4. Dự kiến thời gian và nhân sự Kế hoạch thời gian.
2.2.2.1 Thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng
Để tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng, kiểm toán viên sử dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán như: phỏng vấn, quan sát, và thu thập tài liệu lưu hồ sơ kiểm toán. Do đó, với thái độ thận trọng nghề nghiệp đúng mức, kiểm toán viên của A&C thu thập thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng chủ yếu theo phương pháp cơ bản sau: nghiên cứu tài liệu sẵn có, đi thị sát đơn vị và phỏng vấn các nhà quản lý chủ chốt. Khảo sát đơn vị sẽ làm cho kiểm toán viên có được hiểu biết thực tế hoạt động của đơn vị cũng như sự sắp đặt máy móc thiết bị, các quy trình sản xuất cơ bản, các sản phẩm chính, việc bảo vệ tài sản. Khảo sát sẽ giúp kiểm toán viên phát hiện những bằng chứng ban đầu về một số vấn đề như máy móc không sử dụng được, sản xuất bị đình trệ, sản phẩm không tiêu thụ được…Khảo sát cũng mang lại các hiểu biết về phong cách quản lý, tính hợp lý trong việc bố trí công việc kinh doanh. Trong quá trình khảo sát, kiểm toán viên sẽ gặp gỡ, trao đổi với Ban Giám đốc
của doanh nghiệp để có được một số thông tin cơ bản, giúp định hướng các giải pháp lớn gắn liền với nội dung kiểm toán.
Theo quy định của A&C, kiểm toán viên cần phải thu thập những thông tin bao gồm:
Thu thập các thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng:
Các thông tin về ngành nghề kinh doanh và công việc kinh doanh: Giấy phép đăng ký kinh doanh, liệt kê các ngành nghề kinh doanh hiện tại của đơn vị đang được kiểm toán.
Quá trình kinh doanh của đơn vị bao gồm những công đoạn nào, con người và công việc cụ thể ra sao?
Thị trường đầu vào và đầu ra như thế nào?
Quá khứ ngành nghề kinh doanh và công việc kinh doanh diễn ra như thế nào?
Thực hiện quan sát tại chỗ về quá trình sản xuất, về quy trình công nghệ sản xuất.
Xem quy trình chế tạo sản phẩm dịch vụ, xem chất lượng dịch vụ cung cấp trên thị trường.
Phỏng vấn công nhân viên để hiểu sâu hơn về quy trình sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Xác định được các khâu, các giai đoạn cụ thể của quá trình vận động, doanh thu, thu nhập, chi phí nhằm mục đích hiểu hết được những vấn đề bên trong đơn vị được kiểm toán.
Xem xét các chính sách của đơn vị.
Chiến lược chung mà đơn vị đang áp dụng.
Chiến lược kinh doanh trong từng giai đoạn cụ thể và các giải pháp cụ thể: được ứng dụng để thực hiện các chiến lược kinh doanh.
Để xem xét các chính sách của khách hàng, kiểm toán viên phải ghi chép vào hồ sơ kiểm toán những chính sách quan trọng, tên người được giao nhiệm vụ hoặc ủy quyền thực hiện các chính sách quan trọng đó.
Nhận diện các thành phần có liên quan.
Nhận diện khách hàng có liên quan đến cung cấp đầu vào.
Nhận diện khách hàng có liên quan đến đầu ra.
Nhận diện khách hàng có liên quan về thuế, môi trường.
Nhận diện khách hàng có liên quan đến công chúng trong việc phát hành cổ phiếu, trái phiếu.
Căn cứ vào kết quả khảo sát và sự hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng để xác định các khâu, các bộ phận, các lĩnh vực kiểm toán đặc thù đòi hỏi phải có các chuyên gia có kỹ năng chuyên môn chuyên ngành tương ứng.
Lập các hợp đồng thuê các chuyên gia về chuyên ngành tương ứng với thời gian và chi phí cụ thể.
Thu thập các thông tin về trách nhiệm quản lý của đơn vị được kiểm toán.
