Hệ thống thông tin của NHTM là tổng hợp các thông tin, là cách thức và các nguồn mà ngân hàng thu thập thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình cho vay của NHTM.
Xây dựng kênh thông tin hiệu quả có ý nghĩa quan trọng nâng cao chất lƣợng công tác thẩm định cho vay và giám sát các khoản vay đã đƣợc thực hiện, từ đó góp phần nâng cao chất lƣợng cho vay của NHTM.
Từ thực tiễn hoạt động của Agribank Chi nhánh Tây Đô trong quan hệ trao đổi thông tin với các khách hàng, Chi nhánh cần áp dụng các biện pháp sau:
- Yêu cầu khách hàng khi cung cấp thông tin phải đƣợc kiểm toán (đối với khối khách hàng doanh nghiệp), đảm bảo tính xác thực của các thông tin. Đối với các khách hàng là các doanh nghiệp nhỏ và các hộ gia đình, cá thể khi vay vốn phải thẩm định kỹ càng hồ sơ xin vay, đánh giá toàn diện tính khả thi của phƣơng án/dự án xin vay vốn.
Các thông tin cung cấp ngoài các thông tin ban đầu hình thành trong hồ sơ vay vốn, Chi nhánh cần yêu cầu khách hàng định kỳ, hoặc theo yêu cầu phải cung cấp các báo cáo về tổ chức, về tình hình hoạt động kinh doanh và các vấn đề trong quan hệ với khách hàng khác cho cán bộ tín dụng.
Các thông tin cung cấp, Chi nhánh cần tập trung vào các vấn đề:
. Bộ máy tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh (nếu là khách hàng doanh nghiệp). Nếu có sự thay đổi quản lý phải báo cáo ngay.
. Tình hình tài chính, năng lực thanh toán, hiệu quả kinh doanh (cung cấp thƣờng xuyên).
. Các dự án phát triển sản phẩm mới, thị trƣờng tiêu thụ, nhà cung cấp (Chi nhánh chủ động yêu cầu đƣợc cung cấp).
. Tình hình, tiến độ thực hiện dự án sử dụng vốn vay, các hợp đồng với nhà cung cấp (cung cấp thƣờng xuyên).
. Các vụ kiện tụng, khiếu nại, thiếu nợ thuế, vi phạm hợp đồng kinh doanh với bên thứ ba (nếu có phải cung cấp ngay).
. Với các thông tin yêu cầu nhƣng khách hàng ngại cung cấp do có yêu cầu bảo mật, Chi nhánh phải chủ động thuyết phục, trách tình trạng khách hàng viện vào lý do này mà từ chối cung cấp thông tin.
. Các TSBĐ có quyền sử dụng và tính hợp pháp khi sử dụng làm đảm bảo, đã đƣợc làm đảm bảo cho các mục đích khác hay chƣa.
- Chi nhánh cần chủ động liên hệ với các cơ quan quản lý các doanh nghiệp để khai thác thông tin có thể thông qua văn bản hay quan hệ. Các thông tin khai thác cần tập trung vào cơ cấu và hoạt động tổ chức quản lý, đánh giá hiệu quả, cán bộ quản lý, sự đoàn kết thống nhất tổ chức; các nhiệm vụ của doanh nghiệp (nếu là khách hàng doanh nghiệp), mức độ hiệu quả cũng nhƣ các vấn đề cần tháo gỡ; phƣơng hƣớng phát triển trong tƣơng lai; sự trợ giúp của các cơ quan này đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
Với vị trí của các cơ quan này, việc khai thác thông tin khá thuận lợi. Vấn đề là Chi nhánh duy trì nguồn thông tin thƣờng xuyên, vì trong mỗi khối cơ quan quản lý nhiều doanh nghiệp quan hệ tín dụng với Chi nhánh.
- Khai thác thông tin từ các trung tâm thông tin tín dụng, từ các phòng ban khác có liên quan tới phòng tín dụng. Vấn đề này nằm trong khâu tổ chức hoạt động của Chi nhánh và quan hệ giữa Chi nhánh với các NHTM khác và NHNN.
. Khai thác thông tin từ các phòng ban khác, Chi nhánh cần tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa phòng tín dụng với các phòng khác, đặc biệt là khối phòng huy động vốn, thanh toán và phân tích thị trƣờng. Các thông tin cần chú trọng là quy mô và biến động số dƣ tiền gửi của khách hàng, cần đặc biệt chú ý các doanh nghiệp có số dƣ tiến gửi biến động lớn, thất thƣờng; quy mô hoạt động thanh toán của khách hàng, đặc biệt là thanh toán xuất nhập khẩu, các thông tin này có liên quan chặt chẽ tới tình hình thực hiện dự án vay vốn, nó cũng thể hiện khả năng cạnh tranh và chiến lƣợc phát triển xuất khẩu của các doanh nghiệp theo chủ trƣơng hiện nay.
. Đẩy mạnh khai thác thông tin từ các NHTM khác và trung tâm thông tin tín dụng của NHNN nhằm thu nhận các thông tin: về hoạt động của các doanh nghiệp có quan hệ với các ngân hàng khác, tình hình hoạt động cũng nhƣ thị trƣờng của các doanh nghiệp có cùng ngành hàng với doanh nghiệp, những biến động của kinh tế vĩ mô có thể ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp…