34
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy của Doanh nghiệp tƣ nhân T&T [1]
DNTN T&T bộ máy gồm có: Giám đốc, Phòng kinh doanh, Phòng Kỹ thuật và Phòng Kế toán.
Phòng Kinh doanh: Gồm có 5 cán bộ kinh doanh. Trong đó có 1 Trƣởng phòng kinh doanh phụ trách chung và 1 nhân viên kinh doanh mảng máy vi tính, thiết bị văn phòng. 1 nhân viên kinh doanh phụ trách mảng máy photocopy, 1 nhân viên giao nhận hàng và 1 nhân viên phụ trách bảo hành.
Phòng Kỹ Thuật: Gồm có 5 kỹ thuật viên. Trong đó có 1 Trƣởng phòng kỹ thuật phụ trách cả máy vi tính và máy photocopy… 1 Phó Phòng kỹ thuật máy photocopy và 3 nhân viên. Trong đó có 1 kỹ thuật viên máy vi tính và 1 kỹ thuật viên máy photocopy, còn lại 1 kỹ thuật viên làm chung cả máy vi tính và máy photocopy.
Phòng Kế Toán: Gồm có 2 nhân viên Kế toán. Trong đó có 1 kế toán tổng hợp chung và 1 kế toán chi tiết theo dõi công nợ (Kiêm thủ quỹ của Doanh nghiệp) chức năng chính là thủ quỹ, thu nợ…
GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT Kỹ thuật
viên Nhân viên
Nhân viên Nhân viên Nhân viên Kỹ thuật viên
35
Cơ cấu nhân lực của Doanh nghiệp: hiện nay Doanh nghiệp tƣ nhân T&T có tất cả 13 ngƣời, trong đó tỷ lệ bộ phận gián tiếp chiếm 23,08 %, bộ phận lao động trực tiếp chiếm 76,92 %; tỷ lệ ngƣời có trình độ đại học và trên đại học chiếm trên 38 %, còn lại là lao động có trình độ phổ thông. So sánh với các doanh nghiệp khác trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn thì số lao động có trình độ trên đại học là tƣơng đối cao, có thể nói đây là một trong những thế mạnh của Doanh nghiệp tƣ nhân T&T.
Dƣới đây là biểu đồ về cơ cấu nhân lực tại Doanh nghiệp tƣ nhân T&T:
Bảng 2.1: Cơ cấu nhân lực của Doanh nghiệp tƣ nhân T&T [1]
Chỉ tiêu Số lƣợng Cơ cấu (%)
* Số lƣợng lao động:
- Lao động trực tiếp (ngƣời) - Lao động gián tiếp (ngƣời)
13 10 03 100 % 76,92 % 23,08 % * Trình độ:
- Trên đại học (ngƣời) - Đại học (ngƣời) - Trung cấp (ngƣời) - Sơ cấp/ CNKT (ngƣời) 01 04 06 02 7,69 % 30,77 % 46,15 % 15,39 % * Giới tính: - Nam (ngƣời) - Nữ (ngƣời) 11 02 84,62 % 15,38 % * Tuổi: - Từ 20 đến 30 tuổi (ngƣời) - Từ trên 30 đến 40 tuổi (ngƣời) - Từ trên 40 đến 50 tuổi (ngƣời) - Từ trên 50 đến 60 tuổi (ngƣời)
06 07 0 0 46,15 % 53,85 % 0 % 0 %
36
2.2.2. Phân tích chất lượng nhân lực của Doanh nghiệp:
2.2.2.1. Số lượng cán bộ công nhân viên hoạt động theo đúng ngành chuyên môn được đào tạo:
Qua số liệu thấy số lƣợng lao động trực tiếp của Doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá lớn (76,92 %), bên cạnh đó lao động gián tiếp gồm bộ phận kế toán và Giám đốc Doanh nghiệp (chiếm 23,08 %). Nhìn chung, với mô hình, quy mô kinh doanh hiện tại thì cơ cấu lao động trực tiếp, gián tiếp của Doanh nghiệp là tƣơng đối phù hợp, vì hiện tại Doanh nghiệp đang tập trung nguồn lực vào phát triển sản xuất, kinh doanh và quản lý kế toán chặt chẽ, phù hợp; còn những vấn đề về khác nhƣ nghiên cứu phát triển, marketing, phát triển văn hóa doanh nghiệp… thì chƣa đƣợc chú trọng; công việc văn thƣ, hành chính do phòng kế toán kiêm nhiệm.
