5. Bố cục của luận văn
2.2.3 Đánh giá những hệ thống thông tin quản lý
Nhƣ đã trình bày ở trên, Công ty xăng dầu Bắc Thái là một trong những đơn vị triển khai ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong quản lý và đƣợc coi là hệ thống quản lý mạnh hơn cả các ngân hàng cùng thời (những năm 90), tuy nhiên có quãng thời gian phát triển chững lại không đầu tƣ phát triển, cả phần cứng, phần mềm và con ngƣời, do vậy đến nay hệ thống còn nhiều điểm hạn chế cần khắc phục. Tuy nhiên, không thể phủ nhận những nỗ lực của tập thể lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của Công ty trong thời gian qua đã tiếp cận công nghệ quản lý mới, xây dựng thành công những hệ thống đƣợc đánh giá là mang lại hiệu quả cao. Dƣới đây tác giả xin phân tích đánh giá một số hệ thống quản lý thông tin mang lại hiệu quả cao và một số vấn đề còn hạn chế trong công tác quản lý.
2.2.3.1 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng
a. Phân tích chi phí đầu tư hệ thống thông tin cho 1 cửa hàng:
- Máy tính: Với phƣơng châm máy bền, cấu hình đáp ứng tốt các các phần mềm quản lý, chi phí đầu tƣ 1 vòng đời máy tính là 4 năm. Công ty đã lựa chọn phƣơng án mua toàn bộ máy tính nguyên chiếc với thƣơng hiệu tốt với tổng chi phí 01 bộ máy tính với giá bình quân mọi thời điểm là 10 triệu đồng, nhƣ vậy bình quân mỗi năm là 2,5 triệu đồng
- Thiết bị mạng: Đƣợc trang bị lắp đặt miễn phí (Do công ty có ký thỏa thuận hợp tác toàn diện với Viễn Thông Thái nguyên)
- Chi phí duy trì hoạt động:
+ Tiền điện: 6 giờ mỗi ngày * 0,2Kw * 24 ngày *12 tháng *2000 đ/Kwh = 691.200 đ/năm
+ Internet: 50.000 đ/tháng x12 = 600.000 đ/năm
+ Chi phí mua phần mềm quản lý cửa hàng: Nhƣ đã trình bầy ở trên, phần mềm quản lý cửa hàng do nhóm cán bộ công nhân viên trong ngành tự xây dựng và phát triển, cán bộ công nghệ thông tin của Công ty đã nghiên cứu và làm chủ công nghệ thành công với chi phí học tập và chuyển giao công nghệ với chi phí ban đầu là 30 triệu đồng. Số tiền này tính bình quân cho các đơn vị hàng năm không đáng kể, do vậy không tính vào chi phí khi ứng dụng chƣơng trình này.
+ Chi phí đào tạo và triển khai phần mềm cho cửa hàng: Với chính sách đào tạo ngƣời dùng nêu trên, công ty chỉ phải trả chi phí rất ít để đào tạo ngƣời làm công tác tin học, do vậy đối với cửa hàng Công ty tự triển khai, nên không tính vào chi phí này.
Tổng chi phí cho sử dụng máy tính 1 năm là 4.791.200 đồng.
Hiện nay việc sử dụng máy tính tại cửa hàng, phục vụ quản lý cho các công việc, theo đánh giá của tác giả và các chuyên gia của công ty thì tỷ lệ sử dụng máy tính vào trong công việc tại cửa hàng nhƣ sau: Quản lý cửa hàng 75%, sử dụng email 15%, 10% còn lại cho các công việc học tập, tìm kiếm thông tin.... Ngoài ra ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý còn làm tăng cƣờng tính chính xác, nâng cao uy tín đối với khách hàng, giảm thời gian thống kê báo cáo, nâng cao thƣơng hiệu, tiếp nhận thông tin nhanh hơn.... mà không thể thống kê những hiệu quả giá tiếp vào đây. Nhƣ vậy, chi phí cho việc quản lý bán hàng tại cửa hàng những năm qua bình quân khoảng: 3.360.000 đồng.
b. Tính số lượng chứng từ giao dịch tại các cửa hàng bán lẻ:
Theo con số tác giả thống kê trên phần mềm PBM của Công ty, lƣợng chứng từ giao dịch của các cửa hàng phải cập nhật vào PBM của Công ty hàng năm với số lƣợng lớn, sự gia tăng của các cửa hàng bán lẻ, sản lƣợng bán lẻ tăng, cơ chế kinh doanh và những đợt tăng giảm giá ngày càng nhiều, lƣợng chứng từ nhập và xuất ngày càng lớn, với số lƣợng năm sau cao hơn nhiều so với năm trƣớc, cụ thể thống kê trên PBM nhƣ sau:
Bảng 2.9: Số lƣợng chứng từ của cập nhật vào PBM giai đoạn 2007 - 2011
Đơn vị tính: Chứng từ Stt Năm Loại chứng từ 2007 2008 2009 2010 2011 1 Nhập 28.500 37.050 42.750 48.450 57.000 2 Xuất 60.000 78.000 90.000 102.000 120.000 Cộng 88.500 115.050 132.750 150.450 177.000 Tỷ lệ tăng (%) 130 115 113 117
Nguồn: Tác giả thống kê trên phần mềm PBM Công ty
Xét một trong những khía cạnh mà chúng ta có thể nhìn thấy rõ năng suất lao động trong thống kê tại cửa hàng, tác giả lấy số liệu là số chứng từ pháp sinh giao dịch về nhập và suất hàng hóa trên PBM của công ty. Trong 5 năm số lƣợng tăng hơn 2 lần, trong đó năm trƣớc tăng hơn năm sau đều lớn hơn 10%, con số này cũng tƣơng ứng với việc tăng sản lƣợng bán lẻ của công ty. Khi số lƣợng chứng từ giao dịch tăng, nếu ta thực hiện nghiệp vụ bằng thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian, độ tin cậy sẽ thấp, tính sẵn sàng và tính đầy đủ của thông tin cũng thấp do vậy rất khó khăn cho việc điều hành kinh doanh. Dự đoán đƣợc sự tăng ra tăng và nhu cầu quản lý ngày càng cần những thông tin chính xác hơn, công ty tiến hành ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý cửa hàng, để làm rõ hơn vấn đề này, theo con số tính toán của tác giả nêu ở trên, ta đi sâu phân tích ở phần sau.
c. Phân tích lợi ích và chi phí khi triển khai hệ thống quản lý cửa hàng.
Bảng 3.10: Bảng tính hiệu quả triển khai hệ thống PBM Cửa hàng
TT Chỉ tiêu Đvt Năm
2007 2008 2009 2010 2011
1 Số đơn vị trực thuộc (Cửa hàng) CH 50 62 75 85 92
2 Số chứng từ phát sinh hàng năm
(Bao gồm nhập - xuất) 88.500 115.050 132.750 150.450 177.000
3 Số thời gian cập nhật thủ công
/1 chứng từ Phút 2 2 2 2 2
4 Tổng số thời gian cập nhật thủ
công Phút 177.000 230.100 265.500 300.900 354.000
5
Số chuyên viên phòng kinh doanh cần thiết để cập nhật chứng từ vào phần mềm
ngƣời 2 2 3 3 4
6 Số nhân viên thống kê cho cửa
hàng >2000m3/năm ngƣời 2 3 4 6 7
7
Chi phí cho nhân sự cần tham gia (Bao gồm lƣơng và các khoảng chi phí khác...)
tr.đ/
ngƣời 69.6 86.4 91.2 98.4 104.4
8
Tổng chi phí cho nhân viên thống kê đối với cửa hàng >2000 m3/năm
tr.đ/
ngƣời 32.4 37.2 38.52 42.12 49.2
9 Số nhân sự thực tế tại phòng
kinh doanh ngƣời 2 1 1 1 1
10 Chi phí triển khai và duy trì hệ
thống
triệu
đồng 295 343 384 414
11 Tổng chi phí cho việc triển khai
bằng thủ công (11=5*7+6*8) triệu đồng 284.4 427.68 547.92 762 12 Lợi ích khi ứng dụng CNTT mang lại (12=11-10) triệu đồng - 10 84 164 348
- Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, tác giả đã khảo sát kiểm thử đối với chuyên viên cập nhật dữ liệu của cửa hàng vào PBM của Công ty với 100 chứng từ, bình quân mỗi chứng từ của cửa hàng là 2,34 mặt hàng và thời gian cập nhật trung bình là 2 phút/1 chứng từ (cả kiểm tra dữ liệu)
Theo chỉ số doanh lợi: Qua bảng dữ liệu trên ta thấy, năm đầu tiên triển khai lợi ích đã bị âm 10 triệu đồng, các năm càng về sau mang lại lợi ích nhiều hơn, nhƣ đến năm 2011 đã mang lại lợi ích 34n8 triệu đồng. Đây là những lợi ích về việc cập nhật chứng từ mang lại, những lợi ích về thƣơng hiệu, trình độ của ngƣời lao động, năng xuất lao động... chƣa tính vào đây đã thấy hiệu quả kinh tế rất cao của hệ thống.
e. Phân tích theo đặt tính của thông tin trong PBMCH
- Độ tin cậy: PBM CH là phần mềm thống kê, độ tin cậy của thông tin phụ thuộc vào ý thức của ngƣời cập nhật dữ liệu, ở đây chính là ngƣời cửa hàng trƣởng. Cùng với hệ thống văn bản pháp lý về quản lý của hàng nhƣ: Quy chế quản lý cửa hàng, nội quy lao động... cửa hàng trƣởng phải tuân thủ việc cập nhật dữ liệu một cách chính xác. Dữ liệu cập nhật và truyền về công ty đƣợc kiểm soát chính xác qua các báo cáo đã nộp về, đồng thời cung với sự giám sát quản lý cửa hàng của các đoàn kiểm tra, những thông tin do phần mềm quản lý đƣợc đánh giá có độ tin cậy tốt về mặt pháp lý và điều hành kinh doanh của công ty.
