5. Bố cục của luận văn
2.2. Thực trạng hệ thống quản lý thông tin tại Công ty xăng dầu Bắc Thái
Những nhân tố hƣởng thực tế đến việc quản lý thông tin của công ty bao gồm: Chi phí đầu tƣ thiết bị phần cứng, phần mềm, con ngƣời, các quy trình tác nghiệp, hệ thống an toàn bảo mật... Để làm rõ hơn ta đi vào phần sau:
2.2.1. Những đầu mới và trung tâm giao dịch thông tin trong Công ty 2.2.1.1. Đầu mối giao dịch thông tin nội bộ công ty
Do đặt thù kinh doanh của công ty với địa bàn trải rộng 2 tỉnh Thái Nguyên và Bắc kạn, các cửa hàng bán lẻ phân bố khắp các huyện phục vụ nhu cầu về xăng dầu của nhân dân. Trong những năm gần đây Công ty đẩy mạnh phát hệ thống bán lẻ, nên hệ thống các cửa hàng bán lẻ gia tăng đáng kể.
Bảng 2.3: Các điểm giao dịch thông tin nội bộ giai đoạn 2007-2011
Đơn vị tính: Điểm giao dịch
Stt Năm
Chỉ tiêu 2007 2008 2009 2010 2011
Tổng số 52 64 77 87 94
1 CHXD tại Thái Nguyên 34 39 43 46 49
2 CHXD tại Bắc Kạn 11 11 15 18 19
3 CH Gas, DMN tại Thái Nguyên 3 8 12 15 17
4 CH Gas, DMN tại Bắc Kạn 2 4 5 6 7
5 Kho hàng 2 2 2 2 2
6 Văn phòng 2 2 2 2 2
Nguồn: Công ty xăng dầu Bắc Thái
Qua bảng số liệu trên ta thấy, số lƣợng cửa hàng xăng dầu và cửa hàng chuyên doanh gas tăng nhanh, với tổng số điểm giao dịch thông tin năm 2007 là 52 tăng lên 94 năm 2011, tăng 78%. Khi các đầu mối giao dịch thông tin
tăng việc trao đổi thông tin trong hệ thống sẽ tăng lên tƣơng ứng, chi phí cho việc giao dịch quản lý sẽ tăng theo, đặc biệt là việc tăng lên của của các chứng từ giao dịch về hóa đơn bán hàng, nhập xuất và thu chi tiền mặt, công nợ khách hàng. Đối với nghiệp vụ thống kê khi số lƣợng điểm giao dịch tăng, việc thống kê sẽ mất nhiều thời gian hơn, việc thanh kiểm tra giám sát cũng tốn nhiều thời gian hơn. Những nhiệm vụ về thống kê nếu phải thực hiện bằng thủ công thì tại mỗi kỳ báo cáo, mỗi lần muốn tổng hợp thông tin, ngƣời tổng hợp phải mất rất nhiều thời gian và công sức, đồng thời số liệu báo cáo bằng thủ công dễ bị nhầm lẫn và sai lệch. Ví dụ: ở đây nếu ta muốn kiểm soát tồn kho hàng hóa xăng dầu sáng hàng ngày để điều hành tồn kho. Giả sử mỗi cửa hàng cần 1 phút để gọi điện và cập nhật thông tin vào bảng thì năm 2007 sẽ mất tối thiểu là 45 phút (không tính thời gian chờ đợi, đây là điều kiện lý tƣởng), nhƣng đến năm 2011 con số này sẽ là: 68 phút. Ngoài ra việc thay đổi giá bán Gas, dầu mỡ nhờn phải thông báo đến các cửa hàng thì thời gian cần thông báo là rất lớn và chi phí cao.
2.2.1.2. Đầu mối giao dịch thông tin nội bộ ngành
Tập đoàn xăng dầu Việt Nam có 68 đơn vị thành viên, trong đó có 42 công ty xăng dầu nằm trên khắp các tỉnh trong cả nƣớc. Tuy nhiên, Công ty xăng dầu Bắc Thái chỉ có giao dịch kinh doanh với 24 đơn vị, trong đó chủ yếu là: Tập đoàn xăng dầu Việt Nam, Công ty xăng dầu KV1 (Hà Nội), Công ty xăng dầu B12 (Quảng Ninh), Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình (Hà Tây), Công ty xăng dầu Hà Bắc, Công ty CP vật tải petrolimex Hà Nội, Công ty CP tin học viễn thông, Ngân hàng PGBank, Công ty CP Gas Petrolimex, Công ty CP Bảo hiểm Petrolimex, Công ty CP hóa dầu Petrolimex,....
2.2.1.3. Thông tin khách hàng Công ty
Dựa vào phƣơng thức bán hàng, nhóm hàng hóa Công ty thƣờng chia ra các nhóm khách hàng để quản lý, phân tích và giao việc cho các bộ phận chuyên quản nhƣ:
Nhóm khách dầu sáng:
- Khách hàng tổng đại lý và đại lý dầu sáng: Hiện nay công ty có 2 tổng
đại lý và 62 đại lý. Đây là các Công ty, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có cửa hàng bán lẻ xăng dầu. Nhóm khách hàng này do bộ phận tiếp thị phòng kinh doanh trực tiếp chăm sóc và phát triển.
- Khách hàng mua buôn dầu sáng: Công ty có 34 khách, đây là những
khách hàng mua sản lƣợng lớn (mua cả xe xitéc) đƣợc giao tại kho của khách hàng, hàng hóa khách hàng mua đƣợc đƣa vào sản xuất trực tiếp không bán cho khách hàng thứ 3. Nhóm khách hàng này do bộ phận tiếp thị phòng kinh doanh trực tiếp chăm sóc và phát triển.
- Khách hàng mua lẻ dịch vụ: Là những khách hàng mua với số lƣợng
lớn, có ký hợp đồng cấp hàng với công ty và có phát sinh theo dõi công nợ. Nhóm khách hàng này do các cửa hàng trƣởng trực tiếp theo dõi, theo dõi phối hợp với ban bán lẻ của công ty trong những thƣơng vụ giao dịch và xử lý cần thiết theo phân cấp quản lý của công ty. Nhóm khách này thƣờng xuyên giao động từ 520 đến 570 khách.
- Nhóm khách hàng vãng lai: Là những khách hàng mua lẻ tại các cửa
hàng, công ty giao nhiệm vụ cho ngƣời bán hàng trực tiếp phục vụ cho khách hàng và có một bộ phận quản lý thông tin phải hồi của khách hàng qua đƣờng dây nóng.
- Khách hàng tiềm năng: Là toàn bộ các khách hàng có nhu cầu về xăng
dầu hiện đang sử dụng nguồn cung cấp xăng dầu ngoài công ty, đƣợc tìm kiếm, theo dõi, tiếp cận bởi bộ phận tiếp thị và các cửa hàng trƣởng theo phân công ở 3 nhóm khách hàng trên.
* Nhóm khách hàng Gas, DMN: Nhóm khách này cũng chia nhóm theo
cách chia nhóm trên, tuy nhiêm để tiện quản lý và theo dõi, phù hợp với cơ chế kinh doanh của nhóm mặt hàng này, công ty giao cho mỗi nhóm một ngƣời chuyên trách thực hiện quản lý và phát triển khách hàng.
2.2.1.4. Các đầu mối thông tin khác
Ngoài các đầu mối giao dịch thông tin trên, Công ty còn các nguồn thông tin từ các Sở ban ngành và đoàn thể, cho các hoạt động kinh doanh và các đoàn thể của Công ty