Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thòi dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ và nguồn sô" liệu quá khứ liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính toàn bộ chi phí cũng như chi phí cho các nhóm công việc lớn cua từng dự án. Sau đó các thông số này được chuyển xuốhg cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Các nhà quản lý cấp thâp tiếp tục tính toán chi phí
cho từng công việc cụ thể liên quan. Quá trình dự tính chi phí được tiếp tục cho đến cấp quản lý thấp nhất.
Ưu điểm của phương pháp dự toán từ trên xuống:
Thứ nhất, tổng ngân sách được dự toán phù hợp với tình hình chung của đơn vị và với yêu cầu của dự án. Ngân sách đó đã được xem xét trong mối quan hệ với các dự án khác, giữa chi tiêu cho dự án với khả năng tài chính của đơn vị.
Thứ hai, các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như những chỉ tiêu tốn kẻm cũng đã được xem xét trong mối tương quan chung.
Nhược điểm của phương pháp:
Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn hạn cho các dự án, các bộ phận chức năng, đòi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế hoạch ngân sách chung hiệu quả là một công việc không dễ dàng.
Có sự “cạnh tranh” giữa các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận. Phương pháp dự toán ngân sách này cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng trong đơn vị.
Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của cấp trên, nên nhiều khi không phù hợp vói yêu cầu nhiệm vụ của dự án.
Quá trình lập ngân sách từ trên xuống được tóm tắt trong bảng 3.1.
Thứ tự thực hiện
Cấp bậc quản lý Nôi dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp
1 Cốc nhà quản lý cấp cao
Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu của tổ chức, các chình sách và những điều kiện ràng buộc về nguồn lực
2 Các nhà quản lý chức năng
Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ phận chức năng phụ trách
3 Các nhà quản lý dự án
Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án và từng công việc cụ thể