cầu của thị trường.
Như đã phân tích ở phần thực trạng, Công ty chưa tổ chức được bộ phận chuyên trách làm công tác dự thầu dẫn đến sự phân tán trong quản lý và các cán bộ tham gia thực hiện những khâu quan trọng trong việc lập hồ sơ dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Điều đó có ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả công tác đấu thầu nói chung cũng như chất lượng hồ sơ dự thầu và toàn bộ quá trình đấu thầu nói riêng. Để đấu thầu và thắng thầu có hiệu quả thì việc tổ chức lại bộ máy đấu thầu là điều kiện hết sức quan trọng.
3.3.2.1 Nguyên tắc tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty.
+ Nguyên tắc tập chung chuyên môn hoá: Yêu cầu của chủđầu tư, sự nghiêm ngặt của các nhà tư vấn đánh giá hồ sơ dự thầu và đặc biệt là các yêu cầu về chất lượng, hiệu quả của việc xây dựng hồ sơ dự thầu có sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi đòi hỏi công ty phải có một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chuyên môn hoá.
+ Nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa tổ chức đấu thầu của công ty với các lực lượng chuyên môn hoá tại các xí nghiệp thành viên: Công ty là đơn vị trung tâm điều hành mọi công việc chung còn các xí nghiệp trực thuộc được phân bổ trên hầu hết các địa phương. Các công trình dự án đầu tư, xây dựng trải rộng trên địa bàn
94
rộng, trong cùng một thời điểm, công ty có thể phải tham gia đấu thầu nhiều gói thầu. Hơn nữa, chi phí phục vụ công tác đấu thầu không nhỏ, nhất là các chi phí khảo sát hiện trường, tìm nguồn nguyên vật liệu, giao dịch với chính quyền địa phương... Nguyên tắc này cho phép công ty sử dụng chuyên gia, lực lượng chuyên môn kỹ thuật nằm tại các xí nghiệp để tận dụng các ưu thế của họ và tiết kiệm chi phí.
+ Nguyên tắc đảm bảo bí mật: Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp xây dựng. Để chiến thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp không chỉ tìm hiểu đối thủ, quyết định tham gia đấu thầu gói thầu nào, mà điều vô cùng quan trọng là phải giữ bí mật nội dung của hồ sơ dự thầu từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ cho đến khi công bố thắng thầu. Việc lựa chọn nhân sự cũng như sắp xếp công việc cho từng chuyên gia phải xuất phát từ nguyên tắc này. Cụ thể:
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được lãnh đạo cao nhất của công ty quyết định cùng với một đến hai chuyên gia tin cậy nhất đã được kiểm tra.
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được quyết định sát với thời điểm nộp hồ sơ dự thầu cho chủđầu tư.
- Các chuyên gia của tổ chức đấu thầu phải được lựa chọn kỹ, là những người gắn bó, trung thành với sự tồn tại và phát triển của công ty.
+ Nguyên tắc luân phiên giữa chuyên gia đấu thầu và chuyên gia điều hành dự án khi thắng thầu.
Việc luân phiên này sẽđảm bảo việc bổ sung kiến thức thực tiễn cho cán bộ chuyên gia đấu thầu.
3.3.2.2 Yêu cầu đối với chuyên gia trong tổ chức đấu thầu của công ty.
+ Được đào tạo chính quy và đào tạo lại cho phù hợp với thực tiễn.
Đấu thầu xây dựng là tổng hoà của các lĩnh vực quản lý kinh tế và kinh doanh của doanh nghiệp, chịu sự cạnh tranh gay gắt của các nhà thầu quốc tế và
Chuyên gia đấu thầu Chuyên gia kỹ sư điều hành dự án
95
những quy định chặt chẽ của tư vấn giám sát, mặt khác công nghệ xây dựng ngày nay thay đổi về cơ bản. Trong khi đó, các chuyên gia có kinh nghiệm nhất của công ty được đào tạo trước những năm 90 theo các công trình cũ, do đó cần phải được đào tạo. Số kỹ sư, chuyên gia mới ra trường tuy được đào tạo chính quy nhưng lại chưa có thực tiễn, đồng thời việc tiếp thu kiến thức từ thực tiễn của nhà trường đào tạo chưa theo kịp diễn biến thực tế của quá trình cạnh tranh gay gắt trong thị trường xây dựng, do đó cần tiếp tục được đào tạo lại.
+ Năng động, chính xác phù hợp với thị trường
Quá trình đấu thầu như một cỗ máy hoàn chỉnh chạy hết công suất, vừa phải bảo đảm chính xác nhưng đồng thời vừa phải rất linh hoạt, tuỳ theo mục tiêu của công ty và tuỳ thuộc vào quá trình cạnh tranh. Vì vậy, các chuyên gia được lựa chọn phải bảo đảm yêu cầu này.
+ Chuyên sâu một công việc và hiểu biết nhiều lĩnh vực trong hoạt động xây dựng, hoạt động đấu thầu, triển khai các dự án
Hoạt động đấu thầu là một dây truyền, các nội dung của hồ sơđấu thầu có liên quan mật thiết với nhau, đồng thời từng nội dung có những yêu cầu chuyên sâu riêng. Do đó, việc bố trí các chuyên gia phải đáp ứng yêu cầu chuyên sâu một lĩnh vực và biết nhiều lĩnh vực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc.
3.3.2.3 Hình thành tổ chức đấu thầu xây lắp của Công ty.
Tổ chức đấu thầu xây lắp của Công ty cần được hình thành một cách trực tiếp, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có phó giám đốc chuyên trách về dự án đấu thầu thông qua một đầu mối tập trung là phòng dự án đấu thầu. Việc bố trí, sắp xếp các nhóm chuyên gia trong phòng dự án đấu thầu của công ty bao gồm :
96
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy đấu thầu
+ Nhóm chuyên gia về thị trường
Chịu trách nhiệm nghiên cứu về thị trường, có rất nhiều loại thị trường nghiên cứu như: Thị trường công việc (thị trường đầu vào ); Thị trường đối tác; Thị trường vật liệu ; Thị trường thiết bị thi công ; Thị trường lao động....
Phó Giám đốc kỹ thuật, c.lượng GIÁM ĐỐC Phó Giám đốc Kinh Tế PGĐ Dự án Các phòng chức năng có liên quan Phòng dự án đấu thầu Các phòng chức năng có liên quan Nhóm chuyên viên thị trường Nhóm chuyên viên kinh tế Nhóm chuyên viên văn phòng phiên dịch Nhóm chuyên viên về thiết bị thi công thí ngiệm Nhóm chuyên viên về kỹ thuật công nghệ thi công Tổ chức đấu thầu tại các xí nghiệp thành viên
97
+ Nhóm chuyên gia về kinh tế
Chịu trách nhiệm toàn bộ về nội dung kinh tế các dự án đấu thầu. Thông thường, nội dung kinh tế là yếu tố cơ bản đầu tiên và cuối cùng quyết định sự thành công của quá trình đấu thầu xây lắp (Do họ là người quyết định các yếu tố liên quan đến giá bỏ thầu, thậm chí cả vấn đề lợi nhuận cũng như hiệu quả các dự án ứng dụng sau này )
+ Nhóm chuyên gia về kỹ thuật - công nghệ thi công
Nhóm này tập trung giải quyết các vấn đề về kỹ thuật công nghệ của hồ sơ dự thầu, đòi hỏi phải là các chuyên gia được đào tạo chuyên sâu và thông qua thực tiễn chỉđạo thi công tại các công trình xây dựng, tốt nhất là các chuyên gia đã từng tham gia các dự án thi công theo tiêu chuẩn quốc tế.
+ Nhóm chuyên gia về thiết bị thi công.