Xét theo trình độ nhân lực: cán bộ nhân viên có trình độ trên đại học và đại học chiếm 38,46 %, thƣờng giữ các chức vụ quan trọng trong Doanh nghiệp và chỉ có 50 % trong số này làm đúng chuyên ngành đƣợc đào tạo đó là Giám đốc, và Trƣởng phòng kỹ thuật. Điều này cho thấy rằng Doanh nghiệp tƣ nhân T&T trong thời gian qua đã sử dụng nhân lực còn chƣa hiệu quả, đây cũng là cơ hội và thách thức cho Doanh nghiệp. Xét về chiến lƣợc lâu dài, Doanh nghiệp có thể chuyển hƣớng đào tạo lại cho một số cán bộ có trình độ cao phù hợp với yêu cầu chuyên môn sau này. Có nhƣ vậy, doanh nghiệp có thể gắn kết đƣợc một số cán bộ lâu năm với Doanh nghiệp vừa tạo điều kiện cho họ phát triển nghề nghiệp và Doanh nghiệp không phải tốn chi phí cho việc tuyển dụng từ đầu, và thời gian hội nhập của các nhân viên mới.
Hiện nay tồn tại lớn nhất cho việc bố trí công việc nằm ở các bộ phận phòng kinh doanh, phòng kế toán của Doanh nghiệp làm không thực sự đúng
37
nghề, những lao động này chủ yếu đã qua các trƣờng đại học, cao đẳng, trung cấp nhƣng không đúng chuyên nghành.
Về năng lực của các nhân viên: nhƣ trên đã phân tích ngoài những mặt thuận lợi về cơ cấu tuổi trẻ, có trình độ nhận thức tốt thì Doanh nghiệp tƣ nhân T&T còn có những hạn chế và có ảnh hƣởng đến năng suất lao động chung của Doanh nghiệp.
Số lƣợng cán bộ nhân viên không đúng ngành nghề chiếm tới 50 %. Do vậy Doanh nghiệp luôn giao việc và hƣớng dẫn từng cá nhân, bộ phận, phòng ban tự chủ, chủ động, độc lập trong công việc. Sau thời gian một năm tất cả các cán bộ phải chủ động, tự biết công việc của mình phải thực hiện. Định hƣớng từng cá nhân, phòng ban tự học hỏi, tự nghiên cứu, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, lĩnh vực, công việc mà mình đảm nhận. Ngoài ra, hàng năm Doanh nghiệp còn bỏ tiền ra để cho cán bộ kỹ thuật đi học ngắn hạn cập nhật, nâng cao tay nghề; và mỗi năm một lần Doanh nghiệp yêu cầu các đối tác cung cấp máy photocopy đi hỗ trợ dịch vụ, bảo dƣỡng, bảo trì trên địa bàn Tỉnh Lạng Sơn trong khoảng thời gian 15 ngày.
