để xác ựịnh ựược chủ ựề, các khắa cạnh hoặc góc ựộ nghiên cứu và các mối liên quan của chủ ựề thì phải nghiên cứu, phân tắch nội dung tài liệu. Nói một cách khác, ựây là quá trình tìm hiểu tài liệu - thông qua ngôn ngữ, hình ảnh ựược thể hiện trong tài liệu tìm hiểu ựối tượng, hiện tượng, sự vật, vấn ựề ựược trình bày trong nội dung tài liệu, ý tưởng, mục ựắch của tác giả - ựể xác ựịnh các chủ ựề nổi bật và các khắa cạnh hoặc góc ựộ nghiên cứu của nội dung tài liệu.
Thông thường, chủ ựề nổi bật ựược xác ựịnh dựa trên ựối tượng nghiên cứu của tài liệu. đối tượng nghiên cứu có thể là các sự vật cụ thể, như Sân bay, Máy cày, Lúa,
Gạo, Chó, Mèo; có thể là một ựịa ựiểm cụ thể như Việt Nam, Hà Nội, Vịnh Hạ Long;
có thể là một nhân vật cụ thể như Hồ Chắ Minh, Francois Mitterrand; có thể là các vấn
ựề bao quát như Giáo dục, Xây dựng, Sức khỏe; có thể là các khái niệm trừu tượng như Niềm tin tôn giáo, Giá trị văn hóa, Danh dự; có thể là các hoạt ựộng và hiện tượng như Sinh trưởng, Quang hợp, Bão lụt. Nhìn chung, mỗi ngành khoa học có hệ thống
ựối tượng nghiên cứu của nó [5]. Vắ dụ, ngành nông nghiệp có các ựối tượng nghiên cứu như là Lúa, Ngô, Cây lương thực, Phân bón, Gia súc Ầ; ngành kinh tế có các ựối
tượng nghiên cứu như là Ngân hàng, Tắn dụng, đầu tư, Lợi nhuận Ầ. Tuy nhiên, cần
ngành khoa học cũng ựược coi là chủ ựề của tài liệu, nghĩa là Toán học, Vật lý, Sinh học Ầ cũng có thể là chủ ựề của tài liệu.
Khắa cạnh nghiên cứu ựược xác ựịnh dựa trên nhiều yếu tố bao gồm quan ựiểm nghiên cứu, góc ựộ nghiên cứu, những tác ựộng ựối với nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, công dụng của nghiên cứu, ựịa ựiểm liên quan và thời ựiểm liên quan ựến nghiên cứu, và nét ựặc biệt của hình thức vật lý hoặc loại hình hoặc thể loại của tài liệu.
Nhìn chung, việc phân tắch nội dung tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào trình ựộ, hiểu biết, kinh nghiệm và quan ựiểm cá nhân của cán bộ biên mục. Trên thực tế, rất khó có ựược sự thống nhất giữa các cán bộ biên mục khi phân tắch nội dung tài liệu ựể xác ựịnh chủ ựề và các khắa cạnh của chủ ựề. Tuy nhiên, có một nguyên tắc chung là, ựể gia tăng tắnh hiệu quả của hệ thống tìm tin theo chỉ mục thì quá trình ựịnh chỉ mục phải cung cấp ựầy ựủ và cụ thể các ựiểm truy cập cho tài liệu [10]. Vì vậy, khi phân tắch nội dung tài liệu, cán bộ biên mục cần nhận diện ựược tất cả (ựầy ựủ) các nội dung ựược trình bày trong tài liệu ựể có thể tạo ra ựầy ựủ các ựiểm truy cập cho tài liệu. đồng thời, việc phân tắch nội dung có trong tài liệu và ựịnh ra các ựiểm truy cập càng cụ thể và chi tiết càng tốt.
để cố gắng phân tắch ựược ựầy ựủ và cụ thể thì cần nghiên cứu các yếu tố sau ựây khi tìm hiểu tài liệu:
- Nhan ựề
- Chú giải và tóm tắt
- Mục lục, tên các chương, phần chắnh, bảng biểu, hình vẽ minh họa - Lời giới thiệu, lời nhập ựề, lời kết luậnẦ
- Chắnh văn của tài liệu.
