5. Bố cục của luận văn
3.2.2Hệ thống phần mềm
Xây dựng hay lựa chọn đầu tƣ hệ thống phần mềm là một trong những vấn đề khó khăn nhất trong doanh nghiệp. Đã không ít những dự án thất bại, trong đó mà hầu nhƣ ngƣời sử dụng máy tính nào cũng có thể biết đến hệ điều hành Windows, trong đó có những phiên bản ra đời và thất bại nhƣ phiên bản Windows Vista, việc triển khai các phần mềm quản lý cũng nhiều thất bị nhƣ phần mềm Easybiz, quản trị nhân sự mà công ty đã từng triển khai, bên cạnh đó cũng có nhiều phần mềm thành công mang lại những lợi ích lớn. Sự lựa chọn phần mềm, cách thức triển khai, bắt đầu từ khâu khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống với việc kết hợp các quy trình nghiệp vụ thực tế là vô cùng
quan trọng. Tác giả đã nghiên cứu và đề xuất các giải pháp về phần mềm theo nhóm nhƣ sau:
3.2.2.1. Phần mềm hệ thống
Công ty đã và đang sử dụng phần mềm hệ thống phổ thông nhất thế giới, do vậy tiếp tục sử dụng phần mềm này, đảm bảo sự tƣơng thích trong toàn ngành, đồng thời mua bản quyền để nhận đƣợc đầy đủ sự trợ giúp của nhà cung cấp. Trong đó việc đầu tƣ trong những năm tới nhƣ sau:
+ Về hệ điều hành máy chủ: Sử dụng bản quyền máy chủ windows server với phiên bản mới nhất tại thời điểm đầu tƣ, đảm bảo tƣơng thích với quy mô và phần mềm của hệ thống hiện tại hoặc có thể nâng cấp từ hệ thống hiện tại. Hiện nay là phiên bản windows 2008 server R2.
+ Hệ điều hành cho máy trạm: Hiện nay công ty đang sử dụng phổ biến là windows Xp và windows 7. Để đáp ứng những yêu cầu về bảo mật, cũng nhƣ tƣơng thích với phần mềm quản lý mới, công ty nên đầu tƣ windows 7 hoặc windows 8 với phiên bản 32bit.
+ Các phần mềm trợ giúp công tác hoạt động của văn phòng: Với phƣơng trâm mua đầy đủ bản quyền để đáp ứng những yêu cầu về quản lý. Định hƣớng về trang bị phần mềm theo định hƣớng của tập đoàn.
3.2.2.2. Phần mềm quản lý
Hệ thống phần mềm quản lý, đây là hệ thống quan trọng nhất trong giải pháp quản lý thông tin trong doanh nghiệp. Hiện nay trên thế giới cũng nhƣ ở Việt Nam, các doanh nghiệp sử dụng giải pháp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprice Resource Planning). Hệ thống bao gồm nhiều phần mềm với nhiều phân hệ khác nhau đƣợc kết nối với nhau, chia sẻ thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp nào cũng mơ ƣớc. Tuy nhiên việc lựa chọn những giải pháp quản lý và một trong những vấn đề khó khăn nhất, theo con số tác giả tìm hiểu trên các thông tin đại chúng thì sự thất bại khi triển khai ERP nhiều hơn là thành công. Vậy giải pháp nào cho Công
ty xăng dầu Bắc Thái? Đối với Công ty xăng dầu Bắc Thái, việc lựa chọn giải pháp ERP lại không có sự lựa chọn chủ động vì phụ thuộc chung vào hệ thống của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam.
Tập đoàn xăng dầu Việt Nam đã khởi động dự án ERP từ cuối năm 2008 và đầu 2009 đã ký hợp đồng chính thức với Công ty cổ phần phát triển đầu tƣ công nghệ FPT làm đơn vị tƣ vấn triển khai dự án với phần mềm SAP của Đức. Tuy nhiên, tập đoàn xăng dầu Việt Nam chỉ triển khai 2 phân hệ chính là kinh doanh và kế toán với các phân hệ nhỏ nhƣ: Bán hàng, mua hàng, vận chuyển, kế toán quản trị, kế toán tài chính, công cụ dụng cụ và tài sản cố định. Nhƣ vậy ERP của tập đoàn mới đáp ứng đƣợc một phần các thông tin trong doanh nghiệp. Do không có sự lựa chọn khác, phần mềm SAP-ERP Petrolimex sẽ thay thế cho phần mềm quản trị kinh doanh của công ty (PBM) với phạm vị triển khai là văn phòng công ty và chi nhánh. Nhƣ vậy, đối với các điểm giao dịch thông tin tại cửa hàng phải sử dụng phần mềm khác để quản lý.
- Giải pháp quản trị kinh doanh chính (phần mềm SAP – ERP): Theo kế hoạch, hệ thống SAP-ERP sẽ đƣợc triển khai vào cuối năm 2012 hoặc đầu 2013. Để triển khai 1 dự án lớn với cơ sở dữ liệu tiên tiến, quy trình quản lý chặt chẽ một cách thành công, công ty cần: Chuẩn bị cơ sở hạn tầng bao gồm mạng và máy tính, chuẩn bị con ngƣời phải đƣợc đào tạo tốt, lựa chọn nhân sự có khả năng tiếp nhận công nghệ tốt, đảm bảo sự chuyển giao công nghệ thành công, đồng thời chuẩn hóa các quy trình, tiến tới áp dụng các quy trình theo hệ thống mới một cách tốt nhất. Một trong những yếu tốt tránh sự thất bại trong triển khai hệ thống đó là:
Một là: Lãnh đạo cao nhất phải trực tiếp chỉ đạo triển khai dự án ít nhất 50% công việc, có ý trí quyết tâm triển khai.
Hai là: Quán triệt nghiêm túc nghiên cứu, tuân thủ các quy trình chung của tập đoàn, tập trung những cán bộ có kiến thức am hiểu hệ thống tìm hiểu
và khai thác dữ liệu một cách tốt nhất, từ đó có thể xây dựng hệ thống trung gian kết nối dữ liệu với các hệ thống khác của công ty.
Ba là: Có hƣớng giải quyết phù hợp khi ứng dụng hệ thống mới sẽ nảy sinh việc sung đột lợi ích, đồng thời giải tỏa đƣợc áp lực khi triển khai hệ thống mới. Đây cũng là một trong những yếu tố rất kho khăn khi áp dụng hệ thống mới vào quản lý.
Bốn là: Có phƣơng án đào tạo phù hợp, ở đây việc đào tạo với ít chi phí nhất đó là đào tạo một số hạt nhân chuyên sâu, sau đó về triển khai hệ thống và đào tạo cho những ngƣời xung quanh.
Dự án SAP - ERP triển khai thành công sẽ áp dụng thống nhất các quy trình nghiệp vụ từ các phòng ban nghiệp vụ tập đoàn Petrolimex đến các phòng ban nghiệp vụ của các công ty xăng dầu thành viên (gồm cả các chi nhánh, xí nghiệp, kho và tổng kho) với mục tiêu phục vụ tốt các yêu cầu tác nghiệp, điều hành và hỗ trợ ra quyết định. Bên cạnh đó hệ thống tích hợp thông tin giữa các phòng ban; tập trung và chia sẻ thông tin từ đó tạo ra hệ thống thông tin theo thời gian thực, chính xác, tin cậy. Dự án này sẽ giúp Petrolimex có cơ chế kiểm soát công việc một cách hợp lý, với khả năng phân định trách nhiệm rõ ràng…
- Giải pháp quản lý cửa hàng: Tại cửa hàng hiện tại đang sử dụng chƣơng trình PBM cửa hàng. Tuy nhiên, theo định hƣớng của Tập đoàn, các cửa hàng sẽ sử dụng phần mềm EGAS. EGAS là dự án phần mềm mà Tập đoàn đặt hàng với Công ty cổ phần viễn thông tin học Petrolimex, đây là đơn vị công ty trong ngành, có sự am hiểu về nghiệp vụ quản lý cửa hàng xăng dầu đƣợc cho là tốt nhất hiện nay. Do vậy, công ty sẽ không có phƣơng án lựa chọn phần mềm quản lý trong lĩnh vực này mà cũng phải tập trung để triển khai nhƣ dự án ERP nêu trên.
Ngoài 2 dự án trên, công ty vẫn thiếu hệ thống tối ƣu những thông tin chiến lƣợc và chiến thuật, những thông tin này phụ thuộc lớn vào việc hoàn
chỉnh các quy trình tác nghiệp, những quy định quản lý vận hành bộ máy và điều hành kinh doanh của công ty. Công ty cần xây dựng hệ thống chuyển đổi và kết nối dữ liệu từ các hệ thống riêng lẻ nhƣ: EGAS, SAP-ERP, Quản trị nhân sự.... phục vụ cho việc điều hành ra quyết định và thông tin tác nghiệp 2 chiều giữa cấp dƣới và cấp trên, giữa các đơn vị nội bộ, giữa trong và ngoài công ty, đặc biệt là hệ thống thông tin về khách hàng, đánh giá công việc cá nhân, giao việc, quản lý văn bản...