- Tính đầy đủ: Hệ thống thông tin về quản lý cửa hàng trên phần mềm quản lý cửa hàng thực sự chƣa đầy đủ, chỉ đáp ứng đƣợc các thông tin về quản lý hàng hóa, quản lý tiền bán hàng, công nợ tại cửa hàng và số liệu đƣợc lƣu trữ theo năm. Tuy nhiên, các thông tin chỉ thiết lập theo hƣớng 1 chiều, tức là cửa hàng truyền tin về công ty, các thông tin từ công ty xuống cửa hàng chƣa thể thực hiện tự động.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: Các thông tin trên phần mềm PBM CH phục vụ thống kê các nghiệp vụ phát sinh quản lý tiền và hàng hóa tại cửa hàng,
các ghi chép hàng ngày tại cửa hàng. Do vậy, việc khai thác và sử dụng phần mềm đƣợc cho là rất dễ hiểu, thích hợp cho giai đoạn đầu của triển khai tin học hóa toàn công ty, đồng thời cũng thích hợp với việc mới làm quen với hệ thống quản lý thông tin bằng phần mềm trên máy vi tính.
- Tính an toàn: Hệ thống có sự phân quyền truy cập khai thác và sử dụng, có sự xây dựng bảo mật, hệ thống sao lƣu dự phòng và đƣợc đánh giá ở mức an toàn tối thiểu. Do cơ sở dữ liệu xây dựng ở hệ quản trị dữ liệu Visual foxbro nên tính bảo mật không cao, ngƣời dùng chỉ cần có kiến thức về ngôn ngữ lập trình visual foxbro, có thể lấy, sửa thông tin của hệ thống dữ liệu.
- Tính kịp thời: Hệ thống thông tin quản lý cửa hàng tên PBM CH đƣợc đánh giá trong tính kịp thời ở mức trung bình, nó phụ thuộc vào ngƣời dùng có cập nhật thông tin lên phần mềm hay không, phụ thuộc vào đƣờng truyền kết nối tại công ty cũng nhƣ cửa hàng. Trong thời gian đầu triển khai, ngƣời dùng cập nhật dữ liệu chậm, hệ thống mạng internet không ổn định dẫn đến nhiều thông tin đƣợc truyền về công ty bị chậm. Trong 2 năm gần đây, dƣới sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty là thƣờng xuyên kiểm tra, giám sát, đôn đốc với nhiều chế tài, hệ thống dữ liệu đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, cơ bản đáp ứng đƣợc nhu cầu về điều hành hàng hóa tồn kho, quản lý công nợ, quản lý tiền. Tất nhiên vẫn chƣa đáp ứng tối ƣu đƣợc yêu cầu đó là các tác nghiệp phải sử dụng trên phần mềm.
f. Kết luận
- Tính hiệu quả của hệ thống PBM CH: Chƣơng trình quản lý cửa hàng đƣợc triển khai áp dụng đã đạt đƣợc các thành tựu sau:
+ Số ngƣời biết sử dụng máy tính gia tăng nhanh (nhƣ biểu số liệu 3.8 và đồ thị 3.2 thể hiện rõ), kỹ năng sử dụng máy tính và phần mềm có bƣớc tiến rõ rệt làm tiền đề cho việc triển khai những phần mềm tác nghiệp sau này, góp phần đẩy nhanh hiện đại hóa cơ sở vật chất và công nghệ quản lý.
+ Năng xuất lao động trong quản lý tăng: thể hiện khi áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, số lƣợng lao động gián tiếp tại 1 cửa hàng xăng dầu (mỗi cửa hàng xăng dầu là1 đầu mối giao dịch thông tin) chỉ duy nhất có 1 nhân sự. Đây cũng là những bƣớc tiến đáng kể, tiến tới 1 lao động gián tiếp có thể quản lý đƣợc 1 cụm cửa hàng bán lẻ.
+ Chi phí đầu tƣ về phần mềm ban đầu thấp, lại đáp ứng cơ bản nhu cầu về quản lý điều hành của công ty, đặc biệt rất phù hợp với giai đoạn phát triển.
