5. Bố cục của luận văn
3.2.5 Hệ thống an toàn và bảo mật thông tin
Công ty cần từng bƣớc nâng cấp hệ thống phần cứng và phần mềm bảo mật thông tin, đồng thời xây dựng chính sách về an toàn thông tin với những quy định chặt chẽ định hƣớng cho việc xây dựng hệ thống thông tin vận hành và duy trì ổn định. Cụ thể:
- Hàng năm ngƣời lao động phải ký cam kết về an toàn và bảo mật thông tin, trong đó nêu rõ những việc phải làm và việc không đƣợc làm.
- Đối với việc bảo mật thông tin bằng mật khẩu: Có chính sách áp đặt cho ngƣời dùng phải đặt mật khẩu với độ phức tạp cao, định kỳ phải thay đổi mật khẩu, cá nhân không đƣợc phép cho mƣợn mật khẩu...
- Có kiểm tra theo dõi việc cấp và thu quyền theo đúng nhiệm vụ đƣợc giao theo từng giai đoạn cụ thể.
- Có hệ thống theo dõi giám sát thƣờng xuyên về vấn đề an toàn, bảo mật thông tin, kịp thời phát hiện và ngăn chặn truy cập trái phép bằng cách: Bảo trì hệ thống và kiểm tra hệ thống theo định kỳ.
- Thƣờng xuyên đào tạo nâng cao trình độ của ngƣời tham gia hệ thống, có kiến thức để phòng tránh rủi ro và mất an toàn.
- Có phƣơng án dự phòng đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục về cả con ngƣời, thiết bị, nhà cung cấp...
- Định kỳ đánh giá hệ thống, chỉ ra những vấn đề có nguy cơ mất an toàn, từ đó xây dựng phƣơng án phòng chống bổ sung cho phù hợp.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận
Quản lý thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phƣơng thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã đƣợc cấu trúc lẫn thông tin chƣa đƣợc cấu trúc.
Thông qua quản lý thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó đƣợc xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng nhƣ góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin.
Thông tin hiện nay đƣợc coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Không riêng đối với doanh nghiệp mà đối với cả các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động đƣợc dùng vào việc xử lý thông tin. Tất cả các cấp trong chính phủ đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức chính phủ đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong chính phủ đang đƣợc thực hiện.
Doanh nghiệp có tồn tại đƣợc hay không đó là hoạt động kinh doanh có phải có hiệu quả, tăng sức cạnh tranh và cuối cùng cũng là lợi nhuận. Một trong những giải pháp đó chính là quản lý thông tin tốt. Để có hệ thống thông tin tốt trong thời đại thông tin hiện nay có rất nhiều việc cần phải làm. Tuy nhiên do đặt thù của của việc kinh doanh xăng dầu với thuần tuý là thƣơng mại, nguồn hàng ổn định, hàng hóa là mặt hàng thiết yếu, có nhiều điểm khác so với các doanh nghiệp khác.
Luận văn cũng phân tích đánh giá hiệu quả của một số chƣơng trình quản lý thực tế khi đƣa vào áp dụng tại công ty xăng dầu Bắc Thái đã làm
tăng hiệu quả hoặc một số chƣơng trình không hiệu quả đã ngừng hoạt động. Đây cũng là những kinh nghiệm cho các doanh nghiệp để định hƣớng đầu tƣ xây dựng hệ thống thông tin quản lý ngày một tốt hơn, giúp các doanh nghiệp ngày một phát triển bền vững.
2. Kiến nghị
Đối với Công ty xăng dầu Bắc Thái thông tin đƣợc coi nhƣ là tài sản, do vậy hệ thống thông tin quản lý cần từng bƣớc khắc phục những điểm còn hạn chế, hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ, tăng cƣờng đầu tƣ vào công nghệ, đảm bảo an toàn an ninh, hệ thống hoạt động ổn định để có thể hoàn thiện hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Việc đầu tƣ xây dựng hệ thống cần phải có những phân tích kỹ lƣỡng, có sự tƣ vấn của các chuyên gia về xây dựng hệ thống, lựa chọn phƣơng án xây dựng hệ thống có tính mở, an toàn bảo mật với chi phí phù hợp. Đảm bảo các các nhân tố cho sự thành công của hệ thống đó là:
- Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong công ty.
- Tài sản thông tin đƣợc khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ công ty và các đối tác.
- Chất lƣợng thông tin của công ty phải đƣợc duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn đƣợc cập nhật, toàn diện và nhất quán.
- Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng nhƣ các yêu cầu khác nhƣ vấn đề bảo mật tính riêng tƣ, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải đƣợc thực thi.
- Thông tin cần phải đƣợc đƣa tới ngƣời tiếp nhận một cách thuận tiện thông qua nhiều kênh khác nhau.
- Tổ chức đạt đƣợc mức độ cao trong việc về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Ngô Minh Cách - Đào Thị Minh Thanh (2008) Giáo trình marketting
căn bản, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội.
2. Nguyễn Thành Độ - Nguyễn Ngọc Huyền (2011), Quản trị kinh
doanh, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
3. Nguyễn Thành Độ - Nguyễn Ngọc Huyền –Nguyễn Ngọc Diệp (2012), Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
4. Vũ Trọng Hùng - ngƣời dịch (2006) , Quản trị marketting – Philip
Lotler , Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.
5. Trƣơng Đức Lực - Nguyễn Đình Trung (2011), Giáo trình quản trị tác
nghiệp, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
6. Bùi Đức Triệu (2012), Giáo trình thống kê kinh tế, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
7. Chu Văn Tuấn (2010), Giáo trình thống kê doanh nghiệp, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội.