5. Bố cục của luận văn
2.2.4.Đánh giá chung về hệ thống thông tin trong công ty
Ngành xăng dầu nói chung và Công ty xăng dầu Bắc Thái nói riêng ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý đƣợc đƣợc coi là sớm so với các ngành khác, kể cả ngân hàng trên địa bàn Thái Nguyên. Tuy nhiên, do đặc thù của kinh doanh mặt hàng xăng dầu, cộng với sự tác động của Nhà nƣớc trong việc quản lý về kinh doanh xăng dầu, đến nay hệ thống thông tin của ngành xăng dầu nói chung và công ty xăng dầu Bắc Thái nói riêng lại có thể nói là chậm hơn nhiều ngành nhƣ Ngân Hàng, Điện lực....Những năm gần đây,
chính sách của nhà nƣớc thay đổi, công nghệ thông tin bùng nổ mạnh mẽ. Cùng với sức ép của thị trƣờng, lãnh đạo công ty đã sáng suốt lựa chọn những giải pháp quản lý thông tin trong thời gian vừa qua, Tập đoàn xăng dầu cũng có những chính sách thay đổi mạnh mẽ khi phải tái cấu trúc và cổ phần hóa. Tuy nhiên, cũng còn những điểm hạn chế nhƣ, sự chính xác của chứng từ cập nhật bằng tay, các thông tin thu nhận từ phía khách hàng, số liệu nội bộ của các đơn vị gửi về, sự phản ánh của khách hàng. Tính kịp thời đã cơ bản từng bƣớc đáp ứng cho việc điều hành kinh doanh, nhƣng các thông tin về khả năng thanh toán của khách hàng, các thông tin về công nợ nội bộ đôi khi vẫn thiếu sự kịp thời, việc này có thể dẫn đến những nguy cơ rủ do cao. Tính bảo mật của thông tin trong công ty có thể đƣợc đánh giá ở mức trung bình. Độ tin cậy của các thông tin trong công ty tốt
Hệ thống thông tin hiện tại còn nhiều quy trình nghiệp vụ chƣa đƣợc hệ thống hóa, các thông tin phục vụ cho chiến thuật và chiến lƣợc hầu hết đƣợc tổng hợp bằng thủ công, tính đầy đủ và kịp thời thấp. Việc ghi nhận thông tin khách hàng và theo dõi thông tin thị trƣờng chƣa thành hệ thống.
Để doanh nghiệp phát triển theo hƣớng bền vững, cần xây dựng hệ thống thông tin tiên tiến, hệ thống có thông tin tác nghiệp và quản trị điều hành thay thế hệ thống thông tin thống kê, đầu năm 2012 ban lãnh đạo công ty đã ra quyết định triển khai dự án EBT (dự án tái cấu trúc lại Công ty xăng dầu Bắc Thái). Với mục tiêu: Nhằm chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, nội quy, quy chế, quy trình quản lý, cơ chế, chính sách của Công ty.
- Đổi mới phƣơng pháp đánh giá năng lực, kết quả công việc của cán bộ, ngƣời lao động khách quan, công bằng. Xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân, tăng năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh.
Chƣơng 3
CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ THÔNG TIN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI ĐẾN
NĂM 2015, TẦM NHÌN 2020. 3.1 Quan điểm - Phƣơng hƣớng - Mục tiêu
Thông tin có vai trò quan trọng trong thời điểm hiện nay, nó là tài sản vô giá giúp doanh nghiệp hay các tổ chức dự đoán, lên kế hoạch, ra quyết định, điều hành và tác nghiệp ở tất cả các cấp độ từ chiến lƣợc, chiến thuật đến tác nghiệp. Để có hệ thống thông tin tốt đáp ứng các yêu cầu về: độ tin cậy, tính đầy đủ, tính thích hợp, tính toàn vẹn và tính kịp thời trong các quá trình thu thập dữ liệu, xử lý, lƣu trữ, cung cấp và tiếp nhận các thông tin phản hồi từ các nguồn tin từ bên ngoài nhƣ: Nhà nƣớc và cấp trên, khách hàng, doanh nghiệp cạnh tranh, doanh nghiệp có liên quan, nhà cung cấp và các nguồn tin nội bộ trong công ty nhƣ: hàng hóa (chủng loại, chất lƣợng, tồn kho, giá bán...), văn bản điều hành, nhân sự, tài sản, vốn, hiệu quả, kiểm soát.... là hệ thống quản lý thông tin cần xây dựng.
Với định hƣớng từng bƣớc hoàn thiện hệ thống, khắc phục những điểm yếu, phát huy những điểm mạnh, lựa chọn các giải pháp thực hiện theo lộ trình có định hƣớng và mục tiêu rõ ràng theo từng giai đoạn cụ thể. Để xây dựng hệ thống thông tin quản lý tại công ty đáp ứng các yêu cầu về cho sự phát triển, khắc phục những hạn chế đã phân tích nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ngày càng hiệu quả, tăng sức cạnh tranh thì doanh nghiệp cần phải có chiến lƣợc xây dựng phát triển cụ thể trong đó chỉ rõ các mục tiêu và kế hoạch triển khai.
Với quan điểm thông tin đƣa vào hệ thống phải đúng ngay từ đầu, có sự liên kết, chia sẻ thông tin trong toàn hệ thống, các hệ thống tác nghiệp phát sinh ở đâu thì thông tin đƣợc cập nhật ở đó, tránh sự trùng lập, tam sao thất bản, tận dụng đƣợc tài nguyên hệ thống, đồng thời có đƣợc những báo cáo tức
thời cho các vị trí cần sử dụng thông tin để tác nghiệp điều hành, phán đoán và ra quyết định.
Để làm đƣợc những yêu cầu trên, công ty cần phải từng bƣớc xây dựng và hoàn thiện các quy trình tác nghiệp, từ đó phân định rõ các luồng thông tin, sự giao thoa và sử dụng dữ liệu thông tin của các hệ thống khác nhau, từ đó chỉ ra đƣợc sự liên kết và thiết kế hệ thống trung gian kết nối thông tin, quyền hạn của ngƣời sử dụng thông tin, từ đó có phƣơng án xây dựng hệ thống một cách tốt nhất.
3.2. Các giải pháp
Một vấn đề trong thời đại thông tin đặt ra đó là thông tin trong thời gian thực, để thực hiện đƣợc điều này, công ty có chiến lƣợc từng bƣớc xây dựng hệ thống tự động hóa thu thập dữ liệu thông tin. Cụ thể là hệ thống thông tin bán hàng, tồn kho, công nợ, hiệu quả, khách hàng, nhân sự, tiền lƣơng, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, văn bản, chích sách pháp luật, các quy trình nghiệp vụ, nội quy, quy chế, chế độ, chƣơng trình mục tiêu... Các thông tin đƣợc tự động cập nhật và chuyển đến ngƣời sử dụng chính xác, kịp thời.
Cụ thể hóa các vấn đề nêu trên, tác giả đƣa ra một vài định hƣớng cụ thể: - Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ tốt nhất cho công tác bán hàng, điều hành công ty: Chính xác, kịp thời, an toàn, ổn định
- Hiện đại hóa cơ sở vật chất CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển hiện tại và trong tƣơng lai với mức chi phí hợp lý nhất.
- Chuẩn bị và triển khai tốt hệ thống ERP, EGAS và các phần mền khác do Tập đoàn triển khai
- Đào tạo cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin và ngƣời dùng đáp ứng yêu cầu chung của hệ thống
- Xây dựng hệ thống những quy định, quy trình cần thiết để hệ thống hoạt động tốt đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, chính xác, tin cậy....
- Đầu tƣ và xây dựng hệ thống phần mềm đủ mạnh đáp ứng yêu cầu quản lý trong từng giai đoạn.Căn cứ vào mục tiêu xây dựng hệ thống thông tin quản lý, để từng bƣớc khắc phục những điểm còn hạn chế của hệ thống thông tin quản lý, chúng tôi đề xuất các giải pháp xây dựng hệ thống nhƣ sau:
3.2.1. Hệ thống máy tính và thiết bị phần cứng
Hệ thống máy tính và thiết bị phần cứng là nền tảng trong xây dựng hệ thống thông tin hiện đại. Với sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống phần cứng và công nghệ internet trên các thiết bị di động. Việc lựa chọn phƣơng án đầu tƣ với hệ thống đủ mạnh đáp ứng yêu cầu tác nghiệp đồng thời đảm bảo về chi phí hợp lý mới mang lại hiệu quả. Tác giả đề xuất phƣơng án đầu tƣ hệ thống thiết bị phần cứng nhƣ sau:
- Hệ thống máy chủ:Bổ sung thêm máy chủ với cấu hình chuẩn theo Tập đoàn, có đủ hệ thống dự phòng và lƣu trữ dữ liệu, nhƣ vậy đến năm 2015 Công ty cần đầu tƣ ít nhất 4 máy chủ trong đó tại văn phòng công ty 2 máy, chi nhánh xăng dầu Bắc Kạn 2 máy.
- Hệ thống mạng: Hiện nay ta đã có 1hệ thống mạng hoạt động tốt, tuy nhiên, để đảm bảo cho các phần mền hoạt động online theo thời gian thực cần xây dựng bổ sung 01 hệ thống mạng dự phòng của nhà cung cấp khác ngoài VNPT (Tập đoàn bƣu chính viễn thông Việt Nam). Nâng cấp hệ thống mạng LAN với tốc độ tối thiểu là Gigabit, bao gồm đầu tƣ các trang thiết bị nhƣ sau: Tủ mạng, Switch Gigabit, cáp mạng 6e, wifi chuẩn n.
+ Hệ thống mạng WAN: nâng cấp lên cáp quang và có thể xây dựng 01 đƣờng dự phòng.
+ Hệ thống mạng internet: Tại mỗi đơn vị, tối thiểu phải có 01 đƣờng mạng, trong trƣờng hợp cần thiết sẽ xây dựng bổ sung 01 đƣờng dự phòng.
- Hệ thống máy trạm, máy in:
+ Máy trạm: Với vòng đời sử dụng thiết bị máy trạm là 4 năm, công ty tiến hành thay thế từng bƣớc, không thay thế đồng loạt, lấy các thiết bị thu hồi
làm thiết bị dự phòng hoặc làm công cụ đào tạo nghiệp vụ, chỉ thanh lý các thiết bị khi không sử dụng đƣợc hoặc thực sự không có nhu cầu sử dụng nữa. Nhƣ vậy để đáp ứng yêu cầu quản lý, đến năm 2015 công ty cần thay mới khoảng 100 máy trạm. Máy đạt cấu hình chuẩn chung trong hệ thống của Tập đoàn, đảm bảo tƣơng thích hoạt động ổn định và nên mua các máy tính có thƣơng hiệu tốt.
+ Máy in: Công ty tập trung đầu tƣ cho hệ thống cửa hàng đảm bảo mỗi cửa hàng có 2 máy in, 1 máy in kim dùng để in hóa đơn, 01 máy in laser dùng để in báo cáo và văn bản cần thiết. Các máy in cũng chỉ cần lựa chọn máy in có công suất loại nhỏ, vì hầu hết các báo cáo đã đƣợc thực hiện trên phần mềm quản lý.
- Hệ thống camera theo dõi giám sát: Với doanh thu bán lẻ tại 1 cửa hàng lớn, chủ yếu là tiền mặt, nguy cơ sẩy ra rủi ro là rất lớn, công ty cần có phƣơng án xây dựng hệ thống theo dõi giám sát bằng hình ảnh, việc lắp đặt camera còn có tác dụng giám sát các hành vi của khách hàng cũng nhƣ nhân viên giúp hệ thống đƣợc kiểm soát và hoạt động tốt hơn, nâng cao uy tín của doanh nghiệp, mang lại niềm tin cho khách hàng.
3.2.2. Hệ thống phần mềm
Xây dựng hay lựa chọn đầu tƣ hệ thống phần mềm là một trong những vấn đề khó khăn nhất trong doanh nghiệp. Đã không ít những dự án thất bại, trong đó mà hầu nhƣ ngƣời sử dụng máy tính nào cũng có thể biết đến hệ điều hành Windows, trong đó có những phiên bản ra đời và thất bại nhƣ phiên bản Windows Vista, việc triển khai các phần mềm quản lý cũng nhiều thất bị nhƣ phần mềm Easybiz, quản trị nhân sự mà công ty đã từng triển khai, bên cạnh đó cũng có nhiều phần mềm thành công mang lại những lợi ích lớn. Sự lựa chọn phần mềm, cách thức triển khai, bắt đầu từ khâu khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống với việc kết hợp các quy trình nghiệp vụ thực tế là vô cùng
quan trọng. Tác giả đã nghiên cứu và đề xuất các giải pháp về phần mềm theo nhóm nhƣ sau:
3.2.2.1. Phần mềm hệ thống
Công ty đã và đang sử dụng phần mềm hệ thống phổ thông nhất thế giới, do vậy tiếp tục sử dụng phần mềm này, đảm bảo sự tƣơng thích trong toàn ngành, đồng thời mua bản quyền để nhận đƣợc đầy đủ sự trợ giúp của nhà cung cấp. Trong đó việc đầu tƣ trong những năm tới nhƣ sau:
+ Về hệ điều hành máy chủ: Sử dụng bản quyền máy chủ windows server với phiên bản mới nhất tại thời điểm đầu tƣ, đảm bảo tƣơng thích với quy mô và phần mềm của hệ thống hiện tại hoặc có thể nâng cấp từ hệ thống hiện tại. Hiện nay là phiên bản windows 2008 server R2.