2.2.2.2. Tháp tuổi, cơ cấu giới tính phù hợp với yêu cầu công việc:
Xét theo độ tuổi: toàn bộ các cán bộ nhân viên trong Doanh nghiệp có độ tuổi dƣới 40, trong đó trên 46 % có độ tuổi từ 20 đến 30. Đây là điều hết sức thuận lợi cho Doanh nghiệp phát triển. Các nhân lực trẻ, có trình độ, có khả năng học hỏi, nhanh nhạp và dễ thích ứng với sự thay đổi của môi trƣờng kinh doanh, và hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Doanh nghiệp. Xét theo giới tính: lao động nam giới chiếm tỷ trọng lớn trong Doanh nghiệp (84,62 %), lao động nữ chiếm một tỷ lệ nhỏ và chủ yếu là làm công việc gián tiếp, đây cũng là điều kiện thuận lợi cho Doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Hiện tại Doanh nghiệp
38
tƣ nhân T&T kinh doanh chủ yếu về mặt hàng các loại máy tính và máy photo copy và các thiết bị máy văn phòng. Hoạt động kinh doanh ngành nghề này đòi hỏi các nhân viên phải năng động, am hiểu thiết bị, kỹ thuật và kiến thức nhất định về giao tiếp khách hàng, kỹ năng bán hàng. Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi nhƣ vậy, Doanh nghiệp tƣ nhân T&T cũng gặp nhiều rào cản: thị trƣờng nhỏ bé, môi trƣờng kinh doanh khắc nghiệt, vốn không lớn…
2.2.2.3. Mức độ phần trăm (%) số lượng cán bộ công nhân viên đáp ứng được công việc hiện tại và tương lai:
Về năng suất lao động: Doanh nghiệp hiện tại có 13 cán bộ nhân viên với doanh thu năm 2013 là 19,632 tỷ đồng, tƣơng đƣơng tỷ lệ 01 (một) cán bộ tạo ra 1,51 tỷ đồng doanh thu. So với các Doanh nghiệp khác kinh doanh cùng ngành trên địa bàn Tỉnh Lạng Sơn thì tỷ lệ bình quân là 01 (một) cán bộ tạo ra 1,0 tỷ đồng doanh thu. Vậy, tại thời điểm hiện nay thì năng suất lao động của Doanh nghiệp tƣ nhân T&T hơn 1,5 lần so với mặt bằng chung [1].
Nhìn chung, với chiến lƣợc kinh doanh hiện tại của Doanh nghiệp thì phần lớn (85 %) cán bộ công nhân viên đáp ứng đƣợc công việc hiện tại, còn một số ít (15 %) đang trong quá trình đƣợc hƣớng dẫn và chủ động tìm hiểu, nghiên cứu, học tập để có thể tự chủ động làm tốt công việc đƣợc giao.
2.2.2.4. Thực trạng tuyển dụng tại doanh nghiệp:
Từ khi thành lập năm 2003, 13 lao động của Doanh nghiệp tƣ nhân T&T chƣa sự thay đổi.
Công tác tuyển dụng đƣợc Doanh nghiệp thời gian đầu thành lập đƣợc đặc biệt quan tâm với mục tiêu của Doanh nghiệp đặt ra là tăng chất lƣợng tuyển dụng chứ không đơn thuần là tăng số lƣợng lao động. Tăng chất lƣợng lao động đồng nghĩa với việc tuyển ngƣời đúng chỗ, đúng công việc, để nhân viên có thể phát huy mọi khả năng của mình, hoàn thành tốt mọi công việc
39
đƣợc giao, giúp công ty đạt đƣợc các mục tiêu đó đề ra. Điều này đƣợc thể hiện rõ nét qua năng suất lao động của Doanh nghiệp so với các doanh nghiệp cùng ngành trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.
Hình thức tuyển dụng của tổng Doanh nghiệp: Thi tuyển trực tiếp.
Các bước tiến hành như sau:
Bƣớc 1: Xác định công việc và nhu cầu tuyển dụng.
Đây là công việc của Giám đốc va phòng Kế toán – Hành chính, quản lý tình hình nhân lực nói chung của Doanh nghiệp, đƣa ra các tiêu chí cụ thể trong công tác tuyển chọn nhân lực, tuyển chọn cán bộ kịp thời vào những khâu thiếu hụt để ổn định tổ chức.
Bƣớc 2: Thông báo nhu cầu tuyển dụng nhân lực.
