Công ty cần tiến hành lập sổ danh điểm vật liệu để thuận tiễn cho việc theo dõi cũng nh− quản lí vật liêu
Sổ danh điểm vật liệu là bảng kê ký hiệu, mj số vật liệu của Công ty dựa trên tiêu thức nhất định và theo một trật tự thống nhất để phân biệt giữa vật liệu này và vật liệu khác thống nhất trong toàn công ty.
Sử dụng sổ danh điểm vật liệu sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý và hạch toán vật liệu ở Công ty đ−ợc thống nhất, dễ dàng, thuận tiện khi cần tìm thông tin về một thứ hay một nhóm nào đó. Đó cũng là cơ sở để tạo lập bộ mj vật liệu thống nhất cho việc quản lý và kế toán bằng máy vi tính.
Để lập sổ danh điểm vật liệu phải xây dựng đ−ợc bộ mj hoá vật liệu chính xác, đầy đủ và không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mj vật liệu mới một cách thuận tiện và hợp lý. ở Công ty Cổ phần T− vấn Đầu T− và Xây dựng Quốc tế có thể xây dựng bộ mj hoá vật liệu nh− sau:
152.1 : Nguyên vật liệu chính 152.2: Vật liệu phụ
152.3: Nhiên liệu
Việc mj hoá sẽ căn cứ vào số liệu tài khoản này và đánh lần l−ợt theo từng thứ vật liệu trong nhóm đó.
Số danh điểm vật liệu đ−ợc sử dụng thống nhất trên phạm vi doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý nguyên vật liệu tạo điều kiện thuận tiện cho công tác kế toán. Sổ danh điểm phải đ−ợc kế toán tr−ởng và Tổng giám đốc Công ty ký duyệt và phải thống nhất giữa các năm về các loại vật t− đj có tại Công ty, ngoài ra cũng có thể bổ sung thêm danh điểm vật t− mới hoặc loại bỏ những danh điểm vật t− không còn sử dụng nữa. Căn cứ vào các loại nguyên vật liệu ở Công ty có thể lập sổ danh điểm vật liệu nh− sau:
Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu
Nhóm vật liệu Sổ danh điểm
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 1521 Nguyên vật liệu chính 1521-01 Đá các loại 1521-01-01 Đá 20 x 37,5 m3 1521-01-02 Đá 10 x 20 m3 ……… ………. m3 1521-02 Cát 1521-02-01 Cát vàng m3 1521-02-02 Cát đen m3 ……. …… ……….. 1522 Nguyên vật liệu phụ
1522-01 Phụ gia bê tông Kg
1522-02 Đất đèn Kg ………. ……. ………. 1523 Nhiên liệu 1523-01 Xăng 1523-03-01 Xăng Mogas 83 lít ….………. ………….. ………..