+ Hệ điều hành cho máy trạm: Hiện nay công ty đang sử dụng phổ biến là windows Xp và windows 7. Để đáp ứng những yêu cầu về bảo mật, cũng nhƣ tƣơng thích với phần mềm quản lý mới, công ty nên đầu tƣ windows 7 hoặc windows 8 với phiên bản 32bit.
+ Các phần mềm trợ giúp công tác hoạt động của văn phòng: Với phƣơng trâm mua đầy đủ bản quyền để đáp ứng những yêu cầu về quản lý. Định hƣớng về trang bị phần mềm theo định hƣớng của tập đoàn.
3.2.2.2. Phần mềm quản lý
Hệ thống phần mềm quản lý, đây là hệ thống quan trọng nhất trong giải pháp quản lý thông tin trong doanh nghiệp. Hiện nay trên thế giới cũng nhƣ ở Việt Nam, các doanh nghiệp sử dụng giải pháp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprice Resource Planning). Hệ thống bao gồm nhiều phần mềm với nhiều phân hệ khác nhau đƣợc kết nối với nhau, chia sẻ thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp nào cũng mơ ƣớc. Tuy nhiên việc lựa chọn những giải pháp quản lý và một trong những vấn đề khó khăn nhất, theo con số tác giả tìm hiểu trên các thông tin đại chúng thì sự thất bại khi triển khai ERP nhiều hơn là thành công. Vậy giải pháp nào cho Công
ty xăng dầu Bắc Thái? Đối với Công ty xăng dầu Bắc Thái, việc lựa chọn giải pháp ERP lại không có sự lựa chọn chủ động vì phụ thuộc chung vào hệ thống của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam.
Tập đoàn xăng dầu Việt Nam đã khởi động dự án ERP từ cuối năm 2008 và đầu 2009 đã ký hợp đồng chính thức với Công ty cổ phần phát triển đầu tƣ công nghệ FPT làm đơn vị tƣ vấn triển khai dự án với phần mềm SAP của Đức. Tuy nhiên, tập đoàn xăng dầu Việt Nam chỉ triển khai 2 phân hệ chính là kinh doanh và kế toán với các phân hệ nhỏ nhƣ: Bán hàng, mua hàng, vận chuyển, kế toán quản trị, kế toán tài chính, công cụ dụng cụ và tài sản cố định. Nhƣ vậy ERP của tập đoàn mới đáp ứng đƣợc một phần các thông tin trong doanh nghiệp. Do không có sự lựa chọn khác, phần mềm SAP-ERP Petrolimex sẽ thay thế cho phần mềm quản trị kinh doanh của công ty (PBM) với phạm vị triển khai là văn phòng công ty và chi nhánh. Nhƣ vậy, đối với các điểm giao dịch thông tin tại cửa hàng phải sử dụng phần mềm khác để quản lý.
- Giải pháp quản trị kinh doanh chính (phần mềm SAP – ERP): Theo kế hoạch, hệ thống SAP-ERP sẽ đƣợc triển khai vào cuối năm 2012 hoặc đầu 2013. Để triển khai 1 dự án lớn với cơ sở dữ liệu tiên tiến, quy trình quản lý chặt chẽ một cách thành công, công ty cần: Chuẩn bị cơ sở hạn tầng bao gồm mạng và máy tính, chuẩn bị con ngƣời phải đƣợc đào tạo tốt, lựa chọn nhân sự có khả năng tiếp nhận công nghệ tốt, đảm bảo sự chuyển giao công nghệ thành công, đồng thời chuẩn hóa các quy trình, tiến tới áp dụng các quy trình theo hệ thống mới một cách tốt nhất. Một trong những yếu tốt tránh sự thất bại trong triển khai hệ thống đó là:
Một là: Lãnh đạo cao nhất phải trực tiếp chỉ đạo triển khai dự án ít nhất 50% công việc, có ý trí quyết tâm triển khai.
Hai là: Quán triệt nghiêm túc nghiên cứu, tuân thủ các quy trình chung của tập đoàn, tập trung những cán bộ có kiến thức am hiểu hệ thống tìm hiểu
và khai thác dữ liệu một cách tốt nhất, từ đó có thể xây dựng hệ thống trung gian kết nối dữ liệu với các hệ thống khác của công ty.
Ba là: Có hƣớng giải quyết phù hợp khi ứng dụng hệ thống mới sẽ nảy sinh việc sung đột lợi ích, đồng thời giải tỏa đƣợc áp lực khi triển khai hệ thống mới. Đây cũng là một trong những yếu tố rất kho khăn khi áp dụng hệ thống mới vào quản lý.
Bốn là: Có phƣơng án đào tạo phù hợp, ở đây việc đào tạo với ít chi phí nhất đó là đào tạo một số hạt nhân chuyên sâu, sau đó về triển khai hệ thống