Các thông tin về sự hiện diện hợp pháp và các quy định cho hoạt động kinh doanh của đơn vị được kiểm toán
Các quy định về điều lệ quy chế hoạt động của đơn vị không được trái với các văn bản pháp luật hiện hành.
Các tuyên bố có liên quan đến sát nhập các đơn vị thành viên của đơn vị được kiểm toán.
Quá trình tuyên bố về cổ tức và chia cổ tức
Quá trình cho phép phê chuẩn mức đền bù cho các ủy viên.
Quá trình chấp nhận các hợp đồng hoặc thỏa hiệp, quá trình cho phép thuê hoặc thỏa hiệp, quá trình phê chuẩn việc sáy nhập hoặc tách ra, quá trình cho phép các khoản nợ cho vay dài hạn, quá trình phê chuẩn đối với các chứng khoán được thế chấp.
Quá trình cho phép các cá nhân được ký chi phiếu.
Các báo cáo về sự tiếp diễn của hoạt động.
Các hợp đồng kinh tế, các bản cam kết về lợi ích của người tiêu dùng, lợi ích của người lao động…
Trong niên độ hoạt động đã có bao nhiêu hợp đồng về mối quan hệ đầu vào và đầu ra của khách hàng.
Có bao nhiêu cam kết bảo vệ môi trường.
Các cam kết về bảo hành sản phẩm, bảo đảm lợi ích cho người lao động khi bị tai nạn hoặc bị thiệt hại khác nhau.
Qua quá trình thu thập các thông tin chung về hoạt động của đơn vị và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp thì kiểm toán viên cần phải thu thập các tài liệu sau để lưu hồ sơ kiểm toán đồng thời làm bằng chứng cho cuộc kiểm toán này:
Thông tin chung: sơ đồ bộ máy tổ chức, chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng thành viên trong Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị…
Các tài liệu pháp luật: điều lệ công ty, giấy phép thành lập, giấy phép đăng ký kinh doanh, bố cáo thành lập công ty, biên bản họp đại hội cổ đông…
Các tài liệu về thuế: Quyết toán thuế hàng năm, Biên bản kiểm tra thuế, các văn bản có liên quan đến các yếu tố và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp trong tính thuế…
Các tài liệu về nhân sự: Thỏa ước lao động tập thể, Hợp đồng lao động, các quy trình về quản lý và sử dụng quỹ lương, các quy định trong điều lệ, biên bản đại hội công nhân viên chức…
Các tài liệu kế toán: Báo cáo kiểm toán, Báo cáo tài chính, Thư quản lý, chế độ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp, các nguyên tắc kế toán đang được áp dụng.
Hợp đồng: Hợp đồng kiểm toán, Hợp đồng thuê mướn dịch vụ, Hợp đồng bảo hiểm, Hợp đồng tín dụng, và các hợp đồng có giá trị kinh tế cao…
Công ty TNHH Q&H là một khách hàng mới của công ty A&C, tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng trong kế hoạch kiểm toán tổng thể được thể hiện như sau trong mục Thông tin tóm tắt về doanh nghiệp như sau:
Biểu 2.4 : Thông tin tóm tắt về doanh nghiệp (trích Kế hoạch kiểm toán tổng thể)
(xem ở trang sau)
Công ty VTV Optic là khách hàng thường xuyên của công ty A&C nên mọi thông tin liên quan đến công ty VTV Optic về hoạt động sản xuất kinh doanh đều được công ty lưu lại trong hồ sơ kiểm toán năm 2004. Trong cuộc kiểm toán, kiểm toán viên sẽ tìm hiểu những thay đổi của công ty khách hàng trên cơ sở những thông tin đã được ghi nhận. Việc cập nhật những thông tin về khách hàng trong năm hiện hành sẽ cho kiểm toán viên thấy được những thay đổi ảnh hưởng đến công tác kiểm toán, từ đó sẽ lên kế hoạch điều chỉnh phù hợp.