Chứng từ liên quan: B/L, D/O
Bước 2.2. Ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 47
- Mô tả chi tiết: Văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O và khi đến chủ hàng mang biên lại lại nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List.
- Chứng từ liên quan: D/O, Invoice, Packing list. Bước 2.3. Làm phiếu xuất kho
- Phòng ban phụ trách: Bộ phận kho vận
- Mô tả chi tiết: Bộ phận kho vận làm phiếu xuất kho khi Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
- Chứng từ liên quan: D/O. Bước 2.4. Làm thủ tục hải quan
Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành các thủ tục hải quan, chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng và chở về kho riêng.
Bảng 5.4: So sánh quy trình thực tế với lý thuyết đối với hàng nhập khẩu phải lưu kho, bãi của cảng
Tiêu chí Quy trình lý thuyết Quy trình thực tế
Số bƣớc thực hiện
Gồm 2 công đoạn: Nhận hàng từ tàu (6 bước) và Giao hàng cho chủ tàu (4
bước).
Gồm 2 công đoạn: Nhận hàng từ tàu (7 bước) và Giao hàng cho chủ tàu (4
bước).
Mức độ phức tạp Đơn giản hơn Phức tạp hơn
Chứng từ Tally Sheet, Booking Note,
Packing List, Seal,D/O.
Tally Sheet, Booking Note, Packing List, Seal, D/O
Vai trò của các phòng
ban Không được nêu rõ Được nêu rõ
Tóm tắt
Hai quy trình giữa thực tế và lý thuyết gần giống nhau. Chỉ khác nhau: Quy trình thực tế khi dỡ hàng từ tàu xuống thì cùng lúc đó nhân viên kiểm đếm đối chiếu số lượng hàng thực nhập trên Tally Sheet ngay tại đó luôn.
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 48
5.1.2.2 Đối với hàng không lƣu kho, lƣu bãi của cảng
Sơ đồ 5.5: Trình tự hàng nhập khẩu không lưu kho, lưu bãi của cảng
Bƣớc 1: Làm các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng - Phòng ban phụ trách: Cảng và hải quan, phòng điều độ, cảng vụ
- Mô tả chi tiết: Trước khi dỡ hàng, cảng nhận bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest), cảng đối chiếu với bảng kê khai hàng hóa và cấp lệnh giao hàng thẳng, tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng.
- Chứng từ liên quan: Manifest, lệnh giao hàng thẳng (D/O).
Bƣớc 2: Kiểm tra tình trạng hầm tàu
- Phòng ban phụ trách: Cảng và đại diện tàu
- Mô tả chi tiết: Nếu phát hiện thấy hàm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mật mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào thì mới cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng. - Chứng từ liên quan: Bản khai lược hàng hóa (Cargo manifest)
Bƣớc 3: Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để chở về cho người mua
- Phòng ban phụ trách: Cảng, tàu hoặc đại lý
- Mô tả chi tiết: Trong quá trình dỡ hàng đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá.
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 49
Bƣớc 4: Lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trên cơ sở Tally Sheet - Phòng ban phụ trách: Nhân viên giao nhận của cảng
- Mô tả chi tiết: Cảng và tàu đều ký vào biên bản kết toán này, xác nhận số lượng thực giao so với bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L.
- Chứng từ liên quan: Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)
Bảng 5.5: So sánh quy trình thực tế với lý thuyết đối với hàng nhập khẩu không phải lưu kho, bãi của cảng
Tiêu chí Quy trình lý thuyết Quy trình thực tế
Số bƣớc thực hiện 8 bước 4 bước
Mức độ phức tạp Phức tạp hơn
Đơn giản và lược hóa đi rất nhiều so với quy trình trong
cơ sở lý thuyết
Chứng từ Tally Sheet, Cargo Manifest, D/O… Tally Sheet, Cargo Manifest, D/O… Vai trò của các phòng
ban Không được nêu rõ
Nêu rõ ràng và cụ thể hơn về chức năng và vai trò của các
phòng ban
Tóm tắt trong lý thuyết nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí nhưng vẫn Được thực hiên ngắn gọn, đơn giản hơn so với quy trình đảm bảo tính chính xác theo yêu cầu.
5.1.2.3 Đối với hàng đóng trong container (FCL/ FCL)
Sơ đồ 5.6: Trình tự hàng nhập đóng trong container (FCL/FCL)
Bƣớc 1: Lấy lệnh giao hàng
- Phòng ban phụ trách: Hãng tàu
- Mô tả công việc: Chủ hàng mang B/L gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng.
- Chứng từ liên quan: B/L, D/O.
Bƣớc 2: Làm thủ tục hải quan
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 50
- Mô tả công việc: Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá chính chủ hàng có thể đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan.
- Chứng từ liên quan: D/O.
Bƣớc 3: Lập phiếu xuất kho và giao hàng cho chủ hàng
- Phòng ban phụ trách: phòng quản lý tàu
- Mô tả công việc: Phòng quản lý tàu tiến hành lập phiếu xuất kho. Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng đển xác nhận D/O, tiếp theo sẽ lấy phiếu xuất kho và nhận hàng từ cảng.
- Chứng từ liên quan: D/O.