Thông báo tuyển dụng nhân lực đƣợc dán ở bảng thông báo của trụ sở Doanh nghiệp tƣ nhân T&T và thông báo đƣợc đăng tải trên báo, truyền hình địa phƣơng.
Bƣớc 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ.
Phòng Kế toán – Hành chính sẽ tổ chức thu nhận hồ sơ, báo cáo và cùng Giám đốc nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên để loại bỏ những ứng viên không đạt yêu cầu đó đề ra, nhằm giúp cho Doanh nghiệp giảm chi phí cho các quá trình tuyển dụng nhân lực ở các bƣớc tiếp theo.
Bƣớc 4: Tổ chức phỏng vấn và thi tuyển.
Doanh nghiệp chỉ tiến hành phỏng vấn các ứng viên đạt yêu cầu về hồ sơ. Tham gia việc phỏng vấn là một hội đồng xét tuyển gồm trƣởng phòng Kế toán – Hành chính, trƣởng phòng cần tuyển nhân viên.
Các ứng viên sau khi phỏng vấn sẽ đƣợc tổ chức thi tuyển gồm 3 môn: chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ và tin học.
40 Bƣớc 5: Tổ chức khám sức khoẻ.
Các ứng viên sau khi vƣợt qua việc phỏng vấn và thi tuyển phải kiểm tra sức khoẻ. Nếu ai không đủ sức khoẻ sẽ bị loại.
Bƣớc 6: Thử việc.
Các ứng viên đạt tiêu chuẩn sẽ đƣợc thử việc 2 tháng. Nếu trong quá trình thử việc đƣợc đánh giá tốt thì đƣợc kí hợp đồng lao động xác định thời hạn 2 năm. Sau 2 năm, ứng viên sẽ đƣợc đánh giá lại một lần nữa. Nếu không hoàn thành nhiệm vụ sẽ bị cắt hợp đồng, còn nếu hoàn thành tốt nhiệm vụ thì sẽ đƣợc kí hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
Bƣớc 7: Ra quyết định.
Giám đốc Doanh nghiệp tƣ nhân T&T là ngƣời ra quyết định tuyển dụng lao động. Hợp đồng lao động chính thức sẽ đƣợc kí kết giữa giám đốc Doanh nghiệp và ngƣời lao động.
2.2.2.5. Thực trạng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
Để sử dụng lao động một cách hiệu quả nhất và để thích ứng với sự thay đổi liên tục của môi trƣờng kinh doanh cũng nhƣ để nắm bắt đƣợc sự phát triển của khoa học kĩ thuật thì mỗi Doanh nghiệp phải thƣờng xuyên chăm lo tới công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Nhận thức đúng đắn đƣợc vấn đề này, Doanh nghiệp có những quan tâm nhất định nhƣ sau:
* Đào tạo nguồn nhân lực:
Những lao động có trình độ chuyên môn cao là một nhân tố quan trọng của quá trình sản xuất xã hội nói chung, nó quyết định việc thực hiện mục tiêu của quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy phải thƣờng xuyên tiến hành đào tạo và đào tạo lại nguồn nhân lực.
41
Mục đích của việc đào tạo nhân lực trong Doanh nghiệp là nhằm khắc phục các tồn tại, nâng cao trình độ chuyên môn cho ngƣời lao động, tạo ra đội ngũ lao động có chất lƣợng chuyên môn cao, sử dụng lợi thế cạnh tranh thông qua việc sử dụng nguồn nhân lực.
Trong quá trình đào tạo mỗi cá nhân sẽ đƣợc bù đắp những thiếu sót trong kiến thức chuyên môn và đƣợc truyền đạt thêm các kiến thức, kinh nghiệm mới, đƣợc mở rộng tầm hiểu biết để không những hoàn thành tốt công việc đƣợc giao mà còn có thể đƣơng đầu với những thay đổi của môi trƣờng xung quanh ảnh hƣởng tới công việc.
