Đối với hàng hóa xuất khẩu bao gồm: đối vớ hàng phải lưu kho, lưu bãi; hàng không lưu kho, lưu bãi và hàng đóng trong container, cụ thể:
5.1.1.1 Đối với hàng phải lƣu kho, lƣu bãi của cảng
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 35
Bƣớc 1: Nhận hàng xuất khẩu - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp cho nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng
Hình 5.1: Đường thủy nội địa
Hình 5.2: Đường bộ
Bƣớc 2: Bố trí kho bãi và phương án xếp dỡ - Phòng ban phụ trách: Phòng điều độ
- Mô tả chi tiết: Giao danh mục hàng hoá xuất khẩu (Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ.
- Chứng từ liên quan: Cargo List
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 36
Bƣớc 3: Liên hệ và ký hợp đồng phòng thương vụ với chủ hàng - Phòng ban phụ trách: Phòng thương vụ
- Mô tả chi tiết: Ký hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hoá giữa cảng với chủ hàng - Chứng từ liên quan: hợp đồng
Bƣớc 4: Lấy lệnh nhập kho
- Phòng ban phụ trách: Cảng, Hải quan và kho
- Mô tả chi tiết: Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng. - Chứng từ liên quan: lệnh nhập kho
Bƣớc 5: Nhận hàng từ chủ hàng và xếp hàng vào kho - Phòng ban phụ trách: Kho, bãi cảng
- Chứng từ liên quan: Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note)
Bƣớc 6: Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan
- Phòng ban phụ trách: hải quan, trung tâm kiểm dịch
- Mô tả chi tiết: Trước khi giao hàng cho tàu,phải nhận các giấy tờ, thủ tục liên quan đến Xuất khẩu: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có).
- Chứng từ liên quan: Giấy chứng nhận kiểm nghiệm và kiểm dịch
Bƣớc 7: Báo ETA và chấp nhận NOR từ Tàu
Bƣớc 8: Cảng gửi hàng cho tàu - Phòng ban phụ trách: cảng vụ
- Mô tả chi tiết: Tàu nhận hàng xuất khẩu từ cảng.
Bƣớc 9: Nhận Cargo list và bố trí phương tiện xếp dỡ - Phòng ban phụ trách: cảng vụ
- Mô tả chi tiết: Cảng nhận danh mục hàng hoá xuất khẩu để bố trí phương tiện xếp dỡ. Trên cơ sở cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hoá sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan)
- Chứng từ liên quan: Cargo List, Cargo plan
Bƣớc 10: Cảng ký hợp đồng xếp dỡ
Bƣớc 11: Cảng tổ chức xếp và giao hàng cho tàu
Bƣớc 12: Vận chuyển
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 37
- Mô tả chi tiết: Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe, công nhân và người áp tải (nếu cần).
Hình 5.4: Xe dùng vận chuyển hàng
Hình 5.5: Kho chứa hàng
Bƣớc 13: Giao hàng
- Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Việc xếp hàng lên tàu hoặc xếp hàng vào container do công nhân cảng làm. Hàng sẽ được giao lên tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Final Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet. - Chứng từ liên quan: Final Report, Tally Sheet.
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 38
Hình 5.6: Công nhân thực hiện việc xếp các bao gạo cẩu từ tàu lên vào container Mỗi lần cẩu bốc hàng từ tàu lên gọi là một “mã”.
Hình 5.7: Nhân viên cảng kiểm đếm hàng hóa, ghi vào Tally Sheet
Bƣớc 14: Lập vận đơn và bảng tổng kết xếp hàng lên tàu - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó (Mate's Receipt) để lập vận đơn. sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập bảng tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và cùng ký xác nhận với tàu. Đây cũng là cơ sở để lập B/L.
- Chứng từ liên quan: Mate's Receipt, General Loading Report Tally Sheet, B/L Các bước còn lại liên quan đến lập bộ chứng từ thanh toán và tính toán thưởng phạt xếp dỡ do cán bộ giao nhận và chủ hàng làm.
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 39
Bảng 5.1: So sánh quy trình thực tế và lý thuyết đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, bãi của cảng
Tiêu chí Quy trình lý thuyết Quy trình thực tế
Số bƣớc thực hiện 2 bước 14 bước
Mức độ phức tạp Đơn giản hơn Chi tiết, phức tạp hơn, đề cập
đến nhiều chứng từ hơn
Chứng từ
Bill of Lading, hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, Packing List, Giấy chứng nhận trọng lượng, khối
lượng…
Cargo list, hợp đồng, lệnh nhập kho, chỉ dẫn xếph àng, giấy chứng nhận kiểm nghiệm
và kiểm dịch, cargo plan, Tally Sheet, Final Report, Mate’s Receipt, General Loading Report Tally Sheet,
Bill of Lading
Vai trò của các phòng
ban Không được nêu rõ Được nêu rõ
Tóm tắt Quy trình lý thuyết được tóm gọn trong 2 bước, đơn giản hơn rất nhiều so với thực tế và ít chứng từ hơn
5.1.1.2 Đối với hàng không lƣu kho, lƣu bãi của cảng
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 40
Bƣớc 1: Nhận hàng xuất khẩu - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Chủ hàng ngoại thương tiến hành đưa hàng xuất khẩu cho cảng
Hình 5.8: Cẩu ponton bốc hàng từ ghe lên giao cho cảng
Bƣớc 2: Tiếp nhận thông tin đăng ký của chủ hàng về đơn hàng
- Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Chủ hàng đăng ký thông tin với cảng.Cảng nhận thông tin đăng ký về máng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ từ chủ hàng
Bƣớc 3: Làm các thủ tục liên quan - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Cảng xử lý các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch,…
- Chứng từ liên quan: Giấy chứng nhận kiểm dịch, Giấy chứng nhận khử trùng, Tờ khai Hải quan…
Bƣớc 4: Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Chủ hàng liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng, tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhận của Cảng làm, nhận viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng lên tàu và ghi vào Tally sheet (phiếu kiểm điểm)
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 41
Hình 5.9: Công nhân cảng chất hàng vào trong container, sau đó container được xếp lên tàu
Bƣớc 5: Lập biên lai
- Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hóa xếp lên tàu (là cơ sở để cấp vận đơn). Biên lai phải sạch
Bƣớc 6: Cấp vận đơn
- Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Người chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng ký, đóng dấu
- Chứng từ liên quan: B/L
Bƣớc 7: Lập bộ chứng từ
- Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Chủ hàng lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định
- Chứng từ liên quan: L/C
Bƣớc 8: Thông báo thông tin cho người mua - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hóa
Các bước còn lại liên quan đến lập bộ chứng từ thanh toán và tính toán thưởng phạt xếp dỡ do cán bộ giao nhận và chủ hàng làm.
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 42
Bảng 5.2: So sánh quy trình thực tế với lý thuyết đối với hàng xuất khẩu không phải lưu kho, bãi
Tiêu chí Quy trình thực tế Quy trình trên cơ sở lý thuyết Số bƣớc thực hiện Chia ra rõ gồm 8 bước Các bước được gộp ngắn lại thành 3 bước chính.
Mức độ phức tạp Đơn giản hơn Phức tạp hơn
Chứng từ giấy chứng nhận khử trùng, chứng nhận kiểm dịch) Hoàn toàn giống nhau (B/L, L/C, Tờ khai hải quan, Vai trò của các cơ quan
phòng ban Được nêu cụ thể Không được nêu cụ thể
Tóm tắt Quy trình thực tế được thực hiện hoàn toàn giống với nội dung được nêu trên quy trình cơ sở lý thuyết. 5.1.1.3 Đối với hàng đóng trong container (FCL/ FCL)
Sơ đồ 5.3: Trình tự hàng xuất đóng trong container (FCL/FCL)
Bƣớc 1: Nhận Booking Note từ chủ hàng - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Nhận Booking Note và danh mục hàng xuất khẩu để ký và cấp lệnh giao vỏ Container cho chủ hàng mượn và giao Packing List và Seal.
- Chứng từ liên quan: Booking Note, Packing List.
Bƣớc 2: Bố trí kho bãi và phương án xếp dỡ
- Phòng ban phụ trách: Hải quan, Kiểm nghiệm, Kiểm dịch, Giám định
- Mô tả chi tiết: Đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Chủ hàng điều chỉnh lại Packing List và Cargo List, nếu cần.
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 43
Hình 5.10: Xe nâng chụp container xếp container trong bãi
Bƣớc 3: Nhận Container đã đóng seal từ chủ hàng - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Nhận container từ chủ hàng vận chuyển đến tại CY qui định trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu ( thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và giao Mate's Receipt cho chủ hàng.
- Chứng từ liên quan: Mate's Receipt.
Hình 5.11: Container đã được đóng seal
Bƣớc 4: Giao vận đơn cho chủ hàng - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì nhận Mate's Receipt từ chủ hàng để giao vận đơn cho chủ hàng.
