11. Tình hình đầu tư và sản xuất kinh doanh.
2.2.2.2 Hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ
Công tác soát xét hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty A&C thực hiện trong giai đoạn này nhằm mục đích có được hiểu biết cơ bản về chính sách kế toán mà đơn vị kiểm toán đang áp dụng và những thay đổi cơ bản của chính sách đó trong năm tài chính. Đồng thời, kiểm toán viên có thể ước lượng được những thay đổi cơ bản của các chính sách mới về kế toán liên quan đến ngành nghề mà đơn vị được kiểm toán đang kinh doanh. Với sự hiểu biết trên, kiểm toán viên của A&C sẽ có được những dự kiến thực hiện trong thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản.
Căn cứ pháp lý của việc soát xét hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các văn bản pháp quy về chế độ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính ban hành.
Với mục đích cơ bản trên, A&C xem xét và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trên các khía cạnh sau:
- Đánh giá về các thủ tục quản lý, cơ cấu tổ chức, các vấn đề nhân sự, hệ thống thông tin quản lý và các thủ tục, chính sách mà doanh nghiệp đang áp dụng…
- Phát hiện rủi ro trong từng khoản mục, từng công việc nhằm xác định các thủ tục kiểm toán thích hợp để loại bỏ hoặc hạn chế các rủi ro đó.
Đối với từng quy mô khách hàng khác nhau thì việc nghiên cứu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cũng phải phù hợp với từng loại hình khách hàng. Đối với những khách hàng có quy mô nhỏ, kiểm toán viên chỉ cần đạt một mức hiểu biết đủ để đánh giá xem các Báo cáo tài chính có thể thực hiện kiểm toán hay không, đánh giá môi trường kiểm soát, thái độ của Ban Giám đốc và hệ thống kế toán của đơn vị có được ghi chép đầy đủ hay không? Do đó, các thể thức khảo sát được bỏ qua, rủi ro kiểm soát được giả định là lớn nhất và rủi ro phát hiện do đó sẽ thấp. Đối với khách hàng có quy mô lớn, nhất là đối với các hợp đồng dài hạn, kiểm toán viên ước định rủi ro kiểm soát là thấp cho tất cả các khoản mục trước khi tiến hành kiểm toán. Yêu cầu kiểm toán đối với khách hàng có quy mô lớn, kiểm toán viên bắt buộc phải có một sự hiểu biết sâu sắc về môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán ở mức chi tiết nhằm mục đích: thứ nhất, nhận diện các quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát đặc thù mà sẽ làm giảm rủi ro kiểm toán; thứ hai, thực hiện quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát và cuối cùng khảo sát tính hiệu quả của các quá trình kiểm soát. Khi đã thực hiện đầy đủ 3 bước trên thì kiểm toán viên mới được kết luận rủi ro kiểm soát thấp.
Kỹ thuật cơ bản mà kiểm toán viên sử dụng để đánh giá hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ là kỹ thuật quan sát, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu. Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện qua 3 bước căn bản sau:
- Tìm hiểu hệ thống kế toán. - Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát.
2.2.2.1.1 Tìm hiểu môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát nội bộ là không gian và thời gian các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu Ban Giám đốc tin rằng sự kiểm soát là quan trọng, thì những người làm việc trong doanh nghiệp cũng sẽ cảm thấy như vậy và đáp ứng lại bằng cách tôn trọng triệt để những chế độ và thể thức đã được đề ra. Ngược lại, nếu các thành viên của doanh nghiệp thấy rõ là kiểm soát không là điều quan tâm chính của Ban Giám đốc và họ chỉ tán thành hơn là hỗ trợ một cách có ý nghĩa thì hầu như các mục đích kiểm soát sẽ không đạt được hiệu quả.
Do đó, với thâm niên kiểm toán lâu năm, A&C chỉ cử những kiểm toán viên đã có kinh nghiệm trong nghề để tiếp xúc trực tiếp với Ban Giám đốc nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đang hoạt động ở mức độ nào. Kiểm toán viên tìm hiểu môi trường kiểm soát nội bộ thông qua những vấn đề cơ bản sau: thứ nhất, triết lý kinh doanh và phong cách điều hành của Ban Giám Đốc; thứ hai, ủy ban kiểm tra, kiểm soát; thứ ba, kiểm toán hoạt động trong nội bộ các đơn vị.
Trong buổi tiếp xúc trực tiếp với Ban Giám đốc, kiểm toán viên thường đặt ra những câu hỏi để đánh giá các nhà quản lý theo cách thức nào, quan liêu hay tỉ mỉ, chi tiết hoặc phong cách quản lý thoáng nhưng chặt chẽ, kiểm soát vĩ mô là chủ yếu, quá tả hoặc quá hữu…Qua đó, chủ nhiệm kiểm toán sẽ đưa ra những nhận xét ban đầu về tác phong làm việc, tính chính trực, phong cách điều hành của Ban Lãnh đạo- đây là một yếu tố cấu thành quan trọng trong môi trường kiểm soát của công ty khách hàng.
Đối với khách hàng thường xuyên thì việc tìm hiểu về môi trường kiểm soát của khách hàng đơn giản hơn nhờ dựa vào các thông tin từ hồ sơ kiểm toán năm trước. Đối với khách hàng mới, kiểm toán viên cũng thực hiện các công việc như đối với khách hàng thường niên nhưng với phạm vi thu thập thông tin mở rộng hơn. Kiểm toán viên chủ yếu quan tâm và đề cập đến những thay đổi cơ bản trong năm tài chính 2005 vì ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường kiểm soát.
Công ty Cổ Phần VTV Optic là khách hàng thường niên của A&C, các thông tin về cơ cấu tổ chức và điều hành của công ty được kiểm toán viên cập nhật.Sau khi tìm hiểu, kiểm toán viên kết luận sơ bộ: trong năm tài chính 2005 công ty không có sự thay đổi về nhân sự trong Ban Lãnh đạo, chính sách tài chính kế toán áp dụng… Kiểm toán viên còn kiểm tra việc khắc phục các vấn đề tồn tại mà đã được kiểm toán trong Báo cáo kiểm toán năm 2004 như: tiền mặt sử dụng cho các khoản chi tiêu nhỏ phục vụ cho hoạt động hàng ngày không được Giám đốc phê duyệt, một số phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng của nhân viên trong công ty còn thiếu các chữ ký phê duyệt hoặc không quy định rõ thời gian hoàn ứng, vấn đề chi quá tiền may đồng phục cho
nhân viên…Ban Giám đốc đã giải trình các vấn đề nêu trong báo cáo kiểm toán năm trước đã được khắc phục bằng cách bổ sung các quy chế về thu chi (chi tạm ứng, chi hàng ngày…) đều phải được phê duyệt của Giám đốc đối với những khoản chi lớn hơn 5 triệu đồng và phê duyệt của Phó Giám đốc đối với những khoản chi nhỏ hơn 5 triệu đồng. Kiểm toán viên đã kiểm chứng bằng cách lấy một số chứng từ tạm ứng để kiểm tra thì thấy thông tin mà Ban Giám đốc công ty khách hàng cung cấp hoàn toàn chính xác.
Căn cứ vào những thông tin mà kiểm toán viên đã thu thập được, kiểm toán viên nhận định rằng Ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần VTV Optic là những người có phong cách quản lý tốt, cơ cấu tổ chức hoàn toàn phù hợp với ngành nghề kinh doanh, tránh được tình trạng chồng chéo vì thế môi trường kiếm soát của công ty là hoàn toàn đáng tin cậy.
Đối với khách hàng mới là công ty TNHH Q&H, kiểm toán viên được biết trong năm tài chính 2005, công ty có sự thay đổi về nhân sự trong Ban lãnh đạo. Với sự thay đổi nhân sự này, dưới đánh giá của kiểm toán viên có thể làm tăng rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát. Qua quá trình tiếp xúc, kiểm toán viên nhận định rằng Ban Lãnh đạo mới có thái độ tích cực trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Ban lãnh đạo mới đã có thêm những quy định phân công, nhiệm vụ quyền hạn cho các cá nhân, cho từng bộ phận rõ ràng và chi tiết, tránh được sự chồng chéo trong thực hiện công việc.
Biểu số 2.6 : Thay đổi thành phần Hội Đồng Quản Trị - trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên.
* Thay đổi thành phần hội đồng quản trị: * Văn bản:
- Theo Đăng ký kinh doanh Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 058439 do Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp ngày 14/04/2002.
- - Căn cứ theo Quyết định số 327/QĐ-UB ngày 12/01/2005. * Thành phần Hội đồng Quản trị.
Họ Tên Chức vụ Ngày bổ nhiệm
Ông Nguyễn Quang Huy Chủ tịch HĐQT 01/02/2005
Bà Phạm Kim Oanh Phó chủ tịch 01/02/2005
Ông Vũ Thanh Uy Thành viên 01/02/2005
Clients: Công ty TNHH Q&H W.P.Ref.No. Notes of Accounts: Tìm hiểu hoạt động kinh doanh File No.
Việc đánh giá môi trường kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên A&C hoàn toàn phụ thuộc vào kinh nghiệm, trình độ, năng lực và kinh nghiệm chuyên môn của kiểm toán viên Công ty Cổ Phần Kiểm toán và Tư vấn A&C .
2.2.2.1.2 Tìm hiểu hệ thống kế toán.
Hệ thống kế toán được coi là bộ phận trọng yếu cơ bản của hệ thống KSNB với chức năng ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinbh có tính chất tài chính dưới hình thức tiền tệ. Hệ thống kế toán của mỗi đơn vị khách hàng được tổ chức như thế nào? theo hình thức sổ kế toán gì? Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ, sự phát triển hệ thống kế toán quản trị đến đâu v.v… có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu năng hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Công ty A&C yêu cầu các kiểm toán viên thực hiện soát xét hệ thống kế toán theo quy trình chung sau:
Biểu số 2.7 : Quy trình soát xét hệ thống kế toán của Công ty Cổ Phần Kiểm toán và Tư vấn A&C áp dụng cho các đơn vị kiểm toán.