Nhan ựề
Nhan ựề thường phản ảnh chủ ựề chắnh của tài liệu, nhất là các tài liệu khoa học kỹ thuật và khoa học tự nhiên. Hầu hết những tài liệu như từ ựiển, bách khoa toàn thư, sổ tay tra cứu, cẩm nang, tập bản ựồ, sách giáo khoa, giáo trình, sách chuyên khảo, kỷ yếu, nhan ựề thường phản ánh nội dung của tài liệu. Vắ dụ:
Nhan ựề: 50 câu hỏi chọn lọc và trả lời môn triết học / Vương Tất đạt, Nguyễn Thị Hà. H.: Chắnh trị quốc gia, 2000.
Từ nhan ựề có thể nhận ựịnh rằng:
- Triết học là chủ ựề của tài liệu
Nhan ựề: Công nghệ chế tạo máy / đặng Vũ Giao. H.: đại học và Trung học chuyên nghiệp, 1978.
Từ nhan ựề có thể nhận ựịnh rằng:
- Chế tạo máy là chủ ựề của tài liệu
- Công nghệ là khắa cạnh nghiên cứu của chủ ựề.
Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào nhan ựề ựể xác ựịnh chủ ựề cho tài liệu thì có thể sẽ mắc sai lầm. Có nhiều trường hợp, nhan ựề không thể hiện ựược nội dung tài liệu. Có thể vì muốn nhan ựề ngắn gọn, các tác giả không tìm cách thể hiện hết ý nghĩa của chủ ựề
trên nhan ựề. Nhất là trong lĩnh vực văn hóa, văn học, nghệ thuật, khó có thể nhận biết ựược chủ ựề của tài liệu thông qua nhan ựề do các tác giả ựã châm ngôn hóa hay dùng phép ẩn dụ khi ựặt nhan ựề. Trong những trường hợp này, dựa vào nhan ựề sẽ không ựảm bảo tắnh chắnh xác khi xác ựịnh chủ ựề cho tài liệu.
Bên cạnh nhan ựề chắnh, nhan ựề phụ và tùng thư cũng là những yếu tố có khả năng làm sáng tỏ chủ ựề của tài liệu. Qua nhan ựề phụ, có thể nhận ra những thông tin về ý nghĩa, về ựối tượng bạn ựọc cũng như hình thức và loại hình của tài liệu.
Chú giải, tóm tắt
Thông qua chú giải, tóm tắt, tốt nhất là do tác giả viết, chúng ta có thể rút ra nội dung cốt lõi của tài liệu.
Mục lục, tên chương, tên phần, minh họa
Mục lục cung cấp cấu trúc của nội dung tài liệu, thông qua ựó có thể nhận biết các vấn ựề chắnh ựược nghiên cứu trong tài liệu và các góc ựộ nghiên cứu của từng vấn ựề. Việc xem xét tên các chương, phần và các chi tiết minh họa cũng giúp hiểu rõ vấn ựề cốt yếu ựược trình bày trong tài liệu. đôi khi lời giới thiệu bóng bẩy, hoa mỹ khiến ngộ nhận nội dung của tài liệu, nhưng mục lục và các chi tiết minh họa sẽ cho thấy cụ thể các vấn ựề ựược trình bày trong nội dung tài liệu.
Lời giới thiệu, lời nhập ựề, lời kết luận, và một số yếu tố khác
Các yếu tố này giúp nhận biết giá trị của tài liệu, phạm vi ứng dụng của tài liệu, ựối tượng sử dụng của tài liệu.
Ngoài ra phần tài liệu tham khảo cũng giúp hiểu thêm nội dung tài liệu. Những chi tiết như nhà xuất bản, cơ quan xuất bản cũng góp phần trong việc tìm hiểu nội dung của tài liệu. Vắ dụ như nhà xuất bản Sự Thật thường xuất bản sách có nội dung triết học, chắnh trị, pháp quyền, tổ chức chắnh trị, trong khi ựó nhà xuất bản Văn học thường xuất bản sách có nội dung liên quan ựến văn hóa, nghệ thuật, phê bình văn học.
