Áp dụng hình thức kế toán máy:
Kế toán tại công ty vẫn là hình thức kế toán thủ công kết hợp làm trên excel. Hình thức kế toán này tuy đơn giản nhưng vẫn còn những hạn chế khi mà công nghệ thông tin phát triển và việc áp dụng kế toán máy phổ biến thì hình thức kế toán thủ công trở nên lỗi thời. việc sử dụng hình thức kế toán thủ công đã gây nhiều khó khăn trong công tác kế toán tại đơn vị như kiết xuất dữ liệu chậm, tính chính xác và tính khoa học không cao. Vì vậy em xin kiến nghị công ty áp dụng hình thức kế toán máy vào công tác kế toán tại công ty:
- Công ty cần trang bị thêm phần mềm kế toán. Vì đây là một công cụ quan trọng giúp giảm bớt áp lực công việc, cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác trong việc ra quyết định quản lý. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán tiện ích và giá cả phải chăng mà công ty có thể mua về sử dụng.
- Khi áp dụng hình thức kế toán này, công ty có chính sách đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho toàn bộ nhân viên trong công ty nói chung và nhân viên trong phòng kế toán nói riêng.
- Việc áp dụng kế toán máy sẽ làm giảm đáng kể thời gian và công sức cho nhân viên kế toán, hơn nữa tăng thêm sự chính xác, rõ ràng của thông tin kế toán và xử lý sổ
90 sách, chứng từ. Ngoài ra, còn tạo điều kiện co nhân viên kế toán chú trọng vào công tác xử lý thông tin quản trị, tham mưu đề xuất mang tính chiến lược cho sự phát triển của công ty.
Phân công lao động tại phòng kế toán:
Như đã nêu ở chương 1 thì trong bộ máy kế toán của công ty chưa có một kế toán tổng hợp nên kế toán trưởng vẫn còn kiêm nhiệm quá nhiều công việc như: Các phần hành TSCĐ, chi phí, tổng hợp số liệu và làm các công việc khác. Điều đó ít nhiều làm hạn chế đối với công tác tham mưu phân tích đề xuất biện pháp cho ban giám đốc nên cần giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán trưởng, bằng cách có riêng một kế toán tổng hợp phụ trách tổng hợp số liệu và lập báo cáo.
Kế toán tổng hợp mới được bổ nhiệm sẽ đảm nhiệm những công việc sau:
+ Có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra các chứng từ kế toán, đảm bảo hoạch toán chính xác. Mọi hoạch toán đều phải thông qua kế toán tổng hợp lên báo cáo theo biểu của bộ tài chính.
+ Kịp thời kiểm tra số liệu trước khi quyết toán phân tích hoạt động tài chính. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo vệ tài sản, vật tư, hàng hóa, tiền vốn trong doanh nghiệp, có các biện pháp cần thiết để giải quyết các tài sản bị thiếu hụt, mất mát sau khi kiểm kê.
+ Có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh số lượng, giá trị, các loại vật tư, công cụ dụng cụ hiện có trong kho và tình hình nhập, xuất kho thực tế, đồng thời tham gia kiểm kê đánh giá lại công cụ dụng cụ hiện có ở trong kho. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm và số hiện có của các loại thiết bị và TSCĐ hàng tháng lên bảng kê chi tiết các tài khoản để theo dõi tình hình tăng, giảm về số lượng, chất lượng và việc sử dụng TSCĐ trên sổ chi tiết và tính khấu hao TSCĐ.
+ Ngoài ra, còn phải làm nhiệm vụ kế toán giá thành, tập hợp chi phí sản xuất và phân bổ theo từng chi phí.
Việc bổ nhiệm thêm một kế toán tổng hợp giúp cho kế toán trưởng giảm bớt được số lượng công việc từ đó nâng cao hiệu quả công việc tham mưu cho giám đốc trong việc nghiên cứu cải tiến sản xuất, cải tiến quản lý kinh doanh, đưa ra các chiến lược hoạch định phát triển và củng cố hoàn thiện chế độ hoạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý.
Bồi dƣỡng, đào tạo nguồn nhân lực:
- Trong mỗi hoạt động của công ty, con người luôn chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng. Thực hiện công tác đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực một cách thường xuyên và liên tục là góp phần nâng cao chất lượng lao động, chất lượng công việc. Mỗi công việc cần phải có những con người phù hợp, có năng lực mới đảm bảo cho hoạt động của công ty có hiệu quả.
- Đồng thời, cần xây dựng và thực hiện chính sách khuyến khích, bồi dưỡng, khen thưởng cho những nhân viên có thành tích, nhiệt tình trong công việc, bên cạnh đó cũng có những biện pháp xử lý đối với các trường hợp vi phạm tùy theo mức độ nặng, nhẹ.
Theo dõi, giám sát tình hình công nợ của khách hàng.
- Khoản phải thu của công ty tương đối cao, kế toán là bộ phận nắm rõ tình hình này nhất nhưng vẫn chưa có biện pháp nhanh chóng thu hồi.
- Khắc phụ tình trạng chiếm dụng vốn và đẩy mạnh, nhanh công tác thu hồi nợ. Trong quá trình sản xuất của công ty, muốn hay không đều tồn tại các khoản phải thu và phải trả. Tình hình thanh toán của các khoản nợ này phụ thuộc vào phương thức thanh toán áp dụng tại công ty, sự thỏa thuận giữa khách hàng với công ty. Nếu khoản phải thu cao hơn các khoản phải trả thì có nghĩa là công ty bị chiếm dụng vốn, điều này sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Khách muốn trả nợ chậm để sử dụng số vốn đó vào các hoạt động khác, còn công ty muốn thu hồi nhanh chóng để tăng vòng quay vốn. Do đó, khi công ty quảng cáo mà chưa thu tiền thì để đề phòng những rủi ro khi ký kết hợp đồng phải có sự cam kết thống nhất về thời gian và phương thức thanh toán. Bên cạnh đó yêu cầu khách hàng đặt cọc trước hoặc trả trước một phần giá trị hợp đồng. Ngoài ra, công ty nên đề ra những chính sách bán hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán trước hạn như chiết khấu thanh toán.
- Tích cực thu hồi công nợ, nhân viên phụ trách thực hiện hợp đồng bán chịu phải tuân thủ các quy định về quản lý công nợ của công ty. Công ty bán hàng theo hình thức công nợ là chủ yếu nên cần chú ý kiểm tra thường xuyên, thực hiện thu, chi tiền có chọn lọc nhằm tránh những rủi ro trong thanh toán.
- Do công ty kinh doanh ngành nghề nhạy cảm, giá cả cũng có nhiều biến động theo giá thị trường. Vì vậy, nên chú trọng mở rộng mối quan hệ kinh doanh trên thị trường trong nước cũng như ngoài nước (hội chợ triển lãm, event) làm động lực thúc đẩy, duy trì sự tồn tại và phát triển hoạt động kinh doanh của công ty.
Nâng cấp, mở rộng nhà kho.
- Việc sắp xếp nguyên vật liệu chưa gọn gàng, không có lối thoát ngang do đó thủ kho phải sắp xếp nguyên vật liệu lại một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo an toàn ngăn nắp, thuận tiện cho việc nhập – xuất – kiểm kê.
- Công ty nên mua nhiều giá để đựng hàng, trách để hàng hóa, nguyên vật liệu vì do đặc điểm nguyên vật liệu như: Sơn PU, đồng, sắt, thép dễ bị ẩm ướt, hao mòn do đó sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. Thực tế hiện nay, nhà kho đang bị xuống cấp tường bị bong vôi nên công ty cần sửa sang lại để tránh hao hụt, hư hỏng nguyên vật liệu.
92 - Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty đã cho nhập kho quá nhiều nguyên vật liệu dẫn đến ứ đọng vốn, nguồn vốn chậm quay vòng có thể mất đi những cơ hội kinh doanh mang lại hiệu quả cao hơn. Để đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho sản xuất và tránh tình trạng dư trữ quá nhiều, phòng kinh doanh và phòng kế toán cần xây dựng một định mức sản xuất. Việc quyết định đúng đắn mức dữ trữ có ý nghĩa rất lớn, nó cho phép giảm các chi phí về bào quản, giảm hao hụt mất mát.
Lập dự phòng phải thu khó đòi.
Do công ty thực hiện nhiều phương thức thanh toán: Thanh toán trả ngay, thanh toán trả chậm nên rất dễ xảy ra tình trạng thu hồi nợ chậm hoặc vì một lý do nào đó mà công ty không thu hồi được khoản nợ đó. Vì vậy, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì kế toán phải trích trước các khoản dự phòng cho các khoản nợ có thể không thu hồi được trong kỳ sẽ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh cũng như tình hình tài chính của công ty.
Cuối kỳ, công ty rà soát các khoản phải thu quá hạn, phân tích và đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng là bao nhiêu phần trăm, trên cơ sở số thực nợ và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra mức dự phòng phải thu.
Căn cứ, điều kiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
- Nợ phải thu khó đòi là các khoản phải thu mà một lý do nào đó người nợ không có khả năng thanh toán đúng hạn và đầy đủ trong năm hoạch toán.
- Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Mức lập dự phòng đối với khoản nợ phải thu khó đòi phải tuân thủ theo quy định.
Phƣơng pháp tính dự phòng phải thu khó đòi.
Kế toán áp dụng thông tư số 89/2013/TT – BTC ngày 28 tháng 06 năm 2013 của bộ tài chính quy định mức trích lập dự phòng đối với khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng tới dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm tới dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm tới dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
*Tài khoản sử dụng:
+ TK 6426 - Chi phí dự phòng.
+ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi.
* Kết cấu tài khoản 139:
- Bên nợ:
+ Xóa các khoản nợ phải thu khó đòi. - Bên có:
+ Số dự phòng phải thu khó đòi được trích.
Phƣơng pháp hoạch toán.
- Giữa niên độ hoặc cuối niên độ kế toán căn cứ vào các khoản nợ phải thu xác định được là chắc chắn không thu được, kế toán tính và xác định nợ phải thu khó đòi cần trích lập:
Nợ TK 6426 - Chi phí dự phòng
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
- Sang niên độ kế toán sau, tính toán mức dự phòng cần trích lập sau đó so sánh với số dư của khoản nợ dự phòng của năm trước còn lại:
+ Nếu số dự phòng cần trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng năm trước thì kế toán tiến hành trích lập phần chênh lệch.
Nợ TK 6426 - Chi phí dự phòng: Phần chênh lệch
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi: Phần chênh lệch
+ Nếu số dự phòng cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng năm trước thì kế tiến hành hoàn nhập phần chênh lệch.
Nợ TK 139 - Phần chênh lệch
Có TK 6426 - Phần chênh lệch.
+ Khoản phải thu khó đòi khi đã xác định là không đòi được thì được phép ghi xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải tuân theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi:
Nợ TK 139 (nếu đã trích lập dự phòng) Nợ TK 6426 (nếu chưa trích lập dự phòng)
Có TK 131- Phải thu khách hàng.
Đồng thời ghi đơn: Nợ TK 004 - Nợ Khó đòi đã xử lý.
+ Các khoản nợ khó đòi tuy đã xóa sổ, không còn thể hiện trên bảng cân đối kế toán nhưng không có nghĩa là xóa bỏ khoản nợ đó. Tùy theo chính sách tài chính hiện hành mà theo dõi để truy thu sau này nếu như tình hình tài chính của người mắc nợ thay đổi.
Những khoản nợ khó đòi đã xử lý nay thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112 – Khoản tiền thu bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 711- Thu nhập khác.
94
Hoàn thiện công tác doanh thu, kiểm soát chi phí.
Kiểm soát chi phí.
Quản lý chi phí lá công việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra các quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một hoạt động rất quan trọng của quản lý chi phí. Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ một doanh nghiệp nào. Kiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động sãn xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để kiểm soát chi phí, công ty cần:
- Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu trong từng thời kỳ.
- Thiết lập một chính sách phân chia chi phí một cách hợp lý, đồng thời đánh giá tình hình thực hiện chi phí để có những giải pháp kịp thời làm giảm chi phí cho công ty.
- Kiểm soát việc sử dụng các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.
Tiết kiệm chi phí trong kinh doanh: Qua quá trình phân tích lợi nhuận và các nhân tố lợi nhuận cho thấy : Chi phí giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những nhân tố ảnh hưởng nhiều nhất đến lợi nhuận công ty. Do đó, để tiết kiệm những chi phí này nhằm tăng lợi nhuận trong năm tới, công ty nên thực hiện những biện pháp sau:
+ Xây dựng bảng định mức chi phí và thường xuyên kiểm tra tính thực tế của định mức. Phân tích biến động chi phí thực tế so với định mức.
+ Xây dựng ý thức tiết kiệm trong sản xuất, dự trữ bảo quản sản phẩm của người lao động, tránh lãng phí. Đồng thời, đặt ra mức tiêu hao nguyên vật liệu để quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả loại chi phí này một cách tiết kiệm nhất, góp phần làm giảm giá vốn của sản phẩm.
+ Thương lượng các điều khoản thanh toán với các nhà cung cấp tốt nhất có thể và xác minh ngày đáo hạn trên hóa đơn để giám sát sự tuân thủ trong việc thanh toán. + Trao đổi sự kỳ vọng với nhà cung cấp và làm việc với họ để đảm bảo có sự kiểm soát chất lượng tại cơ sở của nhà cung cấp.
+ Gửi kế hoạch dự báo về nhu cầu mua hàng cho nhà cung cấp để tránh tồn đọng và giảm thời gian giao hàng.
+ Đào tạo nhân sự sử dụng các thiết bị và nguyên vật liệu một cách hợp lý để tránh thiệt hại và chi phí sửa chữa hoặc thay thế.
+ Đánh giá chất lượng nguyên vật liệu, thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất; Cải tiến sản xuất để có thể đạt được tính hiệu quả và gia tăng giá trị.
+ Tối ưu hóa khâu đóng gói trên nguyên tắc mang lại giá trị cho khách hàng. + Tính chi phí vận chuyển cho khách hàng, nếu có.
+ Tối ưu hóa các kiện hàng – kết hợp giao hàng, các tuyến lịch trình và sử dụng năng lực sãn có.
+ Cử đi công tác chỉ khi cần thiết.
+ Kiểm soát chi phí đi lại, kết hợp đi du lịch với di công tác nếu có, khảo giá vé