Nhƣ ở phần thực trạng đã nêu, công ty đang triển khai dự án EBT, để đảm bảo thành công dự án này cần: Xây dựng hệ thống quy trình nghiệp vụ có tính liên kết và chia sẻ thông tin trong hệ thống một cách tốt nhất, đảm bảo sự thành công của hệ thống. Các phần mềm cần cho hệ thống thông tin cần thiết cho điều hành đó là:
- Thông tin về thị trƣờng bao gồm: Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, thù lao, tồn kho... cần có một hệ thống theo dõi và dự báo tốt. Những thông tin này mang ý nghĩ lớn về việc ra quyết định điều hành chính sách về giá, chính sách chăm sóc khách hàng, chiếm lĩnh thị trƣờng. Đồng thời bao gồm cả việc tiếp nhận thông tin phản hồi của khách hàng.
- Hệ thống quản lý nhân sự: Vận hành tốt chƣơng trình quản lý nhân sự do tập đoàn triển khai, có phƣơng án xây dựng modul kết nối chƣơng trình với các nghiệp vụ khác về tiền lƣơng, bảo hiểm, quản lý đảng viên...
- Chƣơng trình quản lý đảng viên: Do Đảng bộ khối doanh nghiệp cấp, phải thƣờng xuyên đƣợc cập nhật khi có phát sinh nghiệp vụ mà phần mềm quản lý, đồng thời đồng bộ cơ sở dữ liệu với cấp trên, đảm bảo thông tin quản lý về đảng viên... do Tập đoàn hoặc đơn vị quản lý cấp trên trang bị, bộ phận CNTT có trách nhiệm cài đặt, hỗ trợ kỹ thuật tốt nhất cho ngƣời dùng.
- Chƣơng trình quản lý văn bản và đánh giá công việc: hiên nay tại Việt Nam có nhiều giải pháp về quản lý văn bản và tiến trình giao việc, Tuy nhiên, về hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc cá nhân còn ít hoặc chƣa có bộ tiêu
chuẩn đánh giá công việc. Để thực hiện tốt công việc này, lãnh đạo công ty cần thuê tƣ vấn triển khai. Đây cũng là một trong những nghiệp vụ quản lý khó, đòi hỏi việc xây dựng hệ thống có trình độ và kinh nghiệm, đồng thời nó ảnh hƣởng đến lợi ích của nhiều cá nhân trong công ty, do vậy việc thuê tƣ vấn bên ngoài là 1 tất yếu đảm bảo sự thành công trong hệ thống, cũng nhƣ hiệu quả của hệ thống trong kinh doanh.
- Hệ thống phần mềm quản lý theo yêu cầu: Tuỳ theo từng giai đoạn, theo yêu cầu nghiệp vụ của lãnh đạo, các phòng ban nghiệp vụ... bộ phận CNTT có trách nhiệm tƣ vấn, xây dựng hoặc mua để đáp ứng yêu cầu quản lý chung của hệ thống.
3.2.2.3. Hệ thống website
Website là một trong những kênh thông tin chính thống của công ty tới khách hàng và nội bộ một cách nhanh, với chi phí thấp, hội tụ đƣợc nhiều ƣu điểm trong vấn đề truyền tin. Do vậy, công ty cần triển khai xây dựng và phát triển tốt hệ thống webside hiện có, từng bƣớc phối hợp với tập đoàn hoàn thiện các chức năng theo nhu cầu thực tế của từng thời kỳ. Cụ thể:
+ Webpublic bacthai.petrolimex.com.vn từng bƣớc hoàn thiện theo yêu cầu của tập đoàn, đây cũng là kênh thông tin chính thức để Công ty công bố với công chúng. Cập nhật các tin tức hoạt động của công ty, giúp khách hàng nhận diện đƣợc thƣơng hiệu Petrolimex, phân biệt với các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu khác...
+ Web nội bộ: Đây cũng là web do tập đoàn triển khai để lƣu trữ các thông tin, văn bản điều hành nội bộ Công ty, giúp cho quá trình tra cứu và tình kiếm thông tin của công ty một cách nhanh và tốt nhất.
3.2.3 Thiết bị đầu tư khác
Tuỳ theo yêu cầu cụ thể trong từng giai đoạn, các yêu cầu về nghiệp vụ, lƣu trữ thông tin, công ty có phƣơng án đầu tƣ mua sắm các thiết bị khác nhƣ: Máy quét, máy ảnh, máy chiếu, máy quay.... để phục vụ những nhu cầu thông
tin trong công ty, truyền tải thông tin đến các tổ chức cá nhân đƣợc thuận lợi, cùng chung tay xây dựng ngôi nhà Petrolimex, có nhƣ vậy mới mang lại hiệu quả trong kinh doanh.
3.2.4 Con người
Công ty có chính sách đãi ngộ phù hợp cho ngƣời có công xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, khen thƣởng và khích lệ kịp thời với những sáng kiến cả tiến kỹ thuật, ứng dụng khoa học công nghệ mới làm tăng hiệu quả kinh doanh, đồng thời có chế tài để nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc, cũng nhƣ tinh thần đóng góp và xây dựng công ty. Có những chỉ tiêu và yêu cầu cụ thể đối với từng đối tƣợng trọng hệ thống nhƣ:
- Đối với ngƣời quản trị: Thƣờng xuyên tham gia các lớp học nâng cao về quản trị hệ thống, an ninh mạng và các chƣơng trình do Tập đoàn triển khai, tự học và nghiên cứu phát triển các ứng dụng theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty giao
- Đối với ngƣời dùng: Phải sử dụng thành thạo các phần mềm theo những tác nghiệp hàng ngày trong hoạt động của Công ty.
3.2.5. Hệ thống an toàn và bảo mật thông tin
Công ty cần từng bƣớc nâng cấp hệ thống phần cứng và phần mềm bảo mật thông tin, đồng thời xây dựng chính sách về an toàn thông tin với những quy định chặt chẽ định hƣớng cho việc xây dựng hệ thống thông tin vận hành và duy trì ổn định. Cụ thể:
- Hàng năm ngƣời lao động phải ký cam kết về an toàn và bảo mật thông tin, trong đó nêu rõ những việc phải làm và việc không đƣợc làm.
- Đối với việc bảo mật thông tin bằng mật khẩu: Có chính sách áp đặt cho ngƣời dùng phải đặt mật khẩu với độ phức tạp cao, định kỳ phải thay đổi mật khẩu, cá nhân không đƣợc phép cho mƣợn mật khẩu...
- Có kiểm tra theo dõi việc cấp và thu quyền theo đúng nhiệm vụ đƣợc giao theo từng giai đoạn cụ thể.
- Có hệ thống theo dõi giám sát thƣờng xuyên về vấn đề an toàn, bảo mật thông tin, kịp thời phát hiện và ngăn chặn truy cập trái phép bằng cách: Bảo trì hệ thống và kiểm tra hệ thống theo định kỳ.
- Thƣờng xuyên đào tạo nâng cao trình độ của ngƣời tham gia hệ thống, có kiến thức để phòng tránh rủi ro và mất an toàn.
- Có phƣơng án dự phòng đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục về cả con ngƣời, thiết bị, nhà cung cấp...
- Định kỳ đánh giá hệ thống, chỉ ra những vấn đề có nguy cơ mất an toàn, từ đó xây dựng phƣơng án phòng chống bổ sung cho phù hợp.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận
Quản lý thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phƣơng thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã đƣợc cấu trúc lẫn thông tin chƣa đƣợc cấu trúc.
Thông qua quản lý thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó đƣợc xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng nhƣ góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin.
Thông tin hiện nay đƣợc coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Không riêng đối với doanh nghiệp mà đối với cả các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động đƣợc dùng vào việc xử lý thông tin. Tất cả các cấp trong chính phủ đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức chính phủ đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong chính phủ đang đƣợc thực hiện.
Doanh nghiệp có tồn tại đƣợc hay không đó là hoạt động kinh doanh có phải có hiệu quả, tăng sức cạnh tranh và cuối cùng cũng là lợi nhuận. Một trong những giải pháp đó chính là quản lý thông tin tốt. Để có hệ thống thông tin tốt trong thời đại thông tin hiện nay có rất nhiều việc cần phải làm. Tuy nhiên do đặt thù của của việc kinh doanh xăng dầu với thuần tuý là thƣơng