Chắnh văn
Trong nhiều trường hợp, ựể hiểu ựược nội dung của tài liệu ựòi hỏi phải ựọc chắnh văn. Thông thường người ta ựọc những ựoạn văn mở ựầu các chương, phần, các ựoạn ựược in ựậm, in nghiêng, ựọc lướt những ựoạn xét thấy quan trọng. Trong trường hợp chưa chắc chắn xác ựịnh ựược chủ ựề thì tiến hành ựọc toàn văn hoặc nhờ ựến sự giúp ựỡ của các chuyên gia chuyên ngành.
Tóm lại, khi phân tắch nội dung tài liệu cần xem xét tất cả các yếu tố kể trên và phải nhận diện ựược ý nghĩa của từng yếu tố. Cần ghi nhớ rằng tùy theo nội dung mà xác ựịnh số lượng các chủ ựề nổi bật của một tài liệu; tránh việc tiếp cận tài liệu một cách phiến diện, nghĩa là chỉ nhận diện ựược một vài khắa cạnh mà không nhận thấy toàn thể vấn ựề, hoặc ngược lại, không nhận diện ựược các khắa cạnh cụ thể của vấn ựề. Việc này sẽ dẫn ựến tình trạng ựịnh thiếu hoặc sai tiêu ựề chủ ựề cho tài liệu.
Bên cạnh việc nghiên cứu các yếu tố kể trên, một số tài liệu ựã ựưa ra một loạt câu hỏi và ựề nghị cán bộ biên mục bám theo các câu hỏi ựó khi phân tắch nội dung tài liệu [7, 8]. Các câu hỏi ựược tổng hợp và biên soạn lại như sau:
- Tài liệu nói về vấn ựề cụ thể gì?
- Vấn ựề ựó có liên quan ựến một khái niệm/quá trình/hoạt ựộng gì không?
- Tài liệu có nói về một phương thức cụ thể nào, như là một công cụ/kỹ thuật/phương pháp ựược sử dụng trong quá trình/hoạt ựộng ựó không?
- Vấn ựế/quá trình/hoạt ựộng ựó có bị các yếu tố nào tác ựộng không? - Tài liệu có tập trung nói ựến một/vài yếu tố cụ thể nào không?
- Vấn ựế/quá trình/hoạt ựộng ựó có xảy ra hoặc liên quan mật thiết với một ựịa ựiểm hoặc một khoảng thời gian cụ thể nào không?
- Vấn ựế/quá trình/hoạt ựộng ựược phân tắch dưới một quan ựiểm cụ thể nào không? - Tài liệu có nêu lên mục ựắch sử dụng không?
- Tài liệu có nhắm ựến ựối tượng bạn ựọc cụ thể nào không?
- Tài liệu có những ựiểm ựặc biệt về hình thức vật lý, loại hình, thể loại nào không?
5.3 Quy ựịnh chung trong việc ựịnh tiêu ựề chủựề
5.3.1 Nguồn tiêu ựề chủựề
Cán bộ biên mục sẽ dựa vào các nguồn tiêu ựề chủ ựề sẵn có chọn một hoặc vài tiêu ựề ựể ựịnh tiêu ựề chủ ựề cho tài liệu. Thông thường nguồn tiêu ựề này là một bộ tiêu ựề chủ ựề chuẩn mà thư viện chọn sử dụng.