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 44
Bảng 5.3: So sánh quy trình thực tế với lý thuyết đối với hàng xuất khẩu đóng trong container
Tiêu chí Quy trình lý thuyết Quy trình thực tế
Số bƣớc thực hiện 5 bước 4 bước
Mức độ phức tạp Đơn giản hơn Phức tạp hơn
Chứng từ Không nêu rõ
Booking Note, Packing List, Seal, Mate's Receip, vận đơn,
hóa đơn.
Vai trò của các phòng
ban Không được nêu rõ Được nêu rõ
Tóm tắt
Hai quy trình giữa thực tế và lý thuyết gần giống nhau. Chỉ khác nhau: Quy trình cơ sở lý thuyết bỏ qua bước nhận Booking Note, thay vào đó là bắt đầu bằng bước bố trí kho bãi và tập hợp chứng từ để thanh toán ở bước bốn thay cho việc giao vận đơn cho chủ hàng như thực tế.
5.1.2 Đối với hàng hóa nhập khẩu
Tương tự như hàng hóa xuất khẩu thì hàng nhập khẩu cũng bao gồm các trình tự đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi; hàng không lưu kho, lưu bãi và hàng nhập đóng trong container, cụ thể như sau:
5.1.2.1 Đối với hàng phải lƣu kho, lƣu bãi của cảng
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 45
Bƣớc 1: Cảng nhận hàng từ tàu
Bước 1.1: Làm các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng - Phòng ban phụ trách: Cảng và hải quan, phòng điều độ, cảng vụ
- Mô tả chi tiết: Trước khi dỡ hàng, Cảng nhận bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest), sơ đồ hầm tàu từ tàu hoặc đại lý cung cấp để tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng.
- Chứng từ liên quan: Bản khai lược hàng hóa (Cargo manifest) Bước 1.2. Kiểm tra tình trạng hầm tàu
- Phòng ban phụ trách: Cảng và đại diện tàu
- Mô tả chi tiết: Nếu phát hiện thấy hàm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào thì mới cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng.
Hình 5.12: Cần cẩu múc hàng (xi măng) vào hầm tàu
Bước 1.3. Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa vào kho bãi
- Phòng ban phụ trách: Cảng, tàu hoặc đại lý
- Mô tả chi tiết: Trong quá trình dỡ hàng đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá.
- Chứng từ liên quan: Tally Sheet
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 46
Bước 1.4. Vận chuyển hàng về kho - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Hàng sẽ được xếp lên xe ôtô và vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển và ghi rõ số lượng, loại hàng và số B/L.
- Chứng từ liên quan: Phiếu vận chuyển
Bước 1.5. Đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận - Phòng ban phụ trách: Cảng và đại diện tàu
- Mô tả chi tiết: Cuối mỗi ca sau khi xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận và ký tên vào Tally Sheet.
- Chứng từ liên quan: Tally Sheet
Bước 1.6. Lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trên cơ sở Tally Sheet - Phòng ban phụ trách: Nhân viên giao nhận của cảng
- Mô tả chi tiết: Cảng và tàu đều ký vào biên bản kết toán này, xác nhận số lượng thực giao so với bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L.
- Chứng từ liên quan: Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) Bước 1.7. Lập các giấy tờ cần thiết trong các quá trình giao nhận
- Phòng ban phụ trách: Nhân viên giao nhận của cảng, tàu hoặc đại lý
- Mô tả chi tiết: Lập giấy chứng nhận hư hỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao thiếu.
- Chứng từ liên quan: Giấy chứng nhận hư hỏng (COR), phiếu thiếu hàng (CSC).
Bƣớc 2: Cảng giao hàng cho chủ hàng
Bước 2.1. Phát hành lệnh giao hàng, thu phí lưu kho, phí xếp dỡ và lập biên bản - Phòng ban phụ trách: Cảng
- Mô tả chi tiết: Cảng thông báo hàng đến và phát hành lệnh giao hàng (D/O Delivery order) khi chủ hàng mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan. Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng. - Chứng từ liên quan: B/L, D/O
Bước 2.2. Ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng
DH12KQ_Nhóm 7 GVHD:ThS. Lê Phương Dung 47
- Mô tả chi tiết: Văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O và khi đến chủ hàng mang biên lại lại nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List.
- Chứng từ liên quan: D/O, Invoice, Packing list. Bước 2.3. Làm phiếu xuất kho
- Phòng ban phụ trách: Bộ phận kho vận
- Mô tả chi tiết: Bộ phận kho vận làm phiếu xuất kho khi Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
- Chứng từ liên quan: D/O. Bước 2.4. Làm thủ tục hải quan
Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành các thủ tục hải quan, chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng và chở về kho riêng.