* Đánh giá chung:
- Những mặt làm được:
+ Đào tạo tƣ tƣởng, tƣ duy đƣợc coi trọng từ Trƣởng phòng chuyên môn cho đến nhân viên.
+ Đào tạo, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên (Do các Trƣởng phòng tổ chức và quản lý nội dung) đƣợc tăng cƣờng và có hiệu quả bởi nội dung sát thực, thời gian hợp lý và tiết kiệm chi phí.
+ Nội dung, chƣơng trình đào tạo tin học đƣợc thống nhất và triển khai đồng bộ ở tất cả các Phòng của Doanh nghiệp.
- Những mặt chưa làm được:
+ Do cả những nguyên nhân khách quan và chủ quan, ngoài đào tạo tƣ tƣởng, tƣ duy, đội ngũ quản lý ít có điều kiện tham gia các chƣơng trình đào tạo với nội dung nâng cao kiến thức và kỹ năng quản lý doanh nghiệp.
42
+ Chƣa mạnh dạn chủ động đào tạo ở các đơn vị đào tạo chuyên nghiệp liên quan đến ngành nghề kinh doanh của Doanh nghiệp. Chƣa xác định đƣợc các lĩnh vực và nội dung đào tạo chuyên gia đầu ngành
+ Công tác đào tạo ngoại ngữ còn yếu.
+ Quy chế đào tạo của Doanh nghiệp còn nhiều điểm chƣa phù hợp và nhất quán, cần đƣợc bổ sung sửa đổi.
Nhìn chung Doanh nghiệp tƣ nhân T&T, công tác đào tạo mặc dù đã làm đƣợc trên một diện rộng, đã đáp ứng yêu cầu của nhiều đối tƣợng, nhiều nội dung nghiệp vụ chuyên môn ở một mức độ nhất định, song vẫn còn lúng túng.
- Nguyên nhân chính của những mặt chưa làm được:
+ Chƣa xây dựng hoàn chỉnh chiến lƣợc phát triển của Doanh nghiệp, chƣa xây dựng đƣợc tiêu chuẩn từng vị trí công việc; do đó thiếu những căn cứ rất trọng yếu và cụ thể để xác định nhu cầu và nội dung đào tạo.
+ Kết cấu đào tạo của Doanh nghiệp chƣa đƣợc xác định rõ ràng, chƣa phân định trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị (ai, làm gì, trách nhiệm đến đâu) trong hệ thống.
+ Mục tiêu đào tạo chƣa đƣợc xác định cụ thể, rõ ràng, do đó không xác định đƣợc cái đích phải đạt tới của đào tạo ở từng giai đoạn là gì?
+ Công tác đào tạo chƣa thực sự đồng bộ giữa nhận thức và hành động. Những nguyên nhân này dẫn đến tình trạng không xác định đƣợc mục tiêu rõ ràng; nội dung chƣơng trình đào tạo đối với từng loại đối tƣợng đào tạo; trách nhiệm của cá nhân, đơn vị trong hệ thống đào tạo của Doanh nghiệp, bởi vậy việc triển khai là còn lúng túng .
43
Hình thức đào tạo sẽ đƣợc lựa chọn tƣơng ứng phù hợp với từng mục tiêu, đối tƣợng và yêu cầu của các nội dung chƣơng trình đào tạo của Doanh nghiệp.
Đào tạo tại chỗ: là hình thức đào tạo theo việc, gồm: đào tạo tại các phòng chuyên môn của Doanh nghiệp.
Đào tạo bên ngoài: là hình thức đào tạo do Doanh nghiệp cử cán bộ công nhân viên tham dự các khoá đào tạo do phía Đối tác tổ chức.
* Thực trạng quản lý một số hoạt động:
- Giám đốc Doanh nghiệp chủ trƣơng quản lý công nhân viên theo cơ chế mở, không bắt ép quá vào các điều lệ, cho nhân viên đƣợc tự do sáng tạo có cơ chế xử phạt, khen thƣởng phân minh, tạo tâm lý thoai mái để các nhân