Tại LC, nguồn tiêu ựề bao gồm bản in bộ LCSH, bản trên microfiche, CD-ROM và trực tuyến, Hồ sơ chủ ựề, Hồ sơ tên gọi, và Phụ ựề tự do trong Cẩm nang biên mục chủ ựề. Hồ sơ chủ ựề và ấn phẩm trực tuyến (online version) có giá trị ựương thời nhất vì chúng ựược cập nhật thường xuyên. Trong Hồ sơ chủ ựề có cả các tiêu ựề có giá trị lẫn các tiêu ựề ựang ựược ựề nghị cập nhật. Dưới các tiêu ựề ựang ựược ựề nghị bao giờ cũng có các ghi chú như là Proposed (tiêu ựề ựang ựề nghị), Being updated (tiêu ựề ựược cập nhật), Revised HDG (hiệu ựắnh), cũng như là có các ghi chú về tình trạng của tiêu ựề như là Verified (tiêu ựề ựã ựược thẩm ựịnh), Unverified (tiêu ựề chưa ựược thẩm ựịnh). Bản in và microfiche thì không chứa tiêu ựề chưa ựược thẩm ựịnh. Tiêu ựề trong Hồ sơ tên gọi ựược hình thành dựa theo AACR2R. Chúng bao gồm tiêu ựề cho tên người, tên cơ quan, tên pháp nhân, và nhan ựề thống nhất. Danh sách các phụ ựề tự do (free-floating) ựược trình bày trong Cẩm nang Biên mục chủ ựề. Chúng có thể ựược kết hợp với các tiêu ựề trong bộ LCSH hoặc trong Hồ sơ tên gọi. Kết quả tạo ra do sự kết hợp giữa tiêu ựề chắnh và phụ ựề tự do ựược thể hiện trong biểu ghi thư mục nhưng không ựược liệt kê trong bộ LCSH hoặc trong Hồ sơ tên gọi, trừ khi chúng ựược dùng làm vắ dụ minh họa hoặc chúng cần có các tham chiếu, hoặc chúng cần ựược ựi kèm với các phụ ựề khác nữa.
5.3.2 Tiêu ựề tổng quát và tiêu ựề cụ thể
Nguyên tắc Tiêu ựề cụ thể quy ựịnh rằng việc tiêu ựề ựịnh chủ ựề phải thể hiện nội dung của tài liệu một cách chắnh xác và cụ thể. Theo nguyên tắc này, một tài liệu nói về Mèo thì tiêu ựề sẽ là Mèo hơn là Súc vật hay là Vật nuôi trong nhà. Mặc dù Súc vật và Vật nuôi trong nhà là những tiêu ựề tổng quát bao trùm lên tiêu ựề Mèo, nhưng thông thường người ta sẽ chọn tiêu ựề phản ánh nội dung tài liệu một cách cụ thể chứ không chọn tiêu ựề phản ánh nội dung tổng quát hơn hay chi tiết hơn so với nội dung của tài liệu.
Tuy nhiên, trên thực tế, có khi một tài liệu không hẳn chỉ thể hiện những nội dung cụ thể mà còn thể hiện nội dung ấy ở mức tổng quát. Vì thế, một tiêu ựề cụ thể dường như chưa thỏa ựáng ựể thể hiện ựược trọn vẹn ý nghĩa nội dung của tài liệu. Do ựó, cần có một vài quy ựịnh ựể xử lý trường hợp này. Dựa theo chắnh sách biên mục của LC, có thể kể ra các quy ựịnh ựể xử lý trường hợp này như sau.
(1) Khi tài liệu là tiểu sử cá nhân thì tạo một tiêu ựề là tên riêng của cá nhân (tiêu ựề cụ thể) và một tiêu ựề thể hiện giai cấp/thành phần của cá nhân ựó (tiêu ựề tổng quát). Vắ dụ:
Nhan ựề: Nguyễn Ái Quốc những năm tháng ở nước ngoài / đặng Hòa, 2005 Tiêu ựề: Hồ Chắ Minh, 1890-1968.
Chủ tịchỜViệt NamỜTiểu sử.
(2) Khi một tài liệu có nội dung chắnh bao quát một chủ ựề, ựồng thời có hơn 20% dung lượng ựề cập ựến một vấn ựề cụ thể thì hai tiêu ựề sẽ ựược tạo dựng: một tiêu ựề bao quát toàn bộ nội dung của tài liệu (tiêu ựề tổng quát), và một tiêu ựề thể hiện nội dung của vấn ựề cụ thể (tiêu ựề phân tắch). Vắ dụ:
Nhan ựề: Nghệ thuật trồng vườn cho các ngôi nhà có diện tắch khuôn viên nhỏ / Jack Kramer, 1994
Tiêu ựề: Vườn cảnh. Vườn cảnh quan.
Trong vắ dụ này, hai tiêu ựề ựược tạo dựng cho một tài liệu, chúng cũng có thể là tiêu ựề thứ bậc của nhau (Vườn cảnh quan là tiêu ựề nghĩa hẹp hơn của Vườn cảnh).
(3) Trong một số trường hợp, tài liệu cần tiêu ựề hai mức ựộ: tiêu ựề tổng quát và tiêu ựề cụ thể cho một nội dung của một tài liệu (tức là sẽ có chi tiết ựược lập lại trong hai tiêu ựề này). Loại tiêu ựề này ựược áp dụng khi tài liệu có chủ ựề tổng quát và ựề cập ựến việc ứng dụng nội dung này vào một ựịa phương cụ thể thì ựịnh hai tiêu ựề, một cho nội dung tổng quát, một cho nội dung này ựược ứng dụng vào ựịa phương. Vắ dụ:
Nhan ựề: Các nền kinh tế : Kinh tế Nhật Bản/ E.L. Schwartz, 1994 Tiêu ựề: Kinh tế.
Nhật BảnỜđiều kiện kinh tế. 5.3.3 Tiêu ựềựúp
Theo quy tắc tiêu ựề thống nhất thì một chủ ựề chỉ có một tiêu ựề duy nhất, tuy nhiên trong một vài trường hợp hai yếu tố trong một chủ ựề có giá trị tương ựương và vì thế chủ ựề này cần tiêu ựề ựúp. Nói một cách khác, chủ ựề này cần hai tiêu ựề bao gồm các yếu tố giống nhau và cùng ý nghĩa nhưng khác nhau ở ựiểm truy cập. Vắ dụ:
Nhan ựề: đồng minh lâu ựời nhất : Hoa Kỳ và Pháp từ 1940 / Charles G. Cogan, 1994 Tiêu ựề: Hoa KỳỜQuan hệ ngoại giaoỜPháp.
5.3.4 Số lượng của tiêu ựề cho mỗi tài liệu
Trước ựây, do kắch thước mục lục phiếu bị khống chế nên một tài liệu không nên có số lượng tiêu ựề quá nhiều. Chắnh vì vậy mà mỗi tài liệu có khoảng hai hoặc ba tiêu ựề là nhiều. Tuy nhiên, trong những năm gần ựây các hệ thống tìm tin ựã ựược tự ựộng hóa, các thư viện ựã có những quy ựịnh linh ựộng hơn trong việc này ựể tránh tình trạng mất tin.
Về mặt nguyên tắc, số lượng tiêu ựề tùy thuộc vào nội dung tài liệu ựược biên mục. Có khi chỉ cần một tiêu ựề là ựủ, thế nhưng có những trường hợp tài liệu cần ựến mười tiêu ựề. Tại LC, nhìn chung, một tài liệu có thể có ựến sáu tiêu ựề nhưng tuyệt ựối không ựịnh quá mười tiêu ựề cho một tài liệu [19].
5.3.5 Trật tự của tiêu ựề trong biểu ghi thư mục
Khi có nhiều tiêu ựề ựược thể hiện trong một biểu ghi thư mục thì có thể tham khảo cách sắp xếp của LC như sau.
(1) Tiêu ựề chủ ựề ựầu tiên thể hiện chủ ựề nổi trội nhất của tài liệu.
(2) Nếu chủ ựề nổi trội ựược thể hiện bằng nhiều tiêu ựề, thì chủ ựề nào phù hợp với số phân loại nhất sẽ ựược chọn ựứng ựầu, tiếp ựến là những tiêu ựề nổi trội khác, sau ựó liệt kê những tiêu ựề thể hiện nội dung thứ hai của tài liệu.
(3) Những tiêu ựề thể hiện nội dung thứ hai hoặc những tiêu ựề giúp tăng cường các