+ Số liệu thống kê các giao dịch và làm báo cáo nhanh: Năm 2007 quyết toán tháng cần đến ngày 15 tháng sau mới hoàn thành số liệu kinh doanh, năm 2008 rút xuống còn 10 ngày và năm 2011 số ngày hoàn thành quyết toán là 3 ngày.
- Những điểm còn hạn chế của hệ thống PBM CH: Tuy có rất nhiều ƣu điểm khi ứng dụng hệ thống mang lại, song hệ thống vẫn còn nhiều điểm khiếm khuyết:
+ Tính kịp thời của thông tin còn hạn chế, do đây chỉ là phần mềm thống kê, có hỗ trợ tác nghiệp trong viết hóa đơn, lập các báo cáo nhiều chiều.
+ Các chức năng của hệ thống còn hạn chế: hệ thống quản lý cửa hàng mới dừng ở quản lý tiền hàng, theo những sổ sách về quản lý hàng hóa và tiền bán hàng, còn các chức năng trong quản lý cửa hàng nhƣ: Tiền lƣơng, ngày công, quản lý tài sản, vât tƣ, công cụ dụng cụ, hệ thống tự động hóa tích hợp cột bơm, thanh toán tự động qua thẻ, tự động đo bể, nhiệt độ...
2.2.3.2. Hệ thống thông tin quản lý văn bản
Hệ thống văn bản tại công ty xăng dầu Bắc Thái sử dụng bằng phƣơng pháp theo dõi ghi chép trên sổ sách bao gồm có 4 loại:
- Sổ theo dõi công văn đi: Ghi chép và đánh số từ 1 đến hết, chu kỳ mỗi năm 1 lần. Sổ ghi chép các thông tin: Số văn bản, ngày văn bản, trích yếu nội dung, ngƣời ký, nơi phát hành, nơi giử văn bản, nơi lƣu văn bản gốc.
- Sổ theo dõi công văn đến: Ghi chép và đánh số từ 1 với chu kỳ mỗi năm 1 lần, sổ bao gồm các thông tin: ngày tháng nhận văn bản, số văn bản, ngày văn bản, trích yếu nội dung, cơ quan phát hành.
- Sổ theo dõi cấp phát công văn đi: Ghi chép các thông tin bao gồm: Số văn bản, ngày văn bản, ngƣời nhận/đơn vị nhận, ký nhận.
- Sổ theo dõi cấp phát công văn đến: Ghi chép các thông tin bao gồm: Số văn bản, ngày văn bản, ngƣời nhận/đơn vị nhận, ký nhận
* Quy trình về quản lý văn bản nhƣ sau:
- Văn bản đi: ngƣời soạn thảo văn bản trình duyệt lãnh đạo Công ty ký, sau khi ký văn bản đƣợc chuyển cho văn thƣ vào sổ và cập nhật số vào văn bản. Lúc này có 2 trƣờng hợp xẩy ra:
+ Trƣờng hợp 1: Văn bản gửi các đơn vị nội bộ: Văn thƣ vào sổ cấp phát văn bản đi và chuyển văn bản cho các đơn vị nhận.
+ Trƣờng hợp 2: Văn bản gửi các đơn vị bên ngoài công ty: Văn thƣ đóng phong bì và chuyển cho Bƣu chính để chuyển đến nơi nhận.
- Văn bản đến: Khi nhận đƣợc văn bản, văn thƣ vào sổ công văn đến và trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Lãnh đạo công ty căn cứ vào nội dung văn bản, thực hiện phê duyệt vào đơn vị hoặc ngƣời tiếp nhận thông tin để triển khai. Văn thƣ căn cứ vào nội dung phê duyệt, in sao bổ sung đủ số lƣợng theo các đơn vị nhận, vào sổ cấp phát công văn đến và bàn giao tài liệu cho ngƣời thực hiện.
Để thực hiện điều hành các hoạt động kinh doanh, Công ty hầu hết phải sử dụng các văn bản để triển khai, cụ thể là: Các nội quy, quy định, quy chế, quy trình, tờ trình, công văn chỉ đạo, quyết định giá, thông báo, bản tin....
Quá trình theo dõi văn bản bằng thủ công, do vậy việc triển khai công việc và giám sát công việc sẽ bằng thủ công.
Tác giả đã khảo sát số lƣợng Công văn đi, công văn đến, số lƣợng cấp phát nội bộ để bổ sung thông tin về đánh giá tính hiệu quả khi triển khai tin học hóa toàn công ty. Số liệu cụ thể nhƣ sau:
Bảng 2.11: Số lƣợng văn bản đi, đến và cấp phát nội bộ giai đoạn 2007-2011
Stt Năm
Chỉ tiêu 2007 2008 2009 2010 2011
1 Số lƣợng văn bản đi 1.483 1.537 1.816 1.564 1.517
2 Số lƣợng văn bản đến 740 759 730 748 724