5. Bố cục của luận văn
2.2.2Hệ thống công nghệ thông tin tại Công ty
2.2.2.1. Hệ thống phần cứng
Chiếc máy tính đƣợc mua đầu tiên tại Công ty xăng dầu Bắc Thái vào năm 1990 cách đây đã hơn 20 năm. Năm 1992 công ty ứng dụng phần mềm quản lý đầu tiên vào trong quản lý bán hàng và kế toán với phần mềm PIS do phòng Công nghệ thông tin của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam (nay là Tập đoàn xăng dầu Việt Nam) xây dựng và phát triển. Cùng với việc ứng dụng phần mềm quản lý là sự xây dựng hệ thống mạng LAN đầu tiên;
Năm 2003 Tập đoàn triển khai hệ thống Email cho nội bộ ngành.
Năm 2006 Công ty mới lắp đặt đƣợc mạng internet băng thông rộng ADSL (do vị trí địa lý của Công ty cách xa trung tâm thành phố Thái nguyên, địa điểm cách xa trung tâm viễn thông).
Năm 2008 Công ty triển khai mạng WAN kết nối toàn ngành.
Năm 2010 Công ty đầu tƣ hệ thống tƣờng lửa để bảo mật cho hệ thống. Cùng với sự bùng nổ của xã hội về thông tin và các yêu cầu về thông tin trong quản lý, sự phát sinh về đầu mối giao dịch lớn, đặc biệt là các đầu mối thông tin về nội bộ. Cơ sở để triển khai đầu tiên cho các đầu mối đó là hệ thống phần cứng. Nhận thức rõ đƣợc tầm quan trọng của sự kiểm soát các thông tin nội bộ, lãnh đạo công ty đã tiến hành từng bƣớc đầu tƣ cơ sở hạ tầng, bắt đầu là phần cứng với những trang bị tối thiểu cho 1 điểm giao dịch là 01 bộ máy tính, lắp đặt kết nối internet băng thông rộng. Trong trƣờng hợp các cửa hàng ở các vị trí địa lý không thể lắp đặt đƣợc internet băng thông rộng thì có thể lắp đặt internet 3G, hoặc diaup
Stt Năm
Chỉ tiêu ĐVT 2007 2008 2009 2010 2011
1 Máy chủ máy 2 3 3 5 7
2 Máy trạm máy 30 72 85 95 117
3 Máy in Máy 12 40 55 65 66
4 Điểm kết nối Internet ADSL điểm 1 36 42 61 78
5 Điểm kết nối Internet 3G điểm 1 1
6 Điểm kết nối mạng WAN điểm 1 2 2 2
7 Điểm kết nối Internet cáp quang điểm 2 2
8 Dung lƣợng lƣu trữ trên máy chủ Gb 80 300 500 1900 2900
9 Hệ thống bảo mật Firewall cứng HT 2 2
Nguồn: Công ty xăng dầu Bắc Thái
Với từng bƣớc đầu tƣ nâng cấp hệ thống qua các năm, đến nay 100% các đơn vị trực thuộc (các đầu mối thông tin nội bộ) đã đƣợc trang bị máy tính, phần mềm quản lý và có kết nối internet. Với chu kỳ sử dụng máy tính 4 hoặc 5 năm Công ty trang bị mới, đảm bảo hệ thống phần cứng phù hợp với sự phát triển của phần mềm. Hàng năm, Công ty có kế hoạch nâng cấp những phần cứng, các thiết bị loại ra làm thiết bị dự phòng hoặc linh kiện thay thế khi có các vị trí bị lỗi hỏng hoặc làm phƣơng tiện để đào tạo.
Tại Văn phòng Công ty và chi nhánh trang bị hệ thống máy chủ với chip đa lõi, ram từ 2 đến 16Gb, ổ cứng từ 80 đến 750Gb...đủ mạnh để đáp ứng các yêu cầu về quản lý hiện tại và tầm nhìn đến năm 2015.
2.2.2.2. Hệ thống phần mềm
Cùng với sự đầu tƣ phần cứng, Công ty từng bƣớc đầu tƣ và ứng dụng phần mềm vào trong quản lý.
Stt Phần mềm, chƣơng
trình Chức năng Năm triển
khai
1 PIS Quản lý bán hàng và kế toán 1992
2 PBM Quản trị kinh doanh 1999
3 So sánh Báo cáo số liệu quản trị 2000
4 HPM Quản trị nhân sự 2001
5 Easybiz Quản lý tác nghiệp 2005
6 PBM CH Quản lý cửa hàng 2008
7 Mail Exchange Hệ thống thƣ điện tử nội bộ 2008
8 Kaspersky Phòng chống virus 2009
9 Trenmicro Phòng chống virus 2010
10 QTNS Quản trị nhân sự 2010
11 Domain Quản trị hệ thống tập trung 2011
12 Web public Trang web của Công ty 2008
Nguồn: Công ty xăng dầu Bắc Thái
Các phần mềm ứng dụng đƣợc Công ty triển khai do Công ty hoặc Tập đoàn đầu tƣ. Ngoài các phần mềm và chƣơng trình lớn trên, Công ty có đầu tƣ các phần mềm hệ thống nhƣ: Windows server, windows xp, windows 7, office 2007, Autocard, dự toán xây dựng cơ bản, từ điển lạc việt.... phục vụ theo yêu cầu của từng vị trí, bộ phận.
- PIS: Là phần mềm quản lý do Phòng Công nghệ thông tin của tập đoàn tự xây dựng và triển khai từ năm 1992 và kết thúc vào đầu năm 1999. Với 2 phân hệ kinh doanh và kế toán.
+ PIS đƣợc xây dựng trên cơ sở dữ liệu Foxbro và ngôn ngữ lập trình Fox for dos chạy trên hệ điều hành Dos.
+ Hệ thống này có vòng đời tƣơng đối ngắn do sự phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu ban đầu cũng nhƣ chức năng còn hạn chế.
+ Bảo mật và nâng cấp hệ thống có sở dữ liệu có nhiều hạn chế.
- PBM: là hệ thống chƣơng trình quản trị kinh doanh, kế toán ngành xăng dầu (PIS) đã đƣợc phòng tin học Tổng công ty xăng dầu Việt Nam xây dựng và triển khai trong toàn ngành từ năm 1992. Trung tâm tin học và tự động hoá (PIACOM) đã tiếp tục hoàn thiện hệ thống chƣơng trình để ứng dụng rộng rãi tại các đơn vị, chi nhánh, cửa hàng... PBM đã thực sự góp phần vào việc đƣa ứng dụng công nghệ thông tin vào ngành xăng dầu, góp phần nâng cao hiệu quả, hoàn thiện công tác quản trị kinh doanh, kế toán dựa trên các công nghệ hiện đại.
Phân hệ kế toán đƣợc thiết kế một cách khoa học, làm cơ sở để xây dựng hệ thống chƣơng trình kế toán trong PBM của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Nội dung các qui trình nghiệp vụ, phân tích và thiết kế hệ thống kế toán đã đƣợc trình bày chi tiết và khoa học.
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và thay đổi quản lý ngành,đòi hỏi về xử lý sự cố Y2K..., PIACOM đã tiến hành lại toàn diện các phần mềm đang sử dụng chủ yếu trong ngành. Các cán bộ tin học tại trung tâm cùng cán bộ tin học tại các công ty trong ngành đã tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống chƣơng trình mới PBM. Các yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới là:
+ Giải quyết đƣợc sự cố Y2K.
+ Kế thừa đƣợc những ƣu điểm của hệ thống cũ: tính đơn giản, mở, dễ bảo trì, tích hợp và phát triển...
+ Tận dụng đƣợc những dữ liệu đã và đang đƣợc khai thác,xử lý tại các đơn vị. Các kinh nghiệm, kiến thức khai thác phần mềm cũ trên nền Foxpro for DOS của các cán bộ tin học trong ngành.
+ Phần mềm mới chạy trên nền Windows, lập trình hƣớng đối tƣợng, dễ dàng tích hợp với các phần mềm ứng dụng khác (Excel, winword, Exchange,
đƣa lên WEB...). Cho phép nâng cấp lên các hệ quản trị cơ sở dữ liệu lớn (SQL server,Oracle...) khi cần thiết.
+ Tăng cƣờng tính an toàn của dữ liệu nhờ:tận dụng khả năng bảo mật ở mức Database và các tiện ích khác...
PBM là phần mềm đã đƣợc sử dụng chính trong hơn 10 năm qua và thƣờng xuyên đƣợc Công ty cổ phần viễn thông tin học Petrolimex (trƣớc đây là trung tâm tin học Piacom của Tập đoàn xăng dầu) nâng cấp phù hợp với các điều kiện cơ chế kinh doanh, các chế độ kế toán
PBM đến nay có 8 phân hệ là Kinh doanh, Kế toán, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, kiểm kê, vận tải thủy và tin nhanh. Phần mềm PBM đáp ứng hầu hết các nghiệp vụ về quản lý bán hàng và kế toán tại văn phòng Công ty cũng nhƣ chi nhánh. Tuy nhiên, đối với cửa hàng bán lẻ, có nhiều nghiệp vụ nhƣ giao ca, quản lý khách dịch vụ..., cần quản lý chi tiết hơn thì phần mềm PBM không đáp ứng đƣợc.
PBM sử dụng cơ sở dữ liệu visual foxbro, đây là cơ sở dữ liệu dễ sử dụng, theo đánh giá của các chuyên gia, foxbro là cơ sở dữ liệu có tính bảo mật thấp, dễ bị lỗi.
- So sánh: Đây là hệ chƣơng trình tiện ích tổng hợp so sánh những dữ liệu tổng hợp nhất theo yêu cầu riêng của các lãnh đạo Công ty, đáp ứng các thông tin cơ bản trong điều hành hàng hóa và kinh doanh bao gồm các chức năng: so sánh sản lƣợng xuất bán theo phƣơng thức – mặt hàng, theo kho, theo khách, doanh thu, tính hiệu quả kinh doanh, dự kiến phƣơng án giá bán...
Chƣơng trình so sánh do bộ phận Công nghệ thông tin và tập thể lãnh đạo công ty xây dựng và phát triển, nâng cấp bổ sung hàng năm phù hợp với những yêu cầu thông tin quản lý. Tuy đã đáp ứng những nhu cầu cơ bản nhƣng toàn bộ hệ thống dữ liệu phụ thuộc vào hệ thống dữ liệu PBM và một số dữ liệu về kế hoạch, khoán... đƣợc cập nhật trực tiếp từ chƣơng trình.
Chính vì vậy chƣơng trình cũng dừng ở mức đáp ứng chạy tại văn phòng Công ty, chƣa thể đáp ứng với nhu cầu mọi lúc, mọi nơi.
- HPM: Là chƣơng trình quản lý nhân sự do Tập đoàn triển khai trong toàn ngành từ năm 2001, chƣơng trình cũng xây dựng trên cơ sở dữ liệu Foxbro. Sau khi công ty triển khai, do đặc thù quản lý nhân sự và khả năng tiếp nhận công nghệ của thời điểm đó, chƣơng trình sau khi triển khai hoạt động đƣợc 1 thời gian ngắn đã tạm dừng và không sử dụng nữa.
- Easybiz: do Công ty giải pháp phần mềm Đan Phong xây dựng và phát triển, khi ra đời đã thu hút đƣợc sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp. Đƣợc thị trƣờng đánh giá là sản phẩm phần mềm số1 tại Việt Nam, EasyBiz liên tục giành đƣợc các giải thƣởng cao quý cho lĩnh vực phần mềm nhƣ: Top 3 ứng dụng CNTT xuất sắc của Việt Nam năm 2005 của Trung tâm kỹ thuật số ChâuÁ - Thái Bình Dƣơng (ADOC), Giải thƣởng Sao Vàng Đất Việt 2005 do Hội Doanh nghiệp trẻ bình chọn, giải thƣởng Sao Khuê (2003, 2005) dành cho phần mềm tiêu biểu, cúp vàng Techmart năm 2005, cúp bạc CNTT 2004... các phiên bản mới của EasyBiz với sự nâng caovề nghiệp vụ, tính tiện ích cũng nhƣ hoạt động trên nền công nghệ mới để đáp ứng hơn nữa nhu cầu ngày càng mở rộng của thị trƣờng. Tuy nhiên, khi ứng dụng tại Công ty xăng dầu Bắc Thái gặp không ít những khó khăn trong tác nghiệp do khi ứng dụng, các quy trình về tác nghiệp trong công ty chƣa đƣợc xây dựng và ban hành. Do vậy, sau gần 2 năm hoạt động, phần mềm không đáp ứng đƣợc những nhu cầu thực tế của công ty và đã ngừng sử dụng chƣơng trình.
- Chƣơng trình PBM CH: đây là chƣơng trình quản lý cửa hàng đƣợc nghiên cứu từ năm 2007 và triển khai áp dụng từ năm 2008. Trƣớc sự phát triển nhanh của hệ thống mạng, hệ thống công nghệ thông tin, trƣớc những đòi hỏi về yêu cầu quản lý khi thị trƣờng cạnh tranh ngày càng lớn, cùng với sự phát triển hệ thống quản lý cửa hàng của các công ty trong ngành. Trƣớc tình hình đó Ban lãnh đạo công ty quyết định triển khai chƣơng trình quản lý
cửa hàng, ban đầu với 10 cửa hàng triển khai thử nghiệm, sau khi thành công đã triển khai đồng bộ cho các cửa hàng còn lại.
+ Chƣơng trình PBM cửa hàng do 1 nhóm kỹ sƣ Công nghệ thông tin trong của Công ty xăng dầu Phú Thọ xây dựng và phát triển trên nền tảng cấu trúc dữ liệu của chƣơng trình PBM trên văn phòng công ty, xây dựng bổ sung cho phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ của cửa hàng.
+ Công ty đã cử cán bộ công nghệ thông tin tìm hiểu, ứng dụng thử nghiệm chƣơng trình và tính hiệu quả khi triển khai chƣơng trình. Sau khi đánh giá các chƣơng trình quản lý cửa hàng có trên thị trƣờng (kể cả chƣơng trình do Công ty cổ phần viễn thông tin học Petrolimex viết), ban giám đốc đã phê duyệt phƣơng án triển khai chƣơng trình PBM CH. Ở bƣớc sau tác giả sẽ phân tích sâu về việc áp dụng chƣơng trình và hiệu quả của chƣơng trình mang lại trong quản lý cửa hàng.
- Mail exchange: Là hệ thống thƣ điện tử do tập đoàn triển khai từ năm 2003, tuy nhiên do hạ tầng mạng và nhu cầu sử dụng Email trong giai đoạn này ít, số ngƣời sử dụng trong công ty rất hạn chế chỉ ở mức cán bộ và bộ phận công nghệ thông tin.
+ Từ năm 2007 công ty có hệ thống mạng internet băng thông rộng, hệ thống Email đƣợc sử dụng nhiều hơn, tuy nhiên chỉ dùng để trao đổi thông tin ra bên ngoài, chƣa thực hiện việc tác nghiệp nội bộ.
+ Năm 2008, cùng với việc triển khai hệ thống quản lý cửa hàng, các đơn vị trực thuộc công ty đã đƣợc trang bị máy tính, kết nối internet băng thông rộng, kết hợp đồng thời các yếu tố công ty đã triển khai sử dụng hệ thống Email exchange phục vụ cho công tác điều hành, tác nghiệp, vận chuyển thông tin. Tính hiệu quả khi áp dụng chƣơng trình này, tác giả sẽ phân tích và đánh giá sâu ở phần sau.
- Kaspersky: Là chƣơng trình phòng chống virus, mã độc, sâu... và sâm nhập trái phép đƣợc bán rộng rãi trên thị trƣờng. Sau khi triển khai hệ thống
thông tin tại cửa hàng và truyền dữ liệu về Văn phòng công ty, hàng loạt các máy đã bị lây nhiễm mã độc và virus, làm cho hệ thống hoạt động không ổn định, bộ phận công nghệ thông tin phải thƣờng xuyên xử lý sự cố, trong khi đó trong toàn Ngành xăng dầu chƣa có hệ thống phòng chống virus và sâm nhập trái phép. Công ty đã đầu tƣ mua phiên bản Kaspersky KOSS4 dành cho doanh nghiệp hoạt động trên các hệ điều hành máy chủ, máy trạm và cả trên các thiết bị di động với thời gian là 2 năm. Sau khi chƣơng trình triển khai, hệ thống đƣợc bảo vệ và hoạt động rất ổn định.
- Trenmicro: là phần mềm bảo mật do tập đoàn Trenmicro thành lập tại thung lũng Silicon Mỹ do Tập đoàn xăng dầu Việt Nam đầu tƣ và triển khai trong toàn ngành. Cũng giống nhƣ Công ty xăng dầu Bắc Thái, khi triển khai hệ thống mạng Wan, sự lây nhiễm virus qua đƣờng mạng diễn ra mạnh mẽ, các công ty xăng dầu thành viên cũng chƣa chủ động có biện pháp bảo mật tốt, làm hệ thống mất an toàn và hoạt động không ổn định. Trƣớc tình hình đó, tập đoàn đã quyết định triển khai hệ thống bảo mật trung trong toàn ngành, đây cũng là bƣớc đi để tập đoàn triển khai các phần mềm tập trung mà tác giả sẽ đề cập ở bƣớc sau. Phần mềm khi triển khai trên hệ thống lớn, có ngƣời theo dõi giám sát chuyên nghiệp đã khắc phục đƣợc sự lấy nhiễm mã độc, virus...
- Chƣơng trình quản lý nhân sự: trƣớc những yêu cầu về sự phát triển doanh nghiệp và tái cấu trúc lại doanh nghiệp, cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nƣớc... Lãnh đạo tập đoàn xăng dầu Việt Nam đặt ra từng bài toán quản lý tập trung trong toàn ngành, để nâng cao năng lực quản lý, sức cạnh tranh của doanh nghiệp, xác định xây dựng lấy “Con Ngƣời làm trung tâm” (Tổng giám đốc: Bùi Ngọc Bảo) phát biểu trên báo giới và video giới thiệu Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.
+ Tháng 7 năm 2010 chƣơng trình quản lý nhân sự tập trung đã triển khai trong toàn Tập đoàn xăng dầu Việt Nam, trong đó Công ty xăng dầu Bắc Thái triển khai từ tháng 10 năm 2010.
+ Chƣơng trình quản lý nhân sự đã xây dựng trên cơ sở dữ liệu Oracle, đây là cơ sở dữ liệu đƣợc coi là rất mạnh và ứng dụng lớn trên toàn thế giới.
+ Chƣơng trình đã cập nhật đầy đủ dữ liệu và đi vào hoạt động từ tháng 8 năm 2010, giúp lãnh đạo công ty theo dõi diễn biến nhân sự, phân công bổ nhiệm, miễn nhiệm một cách hiệu quả.
- Domain: Là hệ thống quản lý tài nguyên hệ thống và các chính sách