Thiết bị thi công là yếu tố rất quan trọng đối với việc thi công các công trình xây dựng. Chi phí máy thi công thường chiếm từ 15% đến 25% giá thành xây dựng công trình. Thiết bị thi công không những có ảnh hưởng đến chiến lược đấu thầu về mặt giá thành xây dựng mà còn ảnh hưởng đến năng lực, uy tín, của nhà thầu cũng như ảnh hưởng đến kỹ thuật, công nghệ, phương án thi công. Nhóm chuyên gia về thi công chịu trách nhiệm về việc lựa chọn loại thiết bị phù hợp cho dự án, tính toán chi phí thiết bị cũng như bố trí giây chuyền thiết bị và các vấn đề khác có liên quan, kể cả thiết bị thi công, thiết bị thí nghiệm, các thiết bị phục vụ cho đầu tư và kỹ sư tư vấn.
+ Nhóm chuyên gia về thí nghiệm.
Các dự án xây dựng ngày nay đòi hỏi vấn đề chất lượng rất nghiêm ngặt, có sự giám sát rất chặt chẽ của tổ chức tư vấn bên cạnh chủ đầu tư, tất cả các vật liệu đưa vào thi công sẽ phải thí nghiệm đủ tiêu chuẩn. Trong thi công, từng hạng mục của công trình xây dựng đều phải được thí nghiệm trước khi chuyển sang hạng mục khác, việc thí nghiệm các yếu tố của dự án là rất quan trọng, nếu thí nghiệm chính xác sẽ là cơ sở chắc chắn cho giai đoạn thi công cũng nhưđảm bảo cho khả năng thắng thầu.
98
3.3.3 Biện pháp 3:: Phát huy các biện pháp cải tiến kỹ thuật và thực hiện đầu tư có trọng điểm, tập trung vào thiết bị xe máy thi công.
Năng lực máy móc thiết bị thi công của công ty là khá lớn. Tuy nhiên, trong tổng số máy móc thiết bị và xe máy thi công của công ty thì hơn 50% là do Liên Xô(cũ ) sản xuất và được trang bị từ những năm 80, công suất thực tế tối đa chỉ còn 60% công xuất thiết kế trở xuống, dẫn đến chi phí sử dụng máy cao, chất lượng và tiến độ thực hiện thấp, ảnh hưởng đến khả năng huy động để thắng thầu.
Do có những khó khăn về vốn, để khắc phục tình trạng trên, công ty nên tiến hành phân loại số thiết bị xe máy này thành 2 nhóm.
+ Nhóm 1: Những thiết bị và xe máy còn có khả năng phục hồi và cải tiến nâng cấp. Đây là những thiết bị xe máy thi công còn giá trị sử dụng vào khoảng 40% - 60%. Đối với nhóm này cần có kế hoạch cụ thể để sửa chữa và nâng cấp, phát động phong trào cải tiến kỹ thuật trong nội bộ công ty nhằm khôi phục và nâng cao giá trị sử dụng của số thiết bị và xe máy này. Giải pháp áp dụng có thể hướng vào vịêc thay thế từng bộ phận.
+ Nhóm 2 : Những thiết bị xe máy đã quá cũ và lạc hậu, giá trị sử dụng còn dưới 40%. Loại thiết bị này nên thanh lý để bổ sung vào nguồn vốn đầu tư mới
Thêm vào đó, việc đầu tư trang thiết bị máy móc nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu cũng như đáp ứng nhu cầu trong thi công là công việc cần làm ngay. Công ty cần đầu tư 2 chiếc xe ô tô tự đổ HYUNDAI HO với giá khoảng 43000USD/1 chiếc phục vụ cho việc vận chuyển nguyên vật liệu cho việc thi công các công trình phải vận chuyển nguyên vật liệu qua các tuyến đường nhỏ hẹp vì những xe tựđổ hiện đang có tại công ty có kích cỡ lớn khó khăn trong việc vận chuyển và 2 chiếc máy đào KOMATSU trị giá 22. 000. 000 JPY để thay thế cho loại máy cùng chức năng đã quá cũ của Liên Xô. Loại máy đào này sẽ góp phần thay thế máy đào cũ cũng như tăng thêm năng lực thiết bị thi công đường, giành ưu thế khi dự thầu các công trình thuộc lĩnh vực thi công đường.
99
3.3.4 Biện pháp 4: Điều tra nghiên cứu thị trường và xây dựng các chính sách, các chiến lược cạnh tranh trong đấu thầu cho phù hợp với nhu cầu của thị